畢建偉
2012年12月17日,國(guó)家檔案局以10號(hào)令的形式頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“10號(hào)令”)。2014—2015年,河北省檔案局組織各企業(yè)編報(bào)《企業(yè)管理類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《保管期限表》)。筆者結(jié)合本企業(yè)有關(guān)工作的開(kāi)展情況,談?wù)劇侗9芷谙薇怼肪帉徆ぷ髦械膸c(diǎn)體會(huì),供大家在工作中參考。
一、周密組織,明確職責(zé)
《保管期限表》是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ),對(duì)于提高檔案資源質(zhì)量具有重要意義。要順利完成《保管期限表》編審工作,應(yīng)首先在工作部署和組織方面下功夫。
(一)要建立編審工作機(jī)構(gòu)。為做好《保管期限表》的編制工作,企業(yè)應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì),以保證工作的推進(jìn)和落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì)應(yīng)由分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng),成員應(yīng)包括企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)人,這樣有利于編審工作過(guò)程中遇到問(wèn)題的協(xié)調(diào)和溝通。領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)設(shè)立辦公室,吸納各部門(mén)兼職檔案人員參加,具體負(fù)責(zé)《保管期限表》的編制、宣貫等工作。
(二)要制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。編制《保管期限表》是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、周期性長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)要求高的工作,不可能一蹴而就,應(yīng)該制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃。計(jì)劃中應(yīng)包括各部門(mén)責(zé)任分工、工作時(shí)限、質(zhì)量要求等,并以企業(yè)紅頭文件形式印發(fā)。
二、細(xì)化要求,加強(qiáng)指導(dǎo)
10號(hào)令只提供了《保管期限表》的編制依據(jù),對(duì)編制工作進(jìn)行了原則性規(guī)定,在實(shí)際工作中,需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際,進(jìn)一步細(xì)化要求,加強(qiáng)指導(dǎo)。
(一)要加強(qiáng)職能分析和調(diào)研?!侗9芷谙薇怼纷鳛橐惶滓?guī)范企業(yè)重要活動(dòng)記錄保存的文件,編制工作開(kāi)始前,應(yīng)以企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)為依據(jù),進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研研究,摸清本企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等方面的職能,進(jìn)行一次系統(tǒng)梳理,科學(xué)分析,爭(zhēng)取不漏掉任何環(huán)節(jié),盡可能做到齊全完整。同時(shí),應(yīng)注意各部門(mén)職能的界定,盡量避免職能重復(fù),以更利于今后文件材料的收集、整理。
(二)要加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)?!侗9芷谙薇怼肪幹乒ぷ餍枰谡莆?0號(hào)令有關(guān)要求和科學(xué)的編制方法、步驟基礎(chǔ)上展開(kāi),這就需要在編制工作展開(kāi)前,通過(guò)集中組織專(zhuān)題培訓(xùn)會(huì)、研討會(huì)等形式,對(duì)10號(hào)令各項(xiàng)條款及編制工作的方法、步驟和編制過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行權(quán)威地、詳細(xì)地講解和指導(dǎo),并統(tǒng)一配發(fā)有關(guān)指導(dǎo)書(shū)籍和材料,供大家學(xué)習(xí)、參考。另外,還可以利用現(xiàn)代化信息手段,建立專(zhuān)門(mén)的QQ交流群、微信交流群,便于專(zhuān)兼職檔案員對(duì)實(shí)際操作過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通、交流。
(三)要提出統(tǒng)一明確要求。在編制過(guò)程中,要明確如下要求:要充分結(jié)合本企業(yè)檔案分類(lèi)方案,突出企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)管理方式和特色,將10號(hào)令與貫徹《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T 42—2009)相結(jié)合。對(duì)在各項(xiàng)職能工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件、材料,進(jìn)行細(xì)致的梳理鑒定,內(nèi)容上輻射本企業(yè)各級(jí)各部門(mén),范圍上按照產(chǎn)權(quán)歸屬的要求做到橫向到底、縱向到邊,不遺漏一個(gè)部門(mén)、一個(gè)基層單位,正確界定歸檔范圍和所屬門(mén)類(lèi),做到應(yīng)歸盡歸;要結(jié)合企業(yè)實(shí)際,盡可能對(duì)《保管期限表》進(jìn)行細(xì)化,提高操作性;要依據(jù)相關(guān)規(guī)定,同步編制企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部與職工人事等門(mén)類(lèi)材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
三、示范帶動(dòng),有序推進(jìn)
對(duì)于一個(gè)企業(yè),《保管期限表》應(yīng)統(tǒng)一樣式,在編制過(guò)程中,可先從一個(gè)部門(mén)入手,進(jìn)行認(rèn)真分析、編制、審核,建立模板,然后充分發(fā)揮示范帶動(dòng)作用,以點(diǎn)帶面,全面鋪開(kāi)。這樣,不僅解決了各部門(mén)無(wú)從下手的難題,也統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)和模式,為下一步審核工作順利進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)。具體可按照如下步驟進(jìn)行:
第一步縷清各部門(mén)職責(zé)和所產(chǎn)生的文件材料類(lèi)型。企業(yè)的每個(gè)部門(mén)都承載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相應(yīng)職能,每項(xiàng)職能下都會(huì)產(chǎn)生一系列文件材料。因此,要結(jié)合各部門(mén)職責(zé)認(rèn)真分析所產(chǎn)生的文件材料類(lèi)型。另外,還要注意統(tǒng)籌考慮常設(shè)機(jī)構(gòu)與臨時(shí)機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的文件材料。這一步是編制《保管期限表》的基礎(chǔ)性工作,
第二步由綜合檔案員結(jié)合縷清的各部門(mén)職責(zé),將10號(hào)令附件中的《企業(yè)管理類(lèi)檔案保管期限表》逐項(xiàng)分解到各部門(mén),確保不缺項(xiàng)、不漏項(xiàng),并形成各部門(mén)初步的《保管期限表》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“初表”)。應(yīng)注意的是,當(dāng)遇到部門(mén)職能有交叉時(shí),要做好溝通協(xié)調(diào),以保證有關(guān)文件材料的有序銜接。
第三步從辦公室(或行政部)入手,編制部門(mén)《保管期限表》。為便于各部門(mén)參考,可在表中增加備注列,用于標(biāo)注“通用項(xiàng)”和“非通用項(xiàng)”字樣,其中,“通用項(xiàng)”是各部門(mén)都涉及的,應(yīng)盡量參考保留,“非通用項(xiàng)”是各部門(mén)特有的,需要結(jié)合各自職責(zé),替換成本部門(mén)的文件材料;增加10號(hào)令對(duì)應(yīng)的序號(hào)列,這有利于核對(duì)最終合并在一起的《保管期限表》所列項(xiàng)目是否全面。
第四步將辦公室(或行政部)編制好的《保管期限表》作為模板,分發(fā)給各部門(mén),各兼職檔案員結(jié)合本部門(mén)職責(zé)和初表,基于模板編制本部門(mén)的《保管期限表》,充分征求本部門(mén)其他人員意見(jiàn)并修改,由部門(mén)主要負(fù)責(zé)人簽字同意后,報(bào)檔案管理部門(mén)。期間,綜合檔案員要及時(shí)做好指導(dǎo)和綜合協(xié)調(diào)。
第五步檔案管理部門(mén)將各部門(mén)的《保管期限表》匯總、統(tǒng)一,并與10號(hào)令逐項(xiàng)進(jìn)行對(duì)照、修改,形成整個(gè)企業(yè)的《保管期限表》。期間,綜合檔案員需要與兼職檔案員進(jìn)行反復(fù)溝通和協(xié)商,防止出現(xiàn)重復(fù)和漏項(xiàng)。
第六步逐級(jí)履行報(bào)批程序。按照10號(hào)令有關(guān)規(guī)定,中央管理的企業(yè)總部的《保管期限表》需要報(bào)國(guó)家檔案局同意后執(zhí)行,地方國(guó)有企業(yè)總部的《保管期限表》需要報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意后執(zhí)行。
四、注重宣貫,動(dòng)態(tài)管理
經(jīng)檔案行政管理部門(mén)或上級(jí)企業(yè)審查通過(guò)的《保管期限表》,應(yīng)以紅頭文件形式下發(fā)到各部門(mén)或下屬單位實(shí)施,同時(shí)要注意做好宣貫和動(dòng)態(tài)管理。
(一)加強(qiáng)培訓(xùn)和宣貫。為了保證《保管期限表》落到實(shí)處,企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、培訓(xùn)或座談會(huì)等形式,就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)宣講,提高大家尤其是兼職檔案員的重視和認(rèn)知程度。
(二)制定實(shí)施細(xì)則。對(duì)《保管期限表》范圍內(nèi)的文件材料歸檔工作進(jìn)行細(xì)化,形成實(shí)施細(xì)則,將責(zé)任具體分解到每個(gè)部門(mén)、每個(gè)崗位,以提高文件材料的歸檔率。
(三)適時(shí)進(jìn)行修訂。10號(hào)令第十七條規(guī)定“企業(yè)資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí),應(yīng)及時(shí)修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。因?yàn)槠髽I(yè)股權(quán)結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置等變化,勢(shì)必導(dǎo)致文件材料發(fā)生變化。因此,當(dāng)企業(yè)資本結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)規(guī)模或主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化時(shí),都應(yīng)及時(shí)組織對(duì)《保管期限表》進(jìn)行修訂。這種修訂可以是局部的,但應(yīng)重新履行報(bào)批程序。
總之,《保管期限表》的編制、宣貫、修訂工作將貫穿企業(yè)發(fā)展、改革、變遷的各個(gè)重要時(shí)期,需要廣大檔案工作者不懈堅(jiān)持、始終如一地做好相關(guān)工作,才能為檔案鑒定和檔案管理提供充分可靠的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)國(guó)家檔案的積累和檔案事業(yè)發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
(作者單位:河北交通投資集團(tuán)公司)