馬慶華
自2008年到青龍滿族自治縣檔案館以來,一直負責查檔接待工作,無論是按天接待,還是按年接待,查檔人數都呈現出逐年走高之勢,查檔的內容和用途也呈現多樣化,檔案在各個領域和部門所體現的價值也越來越高,這就無形之中給查檔工作和工作人員提了更高的要求,如何做好新形勢下查檔工作,需要每一位查檔工作者進一步提高自身綜合素質,增強為民服務的本領和技能。
一、虛心學習,熟悉館藏
在工作中,利用一切機會虛心學習,多方位吸取營養(yǎng),熟悉館庫所藏檔案內容,以積極應對查檔者需求,熟悉館藏是查檔工作的基本要求。首先,熟悉館內全宗情況。就青龍館而言,館內全宗共199個,作為查檔工作人員必須對每一個全宗單位的基本情況有所了解,如職能范圍、審批事項、成立時間等等,這樣對查檔對象所查內容就能夠準確定位,在最短的時間內,滿足服務對象的需求。其次,了解館內全宗單位的目錄內容。單獨抽出時間來熟悉每一個全宗的目錄內容,有些困難,所謂的了解目錄內容,簡單一些就是利用為查檔對象服務的過程進行了解,有些查檔對象所查的內容要涉及好幾個全宗,涉及好幾個年度,這樣在翻閱各單位各年度目錄的同時,就能發(fā)現一些問題,知道哪些檔案在哪個年度在哪個單位有所留存,哪些沒有,以減少今后查檔工作中不必要的麻煩。再次,熟悉內容要有側重。在工作中,對那些查閱頻率較高,利用的次數較多的檔案進行重點熟悉,就青龍館而言,所查檔案利用頻率較高的檔案之一如婚姻登記檔案,青龍館平均每天要接待5人次的婚姻檔案查閱。館藏婚姻檔案年度跨越超過40年,最早為1965年,最晚為2010年,涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)為51個。其中,1986年-2010年由縣民政局統(tǒng)一移交入館,這部分檔案相對較全面完整;而1965-1985年則為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)移交入館,檔案參差不齊,質量很低。由于婚姻檔案利用率較高,為了節(jié)省查檔時間,我館工作人員對51個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻登記檔案詳細進行了摸排,制定表格裝訂成冊,仔細記載某個鄉(xiāng)鎮(zhèn)某個年度存在婚姻登記檔案,這樣在查檔過程中就能一目了然,節(jié)省了時間,提高了工作效率,冊上有檔案的就給予查閱,冊上沒有明確告知,也沒必要再進行查閱。其次,為查閱年齡、戶口問題的檔案,查檔機率也很高,年齡問題有的人會相差二十幾歲,有的人根本沒有戶口,無法到公安機關辦理身份證件,這部分群體主要集中在年齡較大、行動不便的人身上,在青龍館內有兩個線索可供查閱,一個是人口普查檔案,全國第二次人口普查發(fā)生在1964年,一個是選民登記檔案,全縣選民登記檔案發(fā)生在1980年。這部分群體的檔案我們采取了階梯式的查檔方式,如果在1964年人口普查檔案中沒有查到,我們會根據年齡推算,1980年是否已滿18周歲,然后在選民登記中給予查閱。階梯式的查閱給廣大查檔者帶來了很多便捷,通過查閱,年齡可以恢復,身份可以得到證明,一切應享受的權利可以享受。
二、態(tài)度端正,將真心實意融入到工作當中
查檔工作是一項比較繁瑣的工作,需要良好的態(tài)度,查檔工作也是一份具有挑戰(zhàn)性的工作,需要迎難而上的勇氣。說句實在話,不是一般的人才能干好的工作,工作態(tài)度好壞,決定著查檔對象對黨和政府評價的好壞,態(tài)度端正是查檔工作能否順利開展的必要條件,勇于接受挑戰(zhàn),迎難而上,是查檔工作能否有效進行的有力保障。
如何將真心實意融入到工作當中這就需要我們:第一,有良好的態(tài)度。態(tài)度和藹可親,讓群眾與我們沒有距離感。第二,懂得換位思考。在工作中,要將心比心,把群眾的事記在心上,站在群眾的角度想問題、看問題、辦事情。第三,要寬容大度。在工作中即使我們做到了最好,如果群眾所需檔案沒有找到,查檔對象還是會很失望,或者有情緒上的表露,作為查檔人員,我們在寬容大度的同時,要耐心解釋,平穩(wěn)情緒,避免矛盾升級。第四,低調積極工作,平衡心態(tài)。有人說查檔工作是一個簡單的動作和話語每天都重復很多次的工作,每天重復的話說很多次,每天入庫房很多次,每天翻閱案卷很多次,是一個怎么干都不出成績的工作,重復的工作,每天都在做,雖然工作干了很多,但卻是無論多有成績都講不出來的工作;是一個永遠由不得自己作主的工作,查檔對象隨時來館,隨時都要給予查閱,有時節(jié)假日也會加班給予查閱。雖然每個人的分工不同,所承受的壓力自然不同,但就館內工作而言,作為一名查檔工作人員只要在這個工作崗位,我認為就已經是一個勇者。
一個具有良好素質的查檔者,必須具有一個良好的性格。我認為磨練成好的性格最少需要從事查檔工作5年時間,5年里,會遇到很多人,很多事,青龍館每年接待查檔2000多人,5年1萬人,數量大,壓力大,對我們自身的性格是一個不小的挑戰(zhàn),特別是面對人員多,查檔線索不易發(fā)現,情況復雜的時候,需要查檔工作人員耐心在認真查找的同時,耐心對查檔對象進行疏導,按秩序,按程序查檔。拿我本人來說從事接待查檔工作的時間悄然已邁入8年了,掐指算來,接待過的人已超過幾萬人,8年來使我成長了,可以說使我的性格發(fā)生了質的轉變,由開始的慌亂、煩燥,變成了現在不管查檔人怎么多,內容多么難查,都能夠有序接待,態(tài)度溫和,工作認真仔細。其次,一名優(yōu)秀的查檔接待工作人員要有迎難而上的勇氣。在查檔接待過程中,一些內容不是在幾分鐘,一個小時,甚至一天就能查到的,有的需要從各個方面集中線索,可能一查要查好幾天時間,有時頭暈眼花,但仍要盡自己最大努力進行查找,給查檔者最大的希望。
三、廉潔自律,杜絕各種勸說和誘惑
在檔案查閱過程中,有些檔案在館內查不到,查檔者會找熟人,會拉關系,想方設法地讓我們蓋章,但作為一名工作人員應做到的,第一點是嚴詞拒絕,明確告訴查檔者這是違法的,檔案是歷史真實的體現,有就是有,沒有就是沒有,絕不會弄虛作假,不會拿法律開玩笑,這樣對你對我都好;第二點講明道理,讓查檔者清楚,不是我們推托不給查閱,是經過我們認真查閱之后,沒有發(fā)現他所要查找的內容。第三點平等待人,在查檔過程中,有些查檔者會認為,沒有熟人,沒有關系,是不是到了檔案館不好好接待,不好好給查,有些時候他們會暗示給我們,說認識某人,希望能仔細查閱,作為查檔工作人員告訴他誰來我們都一樣給查,不會搞特殊化,都一視同仁。
(作者單位:青龍滿族自治縣檔案館)