王瑞芳

伴隨著企業(yè)的快速發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)所產(chǎn)生的檔案的數(shù)量、內(nèi)容、存在形態(tài)和運(yùn)行方式等都在發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案作為重要的信息資源，如何通過(guò)運(yùn)用信息化手段，提供快速、準(zhǔn)確、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，滿足企業(yè)不斷發(fā)展的需求，成為檔案部門急需解決的問(wèn)題。本文結(jié)合本單位開(kāi)展檔案信息化工作實(shí)際，就企業(yè)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行探討。

一、檔案信息化建設(shè)實(shí)施背景

中車石家莊車輛有限公司始建于1905年，是一個(gè)擁有百余年歷史的企業(yè)。隨著社會(huì)的發(fā)展，公司步入了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中。為提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，公司助力改革，轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步由單一的鐵路貨車修理向多元化發(fā)展，隨之產(chǎn)生檔案信息的數(shù)量、內(nèi)容、傳輸渠道、載體形式的變化，以及公司發(fā)展對(duì)檔案信息更高更為迫切的需求等，都給檔案管理工作帶來(lái)了新問(wèn)題。

1.產(chǎn)品多元化使檔案信息數(shù)量及內(nèi)容驟增

過(guò)去，公司只是單一鐵路貨修業(yè)務(wù)，技術(shù)含量較低，產(chǎn)生檔案資料單一且數(shù)量少。隨著市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，公司不斷拓展新業(yè)務(wù)，產(chǎn)品涉及了貨車修理、制造、鐵路空調(diào)、城軌、新能源汽車等多領(lǐng)域，公司產(chǎn)品發(fā)展的多元化，使產(chǎn)生的檔案信息呈多樣性且數(shù)量大，內(nèi)容繁多。

2.檔案的產(chǎn)生及管理方式出現(xiàn)了很大變化

過(guò)去，文件傳遞、排序、編號(hào)、編目等，都靠手工完成，檔案的提供利用也僅靠查詢檢索卡片完成。隨著公司發(fā)展和信息技術(shù)發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，且都在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中完成，較傳統(tǒng)檔案管理，檔案的收集、整理、歸檔、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都發(fā)生了新變化，對(duì)檔案工作提出了新要求。

3.公司快速發(fā)展對(duì)信息的需求量愈來(lái)愈多，要求亦愈來(lái)愈高

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)只需按照下達(dá)的計(jì)劃指標(biāo)完成生產(chǎn)任務(wù)即可。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，公司自負(fù)盈虧，為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲勝，需要數(shù)量更多、內(nèi)容更為豐富的檔案信息，作為領(lǐng)導(dǎo)決策、市場(chǎng)分析、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、質(zhì)量提升等參考依據(jù)，檔案信息利用需求激增。

顯然，依靠過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方法和手工查詢方式等，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)公司快速發(fā)展的節(jié)奏，無(wú)法滿足公司對(duì)信息更多更高的需求。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，利用高效的信息化管理手段，提升檔案管理水平和服務(wù)效率，為公司快速發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)，迫在眉睫。

二、檔案信息化建設(shè)開(kāi)展情況

為改變檔案工作對(duì)公司發(fā)展的制約，滿足公司日益增長(zhǎng)的信息需求，公司引入了《清華紫光綜合檔案管理系統(tǒng)》，購(gòu)置了大型工程復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等信息化設(shè)備，運(yùn)用先進(jìn)的管理系統(tǒng)和現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)各類檔案開(kāi)展高效的信息化管理。

1.完成系統(tǒng)前端設(shè)置，保證電子信息完整和準(zhǔn)確

建立檔案管理用戶14個(gè)；建立文書、科技等檔案類別庫(kù)18個(gè)；建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)123 個(gè)，統(tǒng)一各類別庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一各檔案字段設(shè)置，確保檔案信息數(shù)據(jù)傳輸渠道暢通，保證電子信息完整和準(zhǔn)確。

2. 完成與“OA”對(duì)接，推進(jìn)電子檔案管理

以O(shè)A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為切入點(diǎn)，編寫接口軟件，與檔案管理軟件進(jìn)行有效對(duì)接，完成了文書電子文件的收集、整編、控制和傳遞，實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息的網(wǎng)上瀏覽和檢索，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法得到變革。

3. 開(kāi)展傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作

⑴通過(guò)館藏檔案內(nèi)容信息采集、編輯和處理，建立科技、文書、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物等館藏檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子信息18萬(wàn)余條。

⑵應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代技術(shù)，按照數(shù)字化不同要求，對(duì)重要的館藏紙質(zhì)文檔進(jìn)行全文掃描，形成電子文件，通過(guò)批量掛接，導(dǎo)入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文瀏覽與檢索。

⑶利用word、excel、dbf等格式電子文件，通過(guò)數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，批量導(dǎo)入管理系統(tǒng)，建立電子目錄信息3萬(wàn)余條。

4.搭建平臺(tái)，開(kāi)展檔案信息共享

（1）整合檔案管理系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息，開(kāi)展電子信息的二次加工，建立專題檔案目錄庫(kù)，如，“重大建設(shè)項(xiàng)目檔案庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)檔案利用效率最大化。

（2）通過(guò)為相關(guān)業(yè)務(wù)部門授權(quán)，發(fā)布檔案系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)在線瀏覽，快速滿足利用需求。

（3）將系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)篩選，建成動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新提供給專門用戶共享。專為設(shè)計(jì)部門編輯的特種車圖紙庫(kù)，成為技術(shù)人員設(shè)計(jì)參考的“字典”。

（4） 依托公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)施檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)決策和使用部門提供信息服務(wù)。

5.建立電子檔案信息安全保障

⑴采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制，做好檔案系統(tǒng)安全保密；

⑵定期將電子檔案信息上傳專門服務(wù)器管理，做好電子數(shù)據(jù)備份，保證信息安全；

⑶開(kāi)展電子檔案信息刻錄及光盤存儲(chǔ)，并定期檢測(cè)，異地保管；

⑷將檔案數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離；做好檔案電子化的終端設(shè)備、掃描儀等安全管控和輸出管理等。

三、檔案信息化建設(shè)取得效果

1.改革傳統(tǒng)檔案整理模式 提升檔案工作效率

利用管理系統(tǒng)文檔整編功能，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件的排序、編目和整理立卷，徹底改變過(guò)去純手工組卷繁瑣過(guò)程；利用系統(tǒng)打印功能，一次輸入，多項(xiàng)輸出，同時(shí)完成各類檔案目錄的打印，徹底改變過(guò)去只能通過(guò)人工錄入，單一打印一種目錄的局面。檔案整理過(guò)程的自動(dòng)化，提升了檔案整理的質(zhì)量，節(jié)省了人力，縮短了工作時(shí)間，提高了檔案管理效率。

2.建立公司電子檔案信息中心

通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代技術(shù)，將館藏文書、科技、會(huì)計(jì)、照片、實(shí)物等紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成了標(biāo)準(zhǔn)的電子信息，建成了20余萬(wàn)條各類檔案電子信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原文的識(shí)別和轉(zhuǎn)儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)上瀏覽、檢索。

3.電子檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

以電子檔案管理制度作保證，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理和監(jiān)控，保證管理的持續(xù)性和可追溯性，實(shí)現(xiàn)了電子文件的接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用等規(guī)范化管理，保證電子檔案的真實(shí)、完整和安全，保證了電子信息有效利用。

4.實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)向高效的信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變

專業(yè)的檔案系統(tǒng)管理，快速便捷的電子檢索，高效的網(wǎng)絡(luò)信息共享，開(kāi)創(chuàng)了公司檔案信息化建設(shè)新局面，服務(wù)效能顯著，為公司新產(chǎn)品研制及貨車修造，為公司決策及形象建設(shè)，為維護(hù)公司利益及員工權(quán)益等提供了大量翔實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)，共計(jì)60余萬(wàn)條，發(fā)揮了重要的憑證和依據(jù)作用。創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，

⑴為新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)研制、搶占市場(chǎng)發(fā)揮作用

通過(guò)提供大量的產(chǎn)品電子檔案信息，為技術(shù)人員設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)新品種提供技術(shù)依據(jù)，使設(shè)計(jì)人員通過(guò)共享產(chǎn)品設(shè)計(jì)所需信息，縮短設(shè)計(jì)周期，獲得最佳結(jié)構(gòu)方案，在最短時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量的完成新產(chǎn)品設(shè)計(jì)，極大節(jié)省了設(shè)計(jì)時(shí)間，為企業(yè)搶占市場(chǎng)發(fā)揮重要作用。

⑵為打造公司品牌形象發(fā)揮效力

在公司搬遷新址展廳建設(shè)中，通過(guò)提供照片電子信息，僅用半天時(shí)間，企化部即從提供的16000張照片中，選用了200余張數(shù)碼照片，應(yīng)用于公司搬遷新址形象展廳，再現(xiàn)了工廠場(chǎng)景、建筑物、歷史事件、重要人物等，見(jiàn)證了公司的建立和成長(zhǎng)。至今已接待領(lǐng)導(dǎo)及員工1500余人次，成為公司教育員工，展示形象，增強(qiáng)榮譽(yù)感，提升美譽(yù)度的重要載體。

⑶提升檔案管理水平和服務(wù)效能

通過(guò)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使檔案工作改變了傳統(tǒng)落后的管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)了由繁雜的人工組卷到專業(yè)管理系統(tǒng)中的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了檔案信息由分散管理到檔案信息的集成，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)由單一手工查詢到高速信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變，提升了檔案管理水平和服務(wù)效能。

四、檔案信息化建設(shè)下一步設(shè)想

當(dāng)前，社會(huì)已步入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，公司將主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化的新趨勢(shì)，把檔案信息化建設(shè)納入公司檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在管理系統(tǒng)與“OA”對(duì)接基礎(chǔ)上，逐步推進(jìn)與企業(yè)資源管理系統(tǒng)“ERP”各子系統(tǒng)（財(cái)務(wù)等）對(duì)接，加大檔案數(shù)字化力度，大力推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，以檔案網(wǎng)絡(luò)化共享為目標(biāo)，開(kāi)展檔案信息的全集成、全管控、全服務(wù)和智能化，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，打造公司檔案信息資源中心，全方位地為公司發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的信息化服務(wù)，助推公司發(fā)展。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的有效手段，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。

（作者單位：中車石家莊車輛有限公司檔案館 ）