周蘭萍

摘 要：從檔案的本質(zhì)屬性出發(fā)，運(yùn)用哲學(xué)的觀點(diǎn)來(lái)闡述檔案歷史聯(lián)系的存在依據(jù)，以維系檔案的歷史聯(lián)系作為整理原則的根本依據(jù)，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體特點(diǎn)對(duì)比分析，引申到兩者的整理原則的對(duì)比分析，以解釋電子檔案與紙質(zhì)檔案整理原則由單一線性到多維結(jié)構(gòu)的原因，以及在計(jì)算機(jī)下整理檔案存在的問(wèn)題并且如何保持電子檔案間的歷史聯(lián)系。

關(guān)鍵詞：歷史聯(lián)系；電子檔案；紙質(zhì)檔案；整理原則

檔案是記錄歷史的工具，是憑證歷史的依據(jù)，檔案之間存在的歷史聯(lián)系是維系檔案完整性，原始性，真實(shí)性的關(guān)鍵。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，這種以新型載體形式出現(xiàn)的整理方法對(duì)檔案整理進(jìn)行了完善，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，所以在檔案整理原則的發(fā)展和演變過(guò)程中出現(xiàn)了一些需要思考的問(wèn)題。電子檔案這種從多維角度整理檔案的技術(shù)，是否可以能維系檔案之間的歷史聯(lián)系，并如何實(shí)現(xiàn)和保證檔案之間的原始性、完整性和憑證性的呢？

1 以哲學(xué)的視角審視檔案間歷史聯(lián)系的存在

1.1 從“物質(zhì)是運(yùn)動(dòng)的”觀點(diǎn)出發(fā)分析歷史聯(lián)系的存在依據(jù)

世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中存在的。一切物質(zhì)都是運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)，脫離運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)是不存在的。辨證唯物主義認(rèn)為，運(yùn)動(dòng)是物質(zhì)的根本屬性，世界上沒(méi)有不運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)，可見(jiàn)，物質(zhì)的主體是永恒的。因此哲學(xué)認(rèn)為物質(zhì)和運(yùn)動(dòng)是不可分割的整體，運(yùn)動(dòng)是物質(zhì)的存在形式和根本屬性。物體存在，信息則存在；物體運(yùn)動(dòng)的信息不是永恒的，它是轉(zhuǎn)瞬即逝的，這種看不到的信息，是維系物質(zhì)及其運(yùn)動(dòng)的紐帶。因此，在對(duì)某一客觀事物的描述中，不僅要對(duì)物體信息進(jìn)行描述，還要將物體之間運(yùn)動(dòng)的信息進(jìn)行系統(tǒng)的描述，以保證對(duì)物體本質(zhì)屬性描述的完整性。

1.2 從檔案的整理過(guò)程闡述歷史聯(lián)系的存在必要性

從“物質(zhì)是運(yùn)動(dòng)的”角度揭示的物質(zhì)與運(yùn)動(dòng)的相關(guān)性可以發(fā)現(xiàn)，在檔案整理過(guò)程中遵循的原則應(yīng)該是檔案的物質(zhì)實(shí)體，與其運(yùn)動(dòng)中產(chǎn)生的檔案之間的歷史聯(lián)系兩部分緊密相聯(lián)構(gòu)成的。這兩部分缺一不可，只有這樣，才能將檔案保持完整性，保證其形成過(guò)程中的原始記錄性，即保證了檔案的本質(zhì)屬性，可見(jiàn)，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，保持檔案之間的運(yùn)動(dòng)信息——?dú)v史聯(lián)系，是檔案整理的關(guān)鍵。

2 紙質(zhì)檔案的整理過(guò)程

檔案整理原則經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐發(fā)展，經(jīng)歷了“從事由原則到來(lái)源原則、再到歷史主義原則”三個(gè)階段。一個(gè)事物的產(chǎn)生，必然是前一個(gè)事物為鋪墊，后者為之完善或替代第一個(gè)事物。因此，檔案的整理原則的發(fā)展，是整理原則逐漸替代和完善的一個(gè)過(guò)程。

2.1 事由原則是如何出現(xiàn)的

事由原則，是指檔案館將檔案按照其內(nèi)容主題而不按來(lái)源機(jī)關(guān)和原有次序進(jìn)行整理和分類的原則。這種整理原則在檔案實(shí)際整理中是將同一個(gè)文件按照收文和發(fā)文的先后順序合并在一起，然后歸納到對(duì)應(yīng)的事由類別中進(jìn)行保管。

事由原則的出現(xiàn)第一次告訴了人們檔案是某一過(guò)程的產(chǎn)物。文件來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，是社會(huì)實(shí)踐的產(chǎn)物，因此，事由原則將這一過(guò)程以同一事由為整體，合理而真實(shí)地反映。

2.2 事由原則發(fā)展到來(lái)源原則的原因

事由原則在檔案整理過(guò)程中，按照?qǐng)D書(shū)分類法被廣泛應(yīng)用，它的應(yīng)用體現(xiàn)了有共性檔案信息類的聚集，可是也割裂了檔案與歷史的必然聯(lián)系，限制和掩蓋了檔案記錄歷史和再現(xiàn)歷史的功能，把檔案管理和圖書(shū)管理的概念混淆了。事由原則保持的是一種一維的整理思路，以同一內(nèi)容為原則出發(fā)，這樣做的結(jié)果就是忽略了檔案的本質(zhì)屬性，即檔案的原始記錄性和歷史性。無(wú)意間割裂了檔案之間的相互聯(lián)系。因此，針對(duì)事由原則的出現(xiàn)和應(yīng)用中出現(xiàn)的弊端，在整理原則的發(fā)展中改如何完善呢？

來(lái)源原則是檔案館按照檔案的來(lái)源渠道或者形成單位進(jìn)行檔案整理和分類的原則，在進(jìn)行檔案整理和分類的時(shí)，不允許將同一來(lái)源的檔案與其他來(lái)源的檔案混淆在一起，要尊重原有順序。與事由原則的不同是，它是將一個(gè)單位形成的檔案看成是一個(gè)整體，從而反對(duì)以事由為原則把檔案割裂開(kāi)來(lái)整理，而應(yīng)該集中統(tǒng)一保管。

來(lái)源原則雖然也是以一維角度出發(fā)的整理原則。但它在檔案整理原則的發(fā)展史上留下了深深的烙印。以至于它成為了檔案實(shí)體整理的理論奠基石，來(lái)源原則即全宗原則，一個(gè)全宗是一個(gè)不可分散的有機(jī)整理，在管理中不容分散，不同全宗的檔案不容混淆。

但隨著機(jī)關(guān)的分散和逐漸擴(kuò)散，使得機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)越來(lái)越復(fù)雜，部門之間的聯(lián)系也日趨緊密，而傳統(tǒng)的來(lái)源原則在一些實(shí)踐活動(dòng)中存在著一定的局限性，有些檔案不是以同一個(gè)形成單位為核心，而是以同一項(xiàng)工程、同一個(gè)項(xiàng)目或同一個(gè)課題為核心的，即以同一活動(dòng)內(nèi)容或事由為核心而形成的。針對(duì)有這種以同一機(jī)關(guān)同一來(lái)源為原則在整理檔案，在實(shí)踐中，由于檔案形成過(guò)程的多樣化，傳統(tǒng)的來(lái)源原則出現(xiàn)了一定的局限性和弊端，還屬于不完善的階段。

3 電子檔案整理原則

3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理原則與電子檔案管理原則的對(duì)比思考

3.1.1紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體形式

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，與電子檔案的載體形式皆然不同，

電子檔案它是可以隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中，雖然在共享的性能方面提高了，但是降低了其安全性和真實(shí)性，可見(jiàn)，電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，它失去了原紙質(zhì)檔案的實(shí)體存在方式，失去了原始性、直讀性、直觀性、憑證性功能，要想像紙質(zhì)檔案一樣原有的整理原則來(lái)保持檔案的歷史聯(lián)系和原始記錄性就有些困難了。

電子文件的信息依賴計(jì)算機(jī)載體而存在。由單一的一維的向多維的角度進(jìn)行排列來(lái)保持檔案原有的歷史聯(lián)系。電子檔案的特性決定了對(duì)電子檔案實(shí)體的分類管理，處于間接動(dòng)態(tài)、隨機(jī)邏輯的虛擬狀態(tài)，完全失去檔案實(shí)體固定的單線排列的特點(diǎn)。所以利用計(jì)算機(jī)作為輔助系統(tǒng)維持檔案之間的歷史聯(lián)系。

3.1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案整理原則的對(duì)比分析

由于傳統(tǒng)的檔案形式與逐步發(fā)展起來(lái)的電子檔案之間存在著差異，在整理原則與整理方式上也必然會(huì)出現(xiàn)差異。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理原則是以尊重全宗，而電子檔案是從多維的角度完善檔案的完整性，正確的繼續(xù)維持檔案之間原始的歷史聯(lián)系。在保持原始憑證性的同時(shí)，豐富和發(fā)展電子檔案的應(yīng)用。

可見(jiàn)，紙質(zhì)檔案在保持信息的原貌上是數(shù)字化信息無(wú)法替代的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的原始特性，是人們可以通過(guò)其外部形態(tài)以及內(nèi)容信息追溯探索當(dāng)時(shí)的社會(huì)環(huán)境與當(dāng)時(shí)人文環(huán)境。從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的完美結(jié)合。

3.2 電子檔案如何實(shí)現(xiàn)與多維檔案的歷史聯(lián)系

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行整理時(shí)，是按照檔案的來(lái)源、檔案的內(nèi)容、檔案的形式以及檔案的時(shí)間等不同對(duì)檔案進(jìn)行分類的，他們把之稱之為來(lái)源原則，這種說(shuō)法雖然強(qiáng)調(diào)了檔案文件的來(lái)源，但卻淡化了它們之間的聯(lián)系，而檔案文件的內(nèi)容和檔案文件形成的時(shí)間，在檔案整理的整個(gè)過(guò)程中都是不容被忽視的。

文件來(lái)源在社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生，伴隨著社會(huì)實(shí)踐而發(fā)展，自然而然地保持著文件間的歷史聯(lián)系。檔案是由文件與歷史按一定的次序和內(nèi)部組織的結(jié)合，形成一個(gè)具有一定結(jié)構(gòu)和功能的有機(jī)整體。因此無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案，他們的歷史聯(lián)系形成都要經(jīng)歷人們對(duì)客觀存在的，文件之間的歷史關(guān)系的認(rèn)識(shí)和判斷的過(guò)程。

對(duì)傳統(tǒng)的來(lái)源原則和事由原則的檔案整理原則進(jìn)行反思，其變化呈現(xiàn)了從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的過(guò)程，逐漸地在完善檔案的整理原則在實(shí)踐中的應(yīng)用，擴(kuò)大了檔案整理的原則。隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使檔案整理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，運(yùn)用“虛擬整理”技術(shù)逐漸將來(lái)源、事由時(shí)間等聯(lián)系連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)多維的全方位，多角度的整理，在實(shí)踐中更完善了檔案的記錄歷史的本質(zhì)屬性。

4 結(jié)論

電子檔案的出現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的整理產(chǎn)生了很大的影響。紙質(zhì)檔案與電子檔案盡管在文件的載體形式上有很大的差異，但是兩者之間存在的歷史聯(lián)系是無(wú)法改變的，它是維系檔案這一物質(zhì)信息的重要因素，是維持歷史原始記錄性這一本質(zhì)屬性的關(guān)鍵。電子檔案的信息安全保護(hù)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)，以及計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新的速度所產(chǎn)生的影響等等都將成為檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)的必不可少的問(wèn)題，還待繼續(xù)的完善它，使電子檔案能夠更完整的記錄歷史，保證原始記錄性。

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