黃彥秀

摘 要：信息時代的到來，促使各行各業(yè)都加快了自身的數(shù)字化建設(shè)，以便滿足時代的發(fā)展需要。而運用信息化技術(shù)進行城建檔案管理，則能夠解決現(xiàn)有城建檔案管理的不足，繼而更好的促進城建檔案管理的發(fā)展。因此，基于這種認(rèn)識，本文對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)問題展開了探討，從而為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；相關(guān)問題

近年來，隨著社會的不斷發(fā)展，各種新建工程、擴建工程和改建工程出現(xiàn)在人們的視線里，從而導(dǎo)致城市建設(shè)檔案的數(shù)量得到了不斷增加。在這種情況下，城建檔案管理不得不進行數(shù)字化的建設(shè)，以便在提高自身工作效率和質(zhì)量的同時，滿足國家的城市化建設(shè)需求。因此，有必要對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題展開探討，從而為國家城市化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 現(xiàn)有城建檔案管理方式中存在的不足

1.1 檔案管理難度大

城建檔案產(chǎn)生于多個專業(yè)領(lǐng)域，具有內(nèi)容和數(shù)量龐雜、涉及范圍較廣和整體性強的特點，會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，并且占用較大的檔案存儲空間，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作都是利用人工管理的手段和紙質(zhì)檔案方式處理日常檔案信息的，管理人員進行檔案信息管理時，不僅需要到不同的位置存放和查找檔案資源，還要根據(jù)簡單的檔案分類目錄進行檔案的調(diào)閱和調(diào)整。所以，現(xiàn)有的城建檔案管理工作存在著較大的難度，不僅檔案存儲較為零散，檔案的查找還存在著效率過低的問題。同時，查閱紙質(zhì)檔案時也容易導(dǎo)致檔案遭受損壞。一旦遭遇火災(zāi)或水災(zāi)，更會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)巨大損失。因此，現(xiàn)有城建檔案管理工作的開展具有較大的難度，從而在一定程度上阻礙了城建檔案管理的發(fā)展。

1.2 難以實現(xiàn)資源共享

采用紙質(zhì)檔案方式進行城建檔案管理，將導(dǎo)致城建檔案在調(diào)閱空間上存在著較大的局限性。因為，管理人員只能在檔案存放的位置進行檔案查閱，所以基本無法實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱。而不同級別和類別的檔案往往需要存在在不同的檔案館中，在該種管理模式下，由于無法實現(xiàn)檔案信息共享，所以檔案信息整理也缺乏完整性和系統(tǒng)性。在日常管理工作中，時常會出現(xiàn)檔案重復(fù)保存現(xiàn)象，從而導(dǎo)致一些存儲空間遭到了浪費。此外，大量的檔案信息資源無法實現(xiàn)有效交換運用，也導(dǎo)致城建檔案管理的服務(wù)受到了限制。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

考慮到現(xiàn)有城建檔案管理方式的不足，城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)將具有一定的必要性。首先，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以改變以往利用人工進行檔案整理和檢索管理的局面，所以既能夠使檔案得到集中管理，同時也能夠避免產(chǎn)生大量的人力消耗。同時，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，也能夠有效提高檔案信息的查找速度，并且有效節(jié)省大量的存儲空間，所以將有利于提高城建檔案管理效果。其次，加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以解決紙質(zhì)檔案容易遭到破壞的問題。通過調(diào)檔和翻閱數(shù)字檔案，可以避免紙質(zhì)檔案發(fā)生缺損，所以能夠使過去的珍貴檔案資料得到保護的同時，滿足檔案的使用需要。再者，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享和檔案管理信息的及時交換。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，各個檔案館的檔案資料都可以被調(diào)用出來，所以能夠為城建檔案管理工作的開展提供較大的便利。因此，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和城建檔案管理水平的提高，城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)將成為必然的發(fā)展趨勢。

3 城建檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

3.1 數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先需要考慮的問題就是檔案信息管理的穩(wěn)定性問題。在過去的檔案管理工作中，利用自制材料進行檔案的管理將具有較強的穩(wěn)定性，檔案信息并不容易出現(xiàn)變化。但是，使用數(shù)字化方式進行檔案的管理，需要依靠技術(shù)設(shè)備進行檔案信息的存儲和管理，所以將導(dǎo)致存儲資料的穩(wěn)定性受到計算機軟硬件條件的影響。在一些特殊條件下，一旦計算機受到技術(shù)、載體和設(shè)備等外部環(huán)境的干擾，就容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)變化，甚至直接導(dǎo)致檔案無法使用，繼而影響檔案管理工作的開展。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性的問題將影響其數(shù)字化進程。

3.2 城建檔案信息易泄露

不同于其他檔案資料，城建檔案關(guān)系到城市規(guī)劃建設(shè)，所以只有一部分檔案資料可以向外流傳?？紤]到城建檔案的保密性，過去都會安排專門的地點和人員進行一些檔案的管理，并且會利用法律對檔案管理人員的行為進行約束。但是，利用數(shù)字化管理方式進行城建檔案的管理，不僅檔案資料比較容易受到外界的干擾，并且一些檔案資料的管理還要承擔(dān)被篡改和被泄漏的風(fēng)險。因為，在現(xiàn)代化電子檔案中，可以利用一些手段不留痕跡進行檔案信息的盜取和篡改。所以，采取這樣的管理方式，不僅不能確保原始信息能夠得到完好保存，同時檔案具有的法律效力也將遭到降低。因此，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案信息易泄露問題的存在，將導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險得到增加。

3.3 數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息

在進行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字資料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且進行文字的輸入、保存和校驗。在此基礎(chǔ)上，還需要花費大量的時間進行搜索引擎和條目的制作。而在這一過程中，如果不同檔案管理單位使用不同的標(biāo)準(zhǔn)進行檔案的轉(zhuǎn)化，將會導(dǎo)致同一檔案資料庫中出現(xiàn)各種不同的檔案版本，從而給檔案資料的共享帶來困難，甚至直接導(dǎo)致一些檔案資料無法使用。但就目前來看，城建檔案數(shù)字化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定程度上影響了檔案信息資源的共享和交換。因此，還需要使數(shù)字檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)信息的問題得到解決，才能順利實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

4 做好城建檔案管理數(shù)字化管理的措施

4.1 前期的全面規(guī)劃

在開展城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進”的原則，做好前期的規(guī)劃管理工作，從而避免數(shù)字化建設(shè)的盲目進行。為了達成這一目標(biāo)，政府需要引導(dǎo)城建檔案館制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)目標(biāo)，并且督促這些單位樹立信息化建設(shè)意識，從而使其加快數(shù)字化建設(shè)。在數(shù)字化建設(shè)開展的過程中，也需要實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，并且利用科技進行工作的牽引，從而使工作有條不紊的進行。具體來講，就是在實現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化之前，開展相應(yīng)的調(diào)查工作，從而對檔案室內(nèi)的存儲檔案數(shù)量和類型有一個深入的了解，根據(jù)館藏檔案的重要性和使用頻率等制定數(shù)字化的先后順序。與此同時，需要制作出清晰的檔案條目，并且做好數(shù)字存儲檔案的分類。在這一過程中，需要進行重點資料的標(biāo)記，以確保檔案整理工作的順利開展。而通過在建設(shè)前期制定全面的管理規(guī)劃，將能使數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的錯誤得到有效減少，繼而使城建檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)效率得到有效提高。目前，泉州市數(shù)字檔案館建設(shè)綱要初稿已形成，各縣（市、區(qū)）正有序推進數(shù)字檔案館建設(shè)。

4.2 重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)的實現(xiàn)，意味著檔案管理方式和方法的變化，檔案數(shù)字化雖然可以采取外包的形式，但是還是要以檔案館人才自主管理為主，社會外包服務(wù)為依托，所以，需要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而通過提高檔案管理人員的素質(zhì)水平使其更好的適應(yīng)檔案管理方式的變化。為此，城建檔案管理單位需要對管理人員提出更高的要求，要求其不僅具有檔案管理的專業(yè)知識，同時還要掌握計算機技術(shù)和數(shù)字化設(shè)備的操作管理能力。為了達成這一目標(biāo)，檔案管理單位需要遵照公開、公正的原則進行檔案管理人員的選聘，從而使掌握信息技術(shù)的檔案管理人員得到重用。同時，檔案管理部門需要加強對管理人員的培養(yǎng)，通過各種渠道對管理人員的數(shù)字化能力展開培養(yǎng)，從而使管理人員成為信息時代的高素質(zhì)管理人才。在日常的教學(xué)活動中，除了進行數(shù)字化技術(shù)和相關(guān)知識的教授，還要結(jié)合城建的具體職能加強對檔案管理人員的服務(wù)意識的培養(yǎng)。此外，檔案管理單位還應(yīng)該實現(xiàn)對人才類型的細(xì)化處理，從而通過引進檔案采集人才、數(shù)據(jù)庫加工人才和檔案系統(tǒng)設(shè)計人才等各類人才打造一支高素質(zhì)和高管理水平的城建檔案管理隊伍。

4.3 加大管理資金投入

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工在的開展需要大量的資金，所以相關(guān)部門和單位還應(yīng)該加大管理資金的投入，從而為數(shù)字化建設(shè)工作的開展提供足夠的支持。為此，相關(guān)部門應(yīng)該將檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作加入到日常工作日程中，并且根據(jù)城市建設(shè)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況實現(xiàn)檔案管理工作的共同規(guī)劃和發(fā)展。其次，政府應(yīng)該加強城建檔案管理工作的宣傳力度，從而使各部門為相關(guān)工作的開展提供支持。再者，考慮到數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，所以政府還要為相關(guān)單位配備最基本的數(shù)字化設(shè)備，從而滿足城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實際需求。具體來講，就是在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面投入更多的資金，并且進行硬件投入力度的加大，從而為檔案管理單位配備較為先進的技術(shù)設(shè)備。此外，檔案管理單位也應(yīng)該在數(shù)碼設(shè)備、計算機設(shè)備和防盜報警系統(tǒng)建設(shè)方面投入更多的資金，從而更好的推動檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

4.4 加強標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法規(guī)建設(shè)

之所以進行城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，在很大程度上是為了實現(xiàn)檔案資源的共享。所以，相關(guān)部門和單位還要加強數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法律法規(guī)的建設(shè)，從而根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)實現(xiàn)數(shù)字檔案的共享和利用。具體來講，就是需要建立一個數(shù)字檔案規(guī)范法制體系，而該體系的建立需要確保完整、科學(xué)和合法。在該體系中，應(yīng)該包含信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字化檔案管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容。其中，信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范因包含信息采集與整理標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)站架構(gòu)管理細(xì)則、信息安全保障規(guī)范和數(shù)字檔案格式標(biāo)準(zhǔn)等多項內(nèi)容，數(shù)字化檔案管理規(guī)范應(yīng)包含檔案接收和管理細(xì)則，而檔案數(shù)字化法律法規(guī)則需要涉及知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)、電子檔案的憑證有效性等。通過不斷進行這些標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的完善，則能夠建立一個科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系，繼而為數(shù)字檔案的規(guī)范管理和廣泛利用提供保障。

4.5 完善檔案資料庫建設(shè)

在實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理時，需要使檔案資料庫的建設(shè)得到完善。因為，所有的城建檔案信息都將輸入到數(shù)據(jù)資料庫中，所以資料庫的建設(shè)將起到至關(guān)重要的作用。就目前來看，城建檔案管理單位主要需要完成目錄數(shù)據(jù)庫、目錄中心及全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在建設(shè)資料庫的過程中，檔案管理部門可以重點加強特色資源庫的建設(shè)，并且將各類型和各專業(yè)的檔案信息資料存放在專門的數(shù)據(jù)庫中，從而使數(shù)字檔案管理的專業(yè)性得到提高。此外，為確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，檔案管理部門還要建立計算機安全管理制度和信息保密制度等多種管理制度。在檔案管理的過程中，還需加強各種安全技術(shù)的使用，從而使數(shù)據(jù)庫的安全性得到提高。

5 結(jié)論

總而言之，隨著城市化發(fā)展的不斷加快，城建檔案管理工作也急需進行管理效率和質(zhì)量的提升。而實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將能更好的滿足檔案管理的發(fā)展需求。所以，相關(guān)部門還要進一步加強對城建檔案數(shù)字化建設(shè)問題的認(rèn)識，并且采取措施解決這些問題，從而進一步促進城建檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

參考文獻

[1]胡淑惠.有關(guān)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的分析[J].企業(yè)改革與管理，2015，23：67.

[2]苗萍，常建法.城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的必要性[J].城建檔案，2015，02：31-35.

[3]鄒媛媛.城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策思考[J].黑龍江史志，2015，07：122.

[4]莫麗華.淺談城建檔案數(shù)字化及信息化建設(shè)管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，11：160.