李穎

摘 要：隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡已經(jīng)成為這個時代發(fā)展的必然趨勢。檔案管理也逐漸走向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化，不同網(wǎng)絡載體的資源進行整合，存儲，達到更加高效，更加方便的實現(xiàn)資源共享。 在這一環(huán)境下，檔案管理面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。如何在網(wǎng)絡時代推進檔案工作的與時共進，這不僅是檔案工作者的神圣職責，也是新時期檔案工作的現(xiàn)實需要。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡時代；檔案管理；信息；網(wǎng)絡化

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的普遍應用，信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化，檔案作為企業(yè)發(fā)展記憶的基石和企業(yè)歷史的原始記錄，提供服務是其永恒的主題。企業(yè)檔案的檔案資料，經(jīng)過收集、整理、有序地保管起來，再由使用者把貯存的信息散發(fā)而出，服務為企業(yè)的科研和管理工作。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。“今世賴之以知古，后世賴之以知今 。由此，檔案不只是一種歷史的記錄，還是企業(yè)未來發(fā)展的基礎。企業(yè)檔案為企業(yè)制定一些方針政策、總結(jié)經(jīng)驗、研究問題等重大活動提供檔案資料。

1 網(wǎng)絡時代檔案工作的新特點

檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計算機所能識別的數(shù)字代碼的過程。通常包括檔案數(shù)字化輸入、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和數(shù)字化檔案接收。數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案最大的區(qū)別是：傳統(tǒng)檔案是以文字、圖形、圖像等為符號，.以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案；而數(shù)字檔案是一種以數(shù)字編碼的形式傳輸、運算、存貯的檔案，它能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡時代檔案工作最重要的基本建設，也是檔案應用網(wǎng)絡化、管理信息化的前提和基礎。

應用網(wǎng)絡化?，F(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)對檔案工作所能提供的最大技術(shù)優(yōu)勢是促進檔案網(wǎng)絡化，方便檔案的保存和利用。檔案網(wǎng)絡化是指充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。作為社會信息網(wǎng)絡的一個組成部分，檔案網(wǎng)絡是在計算機技術(shù)、通訊網(wǎng)絡技術(shù)平臺上建立的數(shù)字化檔案信息資源網(wǎng)，是集計算機、數(shù)字化檔案資源、現(xiàn)代通訊技術(shù)于一身的網(wǎng)絡系統(tǒng)，其實質(zhì)是計算機網(wǎng)絡化技術(shù)為數(shù)字化檔案信息的傳輸、共享提供的通道。檔案網(wǎng)絡化的主要內(nèi)容包括：檔案信息上網(wǎng)、檔案網(wǎng)站的建立以及數(shù)字檔案工程的建設等。

管理信息化。檔案管理信息化是指在檔案工作中充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)和利用，達到為社會發(fā)展提供服務的目的。檔案管理信息化不僅是在檔案的收集、整理、保存等方面，更重要的是體現(xiàn)在對檔案的開發(fā)和利用上。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案資料的重要性會更加突顯，需要和使用檔案資料的范圍和空間會越來越廣泛，這就要求檔案工作從信息收集整理到資料開發(fā)利用的更加全面準確，更加方便快捷。檔案管理信息化的實質(zhì)就是利用系統(tǒng)設計的電腦代替人腦自動管理龐大而復雜的檔案資料，借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，將大量的數(shù)字檔案通過網(wǎng)絡傳輸來收集、整理、保存和利用，使檔案資料的收集、整理和保存更加安全方便，資料信息流通利用更加順暢，信息資源實現(xiàn)高度共享。

2 網(wǎng)絡時代企業(yè)檔案管理工作的途徑

1、案管理工作的主動性。企業(yè)檔案管理工作必須突出主動性，主動與網(wǎng)絡對接，才能夠獲得檔案使用者的青睞。企業(yè)要積極建立檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權(quán)限，相關(guān)的檔案資料可以通過網(wǎng)站直接上傳到企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，通過檔案的“自動上傳”，提高收集工作的效能。間時，要推進檔案信息的網(wǎng)上檢索，在保證密級的前提下，在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使網(wǎng)絡背景下檔案的利用更加方便。檔案管理工作要積極與“云計算”相結(jié)合，與“云服務器”代理商進行合作，將企業(yè)的檔案上傳到服務商的“云服務器”中，利用代理商的API（應用程序接口），來對檔案資料進行共享，為用戶提供更加便捷的服務。

2、案管理工作的精細化。網(wǎng)絡時代的檔案管理要更加精細化、專業(yè)化，對相關(guān)的資料進行細分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標準化的基礎上，對其收集、存儲、利用的過程進行科學細化和合理優(yōu)化的過程，以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標準化、管理制度化、職工職業(yè)化。在實際工作中，企業(yè)可以利用“云計算”的精確定位功能，建立精確搜索矩陣，滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務”功能，通過細分化的信息服務系統(tǒng)，提供企業(yè)的日常教學、行政管理、學術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)訓查詢，契合網(wǎng)絡時代下信息實時化傳播的需要。

3、案管理工作的互動性。在網(wǎng)絡環(huán)境下，要進一步突出檔案工作的互動性，使得檔案管理部門與使用者能夠?qū)崿F(xiàn)及時的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進一步改進。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通，積極建立讀者信息反饋機制。在網(wǎng)絡環(huán)境中，要廣泛應用推廣OPAC （聯(lián)機公共目錄）系統(tǒng)服務，為檔案使用者打造互動的平臺。同時，要進一步與其它檔案進行聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好網(wǎng)絡，增強與其它企業(yè)檔案的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務的實效性。

4、檔案管理工作的市場化。在信息化社會的今天，企業(yè)檔案的職能不斷發(fā)生著變化，企業(yè)是各類信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的優(yōu)勢，創(chuàng)造性的探索企業(yè)檔案管理的市場化運作模式，為企業(yè)的檔案發(fā)展提供更強大的活力?？梢詫鹘y(tǒng)的企業(yè)檔案使用過程進行商業(yè)化運作 實施“人性化+商業(yè)化+趣味化”的管理模式，針對用戶需求在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個集“檢索查詢、特色服務、在線資料商店”為一體的網(wǎng)站，打造檔案產(chǎn)業(yè)服務實體。企業(yè)的檔案要深入的進行市場挖掘，研究自身特色，將自身的特色作為檔案市場化運作的“亮點”。將傳統(tǒng)企業(yè)的檔案服務范圍，擴大到整個社會。可以為全社會的檔案使用者提供“有償”服務。要把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務擴展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強企業(yè)檔案的影響范圍。例如：企業(yè)可以利用自己的學科優(yōu)勢，結(jié)合海量的檔案資料，開展經(jīng)濟、法律、管理待方面的咨詢，廣泛吸納全社會的檔案使用者。

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