趙一林， 羅衛(wèi)華， 鄭京杰， 常廣樂(lè)

(1.湖南省交通建設(shè)質(zhì)量安全監(jiān)督管理局， 湖南 長(zhǎng)沙　410000；

2.湖南省永龍高速公路建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司， 湖南 永順　416700；　3.湖南大學(xué) 土木工程學(xué)院， 湖南 長(zhǎng)沙　410082)

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公路工程質(zhì)量監(jiān)督文件管理標(biāo)準(zhǔn)化研究

趙一林1， 羅衛(wèi)華2， 鄭京杰1， 常廣樂(lè)3

(1.湖南省交通建設(shè)質(zhì)量安全監(jiān)督管理局， 湖南 長(zhǎng)沙410000；

2.湖南省永龍高速公路建設(shè)開(kāi)發(fā)有限公司， 湖南 永順416700；3.湖南大學(xué) 土木工程學(xué)院， 湖南 長(zhǎng)沙410082)

摘要：通過(guò)對(duì)公路工程中文件管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，通過(guò)對(duì)湖南省公路管理過(guò)程中的各類規(guī)范、制度以及各類模板進(jìn)行梳理，針對(duì)目前公路工程質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中，文件管理相對(duì)較為繁雜，且存在較為嚴(yán)重的執(zhí)行問(wèn)題，在對(duì)各種質(zhì)量管理理論分析的基礎(chǔ)上，將各項(xiàng)理論進(jìn)行比較，利用全面質(zhì)量管理理論提出了相應(yīng)方案，通過(guò)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)文件管理和監(jiān)督，以全面參與和逐步改進(jìn)為特點(diǎn)，制定了整個(gè)監(jiān)督過(guò)程中相應(yīng)的方案和表格。

關(guān)鍵詞：公路工程； 質(zhì)量管理； 文件管理； 全面質(zhì)量管理

1公路工程中文件管理現(xiàn)狀

公路工程文件是在公路工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖[1]，是施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對(duì)工程管理的重要依據(jù)，也是合理使用、維護(hù)的主要依據(jù)。

公路工程文件管理工作作為質(zhì)量管理的重要組成部分，其工作開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)與否，直接體現(xiàn)出企業(yè)的技術(shù)水平和管理水平。

雖然經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，公路工程中的文件管理工作已經(jīng)形成了一定的制度性和規(guī)范性，總體形勢(shì)已經(jīng)步入正規(guī)，但與現(xiàn)階段發(fā)展要求相比，我們的管理工作仍存在不相適應(yīng)的方面，仍需進(jìn)一步完善細(xì)節(jié)制度，加快推進(jìn)管理過(guò)程中的規(guī)范性和專業(yè)性。

文章結(jié)合調(diào)研和實(shí)踐，通過(guò)對(duì)湖南省高速公路文件管理各方面的研究，認(rèn)為公路工程質(zhì)量監(jiān)督的文件管理存在以下幾項(xiàng)突出問(wèn)題：

1) 公路工程文件管理工作缺少指導(dǎo)性文件；

2) 施工日志內(nèi)容不具體，填寫不規(guī)范；

3) 資料報(bào)審不及時(shí)，與工程進(jìn)度不同步；

4) 日志記錄等內(nèi)容簡(jiǎn)單，出現(xiàn)后補(bǔ)日志的現(xiàn)象；

5) 施工材料存檔混亂，查找困難；

6) 竣工后材料移交不及時(shí)[1]。

2全面質(zhì)量管理理論的可行性研究

針對(duì)上述問(wèn)題，從公路工程質(zhì)量監(jiān)督文件管理標(biāo)準(zhǔn)化角度出發(fā)，筆者認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn)：

1) 健全資料管理制度。

制度的建立是公路工程質(zhì)量監(jiān)督文件管理的重要保障，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目中的文件管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，從文件的提交、文件的書寫、文件的歸檔等方面提出明確的要求。

2) 做好資料的收集和記錄。

對(duì)于公路工程的參與方，對(duì)于施工過(guò)程都應(yīng)做好資料的收集和記錄，按照要求進(jìn)行填寫和上報(bào)，并及時(shí)歸檔，各相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在工作上相互配合，做好銜接，使工作井然有序，確保施工材料與工程進(jìn)度的同步。

3) 統(tǒng)一文件格式、標(biāo)準(zhǔn)。

各單位應(yīng)統(tǒng)一文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)，避免因格式不同導(dǎo)致的查閱困難、信息不完整等問(wèn)題，避免因標(biāo)準(zhǔn)不同而導(dǎo)致文件一改再改，浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)資源。

4) 加強(qiáng)文件的分類建檔。

按照文件的類別進(jìn)行劃分，相應(yīng)的建檔、存檔，方便于文件的檢查和管理。

5) 做好文件自檢工作。

各單位主管資料人員應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行階段性檢查，對(duì)資料進(jìn)行整理，確保文件資料的及時(shí)性和完整性。

針對(duì)以上觀點(diǎn)，與其他質(zhì)量管理理論相比，從廣義上講，全面質(zhì)量管理理論存在普遍適用性，尤其在工程領(lǐng)域中的應(yīng)用，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域，不論是在理論研究，還是在實(shí)踐運(yùn)用上的驗(yàn)證，都取得了較為滿意的效果[2，3]。作為公路工程的一項(xiàng)重要組成部分，文件管理工作中采用全面質(zhì)量管理理論存在一定的合理性和必然性。從狹義上講，全面質(zhì)量管理理論存在以下幾方面特點(diǎn)也說(shuō)明了文件管理工作引入全面質(zhì)量管理理論具有一定的可行性。

全面質(zhì)量管理作為一個(gè)以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，以最大程度滿足客戶需求為目標(biāo)，并可以進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)的質(zhì)量管理理論，已經(jīng)在土木工程行業(yè)乃至整個(gè)工程領(lǐng)域得到了較為廣泛的應(yīng)用。該理論通過(guò)計(jì)劃階段、實(shí)施階段、檢查階段和處理階段四個(gè)步驟對(duì)工程進(jìn)行全過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)督和管理(見(jiàn)表1所示)，不斷地將結(jié)果與預(yù)期進(jìn)行比較，并逐步改進(jìn)，最終得到最大程度上符合客戶需求的結(jié)果[4-6]。

表1 PDCA管理循環(huán)流程循環(huán)階段階段目的方法說(shuō)明計(jì)劃階段(P階段)找出問(wèn)題與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比,判斷問(wèn)題是否存在找出各階段中的影響因素找出影響因素的主次因素分析原因?qū)ふ覇?wèn)題原因,分析主次矛盾制定措施確定對(duì)策,制定執(zhí)行方案實(shí)施階段(D階段)實(shí)施措施按措施要求進(jìn)行實(shí)施檢查階段(C階段)檢查改善后的工程與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比,判斷問(wèn)題是否存在找出影響因素的主次因素找出各階段中的影響因素處理階段(A階段)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)修正標(biāo)準(zhǔn)化要求,提供相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入下一循環(huán)依照以上方法進(jìn)行下一循環(huán)

1) 程序嚴(yán)格。

合理的程序是文件管理的重要要求，只有嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，才能確保文件管理的合理性和規(guī)范性，才能保障工程合理合法的進(jìn)行。而且該項(xiàng)特點(diǎn)，在目前管理人員缺乏相應(yīng)培訓(xùn)的情況下，更為實(shí)用。

2) 注重全員參與。

全面質(zhì)量管理注重工程的全面管理以及人員的全員參與，針對(duì)目前文件管理的階段性和單一性，尤其是針對(duì)文件管理員的參與性，該特點(diǎn)促使整個(gè)過(guò)程的監(jiān)督和管理以及各個(gè)人員的監(jiān)督和管理，粗至竣工驗(yàn)收等重大環(huán)節(jié)，細(xì)至重點(diǎn)工程的細(xì)小環(huán)節(jié)，保證了各項(xiàng)任務(wù)的合法和規(guī)范。

3) 注重過(guò)程管理。

在文件管理的現(xiàn)存問(wèn)題中，一個(gè)較為嚴(yán)重且比較容易被忽略的問(wèn)題就是文件管理的檢查一般只注重結(jié)果，不關(guān)心過(guò)程，體現(xiàn)在工程中就是文件的自檢不夠詳細(xì)，而全面質(zhì)量管理不同于其他質(zhì)量管理理論的一點(diǎn)就是注重過(guò)程管理，在過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并解決問(wèn)題。

4) 及時(shí)評(píng)估。

針對(duì)每一項(xiàng)的管理，都有相應(yīng)的文件，并針對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的評(píng)價(jià)。在目前的階段，文件管理隊(duì)伍不僅要根據(jù)要求記錄內(nèi)容和填寫報(bào)告，同時(shí)還要作為評(píng)估者對(duì)自身工作進(jìn)行監(jiān)督，缺乏科學(xué)的、客觀的評(píng)估機(jī)構(gòu)，而全面質(zhì)量管理的這一特點(diǎn)促使了問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)和解決，便于及時(shí)改進(jìn)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

5) 持續(xù)改進(jìn)。

隨著時(shí)代的進(jìn)步，文件管理的要求和存在的問(wèn)題會(huì)逐步凸顯出來(lái)，另外，常年積累的辦法，也會(huì)隨著時(shí)代的變化而出現(xiàn)不合理和不適應(yīng)之處，而全面質(zhì)量管理理論則為這一問(wèn)題的發(fā)生提供了科學(xué)而明確的方向。

3全面質(zhì)量管理理論在文件管理中的應(yīng)用

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論要求，認(rèn)為完善文件管理的主要工作任務(wù)是要認(rèn)真做好現(xiàn)有管理階段的劃分和各階段管理體系的規(guī)范，所以根據(jù)理論的要求，我們的工作重點(diǎn)應(yīng)該放在關(guān)注管理流程的梳理、文件格式的統(tǒng)一以及檔案管理的規(guī)范上，也就是標(biāo)準(zhǔn)化的管理上。

在文件管理的過(guò)程中，將結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出存在需要完善的問(wèn)題的過(guò)程對(duì)應(yīng)全面質(zhì)量管理的計(jì)劃階段(P階段)；返回相應(yīng)過(guò)程進(jìn)行完善的過(guò)程對(duì)應(yīng)全面質(zhì)量管理的實(shí)施階段(D階段)；將改善后的結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，對(duì)應(yīng)全面質(zhì)量管理的檢查階段(C階段)；對(duì)完善過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，并進(jìn)入下一階段對(duì)應(yīng)全面質(zhì)量管理的處理階段(A階段)。

3.1管理流程標(biāo)準(zhǔn)化

所謂質(zhì)量監(jiān)督文件管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即為對(duì)文件管理的流程進(jìn)行規(guī)范，制定一定的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)公路工程的總體流程，制定以下流程圖(圖1)(左側(cè)為質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中不同階段，右側(cè)為各階段需留存的相應(yīng)文件)。

圖1　流程圖

3.2文件格式標(biāo)準(zhǔn)化

文件格式，實(shí)際上就是文件的外觀形式，是準(zhǔn)確體現(xiàn)文件內(nèi)容的方式方法，雖然文件格式的改變并不會(huì)影響內(nèi)容的表達(dá)，但是標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式可以讓查閱者對(duì)信息一目了然，也能使內(nèi)容更加完整充實(shí)。

文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化在一定程度上是準(zhǔn)確地撰寫文件、確保文件效用的前提條件，是提高文件處理效率的根本保證，也是方便文件制發(fā)、傳遞、辦理和歸檔的基礎(chǔ)。

在公路工程的前期準(zhǔn)備和施工過(guò)程中，在每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成相應(yīng)的文件[7，8]，這些文件不僅僅要求齊全，還應(yīng)按照規(guī)定的模板及規(guī)范的格式進(jìn)行填寫，以便監(jiān)理人員、業(yè)主和政府管理人員的檢查及歸類[9]。

文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化包括以下幾個(gè)方面：

1) 文件種類標(biāo)準(zhǔn)化：按照本行業(yè)法定權(quán)限，結(jié)合工作實(shí)際，質(zhì)安監(jiān)管公文分“通用公文”和“專用公文”兩種，不同的用途應(yīng)使用相應(yīng)的公文、文件。

2) 文件內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化：不同的文件種類應(yīng)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的內(nèi)容，例如請(qǐng)示為下級(jí)對(duì)上級(jí)，批復(fù)則為上級(jí)對(duì)下級(jí)。

3) 文件書寫標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)于存檔的工程記錄等文件，各文件的書寫內(nèi)容、書寫方式都有一定的要求或同意的模板，方便管理員的分類和存檔。

3.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案標(biāo)準(zhǔn)化就是要求檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。監(jiān)督過(guò)程中文件的存檔進(jìn)行規(guī)范化的管理，便于監(jiān)督和檢查。

檔案應(yīng)由專人管理，并對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

存檔范圍包括自交通工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督申請(qǐng)，工程項(xiàng)目建設(shè)期間質(zhì)量安全監(jiān)督檢查、檢測(cè)、交工驗(yàn)收質(zhì)量檢查、檢測(cè)、工程質(zhì)量評(píng)定，缺陷責(zé)任期質(zhì)量檢查、檢測(cè)，竣工驗(yàn)收質(zhì)量檢查、檢測(cè)，監(jiān)督檢查的意見(jiàn)、通報(bào)等文件及整改回復(fù)資料，舉報(bào)調(diào)查，直至工程項(xiàng)目竣工質(zhì)量鑒定全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式與載體的原始記錄等。

檔案移交時(shí)必須進(jìn)行簡(jiǎn)單編目，按監(jiān)督申請(qǐng)、中間檢查、交工檢測(cè)、舉報(bào)調(diào)查其它等內(nèi)容分好類，貼好標(biāo)簽再移交。歸檔資料應(yīng)為原始資料。

4實(shí)踐與總結(jié)

依據(jù)文章提出的質(zhì)量監(jiān)督文件管理的相關(guān)理

論，筆者以龍永高速公路為例進(jìn)行實(shí)踐。在龍永高速公路建設(shè)過(guò)程中，文件的管理流程嚴(yán)格按照文章介紹程序和相應(yīng)文件模板進(jìn)行，結(jié)果顯示不論是建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)督，還是工程后期的存檔備查，該流程都具有較為顯著的可行性和先進(jìn)性。

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[9] 北京土木建筑學(xué)會(huì).市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料表格填寫范例[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2005.

中圖分類號(hào)：U 415.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008-844X(2016)01-0001-03