【摘要】：“卷”改“件”的意義在于，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在管理檔案工作上的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在推行文檔一體化管理的基礎(chǔ)上，打破傳統(tǒng)的文書立卷方法，對(duì)于檔案材料以“件”為單位進(jìn)行整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)。

【關(guān)鍵詞】：“卷”改“件” 文書檔案;檔案管理

2011年實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則》，是目前我過檔案行業(yè)的重要標(biāo)準(zhǔn)，它的實(shí)施是深入推進(jìn)我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作改革的重要舉措，因此也成為我國(guó)檔案管理工作的熱點(diǎn)，一直以來受到重點(diǎn)關(guān)注。本文將以《歸檔文件整理規(guī)則》為切入點(diǎn)，研究“卷”改“件”工作中還存在的問題，及提出相應(yīng)的改進(jìn)的建議。

一、文書卷改件的實(shí)施背景

所謂文書立卷改革，是指在檔案管理中，進(jìn)行文件歸檔時(shí)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)文件實(shí)行全文信息管理的前提條件下，取消傳統(tǒng)的立卷工作，以“件”為基本單位。其實(shí)質(zhì)就是將檔案保管的基本單位進(jìn)行改革，由原來的以“卷”為單位，改為以“件”為單位。當(dāng)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公領(lǐng)域之后， 相對(duì)于這種自動(dòng)化程度很高的辦事方式，原來的檔案管理辦法，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了這樣的辦事氛圍。[1]這就要求文書立卷工作要進(jìn)行革命性變革，這種改革的意義在于，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在管理檔案工作上的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在推行文檔一體化管理的基礎(chǔ)上，打破傳統(tǒng)的文書立卷方法，對(duì)于檔案材料以“件”為單位進(jìn)行整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)。

“卷”改“件”工作，是在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外文件歸檔整理方法的基礎(chǔ)上，緊密結(jié)合我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的工作實(shí)際，根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，積極適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為工作宗旨，提出的一種完全不同于傳統(tǒng)文書檔案的立卷方法?！稓w檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）的實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)檔案管理工作上，立卷改革進(jìn)入一個(gè)新的階段，為當(dāng)前各單位檔案管理上分散、無(wú)序的立卷改革逐步走向統(tǒng)一、規(guī)范的管理，提供了科學(xué)、合理的改進(jìn)依據(jù)。

二、“卷”改“件”的優(yōu)點(diǎn)

從長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)工作需求來看，“卷”改“件”的優(yōu)點(diǎn)是很突出的，主要有以下幾個(gè)方面：

1、“卷”改“件”減輕了檔案工作的工作量，大大提高了工作效率。傳統(tǒng)的文書立卷工作繁瑣而艱巨，其內(nèi)容包括劃分類別、劃分保管期限、抄寫卷內(nèi)目錄、組卷、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題、寫封面、編制案卷目錄等諸多流程，工作程序多，操作難度大，質(zhì)量要求高，即便是從事檔案工作多年的老檔案員，也往往感到很吃力。同時(shí)，也大大限制了工作效率的提升，在現(xiàn)代檔案要求越來越高的大背景下，顯然影響了檔案工作水平的提升。在一些案卷數(shù)量較多的單位，一些兼職檔案員即使在相對(duì)熟悉工作流程和要求的情況下，也要半年甚至更多的時(shí)間才能完成立卷任務(wù)。《規(guī)則》對(duì)整理方式進(jìn)行大幅改革，以“件” 為單位進(jìn)行整理，使檔案員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，大大節(jié)省了的人力物力，使得傳統(tǒng)意義上的分類、 組合、 編目“立卷三部曲”趨于統(tǒng)一和簡(jiǎn)約。 分類層次由原來的按照年度、機(jī)構(gòu)、級(jí)別、問題、保管期限這五個(gè)層次，一次性簡(jiǎn)化為年度、機(jī)構(gòu) （或問題）、保管期限三個(gè)層次。此外，在組合案卷的方法上，原來的六種基本方法，在新的管理方式中失去了意義。編目由原來對(duì)案卷的單純技術(shù)加工，演變?yōu)獒槍?duì)每份文件的逐份加工。這種改革方式，不僅簡(jiǎn)化了工作步驟，更重要的是，對(duì)文件內(nèi)容與形式特征的揭示更具準(zhǔn)確性，提高了檔案工作的科學(xué)性。“卷”改“件”之后，文件的整理變得更為簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確和易操作， 尤其是采用計(jì)算機(jī)管理檔案后，所有的文件都輸入電腦，按照分類大綱進(jìn)行編制程序，從而省去了擬寫案卷標(biāo)題、寫封面、抄寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄等原來的一系列繁瑣重復(fù)的工作，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2、“卷”改“件”在方法上操作簡(jiǎn)單，有利于檔案員快速掌握。我國(guó)檔案工作的現(xiàn)實(shí)是，基層檔案員由于各種原因，調(diào)動(dòng)頻繁，由此也帶來專業(yè)技能參差不齊、責(zé)任心有強(qiáng)有弱的問題。傳統(tǒng)的立卷方法，不僅要求基層檔案員要具備檔案專業(yè)的檔案理論知識(shí)，而且還要對(duì)立卷工作的規(guī)范和各種要求比較熟悉，此外，還要求具備一定的綜合分析、發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力。由于檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，往往造成各基層單位的檔案質(zhì)量提不高。為了提高檔案人員的能力素質(zhì)，檔案行政部門疲于開展各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)培訓(xùn)和指導(dǎo)，由于人員頻繁調(diào)動(dòng)，造成培訓(xùn)、調(diào)離、培訓(xùn)的不良循環(huán)局面，造成行政資源的浪費(fèi)。《規(guī)則》在操作流程和工作要求上進(jìn)行了大幅度的改革，大大簡(jiǎn)化了檔案文件整理程序，工作難度相應(yīng)降低，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員好講解，基層檔案員也容易理解和掌握，便于檔 案工作的順利開展。

3、“卷”改“件”有助于提高檔案實(shí)際利用的簡(jiǎn)便性。隨著信息技術(shù)的改進(jìn)，以及辦公自動(dòng)化的發(fā)展，在檔案工作中，由計(jì)算機(jī)管理檔案已逐漸普及，實(shí)行文件級(jí)管理，更有利于于檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化、便利化。在縣、鄉(xiāng)一級(jí)的基層檔案管理單位中，由于檔案管理和工作經(jīng)費(fèi)等多種原因，有少數(shù)邊遠(yuǎn)單位甚至沒有配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)。另一方面，由于其形成檔案數(shù)量相對(duì)少，內(nèi)容相對(duì)較為單一，也可根據(jù)《規(guī)則》進(jìn)行手工管理。文件按相關(guān)問題分類，取消了“卷”的概念，工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檢索、提供信息等方面。使用“卷”改“件”，大大方面了檔案的利用方便性，可以較好的實(shí)現(xiàn)快速檢索、快速保存等功能。

4、“卷”改“件”有利于檔案的整理和利用工作?！熬怼备摹凹惫ぷ鲗?duì)于提高檔案工作的效率具有明顯的促進(jìn)作用，由于整理流程相對(duì)簡(jiǎn)化，整體工作量得到減輕，由此，也讓基層檔案員從繁雜的工作中解脫出來，有更多的精力從事檔案其他工作，例如檔案的編研和利用，能較好地協(xié)調(diào)了檔案的整 理、保護(hù)和利用的關(guān)系。反復(fù)拆卷裝訂容易造成脫落，給檔案帶來不必要的人為損害。此外，在傳統(tǒng)的立卷方法中，檔案的案卷往往是由多份文件構(gòu)成，并進(jìn)行整理后裝訂成獨(dú)立的一卷，這樣的優(yōu)點(diǎn)是集中管理，美觀，但是缺點(diǎn)是過于集中，不利于查找。在日常利用中，查閱者只需查閱其中的一份文件，在查閱時(shí)就會(huì)看到其它無(wú)關(guān)的文件，不利于檔案的保密工作。檔案的整卷調(diào)出，也導(dǎo)致了其他沒有用到的檔案文件受到無(wú)端損耗，縮短檔案的自然壽命。

實(shí)行檔案按“件”管理后，檔案利用者可以根據(jù)查檔需求，需要哪份調(diào)哪份，既方便查閱，又做到了安全保密，減輕了檔案員的調(diào)檔工作量。此外，查檔過程中，即使是完成歸檔后發(fā)現(xiàn)了部分零散文件，也無(wú)需再進(jìn)行拆卷、再裝訂，只需插入相應(yīng)卷盒中，在備考表或備欄中說明即可，方便靈活。

三、“卷”改“件”對(duì)檔案工作帶來的深遠(yuǎn)影響和積極意義

公文歸檔的“卷”改“件”，從根本上看，是現(xiàn)代化辦公要求的一種管理方式的改革。[2]隨著“卷”改“件”工作的推行，檔案工作內(nèi)容從傳統(tǒng)的手續(xù)繁雜、操作復(fù)雜，逐步發(fā)生較大的變化，對(duì)于提升我國(guó)檔案工作的整體水平有較大的促進(jìn)作用。

1、檔案交接的手續(xù)由復(fù)雜向細(xì)致轉(zhuǎn)變。檔案按“件”管理后， 各單位向檔案館移交檔案時(shí)，交接人員必須認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案實(shí)體與紙質(zhì)文件級(jí)別目錄、機(jī)讀目錄是否一致，是否有較大變化， 這與案卷級(jí)管理相比，工作流程減少了，但是工作量有一定的增長(zhǎng)，要求檔案接收人員工作更加細(xì)致，要具有較高的技術(shù)水平和責(zé)任心， 檔案館也要求有計(jì)算機(jī)硬件、軟件等良好的設(shè)備支持。在“件”的確定過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際正確把握，不能任意擴(kuò)大組件的范圍，防止出現(xiàn)概念性錯(cuò)誤。[3]

2、由“卷”改“件”管理方式的變革， 對(duì)檔案檢索和利用造成較大的影響。檔案實(shí)體在空間上具有惟一性， 如何滿足檔案工作多角度、多途徑的利用需求，對(duì)于數(shù)量龐大、內(nèi)容紛繁的檔案管理工作，無(wú)疑是個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)工作中，檔案以“卷”為基本管理單位，檔案管理人員可以運(yùn)用手工檢索滿足一般的檔案利用需求。實(shí)行按“件”管理后，分類逐步細(xì)化，數(shù)量逐漸增大，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的手工檢索方法，難以滿足查詢需求。這就要求檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來，建立檔案館計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，運(yùn)用數(shù)據(jù)檢索功能進(jìn)行查閱。因此，檔案管理由“卷”改“件”，前提條件是可以實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，將檔案信息通過著錄、標(biāo)引等工作程序，建立相應(yīng)的檔案工作數(shù)據(jù)庫(kù)，配置軟件檢索系統(tǒng)， 用計(jì)算機(jī)檢索代替手工檢索，加快檢索速度，提高檢索效率。

3、由“卷”改“件”帶來查詢方式的變革。以“卷”改“件”之后，出庫(kù)的檔案只需要把整份檔案登記即可，無(wú)需像以往的那樣，把整卷檔案借閱出庫(kù)。這樣的有點(diǎn)，在于維護(hù)了檔案的完整性，同時(shí)也保護(hù)了檔案的工作信息。另一方面，由于以“件”為單位管理數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的登記方式也需要相應(yīng)的做出改變，否則難以適應(yīng)現(xiàn)代工作方式。此外，由于檔案工作涉及機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的內(nèi)部信息，具有高度的保密要求，要求檔案管理部門定期對(duì)利用部門所提供的全宗檔案利用的狀況，進(jìn)行全面檢查。檢查內(nèi)容主要針對(duì)檔案是否有損壞，是否有錯(cuò)位現(xiàn)象，是否存在安全隱患等內(nèi)容。由于以往是裝訂好的組卷檔案，一般來說，不容易出現(xiàn)錯(cuò)位現(xiàn)象。以“件”單位進(jìn)行管理之后，由于借閱檔案的頻率提高，，可能會(huì)出現(xiàn)返還檔案時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)位等現(xiàn)象，需要在日常管理中制定相應(yīng)的管理辦法，防止此類事情的發(fā)生。

《規(guī)則》規(guī)定，檔案實(shí)行文件級(jí)管理，文件改用盒裝，這樣的弊端在于文件容易被撕破或者丟失。對(duì)于利用頻繁的全宗檔案，可適當(dāng)縮短清點(diǎn)時(shí)間間隔，這將是保管工作最主要的任務(wù)之一。為了維護(hù)檔案的正常秩序， 管理人員應(yīng)做好檔案出入庫(kù)登記，例如檔案利用部門通過計(jì)算機(jī)調(diào)檔時(shí)應(yīng)同時(shí)出具工作清單， 交由管理人員作為出庫(kù)依據(jù)，利用結(jié)束后， 管理人員需要根據(jù)工作清單進(jìn)行再次核對(duì)， 并將抽出的檔案準(zhǔn)確、及時(shí)、快速地歸位。在每個(gè)月底，根據(jù)利用部門提供的各類全宗檔案利用情況一覽表，檢查檔案是否存在錯(cuò)位、脫頁(yè)等現(xiàn)象， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整糾正。

注釋：

[1]康維克：《“卷”改“件”是機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)》，《檔案工作》2004年1月。

[2]景建民：《淺談文書檔案中的“卷”改“件”》，《農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理》2005年3月。

[3]遲玉福：《高校檔案文件實(shí)行“卷”改“件”整理淺見》，《決策與信息旬刊》，2015年8月

參考文獻(xiàn)：

[1]景建民，徐靜：《淺談文書檔案中的“卷”改“件”》， 《農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理》，2005年3月

[2]張素歌：《淺談文書檔案以“件”代“卷”管理的實(shí)施》，《黑龍江檔案》， 2013年1月

[3]朱惠君：《淺談企業(yè)文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊》，《檔案天地》， 2014年第1期