【摘要】：財(cái)政檔案的內(nèi)容能夠準(zhǔn)確反映出本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀，同時(shí)財(cái)政檔案管理的質(zhì)量也影響著領(lǐng)導(dǎo)層的決策，因此開展現(xiàn)代化的財(cái)政檔案管理對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起到重要作用。本文重點(diǎn)分析了傳統(tǒng)檔案管理的不足，同時(shí)提出了現(xiàn)代檔案管理的完善策略。

【關(guān)鍵詞】：現(xiàn)代檔案管理;信息技術(shù);傳統(tǒng)管理

一、現(xiàn)代財(cái)政檔案管理模式的不足

（一）電子歸檔難度大

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文件相比，電子文件在歸檔上難度比較大。部分財(cái)政檔案管理人員誤認(rèn)為電子文件不是正式文檔，因此不需要做歸檔工作，或者有的員工認(rèn)為增加了自己工作量，不愿意承擔(dān)電子文檔的歸檔工作。

（二）現(xiàn)代化水平不高

電子文檔的記錄、歸檔等都需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，有的管理者年紀(jì)偏大，對(duì)電腦操作不熟練，在操作電子檔案的時(shí)候沒有紙質(zhì)文件立卷駕輕就熟，心理難免會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒，有時(shí)在工作上表現(xiàn)出煩躁的現(xiàn)象。

（三）操作程序不統(tǒng)一

隨著信息化技術(shù)不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理模式弊端逐漸凸顯，現(xiàn)代化的檔案管理逐漸興起，但是針對(duì)這項(xiàng)管理模式并沒有出臺(tái)同一的制度規(guī)范，因此不同地區(qū)在實(shí)際操作中也采用不同的方法。每個(gè)單位根據(jù)本單位內(nèi)部的情況，也開發(fā)了相應(yīng)的檔案管理軟件，但是整體來說這些軟件還是存在不規(guī)范性，所采用的操作系統(tǒng)不夠全面，并且系統(tǒng)之間關(guān)聯(lián)程度角度。

（四）收集歸檔不完整

財(cái)政檔案設(shè)計(jì)到許多方面，既有業(yè)務(wù)檔案，也有會(huì)計(jì)檔案等，除了檔案部分負(fù)責(zé)檔案的接受任務(wù)之外，其它的業(yè)務(wù)部分也負(fù)責(zé)管理本部門業(yè)務(wù)檔案，這些業(yè)務(wù)科室種類比較多，且業(yè)務(wù)繁雜，很難真正做到用現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理自己歸檔工作，因此導(dǎo)致了檔案管理的不完整性，很容易出現(xiàn)檔案遺漏的情況。

二、財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的重要性

（一）彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足

與其它類型的檔案管理相同，財(cái)政檔案管理也需要經(jīng)歷資料的收集、篩選、匯總、分類、整理、存儲(chǔ)等過程。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料通常是紙質(zhì)化的，并且從收集開始每個(gè)流程基本上都是人工操作的，這種情況下工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，工作效率偏低，需要大量的管理人員。這種模式不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，同時(shí)也浪費(fèi)了有限的存儲(chǔ)空間，具有很多弊端，由此可見無論是出于經(jīng)濟(jì)性的角度，還是出于實(shí)用性的角度，傳統(tǒng)的檔案管理模式都已經(jīng)嚴(yán)重落伍了，當(dāng)下必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與突破，提高財(cái)政檔案管理的效率。

（二）順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

21世紀(jì)是大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天信息量都在飛速增長，這也為檔案管理部門帶來了大量的管理工作。這對(duì)于單位有限的儲(chǔ)存空間來說是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時(shí)又增加了檔案分類整理的工作量。隨著信息技術(shù)的不斷普及，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入到了日常的檔案管理活動(dòng)中，信息載體由原先的紙張轉(zhuǎn)變成了電子檔案，同時(shí)檔案管理工作不僅僅局限于信息的儲(chǔ)存與保養(yǎng)，而是要更加關(guān)注檔案信息的利用效率，使得信息不僅可以得到妥善的保管，同時(shí)還能得到更加充分的引用，這些功能顯然是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的，由此可見現(xiàn)代化的檔案管理才是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理模式。

三、現(xiàn)代檔案管理模式完善對(duì)策

（一）管理技術(shù)的現(xiàn)代化

開展現(xiàn)代財(cái)政檔案管理模式，首先要對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)優(yōu)化，比如電腦、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備不斷更新，使其可以更好地服務(wù)于現(xiàn)代化的財(cái)政檔案管理工作。

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)的靈活運(yùn)用，可以簡(jiǎn)化財(cái)政檔案管理的流程，提高檔案管理的效率，比如可以通過計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類與編制，而不需要人工編寫。同時(shí)可以通過計(jì)算機(jī)軟件來在海量的檔案資料當(dāng)中搜索到目標(biāo)檔案，并且進(jìn)行跟蹤管理。這種檔案管理方式一方面節(jié)約了大量人力資源以及財(cái)政資源的支出，另一方面也使得檔案管理工作更加科學(xué)。單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)財(cái)政檔案管理硬件設(shè)施方面的投入，比如引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)放到系統(tǒng)等，加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)。與此同時(shí)也要完善軟件設(shè)施，比如完善的檔案檢索程序、檔案檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)字化管理平臺(tái)等。最后為了更好地使用信息化時(shí)代的發(fā)展需求，需要加快數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，對(duì)普通的檔案施行數(shù)字化管理，節(jié)約更多空間;對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)化和數(shù)字化雙保險(xiǎn)的管理方式，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

要想隨時(shí)隨地地完成財(cái)政檔案的檢索工作，必須要在檔案管理過程中引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以用以下幾個(gè)方面開展：首先，在單位內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，當(dāng)工作人員需要查找某個(gè)檔案的時(shí)候，不需要到檔案室親自查詢和調(diào)用，而是通過聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)來對(duì)本館保存的檔案進(jìn)行檢索，在線使用這些檔案等，這樣提高了檔案的利用效率。

其次每個(gè)部門之間應(yīng)當(dāng)聯(lián)網(wǎng)，方便不同部門通過互聯(lián)網(wǎng)分享檔案信息，加強(qiáng)了部門之間的合作，同時(shí)也方便了檔案的調(diào)取。

最后需要保證檔案的安全性。無論是局域網(wǎng)，還是互聯(lián)網(wǎng)，只要電腦與網(wǎng)絡(luò)相連接，資料就存在泄露的可能性。因此有必要根據(jù)密級(jí)程度對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行分類，并且采用不同程度的加密技術(shù)。這種措施保證了檔案信息不會(huì)被黑客竊取。

3.微縮技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式既占據(jù)了較大的空間，同時(shí)也不便于及時(shí)查找。隨著微縮技術(shù)的出現(xiàn)與廣泛運(yùn)用，這個(gè)問題可以迎刃而解。利用微縮技術(shù)對(duì)原材料進(jìn)行處理，用攝影的方式將材料當(dāng)中記載的數(shù)據(jù)復(fù)制到感光材料商，并且進(jìn)行后續(xù)的加工使其成為萎縮產(chǎn)品。經(jīng)過微縮之后的文件體積遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于原件，原先占據(jù)了幾萬卷的檔案也只要兩個(gè)檔案柜就可以解決，在閱讀的時(shí)候可以通過放大技術(shù)來對(duì)內(nèi)容放大，既方便又省事。通過微縮技術(shù)的運(yùn)用，一方面可以保持檔案原有的面貌，同時(shí)也延長了檔案使用的壽命。在條件允許的情況下，可以通過數(shù)字化處理方式將這些文檔信息刻錄到光盤或者U盤當(dāng)中，直接插入電腦就能使用。

（二）管理觀念的現(xiàn)代化

完善現(xiàn)代財(cái)政檔案管理模式，不僅需要提高檔案管理的技術(shù)手段，更需要更新檔案管理的理念。首先單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理不僅是對(duì)儀器的使用，更是對(duì)人的管理。檔案管理工作需要人來操作，離開了人工作則無法完成。因此需要在檔案管理工作中更多地引入開發(fā)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，由原先被動(dòng)開展管理轉(zhuǎn)向主動(dòng)管理，不斷改進(jìn)自己的工作質(zhì)量，同時(shí)要能準(zhǔn)確把握國家各種政策規(guī)定，能夠更好地預(yù)見檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，這樣才能不斷創(chuàng)新管理工作，使得檔案管理可以與時(shí)俱進(jìn)。

四、結(jié)束語

財(cái)政檔案的管理質(zhì)量影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策，關(guān)乎著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向，因此采用現(xiàn)代化的方式來進(jìn)行檔案管理，對(duì)提高檔案管理的效率和質(zhì)量具有十分重要的作用。與此同時(shí)，在開展現(xiàn)代檔案管理工作的時(shí)候，不僅需要關(guān)注先進(jìn)技術(shù)的引入，更需要更新傳統(tǒng)的管理理念，注重人才的培養(yǎng)，使檔案管理工作能夠?qū)ι鐣?huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到更大的作用。

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