摘 要：隨著信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理的方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，能夠打破傳統(tǒng)的管理模式，提高工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在數(shù)字化背景下，數(shù)字化管理模式和處理技術(shù)的全面推行，使得聲像檔案數(shù)量不斷增加，載體形式也不斷更新和變化，進(jìn)一步加強(qiáng)了聲像檔案信息開發(fā)利用的廣度與深度，為聲像檔案管理工作的開展提供了便利的條件。本文就對數(shù)字化背景下聲像檔案管理問題進(jìn)行分析，并試探性地提出幾點(diǎn)有效對策，以便相關(guān)人士借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 聲像檔案管理 問題 對策

聲像檔案作為一種特殊的檔案載體，其具有再現(xiàn)、直觀、鮮活、生動和形象的特點(diǎn)，是檔案管理中的重要內(nèi)容。聲像檔案主要是指個(gè)人、社會組織和國家機(jī)構(gòu)利用特殊載體材料和專門器械來進(jìn)行軍事、教育、文化、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)和政治等活動，借助聲音、圖像和文字等形式，對檔案信息加以記錄，具有藝術(shù)價(jià)值和參考憑證的作用[1]。目前如何將聲像檔案的資源優(yōu)勢加以充分發(fā)揮，有效開發(fā)利用聲像檔案信息，優(yōu)化聲像檔案數(shù)字化管理，已經(jīng)成為社會各界的重要研究課題。

一、傳統(tǒng)聲像檔案管理中存在的問題

對于傳統(tǒng)的聲像檔案管理而言，其存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案管理體系不健全。構(gòu)建檔案管理體系的主要目的是實(shí)現(xiàn)聲像檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)功能，如查閱、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、整體、鑒別和收集等，該體系的組成模塊包括管理工具、系統(tǒng)維護(hù)、信息管理和業(yè)務(wù)管理。其中系統(tǒng)是提供系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核、檔案采集和目錄整理的功能，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人客戶端，保證檔案管理工作的快捷性與高效性。但是如果采用傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式，則需要形成該系統(tǒng)化的模式，易出現(xiàn)管理混亂、保管不全和歸檔不完整等問題，影響聲像檔案的利用保管和檔案的完整。

二是投入成本大。傳統(tǒng)的聲像檔案管理往往需要借助不同部門物力與人力的投入，成本投入過高，這樣會在一定程度上增加企業(yè)的管理費(fèi)用，降低長期管理的可行性[2]。大部分企業(yè)為了降低自身的成本，多采用具有較差保管條件的管理模式，如在文書柜內(nèi)存放聲像檔案，不僅缺乏防磁、恒溫和恒濕等保存要求，還易與其他檔案混存，導(dǎo)致磁帶受損、底片粘連變質(zhì)、膠片褪色和照片變黃老化等，影響聲像檔案的利用和長期保存，不利于聲像檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三是重復(fù)的工作環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的聲像檔案管理過程中，需要通過不同部門采用不同的管理方式和技術(shù)復(fù)操作進(jìn)行作業(yè)，這樣往往會導(dǎo)致工作環(huán)節(jié)的重復(fù)性，增加管理工作的負(fù)擔(dān)。同時(shí)如果由單一部門進(jìn)行聲像檔案管理工作，則無法獨(dú)立完成特有的聲像技術(shù)內(nèi)容，難以對其完整歸檔進(jìn)行及時(shí)和統(tǒng)一管理，致使聲像檔案的保存相對分散，基層檔案室的聲像檔案不夠完整與齊全，出現(xiàn)檔案流失情況，降低聲像檔案的利用率。

二、數(shù)字化背景下聲像檔案管理的有效對策

（一）聲像處理的數(shù)字化

聲像處理的數(shù)字化能夠在一定程度上減少所在的數(shù)字化空間，直接用于編輯和播放等用途，便于進(jìn)行多種備份處理。隨著電子產(chǎn)品的不斷更新與升級，傳統(tǒng)的讀取設(shè)備難以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求，因此聲像檔案保存單位應(yīng)設(shè)置具備讀取功能的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，需要對聲像檔案的播放設(shè)備進(jìn)行同步維護(hù)和配置，采用數(shù)字化的聲像處理。這樣能夠確保可識別圖像與聲音實(shí)現(xiàn)跨播放工具、跨操作系統(tǒng)和跨存儲媒介的保留與再現(xiàn)，促進(jìn)聲像檔案管理工作的順利實(shí)施。

（二）歸檔的數(shù)字化

檔案歸檔應(yīng)保證文件材料的系統(tǒng)性、完整性以及收集齊全，歸納技術(shù)文件應(yīng)有鑒定小組加以鑒定，確定保管期限和密級后由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查簽字，從而保證其精煉、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和齊全[3]。因此聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)采集，結(jié)合視頻類、音頻類和圖片類性形態(tài)構(gòu)建歸數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)體系來處理各種影像、聲音、圖表和文字等信息數(shù)據(jù)，將媒體信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，然后進(jìn)行加工、傳輸和存儲等。

（三）保管的數(shù)字化

由于流態(tài)化的聲像檔案主要是以利用率高低為依據(jù)，存儲于離線數(shù)據(jù)流磁帶庫、近線數(shù)據(jù)流磁帶庫和在線磁盤陣列，因此企業(yè)在聲像檔案數(shù)字化管理工作中，需要對管理設(shè)計(jì)與技術(shù)應(yīng)用加以充分重視，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組來研究聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)和界定等，明確數(shù)字化和人員分工的標(biāo)準(zhǔn)及原則，科學(xué)制定數(shù)字化工作的時(shí)間表，有效解決聲像檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題。同時(shí)應(yīng)定期轉(zhuǎn)存處理、復(fù)制和倒帶數(shù)字化聲像檔案，磁性載體檔案（錄像錄音帶等）的復(fù)制時(shí)間為十年一次，倒帶間隔為四年一次，而光盤等數(shù)字存儲載體的轉(zhuǎn)存時(shí)間是四年一次，原盤保留時(shí)間至少超過四年。值得注意的是，在實(shí)際管理過程中，應(yīng)采用數(shù)字形式存儲和多重備份永久保存的聲像檔案，利用照片沖洗形式來保存具有歷史意義和珍貴價(jià)值的數(shù)碼照片。

（四）數(shù)據(jù)庫編目

企業(yè)在進(jìn)行聲像檔案的數(shù)字化管理過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫編目工作，采用一件為單位的形式來著錄歸檔文件目錄，嚴(yán)格按照保管期限來編制件號，從而充分發(fā)揮出相應(yīng)的檔案檢索功能記錄，確保管理工作的正常進(jìn)行。一般聲像檔案的歸檔文件目錄內(nèi)容包括形成時(shí)間、來源、責(zé)任者、題名、件號、保管期限、年度、類別代碼和全宗號等，因此需要以此為依據(jù)進(jìn)行對應(yīng)的目錄設(shè)置[4]。編目工作是聲像檔案管理工作中的重難點(diǎn)，只有管理人員做好著錄編目工作，利用者才能快速查找所需的資料，有效體現(xiàn)數(shù)字化的意義與價(jià)值。

結(jié)束語：

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的聲像檔案管理由于投入成本大、檔案管理體系不健全和工作環(huán)節(jié)重復(fù)等問題的影響，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理的發(fā)展需求，不利于聲像檔案管理工作的順利開展。因此在數(shù)字化背景下進(jìn)行聲像檔案管理工作時(shí)，需要保證聲像處理、歸檔和保管的數(shù)字化，科學(xué)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫編目工作，充分發(fā)揮出載體的特征和作用，了解其管理的實(shí)效性和創(chuàng)新意義，全面推行數(shù)字化的管理模式和處理技術(shù)，才能有效實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化管理，提高管理的質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉江. 數(shù)字化背景下聲像檔案管理工作的項(xiàng)目研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，03：73-74.

[2]馬麗，程俊睿，武有福. 數(shù)字化背景下高校聲像檔案的管理與利用探析[J]. 黑龍江史志，2015，01：278+280.

[3]連穎. 歷史紀(jì)錄片創(chuàng)作需求視角下的聲像檔案管理問題探討[J]. 檔案學(xué)通訊，2014，05：87-90.

[4]梁驍. 高校聲像檔案數(shù)字化管理策略研究[J]. 傳承，2016，01：112-113.

（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司潮州供電局

廣東潮州市 521000）