摘 要：做好檔案管理基礎(chǔ)工作能有效促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性以及提高檔案的利用效率，同時(shí)也是推進(jìn)現(xiàn)代化檔案工作順利開(kāi)展的重要途徑?；诖?，本文就縣人事局檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀進(jìn)行了相關(guān)分析，并有針對(duì)性地提出加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的建議措施，旨在提高檔案管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量水平，更好地推進(jìn)現(xiàn)代檔案工作建設(shè)，進(jìn)而確保各企事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；措施

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理過(guò)程中不可或缺的重要內(nèi)容，主要指對(duì)檔案的分類整理、裝訂、歸檔、查詢以及銷毀等工作。隨著學(xué)習(xí)技術(shù)的日新月異，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能很好的滿足現(xiàn)代工作的需求，檔案管理基礎(chǔ)工作也是如此。因此，想要切實(shí)提高檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量水平就必須對(duì)當(dāng)前管理模式進(jìn)行優(yōu)化、改革，使其不斷完善，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理工作水平的提升。

1、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理基礎(chǔ)工作重視力度不夠

在科學(xué)信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為單位各方面的發(fā)展都創(chuàng)造了有利條件。當(dāng)前，許多單位都比較注重檔案管理工作的信息化建設(shè)，然而對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重視力度卻不夠。這就導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出錯(cuò)，其中信息丟失問(wèn)題最為突出，不利于于當(dāng)前工作的開(kāi)展，同時(shí)也會(huì)對(duì)今后工作造成一定影響。由于一些單位對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在日常工作中隨意對(duì)待，沒(méi)有安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，致使檔案管理基礎(chǔ)工作不能有序開(kāi)展。

1.2檔案管理分類不合理

檔案管理分類工作是檔案管理基礎(chǔ)工作中不容忽視的重點(diǎn)內(nèi)容，如果檔案分類缺乏科學(xué)合理性，就會(huì)影響到后續(xù)的檔案管理工作，主要是檔案的查找。當(dāng)前許多單位的檔案分類存檔工作存在許多不足之處，比方說(shuō)主要按照時(shí)間進(jìn)行分類，并未按照內(nèi)容細(xì)分，就導(dǎo)致一些時(shí)間不明確的檔案信息檢索方面存在困難。檔案分類存檔存在缺乏合理性，通常會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間去查找檔案信息，不利于工作效率的提高。

1.3檔案編號(hào)缺乏規(guī)范性

檔案編號(hào)也是檔案管理基礎(chǔ)工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，規(guī)范合理的檔案編號(hào)有利于檔案信息的存檔及查找。傳統(tǒng)的檔案標(biāo)號(hào)方式缺乏一定的規(guī)范性，導(dǎo)致時(shí)間比較久遠(yuǎn)的檔案由于內(nèi)容比較多，且大多數(shù)信息都沒(méi)有編制目錄，所以很難及時(shí)準(zhǔn)確地找到所需信息，就算找到一卷檔案也要花費(fèi)一定時(shí)間去查找具體信息。

1.4檔案檢索效率不高

當(dāng)前，單位檔案管理工作信息化建設(shè)已成為一種必然趨勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)主要是指借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)單位檔案工作進(jìn)行管理。檔案管理信息化建設(shè)需要經(jīng)歷一個(gè)過(guò)渡階段，就是將以前檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，從而有效提升單位檔案管理工作的效率。但在實(shí)際工作中，由于以前傳統(tǒng)檔案管理模式遺留的問(wèn)題，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)影響，一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案信息缺乏完整性，出現(xiàn)檔案信息丟失等問(wèn)題。將這些檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，由于沒(méi)有對(duì)這些信息進(jìn)行相應(yīng)地標(biāo)注，當(dāng)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索時(shí)，往往很難找到滿足條件的信息。

1.5高素質(zhì)檔案管理人員缺乏

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展及科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)人才需求方面提出了更高要求。事業(yè)單位無(wú)論是檔案管理基礎(chǔ)工作還是檔案管理信息化建設(shè)，都需要專業(yè)的人才來(lái)進(jìn)行。從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀分析來(lái)看，管理人員應(yīng)具備過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、較強(qiáng)的管理能力以及快速接受新知識(shí)、新事物的能力。這有這樣高素質(zhì)人才才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作人才方面的需求。然而，目前許多事單位的檔案管理工作人員的整體年齡層次偏高，這在一定程度上影響了檔案信息管理水平。許多年齡偏大的工作人員接受新檔案管理知識(shí)以及系統(tǒng)的能力有限，因此很難提高檔案管理工作的質(zhì)量水平。

2、完善檔案管理基礎(chǔ)工作的建議措施

2.1加大檔案管理基礎(chǔ)工作的重視力度

檔案信息是在單位日常工作中形成的，記錄了單位工作過(guò)程中的絕大部分重要信息。所以，從某種意義上來(lái)說(shuō)檔案管理工作也可以看作單位管理的縮影，對(duì)單位日常工作能夠提供有價(jià)值的信息參考。檔案管理水平也在一定程度上反應(yīng)了單位的整體管理水平。想要切實(shí)提高單位檔案管理工作質(zhì)量水平，做好檔案管理基礎(chǔ)工作是關(guān)鍵。因此，單位檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身檔案管理意識(shí)，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，為后續(xù)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員應(yīng)恪盡職守做好自己本職工作，確保一份檔案信息處理的規(guī)范化，預(yù)防檔案信息的丟失和破壞。

2.2提高檔案管理工作人員素質(zhì)

在單位檔案管理基礎(chǔ)工作過(guò)程中，工作人員最能發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。因此，工作人員素質(zhì)是決定檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量水平的重要影響因素。針對(duì)當(dāng)前單位檔案管理工作人員年齡結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題。單位應(yīng)當(dāng)采取以下兩方面措施：首先，應(yīng)改善案管理工作隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)。單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求，引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識(shí)的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。同時(shí)通過(guò)引進(jìn)一批年輕的檔案管理工作人員還能增加檔案管理工作隊(duì)伍的活力。其次，單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)工作。單位應(yīng)聘請(qǐng)高素質(zhì)人才或者經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員向他們傳授一些新的檔案管理知識(shí)，不斷提高人員素質(zhì)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。

2.3完善檔案管理信息系統(tǒng)

完善檔案管理信息系統(tǒng)是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，也是社會(huì)發(fā)展的必然需求。完善檔案管理信息系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)途徑：一是不斷完善檔案信息的檢索系統(tǒng)。在檔案信息分類儲(chǔ)存過(guò)程中應(yīng)盡可能對(duì)將信息詳細(xì)分類，不斷完善檢索內(nèi)容，做到檢索關(guān)鍵詞、時(shí)間及主題詞明確，提高檔案信息檢索效率。二是做好檔案信息的分類工作，分類不合理將難以進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索。在信息輸入中避免使用一些代號(hào)、縮寫(xiě)、縮略詞等等，并且題名的長(zhǎng)度需要控制，最好不要超過(guò)20個(gè)字，這樣便于檢索。

3、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不但發(fā)展，單位檔案管理信息化將成為一種必然趨勢(shì)，但這并不意味著檔案管理基礎(chǔ)工作不作用。相反，檔案管理信息化程度越高，檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性就越發(fā)突出。因此，單位應(yīng)針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀，采取積極有效地措施不斷對(duì)其進(jìn)行完善。

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