【摘 要】精益思想是從精益生產(chǎn)中提煉出的系統(tǒng)理論，作為一種普遍的管理思想在生產(chǎn)與服務(wù)領(lǐng)域廣泛地傳播和應(yīng)用，其實(shí)質(zhì)是消滅浪費(fèi)，創(chuàng)造價(jià)值。將此思想引入高校的教務(wù)管理工作中，對(duì)其工作流程進(jìn)行優(yōu)化，打造科學(xué)有效的教務(wù)管理模式，必將提高教務(wù)管理水平，進(jìn)而提高高校的教學(xué)水平和在同行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

【關(guān)鍵詞】精益思想 精益生產(chǎn) 教務(wù)管理 流程優(yōu)化

一、精益思想的內(nèi)涵

精益思想是從日本豐田公司的精益生產(chǎn)中提煉出的系統(tǒng)理論。精益生產(chǎn)是美國(guó)麻省理工學(xué)院的專家通過(guò)對(duì)日本等國(guó)汽車工業(yè)的生產(chǎn)管理方式進(jìn)行調(diào)查研究后總結(jié)出來(lái)的生產(chǎn)方式，在日本稱為豐田生產(chǎn)方式。精益生產(chǎn)的定義是：通過(guò)持續(xù)改進(jìn)措施，識(shí)別和消除所有產(chǎn)品和服務(wù)中的浪費(fèi)（非增值型作業(yè)）的系統(tǒng)方法。其本質(zhì)是持續(xù)改進(jìn)，并注重人的培養(yǎng)。

精益思想是在精益生產(chǎn)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，其核心就是杜絕一切形式的浪費(fèi)，盡可能地以較少的人力、較少的設(shè)備、較短的時(shí)間和較小的場(chǎng)地創(chuàng)造出盡可能多的價(jià)值。精益思想發(fā)展到今天，不僅僅是一個(gè)方法、一種生產(chǎn)方式，更是一個(gè)思想、一種管理理念。

二、高校教務(wù)管理工作的現(xiàn)狀及流程特點(diǎn)

隨著高等教育大眾化進(jìn)程逐步深入，高校之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，有效的教務(wù)管理是確保高校教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保教學(xué)質(zhì)量，提高辦學(xué)效益，實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)人才培養(yǎng)目標(biāo)的保證。由于高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大以及教育資源的相對(duì)短缺，傳統(tǒng)教務(wù)管理模式愈益難以適應(yīng)當(dāng)前高等教育的發(fā)展需要，諸多弊端日益凸顯，這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題嚴(yán)重影響了高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的提高。

第一，強(qiáng)調(diào)管理職能，缺乏服務(wù)理念。大多數(shù)管理部門職能定位于自上而下由管理者到被管理者的單向性、被動(dòng)式的管理。很少考慮被管理者（師生）的意愿和需要，只重視指揮、檢查、控制等管理職能，忽視服務(wù)、指導(dǎo)、咨詢等職能。出發(fā)點(diǎn)是保證所謂“正?！钡慕虒W(xué)秩序，強(qiáng)調(diào)師生如何接受管制，較少考慮如何提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來(lái)保證教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第二，院系兩級(jí)管理，行政化程度高。部分工作業(yè)務(wù)在職能部門間存在交叉重疊，缺乏有效合理的協(xié)調(diào)與街接，在一定程度上停留在職能化管理的模式上，還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)流程化管理。教務(wù)管理人員有時(shí)會(huì)依據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行處理，管理過(guò)程往往比較隨意，控制松散，當(dāng)人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)將直接影響部分工作的處理程序。院級(jí)教務(wù)管理部門著眼于全院的整體工作，對(duì)各系級(jí)單位往往采取“一刀切”的管理模式，未能考慮各系的具體情況，對(duì)工作的安排僅限于整個(gè)學(xué)期各項(xiàng)工作的時(shí)間安排，輔以定期催繳。各系級(jí)單位只能是機(jī)械地按時(shí)完成各項(xiàng)繁雜的任務(wù)，忙得焦頭爛額，無(wú)暇創(chuàng)新及自我充電。

第三，缺乏完善的管理制度和工作流程、工作方法。大多數(shù)高校連一部較完整的學(xué)校章程都沒(méi)有，缺乏系統(tǒng)的制度體系，沒(méi)有一套基于科學(xué)、規(guī)范的管理機(jī)制，校長(zhǎng)和教師都沒(méi)有可遵循的依據(jù)，只好憑經(jīng)驗(yàn)辦事，跟著感覺(jué)走[3]。沒(méi)有一套完善的工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，造成各部門的工作重點(diǎn)和工作方法各異，數(shù)據(jù)、表格匯總時(shí)也常出現(xiàn)問(wèn)題。

三、流程優(yōu)化原則

在教務(wù)管理工作中，良好的管理和教育教學(xué)效果與高質(zhì)量的業(yè)務(wù)流程存在著必然的聯(lián)系。為了優(yōu)化管理流程，首先需要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和規(guī)范。目前高校教務(wù)管理中的主要問(wèn)題是工作量大，信息量大，頭緒多，工作復(fù)雜，而且工作負(fù)荷不均衡，期初、期中和期末教學(xué)人員極為忙碌，管理服務(wù)跟不上學(xué)生和教師教學(xué)需要，這種工作負(fù)荷上的不均衡難以用增加人手來(lái)解決。其結(jié)果是造成學(xué)生、教師對(duì)教務(wù)管理部門滿意度低。要想從根本上解決這些問(wèn)題，必須對(duì)教務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化。

第一，以業(yè)務(wù)流程為核心，通過(guò)對(duì)重點(diǎn)工作事項(xiàng)進(jìn)行優(yōu)化，突出關(guān)鍵業(yè)務(wù)，減少?zèng)]有價(jià)值的業(yè)務(wù)，以達(dá)到提高管理效率和管理水平的目的。消除流程內(nèi)無(wú)用的活動(dòng)，消除過(guò)量產(chǎn)出，消除等待時(shí)間，消除重復(fù)的活動(dòng)，盡量減少跨部門的協(xié)調(diào)。跨部門的協(xié)調(diào)浪費(fèi)了大量的時(shí)間和成本，不斷進(jìn)行的協(xié)調(diào)會(huì)議說(shuō)明了這一點(diǎn)。對(duì)流程進(jìn)行整合，把多個(gè)人從事的活動(dòng)合并為一個(gè)人的工作是可能的。讓一個(gè)人完成一系列的簡(jiǎn)單任務(wù)，可以大大加快組織里物流和信息流的速度，減少?gòu)囊粋€(gè)人轉(zhuǎn)交給另一個(gè)人時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤的可能。

第二，以整體流程全局最優(yōu)為目標(biāo)，注重整體工作質(zhì)量，設(shè)計(jì)和優(yōu)化流程中的各項(xiàng)活動(dòng)，盡可能減少無(wú)效的活動(dòng)，以最小的資源達(dá)到最好的管理效果。對(duì)教務(wù)管理的每一項(xiàng)流程都責(zé)任到人，制定相應(yīng)的符合實(shí)際的、可操作的規(guī)范，盡量減少人為因素的作用。

3、突出對(duì)人的培養(yǎng)，樹立持續(xù)改進(jìn)的意識(shí)。應(yīng)用精益思想對(duì)教務(wù)管理進(jìn)行流程優(yōu)化，就是在教務(wù)管理中樹立以人為本的理念，注意激勵(lì)和發(fā)揮教師和管理人員的積極性和創(chuàng)造性。越是一線的員工，對(duì)其負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容越熟悉，也最容易找出更優(yōu)的工作方法。雖然業(yè)務(wù)內(nèi)容是固定的，但是業(yè)務(wù)流程是可以持續(xù)改進(jìn)的，在逐學(xué)期不斷重復(fù)的業(yè)務(wù)過(guò)程中查找問(wèn)題并進(jìn)行解決，并及時(shí)完善到業(yè)務(wù)流程中。把“人”的智慧和管理創(chuàng)新的成果留在業(yè)務(wù)流程中，使之成為能夠自我完善與更新，一直能夠代表最先進(jìn)生產(chǎn)力水平的“指揮棒”。

4、制定合理有效的規(guī)章制度作為保障。根據(jù)教務(wù)管理工作的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出一套科學(xué)合理、行之有效的規(guī)章制度體系，包括教學(xué)運(yùn)行管理、學(xué)籍管理、專業(yè)和課程建設(shè)管理、教材管理、實(shí)驗(yàn)室教學(xué)管理以及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)價(jià)管理等方面，使教務(wù)管理工作有“法”可依、有章可循，真正做到依“法”治校、依“法”治教、依“法”治學(xué)，使教學(xué)工作井然有序、規(guī)范高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)分工和職責(zé)寫出具體的操作要求和責(zé)任書，確保每個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限明確分配與真正落實(shí)。

四、精益思想應(yīng)用于教務(wù)管理的意義

教務(wù)管理工作影響著整個(gè)教學(xué)過(guò)程的有序運(yùn)行，而這些管理工作的成效離不開(kāi)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計(jì)。在教學(xué)運(yùn)行中抓住影響教學(xué)質(zhì)量的若干關(guān)鍵環(huán)節(jié)或主要因素，采取有效措施予以改進(jìn)，不斷推進(jìn)管理創(chuàng)新，不斷追求提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的一種教務(wù)管理模式。筆者認(rèn)為，教務(wù)管理工作內(nèi)容涉及面廣，類似于工廠中的調(diào)度員，所以引入生產(chǎn)企業(yè)中精益生產(chǎn)的思想對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，將企業(yè)中先進(jìn)的管理思想與高校教務(wù)管理實(shí)際相結(jié)合，必將成為高校提升教務(wù)管理水平的一條有效途徑。

以我院為例，教務(wù)管理工作往往涉及多個(gè)部門和管理崗位，為了從各個(gè)管理崗位紛繁復(fù)雜的事務(wù)中梳理出一條清晰的流程我們首先對(duì)其中的核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)工作之間的目的性、關(guān)聯(lián)性進(jìn)行認(rèn)真梳理和歸類，并將工作業(yè)務(wù)與學(xué)院相關(guān)管理制度、管理規(guī)定進(jìn)行對(duì)應(yīng)，為具體工作任務(wù)制定出一個(gè)詳細(xì)的執(zhí)行步驟和程序，最終形成一個(gè)流程，其中按照時(shí)間順序列出一個(gè)學(xué)年中各項(xiàng)業(yè)務(wù)的名稱、目的和意義、開(kāi)始和完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、具體的操作方法等內(nèi)容。

第一，有助于提高教務(wù)管理水平。精益管理要求加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，強(qiáng)調(diào)過(guò)程管理及過(guò)程控制，這有助于高?？朔虅?wù)管理的主觀性與隨意性，走上科學(xué)管理的道路。

第二，有助于提高教務(wù)管理效率。圍繞著教學(xué)精益管理的科學(xué)體系，教師可以有序與有效地開(kāi)展各類教學(xué)活動(dòng)，管理人員能夠有章可循地按時(shí)按量完成各項(xiàng)規(guī)定的工作，減少了冗余的溝通，大大提高教務(wù)管理效率。

第三，有助于提高同行競(jìng)爭(zhēng)力。培養(yǎng)高質(zhì)量人才是高校教務(wù)管理的根本目標(biāo)?；诰嫠枷氲墓芾硎且环N質(zhì)量管理模式，有助于推動(dòng)高校根據(jù)自身實(shí)際情況建立教學(xué)質(zhì)量保障體系，形成內(nèi)部良好的自我完善機(jī)制，以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量不斷鞏固和提高，同時(shí)不斷滿足學(xué)生、家長(zhǎng)和用人單位對(duì)教育教學(xué)服務(wù)的需求，從而提高同行競(jìng)爭(zhēng)力。

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