徐文靖

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 隨著國有企業(yè)深化改革，企業(yè)秘書的地位得以凸顯，企業(yè)賦予秘書的職責不斷強化和擴大。作為國企秘書，必須找準角色定位，努力提高職業(yè)素養(yǎng)，完備自身知識結(jié)構(gòu)，自覺融入大局，才能系統(tǒng)、有效地發(fā)揮秘書職能。

關(guān)鍵詞 國企 秘書 有效職能

隨著中國改革開放的日益深入和現(xiàn)代國企的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的競爭越來越激烈。參與企業(yè)主體工作的秘書，其職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到企業(yè)工作水平，并對企業(yè)決策有著相當?shù)挠绊憽?/p>

一、現(xiàn)代國企對秘書職能轉(zhuǎn)化的要求

（一）從傳統(tǒng)技能型向智能型轉(zhuǎn)化

我們今天已經(jīng)屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，信息技術(shù)給我們的生活以及方方面面的都帶來了翻天覆地的變化。在這個信息技術(shù)發(fā)展的大背景下，我們對秘書工作的要求也越來越高，秘書素質(zhì)要跟隨時代的潮流，要在掌握齊備的專業(yè)基礎(chǔ)知識和理論知識的基礎(chǔ)上，主動積極地學習計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)，提高科技含量。此外，秘書還要充分了解其工作的企業(yè)的具體經(jīng)營情況，只有在熟悉企業(yè)業(yè)務的情況下，結(jié)合國內(nèi)外經(jīng)濟動向，才能在工作中出色地完成任務，協(xié)助管理。最后，一個優(yōu)秀的秘書應該要掌握一門外語和必要的外貿(mào)和涉外知識以及相關(guān)的法律法規(guī)。這是屬于從傳統(tǒng)的技能型向智能型轉(zhuǎn)化的過程。這樣的秘書將屬于智能型群體，使對企業(yè)發(fā)展十分重要的主力軍之一。

（二）從事務性服務向信息化服務轉(zhuǎn)化

信息已成為當今世界資源的重要組成部分，能否捕捉到核心信息是社會活動效率的關(guān)鍵因素，信息收集和整理是秘書工作的重中之重。作為一名優(yōu)秀的秘書，就應該發(fā)揮好其輔助領(lǐng)導決策的作用，輔助領(lǐng)導決策要求秘書首先要掌握本企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的具體情況，做好市場調(diào)查工作，把各方面有效的數(shù)據(jù)和信息搜集起來，并有效地進行歸類整理，以供領(lǐng)導決策提供必要的參考。這是一個現(xiàn)代秘書必須具有的素質(zhì)的體現(xiàn)。具體來說，以下幾點能力是評判一位秘書是否具有職業(yè)素質(zhì)和能力的標準。第一，信息獲取能力。優(yōu)秀的秘書能夠快速高效地利用身邊一切資源，建立信息渠道，全面地搜集信息；第二，信息選擇能力。除了搜集大量的信息，還要對信息進行理解和判斷，把握不同信息的價值，對其進行分類整合；第三，信息預測能力。秘書要根據(jù)現(xiàn)有的信息和數(shù)據(jù)等資源做出自己的分析判斷，理性地預測今后的走向和發(fā)展趨勢；第四，信息運用能力，秘書要有開闊敏捷的思維，把自己的創(chuàng)意想法融入進信息處理的工作中，并能夠嫻熟靈活地把這些信息傳遞給他人。

（三）從被動輔佐向主動配合轉(zhuǎn)化

秘書同領(lǐng)導的關(guān)系，從管理方面來說，秘書屬于從屬地位，領(lǐng)導屬于決策的中心地位。因此，秘書要要根據(jù)領(lǐng)導的工作來展開自己的工作，在跟隨領(lǐng)導參加領(lǐng)導層的會議時，要主動參與研究問題活動中來，并提出相應的意見和看法，但這只是屬于參與發(fā)言而不是參與決策。同時，處理問題時，秘書要按照領(lǐng)導的要求來操作，不能以自己的意志來完成相關(guān)工作事宜，秘書的工作效率要得到保證，因為有效率的輔助將對領(lǐng)導決策產(chǎn)生很重要的推動作用，這關(guān)乎到系統(tǒng)是否順利運行的成敗。

二、現(xiàn)代國企秘書必須具備的職業(yè)素質(zhì)

（一）敢于創(chuàng)新，有與時俱進的銳氣

創(chuàng)新是事物的本源，也是事物得以進步的根本，創(chuàng)新引導著事物不斷地變化發(fā)展，而不至于呈現(xiàn)出與它以往相同的面貌。假如沒有了創(chuàng)新，事物的發(fā)展便成了一灘死水一般，驚不起一絲的漣漪。作為國企秘書，要具備超前意識，要有一股與時俱進的銳氣，要敢于突破常規(guī)，開拓創(chuàng)新。一是勇于一是要改變傳統(tǒng)的思維模式，突破常規(guī)，開拓視野。嘗試著用與傳統(tǒng)不同的思維和方式方法進行工作。二是要對制度進行創(chuàng)新，制度對于秘書的工作有一定的約束作用，更為創(chuàng)新、與時俱進的制度有助于秘書以更加積極地態(tài)度進行自己的工作。三是要對工作的方式進行創(chuàng)新，秘書除了協(xié)助領(lǐng)導做好自己的本職工作以外，還可以充分發(fā)揮自己的主觀能動性，活躍自己的思維，為企業(yè)的發(fā)展提出自己的策略，使枯燥死板的工作變得更加的有趣味=。四是要對服務的方式進行創(chuàng)新。時代在迅速的發(fā)展，所以對秘書的服務也提出了不一樣的要求。只有與時俱進，創(chuàng)新自己的服務方式才能提高秘書在工作中的效率。秘書工作者要樹立“終生學”的意識，及時掌握新的知識和技術(shù)，這樣就能做好國企的辦公室工作。

（二）擁有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力

秘書作為企業(yè)領(lǐng)導的左膀右臂，應具備協(xié)調(diào)事物的能力，也就是對企業(yè)內(nèi)部各個部門或者是員工之間的工作進行協(xié)調(diào)。還應當具備良好的溝通能力，秘書作為一個橋梁，連接著企業(yè)的上級與下級，只有做好指示和請示的傳達工作，才能在上級與下級、員工與員工之間形成一種和諧的共事關(guān)系。但是這個“橋梁”并不是簡單地做一個傳聲筒，秘書需要找準自己的位置，恪盡職守。對于領(lǐng)導某些欠缺妥當?shù)目紤]還要在適時、適地提出自己的見解，一切要從企業(yè)的利益出發(fā)。通過會議討論、進度安排等有效方法，使得各部門之間能夠有效配合，督促企業(yè)內(nèi)部部門達成一致目標。

（三）具備準確研究政策的能力

對國家政策的研究是國企秘書最突出的職責。對上級提出的企業(yè)經(jīng)營策略要弄清楚，搞明白，以便在實際的運用中能夠靈活的使用，而不至于照本宣科，畢竟現(xiàn)實生活中的企業(yè)經(jīng)營會遇到很多的突發(fā)狀況，這是很難提前預想到的。同時還要積極的展開市場調(diào)查，了解市場的真正需求所在，這樣有助于企業(yè)進行下一步的活動。企業(yè)的員工是企業(yè)順利運轉(zhuǎn)而必不可少的部分，所以作為秘書要協(xié)助領(lǐng)導重點關(guān)注企業(yè)員工員工的工作積極性。員工只有具備工作的熱情和激情，才能夠更為高效的完成企業(yè)的工作目標。

總而言之，秘書就是要為領(lǐng)導服務，作為一名合格的秘書，應當解放思想、與時俱進、不斷更新知識結(jié)構(gòu)，拓展知識層面，轉(zhuǎn)化知識能力，緊跟時代脈搏，不斷補充知識，并在工作實際中做到知識、思想方法和表達技能有機統(tǒng)一，多理解，多摸索，把自己的感想體會升華到理論知識，把自己所學的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為實際運用能力，就會有效發(fā)揮國企秘書的職能。

參考文獻：

[1] 王根生.現(xiàn)代企業(yè)制度下的核心信息工作[M].上海：上海出版社，2004.

[2] 姜玲，周明.培養(yǎng)秘書和諧素質(zhì)，提高秘書協(xié)調(diào)能力[J].西昌學院學報（社會科學版），2006（4）.