蔡建欽(福建師范大學閩南科技學院 福建 泉州 362332)

淺議獨立學院系部秘書的角色定位

蔡建欽
(福建師范大學閩南科技學院 福建 泉州 362332)

研究獨立學院系部秘書角色定位的目的在于糾正當前該崗位既不受重視，又要承擔過于繁重的工作任務的弊端，找到正確的崗位角色定位和更加適宜的管理與激勵辦法。本文介紹了獨立學院系部秘書工作的困境，分析了秘書的角色定位，并提出提高秘書工作水平、解決困境的舉措如下：提高工作水平、提升專業(yè)技能；提高關注程度，制定激勵政策。

獨立學院；系部秘書；角色定位

獨立學院是指歸于民辦高校范疇、進行本科及以上學歷教育的普通高校，與行政撥款建設的普通高等院校和以職業(yè)教育為主的高職院校都不相同。多數(shù)獨立學院中，為配合學校做好管理與教學工作，每個系部都會配備秘書以協(xié)助學校進行管理并為任課教師做一些教學輔助工作，因此，秘書成為獨立學院負責協(xié)調教學和行政工作的重要基層管理人員，在獨立學院的日常工作中具有舉足輕重的作用。

1.獨立學院系部秘書工作的困境

1.1 工作繁重、職責不明、不受重視

獨立學院最初配備秘書主要為了負責教學教務管理，但是隨著管理重心向一線傾斜，部分屬于學校教務處的工作逐漸由系部直接負責處理。同時，伴隨著全國高校的不斷擴張，獨立學院的招生情況也一年比一年多，然而固有的秘書卻沒有相應增加。一些獨立學院干脆將系部秘書當作了“管家婆”，不管是否屬于其職責范圍，都會盡數(shù)交由秘書完成，造成系部秘書工作量與日俱增。然而，盡管秘書在教學和行政工作中承擔了大量工作，卻很難得到應有的重視。當前獨立學院管理層的關注度都在一線教學崗位，對于秘書少有重視，甚至將秘書定位于教學的從屬和客體地位，僅僅只是教學的服務崗位。這種嚴重忽視系部秘書工作的態(tài)度極大地挫傷了秘書的工作積極性。

1.2 缺乏培訓、晉升無望

獨立學院系部秘書在上崗前往往不會接受系統(tǒng)的崗前培訓教育，縱使應聘者原本學習的專業(yè)與秘書專業(yè)毫無關聯(lián)，也得不到應有的專業(yè)培訓。絕大多數(shù)工作技能只能通過應聘者在日常工作中逐漸摸索，無法形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的條理機制，秘書工作水平始終停留在憑經驗辦事的低水平，這也使秘書工作的效率難以提高，工作量始終維持在一個超負荷的強度。不僅如此，由于缺乏重視，學校管理高層對于秘書崗位很少提供可以晉升的崗位，無論工作內容或者工作年限長短的變化都難以使在這一崗位上的人員得到向上發(fā)展的機會，這是影響秘書人員工作積極性的又一負面影響。

1.3 壓力巨大、隊伍不穩(wěn)

獨立學院系部秘書的工作橫跨教學和行政兩端，不僅工作內容瑣碎繁雜，且關聯(lián)眾多、責任重大，從教學管理角度來說，凡是與授課相關聯(lián)但又不由教師直接處理的工作全部歸秘書負責；從行政管理角度而言，凡是管理高層的行政命令又全都需要秘書下達并監(jiān)督執(zhí)行，如此繁重瑣碎的工作可謂千頭萬緒，秘書崗位上的工作人員不得不隨時處于多頭管理的狀態(tài)中，往往在身心俱疲的亞健康狀態(tài)帶病工作，既影響身心健康，又影響工作質量。

2.秘書的角色定位

2.1 教學輔助者

秘書由于自身橫跨教學和行政管理兩界的特殊性決定了其作為教學輔助者的特殊角色定位。首先，秘書需要參與日常教學工作。比如制定授課計劃、安排教學進度與時間，秘書需要提前安排好下學期各專業(yè)的授課計劃，聯(lián)絡并協(xié)調各任課教師確定教學進度、上課時間；每期開學時，有關的教學資料需由秘書發(fā)放到教師手中，包括教材、輔材、校歷、課表、學生名冊表等等；日常教學過程中出現(xiàn)停課、補課或調課時，秘書應提前進行溝通并安排好時間；根據(jù)不同專業(yè)統(tǒng)計各教師的授課量；系部的教學講座或開展相關活動時由秘書負責提前安排；學生臨近畢業(yè)時，有關選題、分組、答辯、檢查等環(huán)節(jié)由秘書先行安排。

其次，秘書需做好與教學相關的監(jiān)督檢查工作。比如例行的教學檢查；對日常授課的監(jiān)督；調查了解師生對學校管理事務的意見或建議并及時匯總、整理，上報領導或者與其他關聯(lián)管理單位或系部等做好溝通與信息反饋工作。

函數(shù)的知識貫穿整個初中數(shù)學學習階段的，學好函數(shù)，合理的將函數(shù)與相關知識結合起來，才能更好的掌握函數(shù)知識，達到運用函數(shù)知識解決問題的能力。比如代數(shù)式可以轉變?yōu)楹瘮?shù)式的表達方式，數(shù)列也可以用函數(shù)式表達出來，解圖形問題時，可以結合函數(shù)知識進行解析。同時利用圖形，可以更清晰的把解析式中的函數(shù)關系表現(xiàn)出來，減少了學生學習的難度。提升學生解題的積極性和準確率。

第三，秘書需做好與考試相關的輔助工作。比如安排好系部內的例行考試或測驗的時間、考場、監(jiān)考教師；及時將學生考卷收集并歸檔，做好成績單管理工作；學生畢業(yè)前夕，根據(jù)教務處的統(tǒng)籌安排，協(xié)助做好畢業(yè)生資格審核等工作。

2.2 行政事務管理者

首先，秘書需要做好學校管理高層交待的各項行政事務工作。比如對外接待工作，秘書應根據(jù)來訪人員的背景、行業(yè)歸屬等具體情況有針對性地介紹學校的建校歷史、專業(yè)特色、師資力量、教學內容、學習環(huán)境、學生成績及就業(yè)前景與實際就業(yè)等情況。此時的秘書擔負著宣傳窗口的任務，在遵循實事求是的原則下突出學校的辦學特色與優(yōu)勢專業(yè)，推廣學校的品牌并維護校方的聲譽等。其次，安排好會議、調研等各項工作的時間、場地。提前通知參與會議和調研工作的各方人員及時參會。第三，秘書需做好涉及行政事務的各類文件的上傳下達；做好各種教學通知的接洽、傳閱；辦公用品的接收、發(fā)放與管理工作；做好行政文件的收集、整理與歸檔等等。第四，秘書還需處理好日常各類突發(fā)事件，不僅涉及教師或學生對教學過程提出的意見和建議，也包括領導交辦的各種臨時性任務等。

2.3 參謀和調解者

一方面要為學校高層領導的行政或教學決策做好信息采集、匯總、上報工作，在需要參與決策的過程中根據(jù)實際工作經驗和了解到的教學與行政情況提供準確信息和恰當?shù)慕ㄗh供領導參考；有些領導兼有教學和行政雙重職責，秘書應當結合日常工作中掌握的教學與行政信息進行歸納提煉，將其中有助于提高教學質量和行政管理效率的建議及時上報給領導，擔當參謀的角色。

另一方面，秘書在日常工作中還有很重要的一部分工作就是協(xié)調與管理，即做好學生與教師之間、教師與教師之間、不同部門之間、系部領導和部門之間等的協(xié)調工作，促進系部教學和行政管理的和諧融洽；對于教師在工作中遇到的困難，秘書應盡其所能幫助解決，促進教學任務與計劃的順利完成；深入教師和學生中間了解他們的實際需求，為師生提供周全細致的管理服務。

3.提高秘書工作水平、解決困境的舉措

3.1 提高工作水平、提升專業(yè)技能

對于秘書崗位工作繁瑣、勞動強度大又不受重視這個問題，作為其從業(yè)人員應當一分為二地看待。誠然，獨立學院還沒有認識到系部秘書工作的重要性，但秘書自己不能因此就灰心喪氣，甚至因此看淡了前程。所謂“變壓力為動力”，瑣碎繁重的工作既是對工作者的重壓，也是一種考驗，在盡力應付這種工作的過程中，秘書自身受到的鍛煉遠比那些輕松崗位的工作者更多。當秘書在日復一日的艱苦勞動中磨煉自身的工作技能與水平時，也是在為未來走入更高的職業(yè)層次奠定基礎。在當前的獨立學院中，有部分系部秘書由于工作水平高、專業(yè)技能強而進入了教師的行列，也有部分在積累了足夠的工作經驗后進入其他行業(yè)，為自己開辟出一片職場新天地。秘書應當及時轉變思路，看到繁重工作帶來的鍛煉機會，以此促進自己職業(yè)素養(yǎng)的迅速提高，為將來的晉升機會做好準備。

3.1.2 找到壓力釋放渠道

現(xiàn)代社會生產生活中處處充滿壓力，秘書應當盡快找到適合自身的壓力釋放渠道，比如多與家人朋友傾吐心中的煩悶，或者以體育運動的方式發(fā)泄過于沉重的心理壓力，又或以外出旅游散心的形式排遣郁郁之氣等。同時應理性、客觀地看待自己的工作，積極尋找工作中的優(yōu)勢；對自己應當有正確的評價，不以獲取的物質報酬片面判斷自己的職業(yè)價值，端正職業(yè)態(tài)度。

3.1.3 加強學習，提高職業(yè)技能

盡管工作任務繁重，秘書也應當盡量抽出時間給自己“充電”，努力學習先進的管理理論和專業(yè)知識，尤其是計算機知識和互聯(lián)網(wǎng)技術，不斷提高電腦和網(wǎng)絡在管理工作中的應用比例，發(fā)現(xiàn)其中有用的輔助工具，減輕勞動強度。在實際工作中不斷總結經驗，找到教學管理工作的特點與規(guī)律，有前瞻性地預處理教學管理工作，使自己掌握工作的主動權，避免隨時處于被動應付工作的局面給心理帶來的消極、負面影響。

3.2 提高關注程度，制定激勵政策

對于學校高層管理者而言，若關注度過于側重于某一方面，比如一線教學崗位，盡管可能在某一短期內迅速提高教學質量，取得較為矚目的教學成績，但從長遠來看，卻并不利于學校整體、全面、可持續(xù)發(fā)展。獨立學院管理高層應當適時將關注重點的一部分放到秘書崗位，須知這一橋梁和紐帶式的崗位潛在的重要性較表面看到的多得多。如同一塊精美鐘表的準時運行并非僅僅依賴于表盤面上的三根細針，相反，表盤下看不到的大小齒輪才是保障運行的關鍵部分。秘書的工作正如同鐘表齒輪的重要作用，缺一不可。獨立學院的領導應當清醒地認識到這一點，從薪酬制度、養(yǎng)老醫(yī)療、福利待遇等各方面加強對秘書崗位的關注度，制定更加公平合理的激勵機制。對于秘書崗位的業(yè)績衡量問題，可以采取分類細化并定時確認的辦法制定出基礎標準、超出標準的額外工作根據(jù)內容與耗時長短計“點數(shù)”。具體操作時，根據(jù)每日工作內容與耗時長短逐項裁定，凡超出基礎標準外的工作項目按照對應的“點數(shù)”統(tǒng)計，至統(tǒng)計期末（可按月、季度、年度為一個統(tǒng)計周期），根據(jù)“點數(shù)”的合計量折算為一定的薪酬金額予以獎勵等。通過類似于以上獎勵機制的制定讓秘書崗位得到足夠的重視，展現(xiàn)更加廣闊的職業(yè)發(fā)展前景，使秘書感受到管理層的關懷，調動其工作的積極性。

4.結束語

獨立學院系部秘書作為教學和行政管理承上啟下的重要環(huán)節(jié)對于保障教學和行政工作的順利開展具有舉足輕重的作用。然而當前多數(shù)秘書崗位得不到應有的重視，在工作負擔極其沉重的現(xiàn)狀下不得不承受待遇低下的雙重壓力。改變秘書崗位“費力不討好”局面的關鍵在于領導層加強重視，制定更符合秘書實際工作情況的獎勵和激勵機制，在穩(wěn)定隊伍的同時提高工作積極性，開辟更為光明的職業(yè)前景。

［1］喬淑娟.獨立學院教學秘書的角色定位及其能力培養(yǎng)[J].產業(yè)與科技論壇，2011（14）：11.

［2］徐慶.高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀與建設的思考[J].文教資料，2009（35）：27.

［3］張曉梅，賴劍明.高校院系教學秘書的素質和能力探討[J].教育與職業(yè)，2007 （18）：19.

［4］李新艷.淺談民辦高校教學秘書隊伍建設[J].民辦高等教育研究，2012（3）：23.

The purpose of the study about role orientation of independent college department’s secretary is going to correct the problem of the despise and the heavy work tasks about this position,and to find the correct role orientation of this position and more suitable management and incentive measures.This paper introduces the plight of the secretary of the independent college department,analyzes the role orientation of the secretary,and puts forward the measures to improve the level of the work of the secretary and to solve the problems are as follows:improve the level of work,improve the professional skills,improve the degree of attention,develop incentive policies.

Independent College;Department Secretary;Role orientation

蔡建欽（1975.7—），女，莆田人，本科學歷，研究方向為教育教學管理。

G647

A

2095-7327（2016）-04-0114-02