邊麗君　河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣政務(wù)服務(wù)中心

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探析檔案管理工作的一些合理化建議

邊麗君河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣政務(wù)服務(wù)中心

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項(xiàng)工作的開展，自覺做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的管理，按照上級(jí)頒發(fā)的專門檔案管理辦法和各自的行業(yè)規(guī)范，遵循各專門檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)它們之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供信息資源，為增強(qiáng)單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理合理建議檔案工作

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作

檔案工作是事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負(fù)責(zé)、對職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件，在生活上關(guān)心、工作上關(guān)注、政治上關(guān)愛檔案人員，重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的生機(jī)和活力，真心實(shí)意幫助檔案工作者解決實(shí)際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性得到更好發(fā)揮。

二、收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，對檔案形成的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好事業(yè)單位檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。

三、檔案集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是事業(yè)單位檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對事業(yè)單位檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理有三層含義一是檔案實(shí)體集中，事業(yè)單位各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

四、提出對檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時(shí)間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機(jī)關(guān)某些專業(yè)方面的工作活動(dòng)情況，其形成檔案的規(guī)律和特點(diǎn)各有不同，因而專門檔案的歸檔時(shí)間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項(xiàng)目完成時(shí)間歸檔，一項(xiàng)科研項(xiàng)目根據(jù)科技立項(xiàng)、擬定方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時(shí)間?；üこ虣n案要以工程竣工時(shí)間歸檔，基建工程從項(xiàng)目報(bào)批、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、動(dòng)土施工到項(xiàng)目竣工也不是一年時(shí)間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時(shí)間歸檔。如果研究項(xiàng)目或工程竣工時(shí)間過長，也可以按照研究程序和工程進(jìn)度，分階段歸檔。聲像檔案是實(shí)時(shí)瞬間和階段的真實(shí)記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動(dòng)和重要人物的真實(shí)面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實(shí)、形象、生動(dòng)。

2.搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)事業(yè)單位信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對事業(yè)單位信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持事業(yè)單位決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化，因此，事業(yè)單位檔案部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

3.強(qiáng)化檔案保管條件及措施

隨著時(shí)間的推移，檔案保護(hù)顯得愈來愈重要， 加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對電子檔案的信息保護(hù)。

4.深化檔案信息開發(fā)利用

筆者通過對有關(guān)利用數(shù)據(jù)的分析與研究，認(rèn)為可以采取如下3項(xiàng)措施，以檔案利用來帶動(dòng)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)：一是對歷年來檔案利用數(shù)據(jù)分析，著力了解檔案利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過分析，可以了解檔案的自身價(jià)值和潛在的利用資源，有利于進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時(shí)掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。三是結(jié)合數(shù)據(jù)對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。

五、結(jié)束語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項(xiàng)工作的開展，自覺做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案的管理，為增強(qiáng)單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李苑.機(jī)關(guān)單位檔案管理問題研究[J].科技資訊,2013,18:159-160

[2]趙國琴.淺談機(jī)關(guān)單位檔案管理問題[J].青年文學(xué)家,2012,07:239