吳　薇

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，陜西 楊凌 712100)

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高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理探析

吳薇

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，陜西 楊凌 712100)

隨著高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目的日益增多，項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中存在著一系列問(wèn)題，管理難度也更加明顯。高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理存在管理意識(shí)不強(qiáng)、制度不夠完善、人員配備相對(duì)不足等問(wèn)題，通過(guò)強(qiáng)化管理意識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)有效溝通，增加專職管理人員，改善硬件設(shè)備，改進(jìn)管理方式等措施，以期提高教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理水平和檔案有效利用率。

高職院校；教育科學(xué)研究；檔案管理

教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案是參與研究人員進(jìn)行項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載和反映了項(xiàng)目教育科學(xué)研究活動(dòng)的全部過(guò)程和具體成果。教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案對(duì)于高職院校具有重要意義，它不僅是項(xiàng)目教研人員的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，也是教育科學(xué)研究管理的歷史與經(jīng)驗(yàn)的文件材料，更在一定程度上展示了高職院校的教育科學(xué)研究水平。由于高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案形成的周期一般在兩到三年，需要經(jīng)過(guò)論證、立項(xiàng)、實(shí)施驗(yàn)收、推廣等過(guò)程，因此，在加強(qiáng)項(xiàng)目資料收集并加以歸類、組卷、整理、收集相關(guān)檔案的一系列工作，是高職院校教研檔案管理人員的重要工作。

教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容包括項(xiàng)目檔案和教育科學(xué)研究綜合檔案。其中，項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容主要包括項(xiàng)目研究的申請(qǐng)立項(xiàng)階段(申請(qǐng)書(shū))、開(kāi)題階段(開(kāi)題報(bào)告、課題論證材料、任務(wù)書(shū)等)、中期檢查階段(中期檢查報(bào)告、階段工作報(bào)告)、驗(yàn)收階段(驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、研究報(bào)告、研究成果材料、鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評(píng)價(jià)意見(jiàn)等)、成果推廣應(yīng)用階段(推廣應(yīng)用證明材料、成果鑒定意見(jiàn)、成果宣傳報(bào)道材料、支撐材料等)、成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段(成果申報(bào)書(shū)、批文、獲獎(jiǎng)證書(shū)、專利申請(qǐng)書(shū)和證書(shū)等)的所有相關(guān)材料。教育科學(xué)研究綜合檔案主要包括上級(jí)有關(guān)部門(mén)科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料、學(xué)院教育科學(xué)研究工作的規(guī)章制度、請(qǐng)示、批復(fù)等，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院教育科學(xué)研究成果受獎(jiǎng)情況，上級(jí)下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的教育科學(xué)研究計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評(píng)選先進(jìn)科技工作的文件材料，學(xué)院召開(kāi)教育科學(xué)研究專項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開(kāi)展的教育科學(xué)研究經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的項(xiàng)目研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)教育科學(xué)研究活動(dòng)的交往活動(dòng)，外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的教科研論文集以及反映學(xué)院教科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。

一、教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

(一)管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不足，檔案材料收集不完整

項(xiàng)目管理工作人員的主觀意識(shí)對(duì)于檔案管理工作的合理、有序進(jìn)行，以及提高檔案管理部門(mén)的工作效率具有重要作用，對(duì)營(yíng)造一個(gè)檔案科學(xué)化管理的良好氛圍有著重要作用。但是，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，許多由中專轉(zhuǎn)型的高職院校在日常運(yùn)行中，將主要精力放在了提高教學(xué)質(zhì)量和日常管理上面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教育科學(xué)研究主管部門(mén)及參與教育科學(xué)研究項(xiàng)目研究人員等對(duì)于教育科學(xué)研究工作及其檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，尤其是項(xiàng)目檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，諸如論文、著作等[1]73，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中很少關(guān)注和收集。此外，有些教育科學(xué)研究人員將自己的科研成果視為個(gè)人所有，項(xiàng)目的論著、獲獎(jiǎng)證書(shū)和專利不愿意提供等因素，導(dǎo)致了歸檔檔案不完整。

(二)管理制度不夠完善，溝通協(xié)調(diào)不夠

項(xiàng)目檔案管理制度的主要作用就是為實(shí)踐工作提供科學(xué)化的指導(dǎo)，在高職院校教育科學(xué)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，雖然有相關(guān)的規(guī)章制度作為管理工作的依據(jù)，相關(guān)的管理制度并不完善，大多參照和借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則，相關(guān)健全的監(jiān)督體系。項(xiàng)目檔案管理人員只能在口頭上做一些說(shuō)明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，沒(méi)有相應(yīng)的制約手段[2]6。此外，學(xué)院各相關(guān)部門(mén)之間、管理人員和教育科學(xué)研究人員之間缺乏研究的充分交流和探討，導(dǎo)致存在著諸如檔案管理混亂、檔案流失等問(wèn)題。

(三)管理人員配備相對(duì)不足，專業(yè)水平不高

由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，在高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，教育科學(xué)研究檔案管理人員主體力量是兼職人員，加之隨著教育科學(xué)研究項(xiàng)目的不斷增加，相關(guān)項(xiàng)目資料的數(shù)量越來(lái)越多，造成檔案資料常年積壓、整理工作滯后、檔案質(zhì)量不高，難以進(jìn)行有效建檔。此外，大多兼職管理人員，沒(méi)有受過(guò)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)或指導(dǎo)，在項(xiàng)目管理方面，缺乏相關(guān)項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)知識(shí)，相關(guān)工作人員沒(méi)有充足的時(shí)間和精力投入其中，這就造成了在資料的收集和整理過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)對(duì)有關(guān)項(xiàng)目檔案進(jìn)行跟蹤、收集整理、歸檔保管，導(dǎo)致在項(xiàng)目結(jié)束后，因?yàn)殚g隔時(shí)間太長(zhǎng)，造成檔案資料不健全以及內(nèi)容缺失，項(xiàng)目資料建檔速度滯后等現(xiàn)象。同時(shí)，在檔案資料的科學(xué)化管理上，也存在許多問(wèn)題，比如檔案資料分類不清楚、檔案編號(hào)不清以及資料不完整、順序混亂等諸多亂象，對(duì)檔案的后期查詢以及有效利用、應(yīng)用帶來(lái)了非常大的不便。

(四)硬件設(shè)施不足，管理方式較為落后，檔案利用范圍較窄

檔案管理的主要作用就是為科研工作提供有效的資料和信息查詢，而管理方式陳舊落后，不能及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地發(fā)揮檔案功能和應(yīng)有價(jià)值。隨著社會(huì)發(fā)展速度的加快，高職院?？蒲惺侄我约翱蒲许?xiàng)目不斷升級(jí)，相關(guān)的檔案資料也不斷增加。然而，高職院校相對(duì)來(lái)說(shuō)辦學(xué)起步較晚，家底薄，加之管理意識(shí)觀念上的不重視，管理制度不健全，資金投入較少。在相關(guān)項(xiàng)目檔案的管理方式上，項(xiàng)目管理的方式仍是傳統(tǒng)的人工收集和整理檔案資料的管理模式，只是項(xiàng)目資料堆積或簡(jiǎn)單整理、查詢，這樣的管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需求，也容易出現(xiàn)檔案的丟失和資料信息的泄漏，尤其是在檔案信息的準(zhǔn)確度上，存在檢索速度慢，效率低下等現(xiàn)象，這就造成了在檢索過(guò)程中存在諸多的問(wèn)題。檔案管理部門(mén)一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。

二、加強(qiáng)教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理工作的措施

(一)提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理意識(shí)

強(qiáng)化教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，高職院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)教育科學(xué)研究和項(xiàng)目檔案管理的重要性，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、檔案管理人員及學(xué)院教育工作者應(yīng)增強(qiáng)教育科學(xué)研究和項(xiàng)目檔案管理的意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教育科學(xué)研究主管部門(mén)要轉(zhuǎn)變思想觀念，把項(xiàng)目檔案管理這項(xiàng)工作納入議事日程，納入職能部門(mén)的目標(biāo)管理，把項(xiàng)目檔案建設(shè)當(dāng)作學(xué)校一項(xiàng)重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈，營(yíng)造一個(gè)檔案科學(xué)化管理的良好氛圍[3]84。學(xué)院各管理部門(mén)要積極協(xié)助、及時(shí)收集、補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容。檔案管理工作人員要及時(shí)改變傳統(tǒng)落后的管理觀念，努力提高其在管理過(guò)程中的主動(dòng)性，才能從根本上改變高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題。如對(duì)研究項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng)、資料多等特點(diǎn)，采取相應(yīng)措施，然后對(duì)資料進(jìn)行階段性整理，以保證不會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的擱置而造成資料的遺失。

(二)完善檔案管理制度，加強(qiáng)有效溝通

高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理工作中完善的教育科學(xué)研究檔案管理制度是重要基礎(chǔ)，是學(xué)院教育科學(xué)研究管理的重要部分。學(xué)校相關(guān)部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定和完善實(shí)用性較強(qiáng)的相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。另外，還應(yīng)明確檔案管理的職責(zé)和分工，對(duì)相關(guān)人員，如學(xué)院科研主管部門(mén)的管理人員、各分院負(fù)責(zé)管理人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立項(xiàng)目檔案規(guī)定職責(zé)，制定歸檔范圍，形成明確的管理工作機(jī)制，從而加強(qiáng)管理崗位責(zé)任制，提高工作人員責(zé)任感，以指導(dǎo)相關(guān)管理人員的操作，建立合理流程，提高工作效率。此外，還要加強(qiáng)科研部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間，檔案管理人員與高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目組之間的有效溝通，充分協(xié)作，在保持對(duì)其科研項(xiàng)目密切關(guān)注的同時(shí)，要隨時(shí)跟進(jìn)資料的收集和整理工作，以保證相關(guān)資料的完整和清晰。真正做到教育科學(xué)研究檔案的形成、管理與教育科學(xué)研究項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、成果鑒定的全部過(guò)程同步進(jìn)行，使教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確?？蒲袡n案的利用價(jià)值[1]74。

(三)增加專職管理人員，提高檔案管理水平

高職院?？筛鶕?jù)相關(guān)檔案管理部門(mén)的實(shí)際情況，加大人力投入，引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，并提供一些檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)，對(duì)從事項(xiàng)目檔案管理工作人員進(jìn)行有針對(duì)性、有側(cè)重點(diǎn)的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)，提高專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理過(guò)程中的綜合管理水平。工作人員要履行檔案管理崗位職責(zé)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉項(xiàng)目文件要求及項(xiàng)目研究周期，及時(shí)與項(xiàng)目組多溝通，了解項(xiàng)目研究進(jìn)展情況，及時(shí)更新項(xiàng)目檔案內(nèi)容。在工作過(guò)程中，自身也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在實(shí)際檔案管理操作中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以拓展自身的知識(shí)面，提高自身的業(yè)務(wù)能力。

(四)改善硬件設(shè)備，改進(jìn)管理方式，提高項(xiàng)目檔案有效利用率

高職院校應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，增加相關(guān)的檔案管理設(shè)備。在硬件設(shè)施方面逐步建立起功能多、綜合性強(qiáng)、覆蓋面廣的教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理信息資源網(wǎng)絡(luò)，加快實(shí)施項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。項(xiàng)目檔案管理方式要及時(shí)更新，工作人員可以充分利用信息技術(shù)，及時(shí)把每個(gè)項(xiàng)目檔案材料規(guī)范化的錄入電腦信息庫(kù)中，按步驟、有程序地進(jìn)行檔案分類歸檔工作，并對(duì)錄入的項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)。在管理方式的改進(jìn)過(guò)程中，要引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，采取科學(xué)合理的管理方式，對(duì)檔案檢索中存在的各種問(wèn)題，采用具有針對(duì)性的改進(jìn)措施。如檔案整理過(guò)程中，根據(jù)資料的不同特點(diǎn)以及不同用途，編輯文檔，進(jìn)行分門(mén)別類，精確編輯，規(guī)范整理，并在這一過(guò)程中，保證資料的完整性和層次性。并針對(duì)這些資料進(jìn)行登記入檔，以方便查詢、管理。以提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高管理質(zhì)量和工作效率。

三、對(duì)教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案管理的思考

總而言之，教育科學(xué)研究工作對(duì)高職院校的內(nèi)涵建設(shè)、辦學(xué)模式改革、教師專業(yè)發(fā)展、提高教育教學(xué)質(zhì)量和增強(qiáng)學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目是相關(guān)工作人員的研究探索的結(jié)晶，是其智慧的體現(xiàn)，而相關(guān)的檔案資料是對(duì)研究人員勞動(dòng)成果的總結(jié)，對(duì)進(jìn)一步提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，完善教育教學(xué)工作，深化高等教育改革具有重要意義，同時(shí)，這些資料對(duì)于將來(lái)研究的深入以及服務(wù)社會(huì)，都有重要作用[3]85。因此，在高職院校教育科學(xué)研究項(xiàng)目檔案的管理過(guò)程中，要健全責(zé)任制度，制定完善的措施，以保證項(xiàng)目檔案管理相關(guān)工作的順利開(kāi)展。

[1] 王浩. 高職產(chǎn)學(xué)研結(jié)合中的科研成果檔案管理研究[J]. 新疆職業(yè)教育研究，2011(3).

[2] 夏濤. 高?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 云南檔案,2008(09).

[3] 吳薇. 高職院校教育科學(xué)研究的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2015(02).

[責(zé)任編輯袁培堯]

Analysis of College Education Scientific Research Project Archives Management in Higher Vocational Colleges

WU Wei

(YanglingVocationalandTechnicalCollege,Yangling712100,China)

With the increasing of the educational scientific research projects in higher vocational colleges, there are a series of problems in the process of project file management, and the management difficulty is more obvious. The archive management of higher vocational college’s education scientific research project problems was analyzed, and measures were put forward: strengthening management awareness, improving the archives management system, strengthening communication, increasing full-time management personnel, improving the hardware facilities and improving management measures in order to provide high education scientific research project management level of archives and archival utilization rate.

education of higher vocational colleges; scientific research; archives management

2015-12-28

2014年楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文社科類研究基金項(xiàng)目“高職院校青年教師教科研能力培養(yǎng)的研究”(項(xiàng)目編號(hào)：GJ1412)

吳薇(1982- )，女，陜西西安人，楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，教育學(xué)碩士，主要從事高職教育和編輯學(xué)研究。

G271

A

1671-8127(2016)04-0142-03