閆 麗 孟海東

(1內(nèi)蒙古科技大學(xué)信息工程學(xué)院 內(nèi)蒙古包頭 014014 2神華包神鐵路有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古包頭 014014)

神華包神鐵路公司辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

閆 麗 孟海東

(1內(nèi)蒙古科技大學(xué)信息工程學(xué)院 內(nèi)蒙古包頭 014014 2神華包神鐵路有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古包頭 014014)

包神公司辦公自動化項(xiàng)目是包神公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高各單位用戶對管理、工作效率、信息資源共享、協(xié)同辦公的重要平臺。通過建立企業(yè)的統(tǒng)一辦公平臺，使單位的業(yè)務(wù)辦理通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，直接高效的審批和辦理，達(dá)到對外提升企業(yè)形象、對內(nèi)提高領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策能力，提升整個企業(yè)綜合管控力。

辦公自動化；設(shè)計(jì)：開發(fā)

1 導(dǎo)言

為滿足包神公司辦公平臺的多種功能，采用標(biāo)準(zhǔn)的支撐平臺；系統(tǒng)采用 B/S結(jié)構(gòu)，以方便普通用戶的使用以及管理人員對系統(tǒng)的維護(hù)；支持建立集團(tuán)、各單位與個人的多級自定義門戶，可以更方便的對外發(fā)布消息，同時能夠快捷的獲取信息。

● 建立基于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的內(nèi)聯(lián)外通的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化辦公信息平臺。

● 實(shí)現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行日常辦公信息審批和行政業(yè)務(wù)辦理。

● 實(shí)現(xiàn)神華集團(tuán)與公司、公司與各單位公文的上傳下達(dá)、互通互聯(lián)。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的辦公流程化、自動化的需求，并建立電子郵件、Gocom即時通訊系統(tǒng)、手機(jī)移動辦公系統(tǒng)輔助辦公系統(tǒng)。根據(jù)包神公司OA辦公自動化規(guī)劃和需求，辦公系統(tǒng)本期實(shí)施對象為神華包神鐵路公司與 9家單位（多經(jīng)公司、物業(yè)公司、工程處、塔韓項(xiàng)目部、新準(zhǔn)公司，工務(wù)、電務(wù)、運(yùn)輸及機(jī)務(wù)段）。

2 研究內(nèi)容

2.1 公文配置模塊

公文配置模塊主要作用有：

1) 維護(hù)“數(shù)據(jù)庫類別，默認(rèn)的類別有發(fā)文管理、簽報(bào)、收文管理、流程定義；

2) 按照單位來建立公文及流程定義庫；

3) 設(shè)置公文庫權(quán)限。

2.2 流程定義模塊

流程定義主要實(shí)現(xiàn)功能：

1) 自定義環(huán)節(jié)數(shù)目，包括“結(jié)束環(huán)節(jié)”；

2) 自定義環(huán)節(jié)名稱，處理人，“是否郵件通知”、“是否短信通知”等環(huán)節(jié)屬性；

2.3 在處理對象產(chǎn)生方式中增加“按角色選人”選項(xiàng)；

1) 設(shè)置“駁回到指定環(huán)節(jié)”；

2) 自定義套打，蓋章環(huán)節(jié)。

2.4 發(fā)文模塊

發(fā)文模塊是工作流中的重要部分，主要作用有：

1) 實(shí)現(xiàn)擬稿——審核——會簽——簽發(fā)——文件下發(fā)整個過程的管控；

2) 應(yīng)用office軟件創(chuàng)建公文，并完整保留公文發(fā)布前的修改痕跡，添加文頭和加蓋公章；

3) 發(fā)文環(huán)節(jié)完成后，可實(shí)現(xiàn)發(fā)文自動轉(zhuǎn)為發(fā)文對象單位收文的功能；

4) 支持在下屬各單位進(jìn)行公司會簽以及向下屬各單位下發(fā)文件等。

2.5 收文模塊

收文模塊是工作流中的重要部分，主要作用有：

1) 模擬紙制收文單界面；

2) 收文登記；

3) 發(fā)文接收，反饋信息反寫回發(fā)文庫；

4) 轉(zhuǎn)發(fā)到其它單位；

2.6 辦公自動化主要實(shí)現(xiàn)的功能

2.6.1 建立內(nèi)部的通信平臺。

搭建公司內(nèi)部的郵件收發(fā)平臺，幫助企業(yè)內(nèi)部資源共享、協(xié)同工作。

2.6.2 建立信息發(fā)布的平臺。

在公司內(nèi)部創(chuàng)建一個信息交流和資源共享的平臺，例如公告通知、管理論壇、學(xué)習(xí)園地，從而使機(jī)關(guān)以及下屬各單位員工對企業(yè)內(nèi)部的管理制度、新聞快訊、通知事宜等及時了解。

2.6.3 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。

通過不同單位、不同專業(yè)對辦公系統(tǒng)的需求研究分析，在公文流轉(zhuǎn)過程中進(jìn)行對文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的動態(tài)監(jiān)控和全程跟蹤，實(shí)現(xiàn)高效辦公。部分程式化的工作都存在相同的工作流程，例如對公文的編輯、文件的收發(fā)、對文件進(jìn)行審批、各類請示、材料匯報(bào)等，可以采用流程化辦公規(guī)范管理，提高單位人員協(xié)同工作效率。

2.6.4 實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化。

根據(jù)權(quán)限不同，對不同文檔進(jìn)行編輯、保存等具體操作，可實(shí)現(xiàn)快速查找功能。辦公自動化可以為文檔的保存提供便利，方便查找、使用和實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.6.5 輔助辦公。

幫助實(shí)現(xiàn)與日常辦公事務(wù)相關(guān)的諸如開會、用車、用餐、住宿、物資等各項(xiàng)管理工作。

2.6.6 實(shí)現(xiàn)分布式辦公。

能夠?qū)崿F(xiàn)不同地域、不同單位、不同用戶的便捷辦公和移動辦公。不局限于固定地點(diǎn)的辦公和移動辦公給日常辦公帶來了很大的便利。

3 研究方法

3.1 Lotus Domino/Note概述

Lotus Domino/Notes是IBM生產(chǎn)的一種群件。其系列產(chǎn)品具有下列特點(diǎn)：

1） 先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù)庫和堅(jiān)固的電子郵件體系、工作流自動化開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)的Web應(yīng)用服務(wù)器等技術(shù)優(yōu)勢確立了其在群件應(yīng)用領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)地位。

2） 具有跨平臺、高可靠性、高伸縮性、高安全性，易于管理，高效復(fù)制和移動計(jì)算，開發(fā)效率高，支持快速實(shí)施。

Lotus Domino/notes是實(shí)現(xiàn)和運(yùn)行辦公自動化的平臺，是工作流自動化和群件標(biāo)準(zhǔn)，支持Intranet，提供郵件系統(tǒng)，是知識管理系統(tǒng)，提供了完備的知識管理框架，是電子政務(wù)的首選平臺。

Lotus Domino/notes分為Domino服務(wù)器和Notes客戶機(jī)兩部分。

Domino服務(wù)器包括：Domino郵件服務(wù)器，Domino應(yīng)用服務(wù)器和Domino企業(yè)服務(wù)器。Domino郵件服務(wù)器專門用來提供郵件服務(wù)，不能用來提供其它服務(wù)。Domino應(yīng)用服務(wù)器提供應(yīng)用程序服務(wù)器，Domino企業(yè)服務(wù)器功能最強(qiáng)

4 系統(tǒng)總體開發(fā)模式

由于系統(tǒng)主要面對員工使用，也要滿足系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理者的管理需求，故采用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的形式向用戶提供信息。這樣不僅可以使信息閱讀者不受到區(qū)域限制，也可以保證信息來源具有時效性。系統(tǒng)使用三層B/S結(jié)構(gòu)來開發(fā)，即BWD計(jì)算結(jié)構(gòu)。

[1]戴春玲.淺談辦公自動化在企業(yè)中的作用和條件.中國信息化.2012,(22):11.

TU7

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1007-6344（2016）10-0053-01