林葵葵

(龍泉市消費者權(quán)益保護委員會)

新常態(tài)下工商業(yè)務(wù)檔案利用探究

林葵葵

(龍泉市消費者權(quán)益保護委員會)

工商業(yè)務(wù)檔案是工商行政管理機關(guān)登記管理工作的歷史記錄,在登記注冊行政許可工作中以及各類經(jīng)濟活動中起著重要的依據(jù)、憑證作用。本文就新常態(tài)下如何加強工商業(yè)務(wù)檔案利用進行探究。

新常態(tài) 工商檔案 檔案利用

龍泉市工商行政管理局成立于1978年,2014年統(tǒng)一并入龍泉市市場監(jiān)督管理局。其中工商行政管理部門所收集保管的業(yè)務(wù)檔案,主要是各類企業(yè)從開業(yè)到注銷、吊銷的原始檔案,其獨有的信息資源有著不可替代的作用。工商機關(guān)依法履行市場準入、市場監(jiān)管、消費者權(quán)益保護職能,公、檢、法機關(guān)辦案,企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè)及從事各類經(jīng)濟活動等都需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案。

一、新常態(tài)下工商部門業(yè)務(wù)檔案的特點

(一)檔案生成量大

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展,市場投資環(huán)境的不斷改善,市場上開辦的公司數(shù)量越來越多。尤其是最近幾年,隨著市場經(jīng)濟的變化,工商部門在有關(guān)部門的配合下,不斷完善相關(guān)政策、法規(guī),扶持企業(yè)發(fā)展,優(yōu)化市場投資環(huán)境,降低準入門檻,登記無收費且辦證立等可取,新開企業(yè)登記數(shù)量逐年上升,又因企業(yè)經(jīng)濟活動頻繁,需要不斷對企業(yè)登記情況進行變更,這些都造成工商部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的急劇增加。截止到2015年底,龍泉市工商登記部門登記注冊的業(yè)務(wù)檔案就有4.8萬余卷,130萬余頁。其中企業(yè)登記檔案就有7000余戶。

(二)檔案利用率高

在工商事業(yè)現(xiàn)代化管理形成的龐大的信息資源中,工商部門業(yè)務(wù)檔案信息資源具有憑證性、唯一性、可靠性和權(quán)威性,其獨有的經(jīng)濟價值在社會活動中有著不可替代的參考和憑證作用。在工商部門內(nèi)部：注冊登記部門在進行企業(yè)變更時常常需要核對企業(yè)開業(yè)登記材料中的事項(例如股東簽字等);企業(yè)監(jiān)督管理部門在年檢和日常對“經(jīng)濟戶口”的管理中也經(jīng)常要翻閱企業(yè)原始的登記檔案;執(zhí)法辦案部門更是要復制工商部門業(yè)務(wù)檔案原件作為證據(jù)材料。在工商部門以外：公、檢、法、審計機關(guān)辦理各類案件,需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案;中、外企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè),簽訂經(jīng)濟合同,解決產(chǎn)權(quán)、股權(quán)糾紛,保護自身合法權(quán)益等也都需要查詢工商部門業(yè)務(wù)檔案;更有甚者,個人在進行工傷鑒定時,或者在辦理個人養(yǎng)老保險進行工齡確認時也需要工商部門業(yè)務(wù)檔案作為憑據(jù)。近年我局檔案室接待查閱利用在1500余人次/年。

(三)檔案連貫性強

工商部門業(yè)務(wù)檔案同戶籍檔案、干部人事檔案相類似,只要企業(yè)主體不消亡,變更次數(shù)多就會不斷有新的檔案形成。由于企業(yè)在經(jīng)濟活動中處于不斷地運動變化之中,企業(yè)改制、重組、轉(zhuǎn)產(chǎn)、兼并等活動日趨頻繁,其經(jīng)營地點、法人、名稱、股東、資金、經(jīng)營范圍等也會發(fā)生變化,工商部門業(yè)務(wù)檔案的收集、歸檔不是一勞永逸的。工商部門業(yè)務(wù)檔案的管理必須隨著企業(yè)登記情況的不斷變化、企業(yè)狀態(tài)的改變而采取動態(tài)的管理方式。業(yè)務(wù)檔案的管理也必須緊緊圍繞這個特點進行,以保證獲取登記檔案信息的準確性、真實性。

二、如何進一步做好新常態(tài)下工商部門業(yè)務(wù)檔案的利用

(一)加快檔案信息化建設(shè),提高利用效率

鑒于業(yè)務(wù)檔案利用率高的特點,傳統(tǒng)的“你調(diào)我查”的利用模式已不再適應(yīng)現(xiàn)代快節(jié)奏的工作需要,加快檔案信息化是檔案利用工作的必然趨勢。

1.創(chuàng)建并完善工商部門業(yè)務(wù)檔案的計算機管理系統(tǒng)。首先,工商部門業(yè)務(wù)電子檔案的形成和利用必須依托功能齊全的業(yè)務(wù)檔案電子化綜合管理系統(tǒng),該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案電子化處理、檔案綜合查詢、系統(tǒng)維護、業(yè)務(wù)集成、用戶認證等功能,并與現(xiàn)有的經(jīng)濟戶口綜合管理系統(tǒng)無縫對接,突出系統(tǒng)關(guān)聯(lián)、管理便捷、操作簡便、節(jié)約成本等優(yōu)點。其次,企業(yè)基本信息的查詢需要一套不斷優(yōu)化、升級的經(jīng)濟戶口綜合管理系統(tǒng),該系統(tǒng)是工商行政管理業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之一,以企業(yè)登記信息和企業(yè)監(jiān)督管理數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)信息平臺,由于系統(tǒng)開發(fā)和運用得較早,加上系統(tǒng)的不斷升級,其對外部查詢?nèi)藛T的作用日益凸顯。

為實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的遠程查詢,應(yīng)創(chuàng)建一個以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)支持的外網(wǎng)檔案查詢平臺。充分利用好紅盾網(wǎng)、企業(yè)信用資訊網(wǎng)等,通過這些網(wǎng)站以達到企業(yè)基本信息齊全準確、數(shù)據(jù)更新及時、多途徑查詢、查詢速度快等利用要求。

2.推行檔案信息電子化工作,實現(xiàn)檔案電子化查詢。開展檔案信息電子化工作必須先對原始檔案進行科學整理。針對企業(yè)登記檔案具有的特性,即伴隨企業(yè)的變更、年檢等活動,原檔案會不定時地增加新內(nèi)容,整個案卷始終處在一種不斷龐大的狀態(tài),直至企業(yè)申請注銷或被吊銷,對檔案實行一戶一卷,卷內(nèi)按不同的核準日期分為若干件,件內(nèi)再細分為多項內(nèi)容的整理方法。這種整理方法不僅符合檔案專業(yè)的規(guī)范化要求,也使電子檔案的目錄簡潔、有序,便于按需選擇內(nèi)容。另外,在電子掃描時,要確保生成的圖像清晰度高,檔案內(nèi)容完整準確,在錄入和數(shù)據(jù)導入時,利用相應(yīng)路徑使目錄與圖像準確鏈接,并及時處理新入庫的檔案(尤其是變更登記檔案)。

(二)建立完善利用制度,規(guī)范查詢利用

工商部門業(yè)務(wù)檔案管理工作需要制定檔案閱覽制度、外借制度、保密制度等,以便對利用行為加以規(guī)范和約束。其次,應(yīng)該在《工商部門業(yè)務(wù)檔案資料查詢辦法》的基礎(chǔ)上,制定符合實際且有效可行的查詢規(guī)定,具體包括查閱手續(xù)、查閱對象、查閱內(nèi)容、打印權(quán)限、注意事項等。此外,還需補充電子檔案查詢操作方法,制定檔案工作人員收集和整理檔案利用效果反饋信息、記錄典型利用案例、對檔案利用實行監(jiān)督管理等方面的實施細則。各項檔案利用規(guī)章制度和辦法應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,檔案工作者要在實踐中認真總結(jié),不斷加以充實和完善。

(三)加強工商檔案隊伍建設(shè),提升服務(wù)水平

1.端正服務(wù)態(tài)度,樹立服務(wù)理念。工商部門業(yè)務(wù)檔案的用戶構(gòu)成復雜,利用者的文化水平、知識素養(yǎng)存在差異,而且許多利用者想通過查詢檔案來解決關(guān)于切身利益的問題,查檔時心情迫切,情緒波動大。所以,檔案工作者在提供利用時要始終做到誠懇熱情、耐心周到,讓所有利用者為尋求幫助而來,獲得最大滿意而歸。如隨著2000年以后電子檔案的普及應(yīng)用,用戶可通過網(wǎng)絡(luò)查詢所需信息,給利用者帶來了便捷。但對于保存年限較為久遠的檔案,存在部分資料不全或遺失的情況,檔案人員需要通過翻看大量紙質(zhì)檔案,或根據(jù)目錄記載在存量龐大的檔案室內(nèi)找出具體的檔案資料,有些利用者(拆遷戶)著急找到自己的資料,對于查詢檔案工作如此煩瑣表示不理解,工作人員在耐心、細心做好解釋的同時要做好檔案服務(wù)工作。

2.熟悉檔案,了解需求。工商部門業(yè)務(wù)檔案中涉及的企業(yè)類型很多,內(nèi)容十分復雜且隨政策和要求的變化而變化,所以,檔案工作人員要充分熟悉不同時期形成的業(yè)務(wù)檔案的特點及構(gòu)成,從而快速、有效地為利用者提供服務(wù)。如某執(zhí)法機關(guān)辦案人員想查詢名稱預先核準通知書的真?zhèn)?工作人員只根據(jù)該通知書的序列號構(gòu)成的不符,即快速地認定該通知書系偽造。在熟悉檔案的基礎(chǔ)上,檔案工作者還要深入了解利用者的需求,通過與利用者積極地溝通,引導利用者提供一些諸如法定代表人、企業(yè)名稱關(guān)鍵字、成立時間、經(jīng)營范圍等有效的線索,以提高工商部門業(yè)務(wù)檔案的查準率。

3.優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì)。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進,檔案工作人員除了具備檔案學理論知識和企業(yè)法人登記業(yè)務(wù)知識外,還應(yīng)加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理知識的學習,不斷掌握計算機操作、檔案電子化處理等現(xiàn)代化管理技能。通過業(yè)務(wù)培訓,自學及多種途徑的交流學習,不斷更新知識,提高職業(yè)素養(yǎng)。