賴超芳

(寧海縣城建檔案館)

加強城建電子文件歸檔接收工作的幾點思考

賴超芳

(寧海縣城建檔案館)

目前,全國各地城建檔案館基本都有了城建檔案管理系統(tǒng)軟件,但大部分檔案館都是基于紙質(zhì)檔案案卷的接收及管理,沒有開展城建電子文件接收,即便一部分檔案館對館藏及新進館的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化掃描,但這在某種程度上仍是一種經(jīng)濟浪費,需要耗費大量人力、物力、財力和時間。本文就城建電子文件歸檔接收中存在的問題進行了分析,并就如何規(guī)范做好電子文件歸檔接收工作提出了對策和建議。

城建檔案 電子文件 歸檔接收

一、加強城建電子文件歸檔接收的重要意義和相關(guān)要求

城建檔案工作作為國家建設(shè)事業(yè)的重要組成部分,在城市建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用,城建檔案是一個城市建設(shè)發(fā)展歷程的見證和縮影,記錄著城市建設(shè)發(fā)展的信息。建設(shè)工程檔案的紙質(zhì)文件與電子文件各有特點,兩者之間相互補漏、相互依存、相互促進。城建電子文件的接收和歸檔對豐富城建檔案資源,加快城建檔案信息化步伐具有重要意義。

根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328—2014)要求規(guī)定,建設(shè)工程文件包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。城建電子文件是在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進度同步形成,不得事后補編。每項建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機構(gòu),同時必須與其紙質(zhì)檔案一致。歸檔的城建電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段,所載內(nèi)容應(yīng)真實和可靠。

二、當(dāng)前城建電子文件歸檔接收中存在的主要問題

近年來,國家越來越重視建設(shè)工程檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè),住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2014年發(fā)布了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,并于2015年正式實施。雖然文件下發(fā),但是執(zhí)行起來仍有相當(dāng)?shù)碾y度,所以現(xiàn)在不少城建檔案館還沒有正式開始接收電子文件。當(dāng)前城建檔案館電子文件接收中主要存在以下問題。

(一)對電子文件歸檔接收存在認識誤區(qū)

一些城建檔案館對電子文件存在模糊認識：有的認為電子文件只是紙質(zhì)檔案的補充,其歸檔接收工作是可有可無的;有的對電子文件歸檔接收存在畏難情緒,怕接收進來管不好,責(zé)任也大;有的雖然已開展接收工作,但還是按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的套路進行離線歸檔管理,導(dǎo)致電子文件無法真正發(fā)揮其高效便捷的優(yōu)勢。

(二)雙套制歸檔管理執(zhí)行不到位

工程項目開工后,建設(shè)單位、施工單位、勘察單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位都會產(chǎn)生不少電子文件。然而由于現(xiàn)階段缺乏成熟的電子紙質(zhì)雙套制歸檔管理機制,導(dǎo)致電子文件接收進館執(zhí)行難度相當(dāng)大,目前大部分城建檔案館對電子文件接收還處于觀望或少量接收的狀態(tài),大多城建檔案館是先接收紙質(zhì)檔案,然后再進行數(shù)字化掃描。這樣不但浪費了大量的人力、物力、財力,而且一般沒有經(jīng)濟資助的城建檔案館往往是舉步維艱。

(三)缺乏統(tǒng)一的管理平臺和運行模式

現(xiàn)在已經(jīng)接收電子文件的一些城建檔案館,大都沒有統(tǒng)一平臺和成熟的接收管理模式。如寧波市各縣市的城建檔案接收管理軟件不統(tǒng)一,各個城建檔案館各自制定接收標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范。今后這些電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)如何規(guī)范統(tǒng)一起來,是擺在各級城建檔案館面前迫在眉睫且不容回避的問題。

三、加強城建電子文件歸檔接收工作的對策和建議

(一)完善管理機制,明確各參建單位的歸檔責(zé)任

建設(shè)工程文件歸檔管理是一個系統(tǒng)工程,建設(shè)單位應(yīng)配備專門的檔案人員對項目進行跟蹤,確保建設(shè)電子文件的完整收集。項目檔案的形成、整理、審核、移交,需建設(shè)單位牽頭組織和協(xié)調(diào),由施工單位、設(shè)計單位、勘察單位、監(jiān)理單位等共同來完成。建設(shè)單位應(yīng)加強建設(shè)項目電子檔案工作制度建設(shè),明確各參建單位在檔案管理中的責(zé)任,明確電子文件收集歸檔的責(zé)任分工。按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》要求,把建設(shè)項目檔案(包括紙質(zhì)檔案與電子文件檔案)與前期管理納入目標(biāo)管理考核,明確各方責(zé)任與任務(wù),確保項目建設(shè)與電子文件收集歸檔同步進行。

(二)加強同步管理,確保接收歸檔電子文件的真實性

在建設(shè)項目檔案管理中,一般習(xí)慣性地把用來記錄施工過程中的原始記錄表稱為施工檔案,是工程項目建設(shè)文件的重要來源。目前,在接收進館的紙質(zhì)施工檔案中,不少是事前就形成的,還有些是在事后簽上日期和印章補充的,這些做法直接影響工程檔案的真實可靠性。通過開展城建電子文件接收,可有效發(fā)現(xiàn)和杜絕這些不同步的現(xiàn)象,確保檔案的真實可靠性。具體做法是通過時間比對,如檔案資料表格中都有填表、審核等各種日期,而生成電子表格時,軟件可以自動生成一個日期,這兩個日期進行比較即可知道哪些資料表格不是按施工進度形成的,哪些是作假的,一目了然,這樣就保證了檔案的原始性、真實性。

(三)建立統(tǒng)一軟件平臺,加強電子文件的規(guī)范接收和歸檔管理

目前,由于缺乏統(tǒng)一要求,各個地區(qū)、各參建單位和城建檔案館使用的軟件各不相同,導(dǎo)致城建電子文件接收中出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象和大量重復(fù)勞動。因此,對工程建設(shè)電子文件的形成和歸檔接收平臺進行統(tǒng)一開發(fā)和部署,確保歸檔檔案資料的真實規(guī)范性,就顯得十分必要。具體做法是在各個項目單位部署統(tǒng)一的軟件,使工程各參建方可以在同一個工程數(shù)據(jù)庫管理平臺,各負其責(zé),制作生成統(tǒng)一的表格樣式,城建檔案管理部門也能及時獲取在建項目工程管理信息,便于及時發(fā)現(xiàn)問題予以糾正,這樣可以有效控制檔案質(zhì)量,確保檔案的真實可靠性,也節(jié)約了城建檔案部門人力、物力、財力,確保紙質(zhì)文件與電子文件的同步接收歸檔。