徐秀娟

(浙江科技學(xué)院檔案館)

信息資源共享下高校檔案管理模式創(chuàng)新思考

徐秀娟

(浙江科技學(xué)院檔案館)

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校教學(xué)以及管理等各項(xiàng)具體工作的需求,因此,高校應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前信息資源共享的趨勢,對自身的檔案管理模式加以創(chuàng)新?；诖?需要重點(diǎn)分析當(dāng)前制約其創(chuàng)新的因素,如服務(wù)意識差、高校間信息資源共享機(jī)制不健全、相關(guān)技術(shù)落后、人才基礎(chǔ)跟不上等,從而提出具有針對性的創(chuàng)新路徑。

信息資源共享 高校 檔案管理 創(chuàng)新

隨著信息化向檔案資源管理工作的滲入,檔案用戶的滿意度能夠得到一定程度的提高。此外,基于信息技術(shù),檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)向縱、深以及橫向上的全面發(fā)展,充分發(fā)揮自身信息資源共享的社會價(jià)值。在任何社會,高校都是一個信息資源高度集中的機(jī)構(gòu),其在社會的信息溝通、交流中起著主要的作用,能夠在一定程度上影響國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)信息資源共享是高校檔案管理模式的必然發(fā)展趨勢,是高校自身發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然需求。

一、高校傳統(tǒng)檔案管理模式中制約因素

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與電子檔案管理的全面普及,檔案信息資源共享的必然趨勢,也是為方便人們的生活,提升人們的辦事效率的必經(jīng)之路。因此檔案管理人員必須要對傳統(tǒng)的檔案管理模式加以創(chuàng)新。為此,有必要找出傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代電子信息技術(shù)管理的差異性,分析它們的利弊性,從而探索出一種更高效便捷的檔案管理模式。檔案的信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比,有如下不同特點(diǎn)：

(一)在歸檔時(shí)間管理上

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔管理,由于各部門的檔案數(shù)量不同、類別不同等因素的制約,檔案管理部門在收集各部門的檔案時(shí),為了避免收集時(shí)間上的沖突,都要提前制訂計(jì)劃和安排好各部門的不同歸檔時(shí)間,有利于有序地歸檔。這純紙質(zhì)交檔過程規(guī)模大,相當(dāng)耗時(shí)費(fèi)力。而信息化的電子檔案交檔,可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給檔案管理機(jī)構(gòu)并進(jìn)行電子歸檔,這節(jié)約了很多送檔以及打印檔案的時(shí)間,這種電子歸檔基本上代替了純紙質(zhì)的交檔方式,極大提高了歸檔效率。

(二)在資料保管方面

由于目前我們信息化程度不高,電子文件保管的水平不夠,在現(xiàn)有信息化水平下,一些紙質(zhì)文件還是存在的,這些紙質(zhì)文件作為憑證存在,才能承認(rèn)電子文件的法律效力,所以檔案基本上實(shí)行“雙套制”管理,即紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)保存。近幾年,學(xué)院各部門在提交必需的紙質(zhì)文件外,其他文件都交電子版文件保管。我們在電子文件上進(jìn)行加密技術(shù)處理進(jìn)行保管,提取利用時(shí)保證數(shù)字檔案的安全。由于檔案信息的數(shù)字化存儲,節(jié)約了存貯空間。

(三)檔案的利用服務(wù)上

數(shù)字化檔案的出現(xiàn),意味著檔案管理模式從實(shí)體檔案的保管和利用為重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù),教學(xué)評估、檢查,科研項(xiàng)目的審核、鑒定,學(xué)校固定資產(chǎn)檢查,基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收等所需提供的資料,很多紙質(zhì)檔案不用頻繁借出掃描、復(fù)印,只要提供檔案數(shù)字化文稿就可,這樣既保護(hù)了原件,又節(jié)約了資源。

(四)檔案管理人員自身素質(zhì)上

高校現(xiàn)有的檔案管理人員組成主要為兩大部分。一部分為具有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和資歷,但是非檔案管理專業(yè)的教職人員;另一部分為檔案管理專業(yè)畢業(yè)生,一般為青年職工。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,如收集、整理及歸檔等,這兩部分人基本能夠勝任。但是,在檔案的數(shù)字化處理、開發(fā)、維護(hù)及數(shù)據(jù)庫建立(主要用于檔案信息的導(dǎo)航與共享)上,現(xiàn)有的工作人員無法應(yīng)付。其不具備信息化管理專業(yè)的相關(guān)知識,不能及時(shí)、準(zhǔn)確地解決在檔案信息資源共享中出現(xiàn)的各種信息運(yùn)行上的問題,大大降低高校檔案信息資源共享的品質(zhì)。作為檔案管理人員,需要提升自身的業(yè)務(wù)水平,掌握數(shù)據(jù)庫管理的新技能,積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)歸檔并數(shù)字化,為師生提供個性化服務(wù),提高服務(wù)價(jià)值。

二、信息資源共享下創(chuàng)新高校檔案管理模式的路徑淺析

在信息資源共享的倡導(dǎo)下,高校檔案管理模式應(yīng)當(dāng)對以下方面加以創(chuàng)新：

(一)強(qiáng)化服務(wù)意識,促進(jìn)信息服務(wù)的多樣化和全面化發(fā)展

檔案作為一種工具,其重要性不僅體現(xiàn)在對信息資源的記錄與保管,更為重要的功能是服務(wù)。高校檔案資料因其自身的豐富性、全面性,其服務(wù)的群體較為廣泛,不僅包括本校的師生,還面對社會各界提供信息服務(wù)。如社會用人單位需要高校提供該畢業(yè)生的學(xué)籍、學(xué)位等檔案資料來核實(shí)畢業(yè)生的學(xué)歷真?zhèn)?在校學(xué)生考研、出國留學(xué)、找工作或畢業(yè)證遺失補(bǔ)辦等需要學(xué)校提供其在校的成績、學(xué)歷學(xué)位等證明材料;提供學(xué)校教師職稱評審的科研論文與獎勵等方面的數(shù)字化信息材料證明。我們檔案館都做了前期的個人資料的數(shù)字化建設(shè),通過檔案系統(tǒng)查詢,可以立即搜索到個人資料,打印即可提供給老師利用。學(xué)校周年慶典前夕,我們檔案館提供了學(xué)校校友的班級、戶籍信息以及學(xué)校發(fā)展沿革的數(shù)字化掃描材料,協(xié)助校友辦做好學(xué)校慶典準(zhǔn)備工作。我們利用在線系統(tǒng)查詢工具,及時(shí)出具了檔案電子信息材料,通過簽章,提供了證明材料。實(shí)現(xiàn)服務(wù)的便捷性、及時(shí)性與共享性。

(二)從制度建立與平臺構(gòu)建上促進(jìn)高校間信息資源的共享

為了促進(jìn)高校間檔案信息資源的充分共享,首先我們高校間要有一個統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享的組織協(xié)調(diào)機(jī)制。目前我們各檔案管理部門也缺乏合作意愿,基本是呈封閉式的管理模式,信息共享度不夠,在這信息時(shí)代,各高校有必要借助先進(jìn)的通信設(shè)施和技術(shù)手段,建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)高校間檔案信息資源共享。高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)離不開強(qiáng)大功能的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)軟件,這種軟件適用于對不同密級檔案信息交流使用。各高校之間的不同,則使用的檔案管理信息軟件要求也不相同。要建立高校網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),通過一系列的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),改革當(dāng)前各自為政的局面,建立一個規(guī)范、統(tǒng)一的高校檔案網(wǎng)絡(luò),加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),如網(wǎng)絡(luò)通信與數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式等標(biāo)準(zhǔn)化。才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

(三)將數(shù)字化技術(shù)全面引入高校檔案管理工作中

為盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的信息共享,必須要對其現(xiàn)有的檔案管理與服務(wù)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。這就需要將以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化技術(shù)全面引入高校檔案管理工作中。具體來說,各檔案管理機(jī)構(gòu)加速硬件配置的更新。檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要有一個完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境。高校檔案管理機(jī)構(gòu)除了要做好一般的檔案管理工作外,如針對紙質(zhì)檔案資料,除了收集、分類、建檔等傳統(tǒng)操作外,還要積極借助電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化硬件基礎(chǔ)設(shè)備,來創(chuàng)新與完善上述基礎(chǔ)工作,即對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是要將室藏檔案原件通過掃描儀輸入計(jì)算機(jī),轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像文件存儲起來,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索,通過這一創(chuàng)新,能夠?yàn)楦咝n案信息共享打下良好的基礎(chǔ)。再者,高校應(yīng)建立以信息共享為目的的高校聯(lián)網(wǎng)平臺。通過網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)線上的實(shí)時(shí)查詢,高校間可以借助數(shù)字化的信息平臺來實(shí)現(xiàn)相互之間檔案信息的自助式查閱,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化。

綜上所述,在信息資源共享下,高校檔案管理工作需要做出創(chuàng)新。為此,需要對當(dāng)前制約模式創(chuàng)新的因素進(jìn)行挖掘,從而找到具有針對性的創(chuàng)新路徑,最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理與信息資源共享的充分融合,促進(jìn)前者社會價(jià)值的充分體現(xiàn)。