金 徐

(浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司)

第四部分 電子文件管理與檔案信息化建設(shè)

智慧電廠建設(shè)背景下檔案管理智慧化問題的研究

金 徐

(浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司)

智慧電廠的產(chǎn)生是工業(yè)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,緊跟其后的是檔案管理智慧化。本文介紹了智慧電廠與檔案管理智慧化的概念,闡述了檔案管理智慧化的目標和著眼點,以及推進檔案管理智慧化的難點與對策。

智慧電廠 企業(yè)檔案 智慧檔案 管理創(chuàng)新

什么是智慧電廠?如何智慧化管理國有特大型火力發(fā)電廠檔案?拋開物聯(lián)網(wǎng)、4G等專業(yè)技術(shù)詞匯,通俗地講,智慧電廠就是“智能體系”+“發(fā)電生產(chǎn)和管理”。緊跟其后的檔案管理智慧化,就是依托智慧電廠智能體系,通過智能網(wǎng)絡(luò)收集發(fā)電生產(chǎn)和管理全過程的信息,通過利用創(chuàng)新反饋于日?；鹆Πl(fā)電廠生產(chǎn)和管理,并且不斷實時更新的檔案管理過程?，F(xiàn)代特大型火力發(fā)電廠作為資金技術(shù)密集型能源企業(yè),2013年浙能嘉興發(fā)電有限公司也提出了智慧電廠概念。作為浙江省能源集團智慧電廠試點單位,將先期開展智慧安防、智慧燃料和智慧物資這三項工作,并以此為抓手推進全廠生產(chǎn)流程主線、安全管理主線、資產(chǎn)管理主線的智慧化建設(shè)。特大型國有火力發(fā)電廠檔案管理如何在智慧電廠建設(shè)中跟進實現(xiàn)檔案管理智慧化,是目前大型火力發(fā)電廠檔案管理科技化的創(chuàng)新方向。

一、智慧電廠與檔案管理智慧化

智慧電廠的產(chǎn)生是工業(yè)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。當今信息技術(shù)飛速發(fā)展。一是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展,人們借用一定的感知手段實現(xiàn)了對物體信息的感知、網(wǎng)絡(luò)傳遞,并在一定程度上實現(xiàn)了對物體的智能管理。二是移動通信技術(shù)日益普及,伴隨著第三代移動通信的發(fā)展,其數(shù)據(jù)通信功能更加強大,服務(wù)范圍更加廣泛,更多的移動終端接入移動通信網(wǎng)絡(luò)。三是云計算技術(shù)廣泛應(yīng)用。云計算將計算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾,使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計算機資源?？萍嫉陌l(fā)展為檔案管理智慧化創(chuàng)造了可支持的技術(shù)條件。

智慧電廠就是以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ),應(yīng)用智能化技術(shù),提升信息化應(yīng)用水平,構(gòu)建具有智能特征的安全、綠色、高效的生產(chǎn)和運營體系。智慧電廠是現(xiàn)代工廠信息化發(fā)展的新階段,是在數(shù)字化的基礎(chǔ)上,利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備監(jiān)控技術(shù)加強信息管理和服務(wù)。從而可清楚掌握生產(chǎn)、經(jīng)營流程,提高生產(chǎn)過程的可控性,減少生產(chǎn)線上人工的干預(yù),及時正確地采集生產(chǎn)線數(shù)據(jù),以及合理的生產(chǎn)計劃編排。智慧電廠是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐,不斷吸收引入“工業(yè)4.0”“工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)”等新興技術(shù)、先進理念和管理手段于一體,構(gòu)建一個高效節(jié)能、綠色環(huán)保、環(huán)境舒適的人性化工廠。通俗地講,就是：“智能體系”+“發(fā)電生產(chǎn)和管理”=智慧電廠。

如何正確認識智慧電廠檔案管理的智慧化?從智慧電廠概念可以得出智慧電廠建設(shè)第一是智能化,服務(wù)生產(chǎn)聯(lián)系生產(chǎn)的智能化;第二是智慧概念,是隨技術(shù)發(fā)展不斷發(fā)展的,也就是說,智慧電廠建設(shè)是一個隨技術(shù)發(fā)展不斷更新的過程。抓住這兩點就不難得出檔案管理智慧化必須有智慧化的網(wǎng)絡(luò)體系、智能設(shè)備、智能接口,緊隨生產(chǎn)的實時同步接入;必須認識檔案智慧化管理是一個檔案管理的過程化發(fā)展階段,隨著智慧電廠的不斷發(fā)展而發(fā)展更新,不是一下子就實現(xiàn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)智能化。

二、檔案管理智慧化的目標和著眼點

檔案管理智慧化是為了更好地服務(wù)智慧電廠而同步跟進的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新;是建立在智慧電廠基礎(chǔ)上的智慧化檔案管理;是貼近生產(chǎn),納入生產(chǎn)管理中的智能服務(wù)體系的一部分;檔案管理智慧化隨智慧電廠的發(fā)展而發(fā)展。檔案管理智慧化的著眼點必須立足生產(chǎn),來源生產(chǎn),通過自己與生產(chǎn)互聯(lián)的智能體系實現(xiàn)檔案管理的智能化目標。

(一)檔案收集的實時化、海量化

檔案管理智慧化是利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù),構(gòu)建起智能化、多元化的管理機制和手段,以此來感知與處置檔案信息并提供檔案信息服務(wù)的新型檔案管理模式。通過生產(chǎn)系統(tǒng)的硬件接口和通信協(xié)議,生產(chǎn)中的實時數(shù)據(jù)、圖像、故障、試驗、人機切換等數(shù)據(jù)實時下載到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。在一線生產(chǎn)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將毫不遺漏地接收過來。通過電廠服務(wù)器的模塊,可以按權(quán)限按流程接收管理流程結(jié)束后流轉(zhuǎn)過來的文件,實現(xiàn)了及時收集,無紙化辦公。

(二)檔案整理的數(shù)字化、高效化

智慧檔案具有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能。智慧檔案綜合運用先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)和自動控制技術(shù),構(gòu)建一個感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗等自動處置檔案內(nèi)容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。由于檔案來源的數(shù)字化,通過檔案管理軟件系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)數(shù)字化歸檔,直接一步到位,省去了掃描著錄的工作,實現(xiàn)了高效率工作。

(三)檔案利用的智能化、廣泛化

智慧檔案的服務(wù)范圍將因使用移動服務(wù)技術(shù)而更為廣泛。采用有線寬帶技術(shù)和無線寬帶技術(shù),使智慧檔案在檔案館內(nèi)將實現(xiàn)檔案信息感知與服務(wù)的泛在化;并通過三網(wǎng)融合的互聯(lián)網(wǎng)、移動通信(3G/4G/5G)網(wǎng)絡(luò)等服務(wù)平臺,實現(xiàn)全公司檔案利用服務(wù)的全覆蓋。但是僅僅使用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理的檔案并不是真正的智慧檔案。真正的智慧檔案應(yīng)該是充分運用各類技術(shù)手段,對火力發(fā)電廠檔案資源管理與開發(fā)、檔案室運行等各類信息進行感知、挖掘,經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息,并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。從某種意義上講,智慧檔案的“智”可以概括為智能地感知與告知信息,“慧”可以概括為聰明地應(yīng)對與處置信息。智慧檔案通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián),隨時采集環(huán)境信息、物體動態(tài)信息,增強智慧檔案館信息獲取、實時反饋和隨時隨地智能服務(wù)的能力,充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢,運用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和公司檔案室運行的信息,從而對于包括檔案收集、管理、利用、存儲、監(jiān)督等活動在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持,為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件,為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。智慧化管理的檔案可以根據(jù)不同權(quán)限的使用者,現(xiàn)場通過網(wǎng)絡(luò)用戶和密碼直接收搜調(diào)取本專業(yè)需要的檔案資料,無須到檔案室查檔,真正實現(xiàn)了檔案的高效及時利用。并通過軟件收搜功能海量獲取相關(guān)信息。

(四)檔案保管的安全性、多備份

檔案全庫數(shù)字化對于電廠檔案數(shù)據(jù)的保存和備份帶來了安全和方便。電廠檔案不同于檔案館數(shù)據(jù),以生產(chǎn)、改造、技術(shù)革新數(shù)據(jù)為主,沒有檔案館的珍本、孤本,關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)的有效性和利用性。全庫數(shù)字化為檔案多個服務(wù)器備份、不同電廠互相備份、檔案市異地備份創(chuàng)造了有利條件。

三、推進檔案管理智慧化的難點與對策

檔案的核心是檔案載體所承載的信息,數(shù)量龐大、信息豐富。如果把檔案資料所承載的信息換算成數(shù)據(jù),在生產(chǎn)實時大數(shù)據(jù)來臨的背景下,值得關(guān)注的問題很多,沖擊將是不可避免的,也是巨大而全面的,通過現(xiàn)場工作實踐發(fā)現(xiàn)檔案智慧化管理的難點有以下幾點：

(一)檔案傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔的工作過程中出現(xiàn)了新的問題

一是采集到的數(shù)據(jù)如何有效處理保管。第一是價值判別。海量數(shù)據(jù)的判別,人工有難度。運用智能體系的設(shè)計可以通過專業(yè)重要的取舍來判斷。比如,集控中心的數(shù)據(jù)最重要,可以設(shè)定全保存。重要專業(yè)在哪些負荷時段或季節(jié)、氣候運行時最重要,可以設(shè)定按要求保存。特別重要數(shù)據(jù)如事故數(shù)據(jù),按公司標準設(shè)定成事故前五日數(shù)據(jù)、事故數(shù)據(jù)、事故后五日數(shù)據(jù)保存。二是使用者權(quán)限和流程設(shè)計必須依照公司管理標準設(shè)計,不可有違反公司規(guī)章制度的流程。使用者更替和領(lǐng)導(dǎo)調(diào)離調(diào)入,智能系統(tǒng)管理員必須及時更正權(quán)限和流程。三是檔案管理的智能體系是嵌入在智慧電廠管理的智能體系之中,還是獨立運行于智慧電廠智能體系之外?這是一個值得重點考慮的智能方案建設(shè)意見。

(二)檔案管理智慧化轉(zhuǎn)型過程中檔案管理人員的思想沖擊與觀念改變

一是對傳統(tǒng)檔案工作思維的沖擊。傳統(tǒng)檔案習(xí)慣于三板斧工作,催要移交、組卷錄入、上架查閱。在大數(shù)據(jù)時代顯然不合時宜。大數(shù)據(jù)的多維特征對于檔案工作的啟發(fā)是如何做大。檔案資料的增加、檔案門類的豐富、檔案數(shù)據(jù)的擴張、檔案管理的智能都會促使檔案大數(shù)據(jù)的形成和產(chǎn)生,這是必然的。這靠傳統(tǒng)的、保守的管理方式和思想觀念顯然是辦不到的。改變?nèi)藗儗鹘y(tǒng)檔案的認知,促成檔案概念的廣泛化,形成全社會大檔案意識。二是如何從檔案發(fā)展角度以戰(zhàn)略眼光看待智慧檔案。傳統(tǒng)檔案的管理,室藏檔案基本是以紙質(zhì)檔案為主,檔案實體管理主要是通過手工方式進行檔案的收集、整理、編目、上架、查閱、銷毀等,這種方式目前在多數(shù)基層檔案工作中仍然是常態(tài)。近年來檔案管理的思維焦點主要是檔案信息化,檔案數(shù)字化,電子檔案管理和數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館建設(shè)。同時,隨著近年來移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算和下一代信息技術(shù)的快速發(fā)展,信息量疊加遞增是海量數(shù)據(jù)匯集。大數(shù)據(jù)是一種生產(chǎn)資料和新財富。與此相適應(yīng),檔案管理也不能僅僅滿足于現(xiàn)有技術(shù)條件下的固有模式,而應(yīng)該在推進檔案信息化、檔案數(shù)字化進程中,結(jié)合大數(shù)據(jù),在新技術(shù)的基礎(chǔ)上尋找新的發(fā)展方向。三是如何正確定位火力發(fā)電廠檔案室的職能。公司員工需求對檔案智慧化管理職能職責有什么要求?檔案管理又如何升級,達到一個相對契合智慧電廠建設(shè)要求的合理進步?原有的目標定位能否適應(yīng)電廠智能化快速發(fā)展需求,這是檔案人值得思考的,應(yīng)該主動作為。對于大方向如何更好地服務(wù)電廠生產(chǎn)的謀劃、對于技術(shù)上如何地切入與主觀的態(tài)度,都需要有一個精確的計算和考量。依據(jù)大數(shù)據(jù)帶來的全新發(fā)展空間,結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和移動互聯(lián)網(wǎng)成果,把檔案室建設(shè)成為緊跟智能化電廠發(fā)展的智慧檔案。

通過火力發(fā)電廠檔案智慧化管理轉(zhuǎn)型實踐,筆者總結(jié)了以下幾點相應(yīng)對策：

一是要努力學(xué)習(xí)?？缃鐚W(xué)習(xí)管理運營平臺的正常運行監(jiān)控和基本維護。檔案工作者必須努力學(xué)習(xí),更新觀念,打破傳統(tǒng)思維慣性。無論是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù),還是檔案管理模式,強化檔案信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云端技術(shù)的學(xué)習(xí),積極探索在新技術(shù)下檔案事業(yè)的發(fā)展捷徑,勇于創(chuàng)新,更好地運用先進技術(shù)促進檔案事業(yè)與移動互聯(lián)網(wǎng)的整合,建設(shè)智慧檔案更好地服務(wù)檔案創(chuàng)新工作。

二是要快速適應(yīng)。檔案工作歷來是默默無聞,大部分時間和精力,都是在“收管用”上做文章,許多數(shù)字化工作也是剛剛開始。在多媒體、互聯(lián)網(wǎng)的今天,大數(shù)據(jù)的出現(xiàn),更讓人眼花繚亂,無從下手。但又是檔案事業(yè)不得不面臨的問題,也是歷史發(fā)展的必然要求,這就要求檔案人員必須盡快調(diào)整心態(tài),快速適應(yīng),主動融入,及早進入角色,使檔案工作智慧化管理跟上智慧電廠建設(shè)。

三是要主動作為。智慧檔案是大數(shù)據(jù),具有四大特征,即：大容量、多種類、快速高效、及時利用價值性。大容量是大數(shù)據(jù)巨大的數(shù)據(jù)量和數(shù)據(jù)的完整性;種類意味著海量、種類繁多的數(shù)據(jù);速度可以理解為更快地滿足時代性需求;利用價值就是洞察力和實用性。電廠檔案室是一個數(shù)據(jù)聚集的地方,每張紙片上有承載多個信息,從傳統(tǒng)的實體檔案到數(shù)字檔案,都無不體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的特征。我們要充分利用大數(shù)據(jù)帶給檔案工作的新變化,對檔案的收集、整理、利用、開發(fā)、編研進行數(shù)據(jù)分析,通過數(shù)據(jù)比對,積極采取措施,更換思路,主動提升檔案工作水準,實現(xiàn)資源的整合、數(shù)據(jù)的匯聚、信息的共享,開啟智慧檔案的大門。

檔案管理智慧化是一個革命性的檔案管理工具。傳統(tǒng)意義上的檔案概念和內(nèi)容沒有改變,而是被智慧檔案賦予了更加豐富的內(nèi)容、更加強大的價值作用承載和更加活躍的生命力的價值傳播。智慧檔案突破了傳統(tǒng)檔案在檔案管理上的有限手段,使得傳統(tǒng)檔案的管理、使用、增值無限更新提升,傳統(tǒng)檔案的文件價值生命賦予了活力。檔案管理智慧化不僅僅承載了傳統(tǒng)檔案、數(shù)字檔案的內(nèi)容,更是革命性地將檔案與物聯(lián)網(wǎng)、有線無線終端、智慧電廠建設(shè)等載體聯(lián)系起來,構(gòu)成了一個不斷產(chǎn)生、發(fā)展、增值的無形的、虛擬而又現(xiàn)實、實時的、智慧化的檔案室。打個不恰當?shù)谋扔?智慧化的檔案就是想要就要的空氣一樣,隨時在火力發(fā)電廠技術(shù)人員終端,一個手機App可以隨時隨地查閱到生產(chǎn)現(xiàn)場所需的數(shù)據(jù),又可以實時反饋更改的數(shù)據(jù),這種全息的數(shù)據(jù)在利用的過程中滾雪球一樣增值。每一個使用者體驗了使用價值,同時又創(chuàng)造了新的價值。通過檔案管理智慧化的轉(zhuǎn)型創(chuàng)新,大大降低了勞動力成本,減少了檔案數(shù)據(jù)利用的中間過程,使得現(xiàn)場工程人員所想就有所得,所得即所需,也真正體現(xiàn)了智慧電廠建設(shè)的一體化智慧功能。