侯菲菲

(杭州拱墅區(qū)檢察院)

基層檢察院訴訟檔案管理探析

侯菲菲

(杭州拱墅區(qū)檢察院)

檢察院訴訟檔案管理工作是整個檢察工作中的重要一環(huán),對檢察工作的科學(xué)發(fā)展也有著重要意義。本文從訴訟檔案的含義、作用及意義入手,進(jìn)而分析了當(dāng)前基層檢察院訴訟檔案的管理現(xiàn)狀及問題,提出了加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對策及建議。

基層檢察院 訴訟檔案

基層檢察院訴訟檔案工作不僅關(guān)系著本院各項(xiàng)工作的順利開展,更關(guān)系著整個檢察系統(tǒng)檢察訴訟檔案的積累和訴訟檔案工作的發(fā)展。為了把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道,使其更好地為檢察工作服務(wù),在新形勢下,必須充分認(rèn)識基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)及存在的問題,進(jìn)一步加強(qiáng)管理,發(fā)揮作用。

一、基層檢察院訴訟檔案特點(diǎn)

(一)一案一號

檢察機(jī)關(guān)辦理完畢的每一個案件所形成的所有材料,都編成一個檔案號。訴訟檔案的檔案號一般由“年度—類別—案卷號”組成。

(二)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的形成受相應(yīng)訴訟程序制約

人民檢察院辦理各類案件,必須按照相應(yīng)的《訴訟法》所規(guī)定的程序進(jìn)行,否則就是違法。因此,在案件辦理過程中產(chǎn)生的訴訟文書材料必須受相應(yīng)的訴訟程序的制約。訴訟檔案卷組卷的方法單一,形式固定,訴訟檔案卷內(nèi)的訴訟文書材料必須嚴(yán)格按照程序和產(chǎn)生的時間先后順序排列。

(三)檢察訴訟檔案具有特定的法律效力

訴訟檔案中的文書都是具有法律效力的材料,有很強(qiáng)的強(qiáng)制力和約束力,但只對該案件的訴訟當(dāng)事人具有法律效力,因此,訴訟檔案具有特定的法律效力,而且不因時間、空間的變化而變化。

(四)保管期限長、數(shù)量多

隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn),訴訟檔案數(shù)量不斷增多,并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定,訴訟卷宗大多保存期限為永久。

二、當(dāng)前檢察訴訟檔案工作存在的問題

(一)訴訟檔案數(shù)量激增,配套工作難以跟上

實(shí)踐表明,經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的地區(qū),刑事案件越多,隨著社會主義法制的健全,普法教育的深入,人民群眾用法律保護(hù)自己的意識不斷加強(qiáng),直接導(dǎo)致案件的數(shù)量激增。與此同時,檢察機(jī)關(guān)的軟硬件工作相對滯后,難以配合檔案數(shù)量的“同步增長”。

(二)人員配備難以適應(yīng)檔案管理需求

檔案管理力量薄弱難以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。我院雖然配備了檔案管理員,但是由于基層院事務(wù)繁多,檔案管理員大都為兼職,難以集中精力開展檔案管理工作;人員長期流動換崗,檔案管理員對業(yè)務(wù)流程始終處于不熟悉狀態(tài),使得檔案收集不齊全或者收集的檔案不符合規(guī)范化。

(三)業(yè)務(wù)不規(guī)范

一是檔案材料收集不全。有些部門不按規(guī)定歸檔,導(dǎo)致訴訟檔案材料不完整,無法了解案件全部訴訟程序。二是歸檔不及時?；鶎訖z察院有些科室在每年移交訴訟檔案時,不僅會有上一年度的卷宗,前一年,前兩年,甚至20世紀(jì)90年代的檔案會被一起移交,這就說明在當(dāng)年的年度里,檔案卷宗沒有被及時地收集和歸檔,這樣不僅耽誤了工作中的利用,也增加了檔案管理員的工作難度。三是整理不規(guī)范。在歸檔的訴訟檔案中,不同的立卷人按照各自的方式立卷,而沒有按照實(shí)際的辦案程序立卷,不能邏輯地反映案件的辦理程序,致使案卷的有機(jī)聯(lián)系性不強(qiáng),影響了檔案的利用。

三、加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對策

(一)全面提高對檔案工作重要性的認(rèn)識

一是要在全體檢察官和其他工作人員中進(jìn)行檔案工作重要性的教育;二是結(jié)合案件質(zhì)量評查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作,對檔案工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

(二)加強(qiáng)檢察檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

1.確定專職檔案人員且保持其工作的相對穩(wěn)定。保持檔案人員工作的相對穩(wěn)定性有利于增強(qiáng)其對檔案工作的責(zé)任心和使命感。此外,檔案人員的變動也應(yīng)該有一個工作上的銜接和熟悉的過程,也就是要有一個傳、幫、帶的過程。不能簡單地履行一個交接手續(xù)完事。

2.提升檢察檔案管理人員職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)。一是要堅(jiān)定檔案人員的事業(yè)心,增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感和自豪感。二是要有過硬的專業(yè)素質(zhì)?；鶎訖z察院檔案人才缺失,檔案人員量少質(zhì)弱的現(xiàn)象普遍存在。近年來,基層檢察院招錄的新進(jìn)干警大多為法律專業(yè)人才,從未招錄過專業(yè)的檔案管理人才,因此檢察機(jī)關(guān)的檔案管理人員在檔案工作中始終處于門外漢的尷尬狀態(tài)。加之長期以來,檢察機(jī)關(guān)都注重對法律專業(yè)人才的培養(yǎng)力度,而對檔案人員的培養(yǎng)卻沒有引起足夠的重視,因此必須加大檔案人員培訓(xùn)力度,提高檔案專業(yè)素質(zhì)。

3.注重相關(guān)部門檔案責(zé)任人員培訓(xùn)。重視加強(qiáng)對各部門內(nèi)勤,特別是檔案承辦人的業(yè)務(wù)指導(dǎo),有計(jì)劃地開展培訓(xùn)。對于新上崗的書記員和崗位調(diào)動后的人員,要及時組織培訓(xùn),使他們在上崗初期就能正確掌握工作要點(diǎn),養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習(xí)慣,正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法,確保歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)檢察檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.明確職責(zé),規(guī)范檔案業(yè)務(wù)。檔案員要肩負(fù)起檔案質(zhì)量監(jiān)督員的責(zé)任,負(fù)責(zé)全院案件材料集中裝訂歸檔和檔案質(zhì)量監(jiān)督工作。案件承辦人在規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)內(nèi)按規(guī)定將應(yīng)移交歸檔的完整案件材料移交給檔案員,檔案員在案件材料裝訂過程中發(fā)現(xiàn)單人提審、超期羈押等不符合司法規(guī)范的情況,應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄并定期報告檢務(wù)督察小組,通知案件承辦人立即補(bǔ)正并記錄情況。應(yīng)將案件承辦人上交的案件材料質(zhì)量情況納入科室、個人年度績效考核。

2.開發(fā)利用檔案,提升檔案價值。一是做好日常利用服務(wù)。1986年至今,我們已經(jīng)提供各類案卷3000余卷,為選編案例,糾正違法,研究分析案件新特點(diǎn)、新動向,以及干警的獎懲、調(diào)資、職級評定等項(xiàng)的檢察工作的順利進(jìn)行提供了有效服務(wù)。二是做好編研服務(wù)。我們編制的1999—2015年《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》,用表格、圖表和文字等形式詳細(xì)分析了我院各類業(yè)務(wù)工作情況。如對自偵案件中的貪污、挪用、受賄、瀆職侵權(quán)案件進(jìn)行分類匯總,以表格、圖表的形式形象地表現(xiàn)出來,并附簡要的文字,從而從這些圖表、表格、文字中可以看出每年各類案件的案發(fā)率、作案手段的變化、案值的變化、涉及人員的結(jié)構(gòu)變化等,分析犯罪規(guī)律特點(diǎn),采取可行措施加以預(yù)防;利用檢察檔案開展類案研究,為立法和司法實(shí)踐提供依據(jù)等,不斷提升檔案管理工作的價值,促進(jìn)檢察事業(yè)健康發(fā)展。