魏 慶

(麗水市公路管理局)

第三部分 專門檔案與特殊載體檔案管理

公路應(yīng)急搶險檔案資料的收集與整理

魏 慶

(麗水市公路管理局)

筆者從公路應(yīng)急搶險檔案資料的收集與整理方面入手,提出完善管理機(jī)制、加強(qiáng)專業(yè)指導(dǎo)等措施,實(shí)現(xiàn)公路檔案規(guī)范化、科學(xué)化。

公路 應(yīng)急搶險 檔案資料 收集整理

公路應(yīng)急搶險涉及的情形有路基水毀、邊坡坍塌、雨雪冰凍,以及重大交通事故等,公路涉險的直接后果是交通中斷,或者人員車輛等受到傷害,必須第一時間采取措施救援。公路搶險的主要責(zé)任單位是所轄路段的公路管理部門,搶險往往涉及應(yīng)急預(yù)案的啟動、人員的值班、搶險隊伍的成立、機(jī)械物資的準(zhǔn)備、搶險指揮以及善后工作等。記錄和反映公路應(yīng)急搶險的檔案十分重要,必須及時做好檔案收集與整理工作。

一、公路應(yīng)急搶險檔案資料管理現(xiàn)狀分析

由于公路應(yīng)急搶險涉及面廣,環(huán)節(jié)多,加上時間緊迫,搶險檔案資料收集與整理往往被忽視,造成檔案缺失的情形,主要表現(xiàn)在：

(一)檔案資料收集的意識不強(qiáng)

公路一旦發(fā)生險情,公路部門會第一時間啟動應(yīng)急預(yù)案,從目前情況看,很少有人將應(yīng)急搶險的檔案收集工作納入預(yù)案中,因此沒有專人負(fù)責(zé)搶險資料的檔案收集工作;由于搶險對時間要求的特殊性,在搶險過程中,大家集中全力搶險保暢,也很少有人關(guān)注對搶險經(jīng)過的檔案留存;當(dāng)任務(wù)結(jié)束,險情排除后,重大險情可能會有些新聞報道,一般險情基本上不會留下痕跡,好像沒有發(fā)生過一樣。

(二)檔案資料收集質(zhì)量不高

資料的收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施,資料收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等環(huán)節(jié)。在公路搶險時,由于未形成收集網(wǎng)絡(luò),最終只收集到一些零星的資料片段。如水毀公路搶險,涉及氣象、地質(zhì)、國土、施工立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)撥付、交竣工驗(yàn)收等多個環(huán)節(jié),時間跨度較長,環(huán)節(jié)較多,內(nèi)容也較豐富。但在收集資料時,影像資料只得到一些用手機(jī)拍攝的現(xiàn)場照片,文字資料只有一些簡單的數(shù)據(jù),根本無法獲得水毀公路搶險和施工的全方位信息,無法反映該項(xiàng)工程的全貌,從而喪失了為該路段提供大中修工程技術(shù)參考的重要依據(jù)。

(三)檔案資料整理不夠規(guī)范

從目前收集到的公路搶險資料來看,涉及圖片、視頻,以及新聞稿和政務(wù)信息的內(nèi)容較多,這些資料大多是為新聞宣傳和信息上報服務(wù)的,時效性失效后,很少立卷歸檔;另外搶險涉及的人員信息、資金撥付、物資調(diào)運(yùn)和使用等資料則掌握在業(yè)務(wù)部門手中,如抗冰凍保暢通搶險,搶險人員信息在人事部門那里,采購物資如融雪劑、工業(yè)鹽等資料在財務(wù)人員那里,機(jī)械運(yùn)行情況和耗損情況又在養(yǎng)護(hù)人員那里,交通秩序維持等資料又在路政人員那里,等等。因此,從總體上來看,公路搶險的檔案資料存在散、雜、亂等特點(diǎn),整理難度比較大。

(四)檔案管理工作不夠到位

由于公路搶險屬于突發(fā)事件,并非常態(tài)化管理工作,有些部門甚至未將其納入公路檔案管理體系,認(rèn)為只是臨時性事件,不需要立檔,忽視了公路作為重要基礎(chǔ)設(shè)施,其維護(hù)保養(yǎng)的歷史信息對其確保安全暢通的特殊意義。如此,公路搶險檔案資料的內(nèi)容有哪些,收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么,如何整理歸檔等一系列問題均未被考慮,從而導(dǎo)致檔案收集不及時,人員不專業(yè),資料散、亂、差等情況出現(xiàn)。因此,如何有效規(guī)范公路應(yīng)急搶險檔案的收集與整理,明確收集與整理的內(nèi)容、流程、人員等,是擺在我們面前突出的問題。

二、公路應(yīng)急搶險檔案資料的收集與整理

所謂公路應(yīng)急搶險檔案資料,就是在公路應(yīng)急搶險過程中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像,以及其他各種方式和不同載體的原始記錄,它是反映公路應(yīng)急搶險過程的一項(xiàng)重要工作,也是公路管養(yǎng)和交通安全管理的重要參考依據(jù)。

(一)建立公路應(yīng)急搶險檔案資料的收集與整理網(wǎng)絡(luò)

針對公路險情頻發(fā)的特點(diǎn),在公路應(yīng)急搶險預(yù)案中增添檔案資料收集整理內(nèi)容,將檔案留存工作作為應(yīng)急搶險的一部分;由公路管養(yǎng)機(jī)構(gòu)檔案部門牽頭,成立公路應(yīng)急搶險檔案資料收集與整理工作小組,小組成員為搶險涉及的各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員,明確工作職責(zé)和任務(wù)分工;在搶險時,小組成員有針對性、有意識地收集有關(guān)信息,如辦公室負(fù)責(zé)收集文書資料(抗災(zāi)搶險文件等)、宣傳資料,養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)收集人員、物資、機(jī)械等到位缺考和工作情況,財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計搶險投入的資金量,路政部門負(fù)責(zé)搶險現(xiàn)場秩序及評估搶險成效等。各部門在搶險工作結(jié)束后,必須將收集到的信息歸口至辦公室檔案管理人員手中,然后按照建檔要求整理好相關(guān)信息資料,從而實(shí)現(xiàn)收集與整理無縫對接。

(二)明確公路應(yīng)急搶險資料的收集與整理要求

根據(jù)公路應(yīng)急搶險的特點(diǎn),結(jié)合檔案規(guī)范化要求,按照數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)收集整理。首先,可以對搶險檔案單獨(dú)立卷,對檔案裝具、編號、卷內(nèi)目錄等提出明確建檔標(biāo)準(zhǔn);其次,明確檔案資料內(nèi)容,按照一險一檔的要求,注意收集險情概述、搶險文書、搶險過程文字影像記錄、險情解除資料等內(nèi)容。險情概述包含公路涉險時間、路段、原因以及受損程度等;搶險文書包含上級搶險收文、本部門搶險發(fā)文等;搶險過程記錄包含的文字記錄有搶險人數(shù)、搶險機(jī)械種類和數(shù)量、搶險物資投入情況以及搶險的具體情形描述,影像記錄有公路涉險前路段全貌,涉險后路段全貌,搶險時全景和近景資料,險情排除后路段全貌等。此外,還需收集搶險物資清單、資金使用情況等資料。

(三)注意公路應(yīng)急搶險檔案資料收集流程

由于公路應(yīng)急搶險具有突發(fā)性、緊急性特點(diǎn),現(xiàn)場收集信息資料往往匆忙,因此要注重事前準(zhǔn)備和事后追蹤。事前準(zhǔn)備就是檔案人員事先設(shè)定好公路應(yīng)急搶險資料收集模板,內(nèi)容包括時間、地點(diǎn)、人員、機(jī)械、物資、資金、險情描述、搶險過程、險情排除等,在接到險情后,有序收集相關(guān)資料填充。事后追蹤就是積極聯(lián)系參與搶險的部門和人員,收集搶險的文件、圖片視頻、宣傳資料等,最后對所有收集的資料進(jìn)行整理?？紤]到公路應(yīng)急搶險的不同類別,可以按年度建立公路搶險總目錄,按照水毀類、地質(zhì)災(zāi)害類、交通事故類、抗冰雪類等立卷,從而確保檔案的條理性與完整性。

(四)完善公路應(yīng)急搶險檔案資料的評價機(jī)制

針對收集到的公路應(yīng)急搶險資料,必須對資料的真實(shí)性、完整性與檔案價值進(jìn)行有效評價,尤其是資料涉及的搶險等級、搶險資金,以及搶險中公路技術(shù)參數(shù)的變量、后續(xù)措施等,必須請相關(guān)部門人員進(jìn)行專業(yè)評價,確保檔案的真實(shí)性與科學(xué)性。同時,檔案管理部門還必須對圖片、視頻及數(shù)據(jù)等信息的有效性進(jìn)行判斷,剔除無關(guān)的信息,保留有價值的資料,使搶險檔案更加準(zhǔn)確到位。

總之,真實(shí)、準(zhǔn)確的公路應(yīng)急搶險檔案資料能夠在公路工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等方面發(fā)揮重要作用,如在事故黑點(diǎn)整治、預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、邊坡整治、路基路面大中修工程、橋梁修復(fù)施工等方面都具有重要作用。因此,科學(xué)有效地收集公路應(yīng)急搶險資料檔案,對公路管養(yǎng)能起到更加精準(zhǔn)、更加規(guī)范的促進(jìn)作用。