王 芳

(交通運(yùn)輸部東海航海保障中心寧波航標(biāo)處)

談?wù)勎臅ぷ鲗n案質(zhì)量的影響

王 芳

(交通運(yùn)輸部東海航海保障中心寧波航標(biāo)處)

檔案主要來自文件材料,而文件材料是在文書處理工作中形成的,因此文書工作不僅直接影響文件材料的質(zhì)量,而且也直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量。

文書處理 檔案質(zhì)量

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在做好硬件建設(shè)的同時(shí),做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。正是由于檔案主要來自文件材料,而文件材料是在文書處理工作中形成的,因此文書工作不僅直接影響文件材料的質(zhì)量,而且也直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量,所以我們要樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,加強(qiáng)責(zé)任心,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),積極主動(dòng)地收集管理(形成)的文件,規(guī)范文件材料收發(fā)傳閱工作,確保文件材料不散失。在實(shí)際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、文件書寫材料對檔案質(zhì)量的影響

文件書寫材料指紙張、墨水、印油等。用紙和字跡材料的質(zhì)量如何,不僅影響文件的閱讀,而且決定文件的保存壽命。文件的質(zhì)量與檔案質(zhì)量有自然的一致性,文件用紙用墨決定著檔案的壽命。一些同志為了一時(shí)方便,隨便拿一張紙、一支筆就起草文件,沒有考慮檔案管理的需要,使某些檔案“未老先衰”,保存時(shí)間不長,紙張便老化、發(fā)黃變脆,字跡褪色、油墨散發(fā)、模糊不清等,嚴(yán)重影響檔案的長期保存。文件在制作時(shí)一定要考慮到檔案的需要,文件用紙要選擇質(zhì)地堅(jiān)韌、耐老化的紙張,規(guī)格要統(tǒng)一,對于永久保存的文件,應(yīng)選擇質(zhì)量較好的紙張。另外,作為檔案管理人員就應(yīng)愛崗敬業(yè),經(jīng)常查看檔案材料,看有無蟲害、缺損,特別是天氣潮濕、高溫時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對庫房溫濕度的監(jiān)控,防止檔案變脆發(fā)霉,發(fā)現(xiàn)破損應(yīng)及時(shí)裱糊或復(fù)制備件。

二、文件撰制質(zhì)量對檔案質(zhì)量的影響

文件的體式包括文件的結(jié)構(gòu)、各種附加標(biāo)記及格式的安排等。各類文件都有一定的體式,有統(tǒng)一的要求和規(guī)定,不可以隨意更改。所以,在制作文件時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)定要求標(biāo)寫清楚。文件撰制質(zhì)量主要指文件起草、修改、各種記錄等方面是否字跡清晰,語法修辭是否簡練確切,是否便于閱讀理解,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否運(yùn)用得當(dāng),文件有沒有標(biāo)注主題詞,制發(fā)文件是否履行簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,文件標(biāo)題是否確切,主送、抄送關(guān)系是否清楚,是否堅(jiān)持一文一事制度,擬件人是否署名,是否注出密級(jí)及發(fā)文時(shí)間等。發(fā)文時(shí)必須要標(biāo)明年、月、日,這不但關(guān)系到文件的時(shí)效性,在其轉(zhuǎn)化為檔案后直接關(guān)系到檔案的憑證價(jià)值。文件除會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋公章。沒有公章的公文沒有權(quán)威性,轉(zhuǎn)化為檔案后將失去憑證作用。文件形成機(jī)構(gòu)名稱應(yīng)寫全稱,或規(guī)范化的簡稱,否則不但損害文件的嚴(yán)肅性,而且會(huì)破壞檔案的真實(shí)完整性。對于未完成或無法完成的工作也要在文件處理單上書面注出原因,使文面完整?？傊?在發(fā)文渠道中嚴(yán)格把關(guān),嚴(yán)格審查各類文件的文種和格式是否符合規(guī)范。這不僅關(guān)系文件本身質(zhì)量和單位工作效率,而且在其轉(zhuǎn)化為檔案后,對檔案的提供利用也將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

三、文書立卷工作對檔案質(zhì)量的影響

文書立卷就是根據(jù)一定的原則與方法,將組織或個(gè)人形成的文件組合成單位保管案卷的工作過程。要在“以我(本單位)為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)。

我們在提供利用檔案時(shí),有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)文面殘缺的現(xiàn)象。例如,有的請示無批復(fù);有上級(jí)指示或單位發(fā)文,而沒有辦理情形或結(jié)果;案卷少標(biāo)題、編號(hào);發(fā)文時(shí)間和發(fā)送范圍無注明;等等。以致單位發(fā)展過程中的一些重大事項(xiàng)在檔案中都查不到批復(fù)、辦理情況及時(shí)間。

有的文件格式不規(guī)范或文種選用錯(cuò)誤,造成上級(jí)機(jī)關(guān)閱批困難。例如,需要向上級(jí)機(jī)關(guān)請示的問題,文書人員若不用“請示”這一文種,而采用“報(bào)告”文種,造成領(lǐng)導(dǎo)將其當(dāng)作一般工作情況匯報(bào)而未做答復(fù);有些機(jī)要檔案由于文書處理時(shí)未按規(guī)定劃分密級(jí),則可能造成檔案管理和利用時(shí)失密。這些情況的出現(xiàn)都直接或間接地造成了文書檔案的文面不完整。

要杜絕檔案文面的殘缺,一是要求文書人員精通文書范疇的知識(shí),二是文件起草人員要熟悉公文制發(fā)的規(guī)范和格式,三是要堅(jiān)持文書處理部門(辦公室)立卷制。凡上級(jí)批示或領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件,在傳閱完畢后,均交由辦公室歸存,并將辦理結(jié)果附于正文后,做到材料完整。部門主辦的發(fā)文,在文書處理的發(fā)文過程完畢后,由辦公室保存文稿和打印件,以備立卷歸檔。只有認(rèn)真履行公文處理制度才能消除檔案文件的不完整現(xiàn)象。

辦理完畢的文件材料,應(yīng)由文書人員集中統(tǒng)一保管,根據(jù)立卷的原則和方法,在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下,編寫案卷類目,將其及時(shí)對號(hào)入座,使文件的立卷工作日?；?。文書部門立卷主要是做好平時(shí)的歸卷工作,關(guān)鍵在于“及時(shí)”二字,及時(shí)收集,及時(shí)分類,切忌拖拉積壓。

準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,原則上按年度歸檔,但實(shí)際操作中,要完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的才能予以立卷或歸檔,沒有完成的則不能立卷或歸檔,否則會(huì)造成檔案管理的無序和混亂。例如跨年度的批復(fù),應(yīng)放在相應(yīng)的批復(fù)年度歸檔。會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)收集歸卷;聯(lián)合辦理的文件,原件由主辦單位收集歸檔,協(xié)辦單位保存復(fù)印件或副本。文書人員平時(shí)有計(jì)劃地收集整理文件,進(jìn)行分門別類的管理,這樣既方便平時(shí)查閱,又利于年終立卷。文件材料是經(jīng)過文書部門處理的,文書部門熟悉本部門文件材料的形成原因、運(yùn)轉(zhuǎn)情況和實(shí)際效用,了解文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系和不同保存價(jià)值,清楚公文的來源和去向,這些正是進(jìn)行檔案立卷所必需的基本條件,因而能把握案卷的質(zhì)量,提高工作效率。如果文書部門將未經(jīng)立卷的文件材料移交給檔案部門,檔案人員由于不熟悉文書的處理程序和它們之間的有機(jī)聯(lián)系,要花費(fèi)很多時(shí)間進(jìn)行清理、熟悉文件材料,分析文件材料,致使案卷的質(zhì)量受到影響。文書部門集中立卷可以有效地防止文件的散失,有利于保證文件材料的完整齊全。文書部門將承辦完畢的文件材料隨時(shí)整理立卷,可以避免在每個(gè)承辦人手中積存太多文件材料,不易查找且易散失的缺陷,并能在立卷過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,采取補(bǔ)救措施,這樣有利于保證歸檔文件材料的完整準(zhǔn)確性。如果將文書立卷工作直接交給檔案部門辦理,由于檔案人員不熟悉文書工作,不能控制和掌握文件材料的承辦情況,容易造成文件材料的散失,對于存在的問題也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn),這樣容易形成檔案質(zhì)量的“先天不足”。所以,文書部門立卷是文書處理工作的終結(jié)(最后環(huán)節(jié)),是檔案工作的基礎(chǔ),它將決定檔案的質(zhì)量。需要指出的一點(diǎn)是,當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)將本人暫存、借用的文件材料,按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清繳,以保證檔案材料的完整齊全。