姚 昆

(海鹽縣水利局)

水利工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題和對策

姚 昆

(海鹽縣水利局)

本文介紹了水利工程建設(shè)檔案項目管理的重要性和存在的主要問題,并提出了如何加強(qiáng)水利重點(diǎn)項目檔案規(guī)范化管理的對策。

水利工程 檔案管理 問題 對策

隨著國家對水利建設(shè)的不斷重視,以及水利工程建設(shè)的不斷推進(jìn),投資力度不斷加大,縣級、省級、國家級水利重點(diǎn)項目不斷建成。作為水利建設(shè)項目的歷史記錄,水利檔案的重要性不斷凸顯。水利項目建設(shè)檔案是水利建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的最可靠的原始資料,它具有不可再生性和無法替代性。水利項目建成的同時,大量的項目檔案同步形成,這些檔案在項目的建設(shè)營運(yùn)、維修維護(hù)、維權(quán)審計等工作中發(fā)揮著非常突出的作用。

一、水利工程檔案的重要性

1.水利工程檔案在水利單位日常工作查考中起到參考作用。通過對水利工程檔案的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設(shè)產(chǎn)品是否合格,而水利單位也可借助檔案,作為在擬訂計劃、總結(jié)工作、水利工程設(shè)計等方面的查考憑據(jù)。

2.汛期遇到緊急突發(fā)狀況時,通過水利工程檔案可以便捷地查詢歷年來水情、雨情、災(zāi)情及水利工程的狀況,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。在險情未發(fā)生時,通過歷年檔案整理整合也可以做好預(yù)測及防備措施。

3.完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財富。在學(xué)術(shù)研究方面,通過查閱檔案,參考豐富、準(zhǔn)確、可靠的歷史資料,及時汲取到工程建設(shè)經(jīng)驗的同時,減少了外借查閱資料的開支,可以更好、更快、更經(jīng)濟(jì)地取得研究成果。

4.水利工程檔案在建設(shè)時期可以用來全面鑒定工程質(zhì)量;在投入運(yùn)行過程中,若出現(xiàn)故障或事故,也方便為查明原因、追究事故責(zé)任提供依據(jù);在后期規(guī)劃改革中,為后人在工程使用、管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、重建、擴(kuò)建等工作中提供必不可少的依據(jù)。

二、水利建設(shè)項目檔案管理存在的問題

(一)檔案管理不夠重視

通常情況下,項目建設(shè)任務(wù)重、工期緊,建設(shè)單位在建設(shè)過程中,往往只重視工期、質(zhì)量、資金等問題,而忽略項目檔案建檔過程管理,存在“重建設(shè)、輕檔案”的觀念。

(二)檔案規(guī)范化程度和收集項目的完整性較差

由于檔案項目形成過程中涉及單位眾多,而且形成周期長,種類多,管理人員把檔案看成是水利項目工程的掃尾工作,缺乏檔案工作應(yīng)與項目建設(shè)同步進(jìn)行的認(rèn)識。由于存在這種觀念,許多水利工程檔案基本要等到項目完工后才開展收集工作,而且是有多少收多少,責(zé)任心不強(qiáng)。關(guān)鍵材料缺失,對文件質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán),文件內(nèi)容缺失,簽字蓋章不全,復(fù)印件比例高等現(xiàn)象屢見不鮮。

(三)參建單位多,各單位檔案管理水平參差不齊,檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高

水利工程尤其是重點(diǎn)水利工程,參建單位一般包括項目法人、設(shè)計單位、監(jiān)理單位和施工單位。對于點(diǎn)多線長的水利工程,往往分段、分期施工,各段各期又有不同的情況,這要求水利檔案人員只有具有較好的素質(zhì)才能勝任科技檔案管理。但是目前我們的檔案人員很難兼顧好各方面,大部分只是單純地看管檔案,特別是許多施工單位,內(nèi)部人員調(diào)動頻繁,導(dǎo)致工程檔案無人管理、檔案文件滯后于工程進(jìn)度,甚至出現(xiàn)工程檔案建完后再補(bǔ)齊檔案的現(xiàn)象,影響了檔案材料的歸檔質(zhì)量。

三、加強(qiáng)水利檔案規(guī)范化管理的對策

(一)強(qiáng)化水利工程檔案的管理理念

要求制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理規(guī)范。理順?biāo)こ探ㄔO(shè)項目檔案管理的驗收工作機(jī)制,在水利工程開展之前就明確檔案專項驗收和項目檔案移交的要求。防止出現(xiàn)水利工程檔案損壞和遺失現(xiàn)象。

(二)依法加強(qiáng)水利工程項目檔案的規(guī)范化管理

水利工程項目檔案規(guī)定：水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗收等各階段過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。該規(guī)定從檔案的管理、歸檔與移交、檔案驗收等四方面,共計三十一條,詳細(xì)闡述了如何做好水利檔案工作。檔案登記備份的規(guī)定為：重點(diǎn)建設(shè)項目應(yīng)在項目開工后6個月以內(nèi),向檔案行政管理部門報送《省重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記表》;在建的和完工未驗收的重點(diǎn)項目,要根據(jù)項目的進(jìn)展情況,每年11月底前填寫登記表并報送檔案行政管理部門;完成驗收的,要分別在檔案專項驗收時和竣工驗收后一個月內(nèi)報送登記表。這些規(guī)定加強(qiáng)了檔案管理部門對重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理的行政監(jiān)管,有利于督促各項目建設(shè)單位建立檔案管理制度,完善檔案管理體系,從源頭上規(guī)范檔案形成和日常管理。

(三)加強(qiáng)水利工程檔案的項目收集

對項目檔案的收集范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間等做出明確規(guī)定;對項目檔案的收集分工要明確、責(zé)任到人;進(jìn)行全程跟蹤,確保各施工單位履行好基建檔案的移交工作;要引進(jìn)獎懲機(jī)制,對能按時、保質(zhì)、保量移交檔案的施工單位予以物質(zhì)獎勵并通報表揚(yáng),反之對那些不按要求移交的要予以處罰。

(四)建立和完善水利工程檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號),以及省、市出臺的有關(guān)水利工程檔案管理規(guī)范,結(jié)合具體的實(shí)際情況,由項目法人對工程建設(shè)形成的檔案總負(fù)責(zé),制定針對性的水利工程檔案管理細(xì)則,要求各參建單位認(rèn)真執(zhí)行。例如我們這次的擴(kuò)大南排工程,在工程建設(shè)之初就組織檔案人員參加培訓(xùn),并由市里根據(jù)工程實(shí)際情況制定《擴(kuò)大南排工程檔案管理辦法實(shí)施意見》和《擴(kuò)大南排工程檔案歸檔范圍和保管期限表》。

(五)進(jìn)一步提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

隨著現(xiàn)代水利事業(yè)的發(fā)展,水利工程檔案的管理要求,管理技術(shù)和管理設(shè)備不斷推陳出新。檔案數(shù)字化工作的不斷深入,特別是檔案管理自動化的普及和電子計算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用,需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備的能力,不斷更新現(xiàn)代水利檔案管理的知識和技術(shù)。因此要做好檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,通過定期或不定期的培訓(xùn)使檔案人員全面掌握各項規(guī)范和要求,不斷提高檔案人員利用計算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案自動化的能力。在培訓(xùn)現(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上引進(jìn)高素質(zhì)人才,并保持檔案人員的穩(wěn)定性,使檔案人員能夠引進(jìn)來、待得住、有發(fā)展、有流動。