馬 奔

(杭州市江干區(qū)城市管理綜合監(jiān)管中心)

市政設施監(jiān)管檔案的重要性及其管理方式探析

馬 奔

(杭州市江干區(qū)城市管理綜合監(jiān)管中心)

本文闡述了市政設施監(jiān)管檔案的重要性,分析了市政設施監(jiān)管檔案管理現(xiàn)狀,提出了加強市政設施監(jiān)管檔案管理的若干建議。

市政設施 監(jiān)管 檔案

市政設施是城市系統(tǒng)的重要組成部分,在城市運行中起著重要作用,是城市賴以生存和發(fā)展的基礎,做好市政設施的監(jiān)管工作對確保設施的完好運行而言,顯得十分重要,而市政設施監(jiān)管檔案工作則是做好市政設施監(jiān)管工作的重中之重。一方面,市政設施監(jiān)管檔案是對市政設施監(jiān)管過程的有效記錄,另一方面市政設施監(jiān)管檔案對整個市政監(jiān)管工作有著指導、借鑒的作用。本人結合多年的工作體會,對市政設施監(jiān)管檔案的重要性及其管理方式進行了分析和探索。

一、市政設施監(jiān)管檔案的重要性

市政設施監(jiān)管檔案主要有市政設施、設施監(jiān)管、行政審批、建管銜接、大型活動及節(jié)假日市政保障、專項活動、防汛抗臺、抗雪防凍等市政應急保障檔案,還有其他涉及市政監(jiān)管工作的文件、資料等。市政設施監(jiān)管檔案不僅客觀、真實地記錄了設施基本情況、設施監(jiān)管情況等,還對開展下步工作、處理相關問題、做出正確決策提供了重要依據,因此市政設施監(jiān)管檔案對于市政監(jiān)管工作而言有著極其重要的意義。

(一)是開展監(jiān)管工作的基礎性資料

隨著城市化進程的快速發(fā)展,市政設施日益完善,市政監(jiān)管工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。要做好管轄范圍內市政監(jiān)管工作必須對設施情況有全面的了解,而對設施全面的了解,要依靠圖紙、界定表、設施資料卡等市政設施資料。這些設施資料內容廣、形式多。從內容上看有道路、橋梁、排水等設施資料,從形式上看有圖紙、表格、文字等。借助這些設施檔案資料全面了解設施情況,才能更好地開展監(jiān)管工作。通過設施資料,我們可以知道哪些設施屬于管轄范圍,界線在哪里。同樣,設施資料也是處理問題、做出判斷的依據,比如要對道路挖掘項目做出審核,除了現(xiàn)場踏勘外,最主要的就是結合一路一檔、竣工圖紙等相關資料全面了解道路的結構、管線分布等相關情況,做出正確的判斷。又如在批后監(jiān)管中,也要依靠設施資料開展監(jiān)管工作,在開挖過程中,也要根據原道路圖紙避開一些管道或做好保護措施。

(二)對開展監(jiān)管工作起著指導性作用

市政設施監(jiān)管檔案記錄了設施的基本情況及監(jiān)管、專項活動、建管銜接情況等,檔案對設施開展監(jiān)管工作起著指導性作用。通過檔案記錄的情況,可以為下一步工作提供依據。比如在區(qū)域范圍內哪些設施需要進行提升改造、大小中修等,都需要日常監(jiān)管檔案中的相關資料提供幫助。根據設施監(jiān)管檔案中記載的設施病害情況、修復次數(shù)等數(shù)據,再結合設施現(xiàn)場情況進行分析,就可以確定哪些設施需要進行哪些改造、修繕;監(jiān)管檔案中養(yǎng)護單位的考核資料,為實現(xiàn)養(yǎng)護企業(yè)的優(yōu)勝劣汰提供依據。此外,依靠市政監(jiān)管檔案可以看出有哪些設施病害突出、哪些設施問題反復出現(xiàn),并為下一步有針對性、有重點地開展市政監(jiān)管、養(yǎng)護工作指明方向。

二、市政設施監(jiān)管檔案管理現(xiàn)狀

市政設施監(jiān)管檔案有設施資料、巡查監(jiān)管資料、考核資料、建管銜接資料、市政專項活動資料、大型活動及節(jié)假日、防雪抗凍市政設施保障工作資料等。目前,市政設施監(jiān)管檔案存在資料缺失、不完整等問題。

(一)檔案移交接收工作存在問題

近年來,隨著社會發(fā)展,市政部門也經歷了一系列的機構改革,而在機構改革中,設施資料未按規(guī)范做好移交工作,這導致在機構變革的過程中,一些檔案資料的遺失。

(二)文件的前端控制有待加強

在市政設施監(jiān)管檔案的管理中,對市政設施監(jiān)管相關文件的前端控制還不完善。市政設施監(jiān)管資料歸檔中,往往存在歸檔資料不符合要求,文件內容要素缺失等問題。

(三)對檔案重要性認識不夠

由于監(jiān)管部門對檔案工作重要性認識不夠,導致市政設施監(jiān)管檔案管理制度不夠完善,檔案管理各環(huán)節(jié)不夠規(guī)范。同時,檔案管理人員不能及時高效地學習、貫徹檔案新規(guī)范、新標準,并應用到實際工作中去。

三、加強市政設施監(jiān)管檔案管理的若干建議

市政設施監(jiān)管檔案的管理工作對市政設施監(jiān)管工作而言尤其重要,做好市政設施監(jiān)管檔案管理工作主要從以下幾方面著手：

(一)依法制檔,完善檔案各項工作

市政設施監(jiān)管檔案是開展市政監(jiān)管工作的基礎,也是單位處理問題、制定方針政策、做出決策的依據。做好市政設施監(jiān)管檔案工作,對開展整個市政監(jiān)管工作起著重要的作用。做好市政設施監(jiān)管檔案工作要特別注意以下幾點：

第一,要提高對檔案重要性的認識,加強對檔案工作的重視,將檔案工作納入市政重點工作中去。第二,要依據《檔案法》等法律法規(guī)完善市政設施監(jiān)管檔案管理制度,明確歸檔范圍、落實檔案人員、明確檔案人員工作職責等。按相關規(guī)范要求做好檔案收集、整理、鑒定、保管等各環(huán)節(jié)工作,使檔案管理規(guī)范化。第三,從建設單位、養(yǎng)護單位等其他部門移交接收過來的文件資料,要依據各類規(guī)范文件,明確接收資料的范圍、標準、要求,從而實現(xiàn)市政設施監(jiān)管檔案的規(guī)范化。第四,監(jiān)管部門開展實際工作形成的資料文件,要注意做好文件的前端控制,在文件形成、積累前,對格式、體制等相關內容做好要求,這樣才能更好地做好后續(xù)管理工作。第五,在明確文件歸檔范圍時,要結合對監(jiān)管業(yè)務工作的分析,確定每項監(jiān)管工作、每個環(huán)節(jié)所產生的文件及背景信息。歸檔范圍不僅包含文書類資料,也包括業(yè)務資料;不僅包含文檔類資料,也包括圖紙、音像、照片、多媒體文件等。第六,要制定文件保管期限,確定歸檔時間。根據文件特征,確定其文件保管期限,并按年為單位,確定年度資料歸檔工作的時間節(jié)點。如上年度的市政設施監(jiān)管資料需在下年度的上半年完成立卷歸檔工作。

(二)與時俱進,推進檔案信息化建設

目前,市政設施監(jiān)管檔案主要以紙質為主。但隨著互聯(lián)網的不斷發(fā)展,計算機管理的優(yōu)勢也逐漸凸顯。根據市政監(jiān)管工作特征,加強市政設施監(jiān)管檔案數(shù)字化轉化工作,逐漸推進檔案數(shù)字化進程是檔案管理工作的一個發(fā)展方向。如通過市政管理系統(tǒng),實現(xiàn)市政設施監(jiān)管資料管理的數(shù)字化,將設施基本情況及日常監(jiān)管中的巡查、病害、改造等情況在系統(tǒng)中錄入,建立市政監(jiān)管工作相關數(shù)據庫,形成數(shù)據庫后,就可以根據需求實現(xiàn)內容的導入導出、信息查閱、信息更新、內容歸檔等,從而實現(xiàn)市政設施監(jiān)管檔案的數(shù)字化。

(三)多管齊下,加強檔案人員隊伍建設

第一,要將檔案工作列入日常工作計劃中,使檔案工作有序開展,并制定考核

辦法對檔案工作、專兼職檔案人員進行考核。完善檔案工作相關設施、設備。第二,建立檔案專兼職人員網絡。通過建立專兼職人員網絡,不僅可以實現(xiàn)工作的聯(lián)系,而且可以進行溝通、交流。第三,要注重學習培訓。組織學習檔案理論知識及行業(yè)新標準、新規(guī)范,使管理人員對檔案理論知識有全面的認識,并能及時更新知識儲備。同時,學習檔案涉及領域的相關知識。由于檔案是來源于實際的工作,通過理論學習和深入現(xiàn)場的學習,了解檔案涉及領域情況也是做好檔案管理工作的前提。加強信息技術學習也非常必要,檔案的數(shù)字化管理是檔案管理的一個趨勢,因此檔案管理人員要通過參加計算機技術、網絡通信技術等相關的培訓,來提升自身的綜合能力。