徐爛漫

(浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫)

工程建設(shè)前期文件歸檔管理的實(shí)踐
——以浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫整體遷建工程為例

徐爛漫

(浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫)

本文以浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫(以下簡稱中穗庫)整體遷建工程為例,闡述了工程建設(shè)前期文件收集的重要性和內(nèi)容,分析了文件收集的難點(diǎn),提出了相關(guān)解決措施和方法。

工程建設(shè) 前期文件 歸檔管理

對(duì)于一項(xiàng)工程建設(shè)來說,工程建設(shè)前期管理已經(jīng)得到了足夠的重視,但是作為工程建設(shè)的一個(gè)重要方面,項(xiàng)目前期文件的收集歸檔工作一直以來是工程檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。從中穗庫整體遷建工作實(shí)際出發(fā),我們從工程前期收集文件的內(nèi)容、檔案的重要性、檔案的特點(diǎn),談?wù)勗诠こ探ㄔO(shè)前期開展文件的收集工作的一些做法。

一、工程建設(shè)前期文件收集的重要性

(一)工程建設(shè)前期文件資料是工程各項(xiàng)工作得以開展的基礎(chǔ)

我們?cè)谖兄屑Z工程科技有限公司設(shè)計(jì)時(shí),根據(jù)蕭山水文站提供的資料,1962年9月6日,蕭山水文站歷史最高內(nèi)河水位為吳淞口基面以上7.21米。根據(jù)這第一手資料,以此為依據(jù)在設(shè)計(jì)過程中確定了防洪標(biāo)準(zhǔn),充分考慮了防洪墻和排澇泵等設(shè)施和設(shè)備的配備情況。

(二)工程建設(shè)前期文件資料對(duì)同行具有一定的參考價(jià)值

中穗庫在“拆一還一”的基礎(chǔ)上,還將建工作塔、立筒倉、卸糧轉(zhuǎn)接地溝等一系列設(shè)施,屋面將采用光伏發(fā)電,倉庫將采取氣調(diào)儲(chǔ)藏技術(shù)等。我們將打造華東地區(qū)一流的儲(chǔ)備庫,為此在前期留下的一些資料,對(duì)同系統(tǒng)的儲(chǔ)備庫建造有著對(duì)比、借鑒作用,具有一定的參考價(jià)值。

(三)工程建設(shè)前期文件對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、驗(yàn)收等具有利用價(jià)值

項(xiàng)目申報(bào)材料,可行性研究報(bào)告,環(huán)評(píng)報(bào)告,初步設(shè)計(jì)文件及概算,巖土勘察報(bào)告,施工合同,跟蹤審計(jì)合同,招投標(biāo)文件等,所有這些文件資料將為最終的工程結(jié)算提供有力的依據(jù)。

二、工程建設(shè)前期文件收集的內(nèi)容

(一)立項(xiàng)文件

包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告,以及浙江省發(fā)改委關(guān)于浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫整體遷建方案的復(fù)函等一系列文件材料,所有這些材料,從正式立項(xiàng)開始,到編制項(xiàng)目建議書,再到項(xiàng)目可行性研究,到可行性研究報(bào)告出臺(tái),進(jìn)行項(xiàng)目上報(bào)審批,這里召開的會(huì)議,關(guān)系到?jīng)Q定與決策。因此,會(huì)議紀(jì)要的收集是關(guān)鍵,包括視頻與音頻資料。

(二)建設(shè)用地文件

包括項(xiàng)目選址申請(qǐng)書、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書,以及征集集體土地經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議書、村民代表會(huì)議紀(jì)要等。從工程規(guī)劃選址開始,批復(fù)申請(qǐng)用地,安置拆遷農(nóng)戶,進(jìn)行經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)?所有這些,涉及的文件、圖紙,在整個(gè)建設(shè)工程中需要反反復(fù)復(fù)用到,必須把它們保管好、利用好。

(三)勘測、測繪、設(shè)計(jì)文件

主要包括工程巖土勘察報(bào)告、勘測界定報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)條件、規(guī)劃設(shè)計(jì)通知書,初步設(shè)計(jì)圖紙和說明,施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見等。在整個(gè)遷建工程中,勘察、測繪、設(shè)計(jì)是最基礎(chǔ)性的工作,也是最關(guān)鍵性的工作,由于項(xiàng)目本身這些費(fèi)用比較高,收集保管好這些資料對(duì)今后城市建設(shè)意義非常大。

(四)招投標(biāo)文件

包括勘察設(shè)計(jì)招標(biāo)文件、工程勘察合同,以及下一步即將進(jìn)行的施工招標(biāo)文件及合同、監(jiān)理招標(biāo)文件和合同等。所有這些文件是針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目,我們從中能夠選擇優(yōu)秀單位與之簽訂合同。

三、工程建設(shè)前期文件收集的難點(diǎn)

(一)工程項(xiàng)目歷時(shí)時(shí)間較長

浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫整體遷建工程,作為浙江省重點(diǎn)工程,從2010年開始立項(xiàng),至今已有6個(gè)年頭,工程項(xiàng)目歷時(shí)時(shí)間較長。

(二)工程文件形成比較分散

從工程立項(xiàng)開始,到辦理建設(shè)規(guī)劃選址意見書、工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書,到設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、施工單位招投標(biāo)及環(huán)保、消防等部門進(jìn)行備案。所有這些環(huán)節(jié),我們收集的不僅僅是紙質(zhì)文件,有時(shí)還有電子文件、聲像資料等。在工程項(xiàng)目中,文件資料具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn),所有這些工作,涉及部門比較多,因此文件形成比較分散。

(三)管理滯后

由于參建單位領(lǐng)導(dǎo)層一般只重視工程建設(shè)本身,輕視了工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)中的收集、整理與歸檔工作,在很大程度上給檔案收集工作帶來一定的難度,使之與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展,造成基礎(chǔ)設(shè)施檔案建設(shè)工作滯后,影響了工程各方面對(duì)檔案的利用。

四、工程建設(shè)前期文件收集歸檔管理所采取的措施

(一)制度保證,明確崗位職責(zé),制定相關(guān)收集歸檔的辦法

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案管理驗(yàn)收辦法》規(guī)定以及《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》的規(guī)定,項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,前期文件歸檔未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施,不得進(jìn)行或通過整個(gè)工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗(yàn)收。由此,我們可以看出,項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)。我?guī)旄叨戎匾?專門成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,對(duì)整個(gè)遷建工程檔案負(fù)責(zé),還專門配備了檔案員,參加省局的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為了使各參建單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一,我們工程部專門出臺(tái)了《浙江中穗省級(jí)糧食儲(chǔ)備庫整體遷建工程檔案管理辦法》,明確檔案編制原則,檔案的整理歸檔要求,檔案的歸檔數(shù)量及移交手續(xù),以及檔案的借閱制度,檔案的保密制度,檔案的保管制度,技術(shù)檔案修改制度,檔案驗(yàn)收制度等。我們?cè)谥贫戎兄赋?真實(shí)、完整的施工資料將是計(jì)量支付的前提條件,若資料不完整,將暫停中期支付等一系列措施和管理辦法。

(二)采取相應(yīng)的對(duì)策,與合同控制同步

為了加強(qiáng)前期文件資料的收集,我們強(qiáng)化合同管理。我們?cè)谂c設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí),寫明項(xiàng)目檔案歸檔要求,明確竣工文件歸檔的時(shí)間和份數(shù),并將項(xiàng)目檔案歸檔要求作為合同的組成部分寫入合同文本,實(shí)現(xiàn)合同對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效控制,為項(xiàng)目檔案工作提供法律保障。

(三)加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于工程建設(shè)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng),工程人員和檔案人員不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序,缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力。我們工程部將定期與不定期舉辦由各參建單位參加的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及專題會(huì)議,會(huì)議上將進(jìn)行交流。對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理,做好項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作,使項(xiàng)目文件的歸檔工作處于受控狀態(tài),使項(xiàng)目檔案管理工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

我們中穗庫項(xiàng)目在收集前期文件時(shí),一開始就把重要文件進(jìn)行掃描存檔,實(shí)行雙套制歸檔,從而有效保證了前期檔案整理的齊全、完整。每年還把資料匯編成冊(cè),為下一步檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。以上的一些做法值得我們?cè)诮窈蟮臍w檔工作中,不斷探索,使檔案工作不斷升華。