錢 劍

(金華市城建檔案館)

加強(qiáng)重點(diǎn)城建項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的若干思考
——以金華市為例

錢 劍

(金華市城建檔案館)

“十三五”期間,金華市城建檔案工作面臨新的形勢(shì),對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督指導(dǎo)也面臨著不少新的問題,采取針對(duì)性、可操作性強(qiáng)的政策措施勢(shì)在必行,本文提出了強(qiáng)意識(shí)、抓源頭、勤對(duì)接、重指導(dǎo)、送服務(wù)等五方面的若干對(duì)策。

城建檔案 重點(diǎn)項(xiàng)目 監(jiān)督指導(dǎo) 金華市

“十三五”時(shí)期,金華將優(yōu)化區(qū)域空間布局,提升中心城市能級(jí),打造金義黃金主軸,建設(shè)一批功能性、特色性兼?zhèn)涞某鞘薪M團(tuán)。金華市區(qū)重點(diǎn)在新區(qū)建設(shè)、舊城改造、城市框架功能完善、重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目推進(jìn)等方面取得突破。城市建設(shè)戰(zhàn)場(chǎng)將在金華這座城市鋪天蓋地地拉開,金華市城建檔案館為配合打好這場(chǎng)硬仗,立足實(shí)際工作情況,以宣傳檔案重要性為旗幟,以做好城市變遷記錄者為己任,以收集寶貴重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案為出發(fā)點(diǎn),以指導(dǎo)服務(wù)工程檔案管理為突破口,切實(shí)多方面、多角度、多創(chuàng)新地做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案管理工作。

近年來(lái)在重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案管理的檢查指導(dǎo)工作中發(fā)現(xiàn),從項(xiàng)目檔案規(guī)范化的角度看,項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理不夠協(xié)調(diào),差距比較明顯。比如文件資料收集不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案移交不及時(shí)的現(xiàn)象在大多數(shù)項(xiàng)目中都或多或少的存在。按照國(guó)家規(guī)定,重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案必須組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收,檔案專項(xiàng)驗(yàn)收與消防、環(huán)保等單項(xiàng)驗(yàn)收一樣,是工程竣工驗(yàn)收的必備條件。根據(jù)市檔案局與市城建檔案館的統(tǒng)計(jì),重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的屈指可數(shù),許多項(xiàng)目投入使用多年,項(xiàng)目檔案都沒有經(jīng)過專項(xiàng)驗(yàn)收,甚至部分項(xiàng)目檔案沒有整理歸檔。根據(jù)國(guó)家規(guī)定,城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的項(xiàng)目都必須向城建檔案館移交完整的項(xiàng)目檔案,但據(jù)我館初步統(tǒng)計(jì),大多數(shù)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目都沒有完成檔案的移交任務(wù)。根據(jù)城建檔案工作面臨的新形勢(shì)及存在的問題,需要采取針對(duì)性、可操作性強(qiáng)的政策措施予以解決。

一、強(qiáng)意識(shí),做好重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案重要性的宣傳工作

檔案管理嚴(yán)重滯后于項(xiàng)目建設(shè)的現(xiàn)象所造成的后果和危害,將會(huì)在項(xiàng)目投入使用后表現(xiàn)出來(lái)：工程的維修、改建、擴(kuò)建等再投資因?yàn)闄n案缺失而造成巨大的浪費(fèi);城市道路的拓寬因地下管線分布圖沒有按時(shí)歸檔造成“開膛破肚”,嚴(yán)重影響工程的進(jìn)度;尤其是在天災(zāi)人禍所造成的突發(fā)事件發(fā)生時(shí),會(huì)因?yàn)闆]有一套完備的檔案而嚴(yán)重影響應(yīng)急措施的實(shí)施,進(jìn)而造成財(cái)產(chǎn)的損毀和人員的傷亡;等等。加強(qiáng)檔案管理,不能阻止突發(fā)事件的發(fā)生,但可以減少災(zāi)害造成的損失。因此,國(guó)家建立了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度,并設(shè)立城建檔案館專門保存項(xiàng)目檔案。前者是確保檔案的規(guī)范,后者相對(duì)于建設(shè)單位起到的是保證項(xiàng)目檔案的備份。

為規(guī)范政府投資項(xiàng)目檔案的管理,我市在2012年以市政府名義出臺(tái)了《金華市市級(jí)政府投資重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》。為確保規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交工作的順利實(shí)施,市建設(shè)部門制定了《金華市城市建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案預(yù)驗(yàn)收辦法》和市城建檔案館檔案建設(shè)范圍、接收標(biāo)準(zhǔn)。從這些規(guī)范性文件的執(zhí)行情況看,成效并不明顯,尤其是政府投資項(xiàng)目,普遍存在檔案的接收入館難、拖延時(shí)間長(zhǎng)、歸檔速度慢、歸檔質(zhì)量差等問題,這些問題已成為當(dāng)前制約城建檔案工作發(fā)展的重要因素。究其原因,雖然存在技術(shù)層面的因素,但主要是觀念上的問題,“重建設(shè)輕檔案”的現(xiàn)象比較突出,缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案工作應(yīng)有的重視。這主要是因?yàn)橐话闳苏J(rèn)為檔案不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn),因?yàn)橥ㄟ^利用原有的檔案,在再投資中可以節(jié)省大量的時(shí)間,時(shí)間的節(jié)省在追求工作效率的今天就是經(jīng)濟(jì)效益;再者,在突發(fā)事件發(fā)生時(shí),通過利用檔案,采取科學(xué)合理的應(yīng)急措施,減少災(zāi)害的損失,就是經(jīng)濟(jì)效益。反之,檔案不完整造成的各種后遺癥,會(huì)使已取得的經(jīng)濟(jì)效益重新失去。因此,我們要轉(zhuǎn)變觀念,重視檔案工作。

二、抓源頭,多部門要多管齊下共建重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案工作

一要通力合作。金華市城建檔案館聯(lián)合金華市發(fā)展和改革委員會(huì)(以下簡(jiǎn)稱發(fā)改委)、金華市財(cái)政局、金華市檔案局四個(gè)部門將進(jìn)一步研究重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化問題,找出問題的癥結(jié)所在和解決問題的辦法。同時(shí),各自抓好相關(guān)的工作節(jié)點(diǎn),共同推進(jìn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化。建議發(fā)改委在項(xiàng)目立項(xiàng)、審批過程中,把項(xiàng)目檔案規(guī)范化作為專門條款予以明確;財(cái)政局通過將項(xiàng)目檔案工作列入項(xiàng)目績(jī)效考核來(lái)實(shí)施對(duì)項(xiàng)目檔案的監(jiān)管;市檔案局要認(rèn)真履行對(duì)項(xiàng)目檔案的行政監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)工作,尤其是服務(wù)工作,質(zhì)量要提高,服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新,要以優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)促進(jìn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化,要以檔案專項(xiàng)驗(yàn)收為載體推進(jìn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化;我館主要是抓好重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案的預(yù)驗(yàn)收和檔案的接收工作。

二要發(fā)揮職能作用。金華市檔案局、城建檔案館要對(duì)已經(jīng)建成的項(xiàng)目、已經(jīng)開工的項(xiàng)目、準(zhǔn)備開工的項(xiàng)目進(jìn)行一次全面的梳理,針對(duì)不同的項(xiàng)目采取不同的方式方法,每一類項(xiàng)目都要明確完成任務(wù)的最后時(shí)限。對(duì)于沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和檔案移交任務(wù)的單位,應(yīng)該出具督查整改通知書,并進(jìn)入執(zhí)法程序。

三、勤對(duì)接,整合各區(qū)資源加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案管理

2016年是“十三五”規(guī)劃的開局之年,為加大力度管理各區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、組卷工作,我館班子成員帶領(lǐng)業(yè)務(wù)人員先后前往金東區(qū)、婺城區(qū)、金義都市區(qū)、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)、金華山建設(shè)局,對(duì)各區(qū)歷史遺留及新建重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案該如何處理進(jìn)行協(xié)商,并與各區(qū)達(dá)成一致意見,為杜絕寶貴的檔案資料在管理過程中的遺失、破損,針對(duì)之前遺留的重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案按照現(xiàn)狀移交,今后將提前介入各重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的交底會(huì),對(duì)需歸檔的內(nèi)容及各環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)。

四、重指導(dǎo),當(dāng)好重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案法規(guī)業(yè)務(wù)知識(shí)輔導(dǎo)員

自2015年10月以來(lái),市城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員先后到金羅路、迎賓大道、橫塘沿社區(qū)、人民東路改造、鐵路新貨場(chǎng)周邊配套工程、垃圾填埋場(chǎng)等項(xiàng)目部進(jìn)行一對(duì)一、手把手指導(dǎo)服務(wù),針對(duì)項(xiàng)目不同,檔案情況不同,分別制作房屋建筑、道路工程、橋梁工程、地下管線工程資料現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)情況登記表,將檔案指導(dǎo)服務(wù)分解為地基與基礎(chǔ)、土方與管道主體、橋跨承重驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收幾個(gè)節(jié)點(diǎn),把資料核實(shí)收集工作做在整個(gè)工程進(jìn)程之中,做在平時(shí),做在每個(gè)工程段,落實(shí)到每個(gè)人,確保進(jìn)館檔案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性及完整性。

五、送服務(wù),積極主動(dòng)保障重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案工作開展

為切實(shí)減輕企業(yè)負(fù)擔(dān),把做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作作為主要抓手,在人手少、任務(wù)重的情況下,不等不靠,主動(dòng)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。一方面與市檔案局、市財(cái)政局、市發(fā)改委、市建設(shè)局聯(lián)合舉辦市區(qū)政府投資項(xiàng)目檔案工作會(huì)議,全市160位市政府投資項(xiàng)目單位負(fù)責(zé)人參加;另一方面對(duì)各重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目抽調(diào)專門人員負(fù)責(zé)跟蹤指導(dǎo),為使工程建設(shè)檔案資料收集齊全完整,業(yè)務(wù)人員對(duì)各重點(diǎn)工程從立項(xiàng)、報(bào)建到施工完成,過程中形成的所有資料進(jìn)行全方位的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。通過幾年努力,現(xiàn)已把環(huán)城路、二環(huán)路、市文化中心工程、通濟(jì)橋改造工程、市民廣場(chǎng)提檔改造工程、中國(guó)婺劇院、體育中心等約60多個(gè)省、市重點(diǎn)工程納入我館館藏。