高 靜

(國(guó)核工程有限公司)

AP1000工程文件的多介質(zhì)管理

高 靜

(國(guó)核工程有限公司)

在三代核電AP1000項(xiàng)目的工程建設(shè)中,文件數(shù)量繁多、種類繁多,記錄的載體以多種介質(zhì)的形式出現(xiàn)。各種介質(zhì)之間獨(dú)立存在,又互為補(bǔ)充。在這些載體中,以紙質(zhì)文件和電子文件為最主要的方式。介質(zhì)眾多,對(duì)文件控制和檔案管理提出了更高的要求,也面臨了更多的困難。對(duì)于職業(yè)文件、檔案管理人來(lái)說(shuō),全面、科學(xué)的文件管理戰(zhàn)略比任何時(shí)候都顯得重要。

多介質(zhì) 介質(zhì)交互 電子文件 紙質(zhì)文件

一、AP1000工程文件的介質(zhì)

AP1000核電工程經(jīng)常使用的介質(zhì)包括：紙質(zhì)、電子、照片、視頻、音頻、膠片等。這些介質(zhì)形成的文件看似獨(dú)立,實(shí)際上相互關(guān)聯(lián),互為補(bǔ)充。在現(xiàn)場(chǎng)施工活動(dòng)中,施工人員常常需要使用大量的施工圖紙和技術(shù)規(guī)格書等文件進(jìn)行施工,每天的施工活動(dòng)會(huì)形成大量的施工記錄。這些文件,都需要以紙質(zhì)的形式保存。所以,相對(duì)于核電建造的其他階段,紙質(zhì)文件是核電建造施工階段的主要介質(zhì)形式。電子文件在核電工程文件的控制、分發(fā)、流轉(zhuǎn)、借閱、檢索、整理和歸檔中扮演著舉足輕重的角色,已經(jīng)成為最重要的方式。此外,照片、視頻和音頻文件近年來(lái)也越來(lái)越受到檔案管理的關(guān)注,成為核電工程建設(shè)中的重要組成部分。尤其是對(duì)于土建工程中一些隱蔽工程和設(shè)備的安裝過(guò)程,照片、視頻和音頻文件更是不可或缺。而膠片文件,也是設(shè)備制造和設(shè)備安裝過(guò)程中產(chǎn)生的重要文件。

二、多介質(zhì)的交互

紙質(zhì)、電子、照片、視頻、音頻、膠片等介質(zhì)在AP1000核電建設(shè)期間共存,其共存以電子文件為中心可以互相轉(zhuǎn)化,進(jìn)行歸檔和異質(zhì)備份。如紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件和照片文件,膠片文件轉(zhuǎn)化為電子文件。照片可以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件和電子文件。視頻、音頻只能以電子文件存在,也只能使用電子設(shè)備讀取,可被視為電子文件。

工程中介質(zhì)交互最多的方式是先有紙質(zhì)文件,之后根據(jù)存儲(chǔ)、利用等方面的需要形成相應(yīng)的電子版本,即紙質(zhì)文件數(shù)字化。紙質(zhì)文件數(shù)字化通常是在文件發(fā)布或單位收到外來(lái)文件后立即實(shí)施,使文件在使用過(guò)程中有紙質(zhì)和電子兩種版本,這種情況在整個(gè)AP1000核電建造過(guò)程中普遍存在;也有對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化,如竣工文件。另一種常見的交互方式是用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件,但出于對(duì)現(xiàn)場(chǎng)使用需要或異質(zhì)備份的考慮,將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。這種交互通常是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成文件制作,或經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)(電子郵件系統(tǒng)、共用的文檔管理系統(tǒng)等)傳輸?shù)碾娮游募邮蘸?以紙質(zhì)文件形式輸出生效,從而使文件在使用過(guò)程中有兩種介質(zhì);或在歸檔時(shí)或歸檔后為電子文件制作紙質(zhì)文件。

交互的另一種形態(tài)是在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的共存,即兩種或兩種以上介質(zhì)的文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。在文件(包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件)進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程時(shí)就形成多種介質(zhì),文檔人員要對(duì)同樣內(nèi)容的各種介質(zhì)進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理,當(dāng)然,在辦理結(jié)束歸檔時(shí),各介質(zhì)同時(shí)歸檔。這種共存方式使工程文件管理更全面、更深入。

三、多介質(zhì)管理需關(guān)注的問(wèn)題

介質(zhì)不同,其管理方式也存在差異。所以,在進(jìn)行各介質(zhì)管理時(shí)應(yīng)對(duì)其載體、壽命、管理方式等有清晰的認(rèn)識(shí),認(rèn)真分析其特質(zhì),有針對(duì)性地進(jìn)行管理,這樣才能做好各介質(zhì)檔案的管理。

(一)各介質(zhì)之間存在壽命差異

紙質(zhì)文件一旦形成,所使用的紙張、形成字跡的材料、字體形狀和內(nèi)容就永遠(yuǎn)地結(jié)合在一起,均不可能再有絲毫的改動(dòng)。它的壽命就是紙張的壽命,其字跡材料的選用、形成的字跡和保存的環(huán)境條件都大大影響其壽命,保住了紙質(zhì)文件的形體,以文字記錄的信息才能得以保存。

而電子文件的壽命不僅由其載體和環(huán)境條件所決定,也與技術(shù)革新有關(guān)。電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的,必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦載體保存不當(dāng)、載體讀取的環(huán)境發(fā)生變化、技術(shù)過(guò)時(shí)或感染病毒,載體上的信息就無(wú)法讀出。

膠片的壽命與其保存方式息息相關(guān)。若膠片保存的溫度、濕度、光照強(qiáng)度和清潔度達(dá)不到保管要求,膠片的壽命就會(huì)大大降低。

而照片、視頻、音頻的壽命則取決于其保存載體。照片文件依賴于紙質(zhì)文件和電子文件,而視頻和音頻文件只能以電子文件的方式進(jìn)行保管。

(二)各介質(zhì)的保管方式不同

要達(dá)到這些介質(zhì)的最大壽命,其保管方式是關(guān)鍵。這些介質(zhì)在保管時(shí)都需要與施工活動(dòng)和建造日常工作隔離,設(shè)立專門的庫(kù)房進(jìn)行保管,但是其特性的不同導(dǎo)致保管方式也存在差異。紙質(zhì)文件在所有介質(zhì)中交互較為頻繁,量多體積大,信息存儲(chǔ)在所有介質(zhì)中密度最小,所以在保管時(shí)占用庫(kù)房面積最大。鑒于紙質(zhì)文件的特性,在保管時(shí),要求做到防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲、防腐等。

電子文件信息可以進(jìn)行高密度存儲(chǔ),大大節(jié)約了存儲(chǔ)的空間。但電子文件不可人工識(shí)讀,必須依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件,數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),所以電子文件的使用、移交和歸檔,需要進(jìn)行設(shè)備條件、技術(shù)條件的準(zhǔn)備。這些設(shè)備條件和技術(shù)條件對(duì)于電子文件的存儲(chǔ)提出了異于紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的要求：收集電子文件時(shí),應(yīng)同時(shí)收集電子文件運(yùn)行設(shè)備的支持性文件,如操作系統(tǒng)和設(shè)備的使用說(shuō)明等;因電子文件的載體易老化和過(guò)時(shí),所以應(yīng)對(duì)其進(jìn)行防病毒存儲(chǔ),并編制歸檔說(shuō)明,簡(jiǎn)要說(shuō)明載體中存貯文件的內(nèi)容。電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,還應(yīng)雙重備份、防擦寫、防強(qiáng)磁場(chǎng),避免觸摸和破壞記錄涂層;單片載體應(yīng)裝盒,豎立存放,且避免擠壓;溫度選定范圍應(yīng)在17℃～20℃;相對(duì)濕度選定范圍在35%～45%。

膠片和照片文件的保管也有特殊要求。膠片的貯存要求較高,要求溫度在13℃～15℃,相對(duì)濕度35%～45%;保存照片的適宜溫濕度為：溫度14℃～24℃,相對(duì)濕度45%～60%。庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃,濕度變化不能大于±5%。保管時(shí)要注意防塵、防光、防霉、防火。保管過(guò)程中要定期檢查,查看膠片文件和照片文件是否發(fā)生形變、化學(xué)變化和變質(zhì)。

(三)信息保護(hù)差異

載體和信息不可剝離的特性,使紙質(zhì)文件貯存、保護(hù)工作主要集中于紙張的壽命。形成字跡的材料對(duì)紙質(zhì)文件的信息保護(hù)也很重要。由于受原件的約束,在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷紙質(zhì)檔案,且要人到現(xiàn)場(chǎng),雖然利用不便,但在信息保護(hù)方面較有優(yōu)勢(shì)。膠片文件不僅在使用時(shí)受到原件的約束,而且不可復(fù)制,在信息保護(hù)方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。

電子文件的信息和載體是可以剝離的,信息也存在共享性,文件在利用時(shí)不受時(shí)間、空間的限制,但電子文件隨時(shí)面臨損壞、感染病毒、被修改、被盜竊,甚至被銷毀的危險(xiǎn)。所以在電子文件的信息保護(hù)上,重點(diǎn)需要關(guān)注加密技術(shù),如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識(shí)別等防范措施,滿足企業(yè)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

(四)歸檔時(shí)間和份數(shù)存在差異

AP1000工程建造的電子文件可以實(shí)時(shí)歸檔,可以在文件發(fā)布并完成其所有流程后歸檔,也可以周期性定時(shí)歸檔,不必與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。電子文件的歸檔范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍,也可以根據(jù)電子文件的形成規(guī)律和生存環(huán)境,適當(dāng)擴(kuò)大電子文件的歸檔范圍。由于電子文件的穩(wěn)定性比紙質(zhì)文件差,為安全起見,一般要求備份2份,存放時(shí)也要求異地保存。

紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一般有兩種情況：一是文件形成后定期歸檔,主要適用于行政文件;二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔,主要適用于施工活動(dòng)中產(chǎn)生的施工文件。歸檔時(shí),一般只保存一份紙質(zhì)文件,重份文件剔除。膠片文件與紙質(zhì)施工文件一樣,在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。

(五)電子文件與紙質(zhì)文件的利用不同

紙質(zhì)文件的利用是通過(guò)紙質(zhì)文件實(shí)體的使用進(jìn)行利用的,如提供原件、副本或復(fù)印件。紙質(zhì)文件不易更改和偽造,文件的原始性在利用中可以得到很好的保護(hù)。紙質(zhì)文件的編目是對(duì)案卷按年代和分類號(hào)逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄謄寫,再寫案卷目錄,最后形成全引目錄,檢索時(shí)只需手工查閱這些目錄。

而電子文件在檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制,可以利用網(wǎng)絡(luò)開放檔案,電子檔案的全文數(shù)字化使得可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行多種形式的信息處理和分析,不僅可以提供原件閱覽,而且能夠根據(jù)使用者的需要對(duì)信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等,滿足使用者的各種需求。電子檔案編目和檢索使全文在計(jì)算機(jī)上可以任意整序、分類、排列、檢索,實(shí)現(xiàn)檔案全文自動(dòng)檢索,文件級(jí)目錄可省去。

膠片文件在利用時(shí)比較特殊,需要利用膠片掃描儀進(jìn)行讀取,而其檢索和編目只能通過(guò)手工完成。

四、核電工程文件多介質(zhì)的發(fā)展方向

在AP1000核電工程施工過(guò)程中,各介質(zhì)共存和交互的格局將會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間,因?yàn)閺目傮w來(lái)說(shuō),各自的功能很難完全替代。十年前核電建造工程中以紙質(zhì)文件為主,到紙質(zhì)文件與電子文件基本平衡,再到現(xiàn)在以電子文件為主。隨著科技的發(fā)展,共存的態(tài)勢(shì)將持續(xù)地處于變化中,大的趨勢(shì)是紙質(zhì)文件與電子文件的此消彼長(zhǎng)。紙質(zhì)文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”,而電子文件管理則在紙質(zhì)文件管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)的支持下日漸豐滿。文件本身載體形式的變化是一種不可抗拒的客觀存在,文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動(dòng)應(yīng)對(duì)。這是中國(guó)核電歷史上文件管理最為復(fù)雜的時(shí)期,各種介質(zhì)的共存和互動(dòng)給我們帶來(lái)無(wú)數(shù)的難題、挑戰(zhàn)和機(jī)遇。對(duì)于職業(yè)文件、檔案管理人來(lái)說(shuō),全面、科學(xué)的文件管理戰(zhàn)略比任何時(shí)候都顯得重要：一方面,因勢(shì)利導(dǎo),以積極的文件管理政策進(jìn)軍電子文件管理領(lǐng)域,從管理制度、方法、技術(shù)層面幫助電子文件建立威信;另一方面,穩(wěn)扎穩(wěn)打,堅(jiān)守“社會(huì)記憶保護(hù)者”的職責(zé),在沒有充分把握保障電子文件長(zhǎng)久真實(shí)性時(shí),不輕易放棄紙質(zhì)文件陣地,充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)文件管理優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),有利于我們?cè)谖募?、檔案管理的重大變革時(shí)期最大限度地把握主動(dòng)。

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