王一峰

(寧波市軌道交通集團有限公司)

第二部分 文件與檔案管理

軌道交通工程竣工檔案編制研究
——以寧波軌道交通為例

王一峰

(寧波市軌道交通集團有限公司)

隨著軌道交通工程的蓬勃發(fā)展,它的工程建設(shè)質(zhì)量愈加引起人們的關(guān)注,國家對軌道交通工程質(zhì)量管理和實施工作也在不斷規(guī)范,對于軌道交通工程竣工檔案編制工作的要求也越來越嚴格。文章以寧波軌道交通為例,分析了竣工檔案編制工作的現(xiàn)狀與問題,并提出了相應(yīng)的解決對策。

軌道交通 竣工檔案 現(xiàn)狀 對策

隨著軌道交通工程的蓬勃發(fā)展,它的工程建設(shè)質(zhì)量愈加引起人們的關(guān)注,國家對軌道交通工程質(zhì)量管理和實施工作也在不斷規(guī)范,對于軌道交通工程竣工檔案編制工作的要求也越來越嚴格。軌道交通工程竣工檔案是工程竣工驗收與日常維護的重要憑證。本文選擇全國軌道交通興起新時期的工程竣工檔案編制問題作為研究對象,具有一定的社會現(xiàn)實意義。

一、寧波軌道交通工程竣工檔案編制工作現(xiàn)狀

寧波軌道交通竣工檔案編制的主要依據(jù)及執(zhí)行標準是《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/28-2002),歸檔范圍執(zhí)行的標準是《城市軌道交通工程檔案整理標準》(CJJ/T180—2012)等。以1號線一期竣工檔案為例,主要分三類進行整理：一類是項目前期文件、特種載體文件,分別為立項、建設(shè)用地,以及開工審批文件、勘測設(shè)計文件、施工設(shè)計圖紙、招投標文件、合同協(xié)議文件、財務(wù)文件、竣工階段檔案、第三方檢測管理檔案、特種載體(照片檔案)、視頻檔案、光盤檔案;二類是監(jiān)理、設(shè)備文件;三類是施工文件、竣工圖和科研文件。

寧波軌道交通工程竣工檔案編制工作由指揮部(集團公司)檔案室牽頭負責(zé),下屬各處室、各分(子)公司和各參建單位協(xié)助配合。土建、機電工程建設(shè)完工后,檔案室按照“軌道交通工程建設(shè)程序,遵循工程竣工檔案的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)基本建設(shè)文件、設(shè)計、施工、施工圖紙之間的有機聯(lián)系”的原則,以空間順序為主線,時間順序為輔線,參照相關(guān)標準統(tǒng)一各類單位工程的組卷順序,要求各單位嚴格按照標準編制竣工文件。各單位將竣工文件整理完成后,經(jīng)過自查、監(jiān)理復(fù)查后送到檔案室,檔案室工作人員逐盒檢查通過,辦理移交手續(xù),最后統(tǒng)一加工整理。

二、軌道交通工程竣工檔案編制中存在的問題

目前,寧波軌道交通1號線一期、1號線二期和2號線一期工程已先后通過了由寧波市檔案局、寧波市城建檔案館相關(guān)人員組成的驗收小組對項目檔案的專項驗收工作?？⒐n案歸檔材料質(zhì)量基本符合國家和行業(yè)的規(guī)定,分類組卷基本達到要求。雖然三條線的竣工檔案基本通過了驗收,但我們發(fā)現(xiàn)在“開工前、施工中、完工后”還都存在一些問題,主要有：開工前,竣工檔案編制“不重視”;施工中,竣工檔案編制介入檢查“不到位”;完工后,竣工檔案材料“不完整”。

(一)開工前：竣工檔案編制“不重視”

軌道交通工程建設(shè)是項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,項目從前期立項報批、資金落實、項目評估,到建設(shè)過程中的房屋拆遷、管線遷改、交通疏解、土建、機電施工等,各類難點卡點太多,而竣工檔案編制位于整條工作鏈的“末梢”,往往不被各層面關(guān)注和重視。

(二)施工中：竣工檔案編制介入檢查“不到位”

軌道交通工程施工建設(shè)過程中的各類檢查大多是由一線現(xiàn)場管理人員組織發(fā)起的,檔案工作往往不被納入檢查范圍,檔案人員很少有機會到施工現(xiàn)場進行指導(dǎo)檢查,提前介入、主動檢查不到位之處。

(三)完工后：竣工檔案材料“不完整”

工程進行時,技術(shù)人員往往忙于抓項目的實施和專項技術(shù)問題的解決,而忽視了竣工檔案材料的收集、整理,檔案材料普遍存在不齊全、不完整的情況。同時,項目檔案管理人員缺乏軌道交通工程建設(shè)領(lǐng)域的專業(yè)知識,對工程變更、施工材料、施工新工藝、新工法等不了解,對相應(yīng)的檔案材料缺少判斷和識別能力。

三、解決軌道交通工程竣工檔案編制過程中存在問題的相應(yīng)對策

(一)竣工檔案編制與工程建設(shè)“同步實施”

制度設(shè)計層面：建章立制,實現(xiàn)前端有效控制。從宏觀上講,依據(jù)檔案管理有關(guān)法律法規(guī),參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《城市軌道交通工程檔案整理標準》等相關(guān)規(guī)定,結(jié)合地鐵建設(shè)的實際情況,制定《集團公司檔案管理辦法》《歸檔文件編制管理辦法》和《檔案編制目標管理考核制度》等規(guī)章制度。從微觀上講,在合同簽訂前,可將竣工檔案編制工作作為合同的重要內(nèi)容或以責(zé)任狀形式加以約束,各種規(guī)章制度和檔案管理相關(guān)標準都需提前發(fā)送至各設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位,從而實現(xiàn)檔案編制工作前端的有效控制。

組織保障層面：落實人員,責(zé)任分工明確到位。一是確立一個“中心”,明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,專門建立檔案管理部門,負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、綜合管理檔案工作,并配置與建設(shè)項目數(shù)量相對應(yīng)的專職檔案員。二是“橫”向發(fā)展,各處室各分(子)公司配備相對固定的專(兼)職檔案管理人員,確保各自部門管理范圍內(nèi)文件收集和整理的及時有效。三是“縱”向深入,各參建單位要配備能滿足竣工檔案編制工作需求的專(兼)職檔案管理員。從而有效地將竣工檔案編制的工作任務(wù)落實下去,做到橫向到邊,縱向到底,人人負責(zé)。

核心內(nèi)容層面：規(guī)范內(nèi)容,確保檔案系統(tǒng)完善。一是明確歸檔范圍。按照土建工程、軌道及路基、設(shè)備采購安裝、裝飾裝修、影像電子檔案等專業(yè),分類制定詳盡可具體操作的《實施細則》。二是明確移交給市城建檔案館和指揮部(集團公司)檔案室的竣工檔案數(shù)量,明確兩者歸檔范圍的區(qū)別,重點標識兩個接收單位歸檔范圍的不同之處,避免最后的移交階段出現(xiàn)返工現(xiàn)象。三是統(tǒng)一用表格式及排列順序,制定一套統(tǒng)一的竣工檔案審查意見表、驗收申請表、移交單、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等表格式樣,細分土建、監(jiān)理等參建單位的歸檔材料內(nèi)容表,明確文件排列順序,確?？⒐n案編制工作的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

(二)竣工檔案編制檢查與安全質(zhì)量“同等重視”

思想認識層面：加強宣傳教育,營造良好氛圍。一是階段性向領(lǐng)導(dǎo)匯報竣工檔案編制工作的進程和困難,使領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作與工程安全質(zhì)量同等重視。二是組織竣工檔案編制工作的專(兼)職人員多參觀學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識。三是向廣大參建者普及檔案意識,提高全員參與軌道工程檔案管理的自覺性。

協(xié)調(diào)溝通層面：拓展發(fā)現(xiàn)問題渠道,及時解決問題。首先要制定竣工檔案編制工作檢查例會制度,檔案管理人員深入現(xiàn)場指導(dǎo)各參建單位的竣工檔案編制工作,發(fā)現(xiàn)問題及時溝通,及早解決。其次是要不定期開展竣工檔案編制工作突擊檢查,核查各種施工文件材料是否真實反映工程建設(shè)實際情況,是否有遺漏缺失,是否按時完成立卷歸檔,歸檔材料是否分類合理,竣工文件是否符合質(zhì)量要求。對不符合要求的檔案及時提出整改意見,限期完成。

技術(shù)保障層面：業(yè)主代表介入,彌補專業(yè)知識短板。要讓現(xiàn)場管理的業(yè)主代表參與到定期例會和日常檢查中,業(yè)主代表作為技術(shù)骨干介入到竣工檔案編制工作中,使業(yè)主代表與檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)形成互補,從而確?？⒐n案的“安全”和“質(zhì)量”。

(三)竣工檔案材料保存與項目實施“同時跟進”

一是做好工程變更文件的保存。首先,注重完整性。做好整個變更審核流程管理過程中資料的收集,核心是收集設(shè)計、業(yè)主、施工和監(jiān)理各方的變更審核意見。其次,注重有效性。工程變更文件作為設(shè)計圖紙的修訂、補充,相關(guān)的變更通知單、洽商內(nèi)容必須清楚明了,簽字手續(xù)和蓋章必須齊全,對于這些資料有效性的鑒定也要在項目實施過程中不斷跟進,從而確?？⒐D的質(zhì)量。

二是做好施工材料資料的保存。施工材料主要是指甲控材料,包括主體工程使用的鋼筋、水泥、混凝土、碎石、盾構(gòu)管片、防水材料等。首先,注重保存采購合同、招標文件及技術(shù)要求和質(zhì)保書(合格證或檢測報告);其次,注重保存施工材料的質(zhì)量證明文件,以混凝土為例,要保存混凝土配合比通知單、混凝土出廠合格證、強度檢驗報告、混凝土運輸單等合同規(guī)定的其他材料;最后,注重保存土建施工方、監(jiān)理單位對施工材料審核、見證、檢測的證明材料。

三是做好施工“新”資料的保存。為解決不同城市因地質(zhì)情況、周邊環(huán)境、社會人文情況等外部條件差異而產(chǎn)生的工程建設(shè)問題,需要運用很多新技術(shù)、新工藝、新工法,這些“新”資料對日后的工程建設(shè)有極高的參考價值。首先,注意保存準備階段的文件資料,即新技術(shù)、新工藝、新工法產(chǎn)生前對項目應(yīng)用價值和社會效益進行論證評估而形成的可行性報告和立項報告,要完好地保存專家對立項報告形成的完整的評審意見,以及任務(wù)書、批準書和合同等文件;其次,注意保存研究階段的文件資料,包括研究過程中產(chǎn)生的原始記錄、階段性成果、專家評審意見,以及最終形成的一整套成果報告;最后,注意保存驗收階段的文件資料,包括新技術(shù)、新工藝、新工法在施工現(xiàn)場的應(yīng)用情況記錄,申報各類獎項的證明材料,科研成果申報、審批和鑒定材料等。

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