王一峰

(寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司)

第二部分 文件與檔案管理

軌道交通工程竣工檔案編制研究
——以寧波軌道交通為例

王一峰

(寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司)

隨著軌道交通工程的蓬勃發(fā)展,它的工程建設(shè)質(zhì)量愈加引起人們的關(guān)注,國(guó)家對(duì)軌道交通工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作也在不斷規(guī)范,對(duì)于軌道交通工程竣工檔案編制工作的要求也越來越嚴(yán)格。文章以寧波軌道交通為例,分析了竣工檔案編制工作的現(xiàn)狀與問題,并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

軌道交通 竣工檔案 現(xiàn)狀 對(duì)策

隨著軌道交通工程的蓬勃發(fā)展,它的工程建設(shè)質(zhì)量愈加引起人們的關(guān)注,國(guó)家對(duì)軌道交通工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作也在不斷規(guī)范,對(duì)于軌道交通工程竣工檔案編制工作的要求也越來越嚴(yán)格。軌道交通工程竣工檔案是工程竣工驗(yàn)收與日常維護(hù)的重要憑證。本文選擇全國(guó)軌道交通興起新時(shí)期的工程竣工檔案編制問題作為研究對(duì)象,具有一定的社會(huì)現(xiàn)實(shí)意義。

一、寧波軌道交通工程竣工檔案編制工作現(xiàn)狀

寧波軌道交通竣工檔案編制的主要依據(jù)及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/28-2002),歸檔范圍執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)是《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》(CJJ/T180—2012)等。以1號(hào)線一期竣工檔案為例,主要分三類進(jìn)行整理：一類是項(xiàng)目前期文件、特種載體文件,分別為立項(xiàng)、建設(shè)用地,以及開工審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、施工設(shè)計(jì)圖紙、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議文件、財(cái)務(wù)文件、竣工階段檔案、第三方檢測(cè)管理檔案、特種載體(照片檔案)、視頻檔案、光盤檔案;二類是監(jiān)理、設(shè)備文件;三類是施工文件、竣工圖和科研文件。

寧波軌道交通工程竣工檔案編制工作由指揮部(集團(tuán)公司)檔案室牽頭負(fù)責(zé),下屬各處室、各分(子)公司和各參建單位協(xié)助配合。土建、機(jī)電工程建設(shè)完工后,檔案室按照“軌道交通工程建設(shè)程序,遵循工程竣工檔案的自然形成規(guī)律,保持卷內(nèi)基本建設(shè)文件、設(shè)計(jì)、施工、施工圖紙之間的有機(jī)聯(lián)系”的原則,以空間順序?yàn)橹骶€,時(shí)間順序?yàn)檩o線,參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一各類單位工程的組卷順序,要求各單位嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)編制竣工文件。各單位將竣工文件整理完成后,經(jīng)過自查、監(jiān)理復(fù)查后送到檔案室,檔案室工作人員逐盒檢查通過,辦理移交手續(xù),最后統(tǒng)一加工整理。

二、軌道交通工程竣工檔案編制中存在的問題

目前,寧波軌道交通1號(hào)線一期、1號(hào)線二期和2號(hào)線一期工程已先后通過了由寧波市檔案局、寧波市城建檔案館相關(guān)人員組成的驗(yàn)收小組對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作?？⒐n案歸檔材料質(zhì)量基本符合國(guó)家和行業(yè)的規(guī)定,分類組卷基本達(dá)到要求。雖然三條線的竣工檔案基本通過了驗(yàn)收,但我們發(fā)現(xiàn)在“開工前、施工中、完工后”還都存在一些問題,主要有：開工前,竣工檔案編制“不重視”;施工中,竣工檔案編制介入檢查“不到位”;完工后,竣工檔案材料“不完整”。

(一)開工前：竣工檔案編制“不重視”

軌道交通工程建設(shè)是項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,項(xiàng)目從前期立項(xiàng)報(bào)批、資金落實(shí)、項(xiàng)目評(píng)估,到建設(shè)過程中的房屋拆遷、管線遷改、交通疏解、土建、機(jī)電施工等,各類難點(diǎn)卡點(diǎn)太多,而竣工檔案編制位于整條工作鏈的“末梢”,往往不被各層面關(guān)注和重視。

(二)施工中：竣工檔案編制介入檢查“不到位”

軌道交通工程施工建設(shè)過程中的各類檢查大多是由一線現(xiàn)場(chǎng)管理人員組織發(fā)起的,檔案工作往往不被納入檢查范圍,檔案人員很少有機(jī)會(huì)到施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)檢查,提前介入、主動(dòng)檢查不到位之處。

(三)完工后：竣工檔案材料“不完整”

工程進(jìn)行時(shí),技術(shù)人員往往忙于抓項(xiàng)目的實(shí)施和專項(xiàng)技術(shù)問題的解決,而忽視了竣工檔案材料的收集、整理,檔案材料普遍存在不齊全、不完整的情況。同時(shí),項(xiàng)目檔案管理人員缺乏軌道交通工程建設(shè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí),對(duì)工程變更、施工材料、施工新工藝、新工法等不了解,對(duì)相應(yīng)的檔案材料缺少判斷和識(shí)別能力。

三、解決軌道交通工程竣工檔案編制過程中存在問題的相應(yīng)對(duì)策

(一)竣工檔案編制與工程建設(shè)“同步實(shí)施”

制度設(shè)計(jì)層面：建章立制,實(shí)現(xiàn)前端有效控制。從宏觀上講,依據(jù)檔案管理有關(guān)法律法規(guī),參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)規(guī)定,結(jié)合地鐵建設(shè)的實(shí)際情況,制定《集團(tuán)公司檔案管理辦法》《歸檔文件編制管理辦法》和《檔案編制目標(biāo)管理考核制度》等規(guī)章制度。從微觀上講,在合同簽訂前,可將竣工檔案編制工作作為合同的重要內(nèi)容或以責(zé)任狀形式加以約束,各種規(guī)章制度和檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都需提前發(fā)送至各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位,從而實(shí)現(xiàn)檔案編制工作前端的有效控制。

組織保障層面：落實(shí)人員,責(zé)任分工明確到位。一是確立一個(gè)“中心”,明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,專門建立檔案管理部門,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、綜合管理檔案工作,并配置與建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量相對(duì)應(yīng)的專職檔案員。二是“橫”向發(fā)展,各處室各分(子)公司配備相對(duì)固定的專(兼)職檔案管理人員,確保各自部門管理范圍內(nèi)文件收集和整理的及時(shí)有效。三是“縱”向深入,各參建單位要配備能滿足竣工檔案編制工作需求的專(兼)職檔案管理員。從而有效地將竣工檔案編制的工作任務(wù)落實(shí)下去,做到橫向到邊,縱向到底,人人負(fù)責(zé)。

核心內(nèi)容層面：規(guī)范內(nèi)容,確保檔案系統(tǒng)完善。一是明確歸檔范圍。按照土建工程、軌道及路基、設(shè)備采購(gòu)安裝、裝飾裝修、影像電子檔案等專業(yè),分類制定詳盡可具體操作的《實(shí)施細(xì)則》。二是明確移交給市城建檔案館和指揮部(集團(tuán)公司)檔案室的竣工檔案數(shù)量,明確兩者歸檔范圍的區(qū)別,重點(diǎn)標(biāo)識(shí)兩個(gè)接收單位歸檔范圍的不同之處,避免最后的移交階段出現(xiàn)返工現(xiàn)象。三是統(tǒng)一用表格式及排列順序,制定一套統(tǒng)一的竣工檔案審查意見表、驗(yàn)收申請(qǐng)表、移交單、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等表格式樣,細(xì)分土建、監(jiān)理等參建單位的歸檔材料內(nèi)容表,明確文件排列順序,確?？⒐n案編制工作的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

(二)竣工檔案編制檢查與安全質(zhì)量“同等重視”

思想認(rèn)識(shí)層面：加強(qiáng)宣傳教育,營(yíng)造良好氛圍。一是階段性向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)竣工檔案編制工作的進(jìn)程和困難,使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作與工程安全質(zhì)量同等重視。二是組織竣工檔案編制工作的專(兼)職人員多參觀學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識(shí)。三是向廣大參建者普及檔案意識(shí),提高全員參與軌道工程檔案管理的自覺性。

協(xié)調(diào)溝通層面：拓展發(fā)現(xiàn)問題渠道,及時(shí)解決問題。首先要制定竣工檔案編制工作檢查例會(huì)制度,檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)各參建單位的竣工檔案編制工作,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通,及早解決。其次是要不定期開展竣工檔案編制工作突擊檢查,核查各種施工文件材料是否真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況,是否有遺漏缺失,是否按時(shí)完成立卷歸檔,歸檔材料是否分類合理,竣工文件是否符合質(zhì)量要求。對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)提出整改意見,限期完成。

技術(shù)保障層面：業(yè)主代表介入,彌補(bǔ)專業(yè)知識(shí)短板。要讓現(xiàn)場(chǎng)管理的業(yè)主代表參與到定期例會(huì)和日常檢查中,業(yè)主代表作為技術(shù)骨干介入到竣工檔案編制工作中,使業(yè)主代表與檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)形成互補(bǔ),從而確保竣工檔案的“安全”和“質(zhì)量”。

(三)竣工檔案材料保存與項(xiàng)目實(shí)施“同時(shí)跟進(jìn)”

一是做好工程變更文件的保存。首先,注重完整性。做好整個(gè)變更審核流程管理過程中資料的收集,核心是收集設(shè)計(jì)、業(yè)主、施工和監(jiān)理各方的變更審核意見。其次,注重有效性。工程變更文件作為設(shè)計(jì)圖紙的修訂、補(bǔ)充,相關(guān)的變更通知單、洽商內(nèi)容必須清楚明了,簽字手續(xù)和蓋章必須齊全,對(duì)于這些資料有效性的鑒定也要在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷跟進(jìn),從而確?？⒐D的質(zhì)量。

二是做好施工材料資料的保存。施工材料主要是指甲控材料,包括主體工程使用的鋼筋、水泥、混凝土、碎石、盾構(gòu)管片、防水材料等。首先,注重保存采購(gòu)合同、招標(biāo)文件及技術(shù)要求和質(zhì)保書(合格證或檢測(cè)報(bào)告);其次,注重保存施工材料的質(zhì)量證明文件,以混凝土為例,要保存混凝土配合比通知單、混凝土出廠合格證、強(qiáng)度檢驗(yàn)報(bào)告、混凝土運(yùn)輸單等合同規(guī)定的其他材料;最后,注重保存土建施工方、監(jiān)理單位對(duì)施工材料審核、見證、檢測(cè)的證明材料。

三是做好施工“新”資料的保存。為解決不同城市因地質(zhì)情況、周邊環(huán)境、社會(huì)人文情況等外部條件差異而產(chǎn)生的工程建設(shè)問題,需要運(yùn)用很多新技術(shù)、新工藝、新工法,這些“新”資料對(duì)日后的工程建設(shè)有極高的參考價(jià)值。首先,注意保存準(zhǔn)備階段的文件資料,即新技術(shù)、新工藝、新工法產(chǎn)生前對(duì)項(xiàng)目應(yīng)用價(jià)值和社會(huì)效益進(jìn)行論證評(píng)估而形成的可行性報(bào)告和立項(xiàng)報(bào)告,要完好地保存專家對(duì)立項(xiàng)報(bào)告形成的完整的評(píng)審意見,以及任務(wù)書、批準(zhǔn)書和合同等文件;其次,注意保存研究階段的文件資料,包括研究過程中產(chǎn)生的原始記錄、階段性成果、專家評(píng)審意見,以及最終形成的一整套成果報(bào)告;最后,注意保存驗(yàn)收階段的文件資料,包括新技術(shù)、新工藝、新工法在施工現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)用情況記錄,申報(bào)各類獎(jiǎng)項(xiàng)的證明材料,科研成果申報(bào)、審批和鑒定材料等。

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