田偉民

(杭州市開元商貿(mào)職業(yè)學(xué)校)

加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的幾點思考

田偉民

(杭州市開元商貿(mào)職業(yè)學(xué)校)

中等職業(yè)學(xué)校檔案管理和利用對全面促進(jìn)學(xué)校工作,提高教學(xué)質(zhì)量,具有十分重要的現(xiàn)實意義和歷史意義,對中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展有著不可低估的作用,筆者就中職學(xué)校檔案管理問題做了一些探討。

中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理 檔案利用

學(xué)校檔案工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。我校作為一個典型的中等職業(yè)學(xué)校,檔案工作具有一定的代表性。目前,我校面臨著國家級重點職校的申報、評審的挑戰(zhàn),作為學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、中等職業(yè)學(xué)校檔案工作存在的問題

就目前的中等職業(yè)學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀來看,主要存在如下幾方面的問題。一是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識不深,對學(xué)校檔案室建設(shè)剛性要求不足,檔案人員在推進(jìn)工作時難度較大。二是學(xué)校的檔案工作硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有的單位、教研室不具備最基本的安全保管要求,沒有單獨的檔案室、檔案柜和密集架,檔案存放的條件差,容易造成檔案霉變、蟲蛀或出現(xiàn)丟失的情況,存在極大隱患。三是檔案專業(yè)管理人員缺乏,專(兼)職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),很難使檔案工作走上規(guī)范化。四是檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一,管理方式落后,有些還是手工作業(yè),檔案數(shù)字化工作沒有納入議事日程,重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢、效率低。五是檔案開發(fā)利用水平低,檔案人員無暇顧及對某些有價值的檔案進(jìn)行有效的開發(fā)利用,查準(zhǔn)率和查全率低。當(dāng)前,學(xué)校的檔案利用主要滿足學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)查詢需要,沒有將畢業(yè)生跟蹤、校園文化建設(shè)、職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)等納入檔案開發(fā)利用。六是職工普遍檔案法治意識不強(qiáng),一些教師甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、電子商務(wù)教材手稿等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果,屬于私有財產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn),容易抹殺個人的成績,并且再利用時借用手續(xù)煩瑣,還是自己保管放心、方便。

二、如何提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理水平

通過筆者調(diào)查,發(fā)現(xiàn)這些問題在杭州的中等職業(yè)學(xué)校中存在一定的普遍性,筆者認(rèn)為,應(yīng)從如下幾個方面入手,提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理水平。

第一,要提高認(rèn)識,建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制,這是做好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳,增強(qiáng)全員檔案意識。建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循。

第二,要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實際問題,促使學(xué)校檔案工作跟上教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案部門的要求,建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案人員,負(fù)責(zé)收集和管理本部門的檔案,形成檔案工作齊抓共管的局面。

第三,要加強(qiáng)人員配備,搞好檔案設(shè)施建設(shè)。配備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)檔案工作,同時要建立工作人員崗位責(zé)任制。要專門設(shè)立檔案室,配備必要的設(shè)施,實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理。

第四,要加強(qiáng)檔案的收集。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則,著重收集本校形成的文件材料,上級針對本校制發(fā)的文件材料,本校形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后,要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

第五,要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平。要正確確立學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。在具體管理上要與時俱進(jìn),制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機(jī)制,將檔案數(shù)字化納入工作日程,在學(xué)校辦公系統(tǒng)開發(fā)時納入檔案管理模塊,實現(xiàn)檔案的在線及時歸檔、在線利用,為學(xué)校文化建設(shè)、招生宣傳、職業(yè)教育提供便利的服務(wù)。

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[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2005,23(17).

[3]周楓,辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案,2005(5).