姚建紅

(杭州市余杭區(qū)環(huán)境保護(hù)局)

關(guān)于兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的若干思考

姚建紅

(杭州市余杭區(qū)環(huán)境保護(hù)局)

新形勢下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作越來越重要,涉及的領(lǐng)域也越來越廣,內(nèi)容越加豐富且來源更加分散,僅僅依靠單位有限的專職檔案員的力量,已不能完全適應(yīng)需要。為此,必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)。

機(jī)關(guān)檔案工作 兼職檔案員 隊(duì)伍建設(shè)

一、兼職檔案員的重要性與作用

目前,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案人員隊(duì)伍基本上分為兩支：一支是專職檔案員隊(duì)伍,另一支是兼職檔案員隊(duì)伍。以余杭區(qū)環(huán)保局為例,全局共有專兼職檔案人員19人,其中專職2人、兼職17人,兼職占總數(shù)的89.4%。

兼職檔案員來自機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個職能部門,處于檔案形成、產(chǎn)生的第一線,對本部門的各類工作情況有著足夠的了解和熟悉,對各類文件材料的來龍去脈、價值大小有著足夠的認(rèn)知,能及時、有效地做好各類文件材料的收集工作,并能很好地完成本部門檔案材料的鑒別、篩選和分類整理工作。他們工作的好與壞直接影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的好壞,對保證檔案材料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性具有決定性的作用。此外,兼職檔案員也是做好檔案工作最好的宣傳媒介。平時就工作在第一線的兼職檔案員在日常中能很好地、適時地對干部職工進(jìn)行檔案工作相關(guān)知識的宣傳,通過他們的宣傳及自身努力,能有成效地影響和帶動廣大干部職工對檔案工作重要性的認(rèn)識,激發(fā)大家保護(hù)檔案、積極配合、主動歸檔的意識,使檔案工作更加深入人心。

二、兼職檔案員隊(duì)伍面臨的困境

(一)人員的流動性導(dǎo)致業(yè)務(wù)不熟悉

兼職檔案員一般由各部門指定,但由于崗位、人員的調(diào)動,兼職檔案員經(jīng)常會出現(xiàn)變換。往往剛剛干了一兩年,開始熟悉檔案工作了,就換了一個。而新接替的人由于未接受過業(yè)務(wù)培訓(xùn),對檔案工作沒有足夠的認(rèn)識,對檔案的業(yè)務(wù)知識不熟悉,對文件材料的鑒定、收集和分類整理等基礎(chǔ)工作不了解,這必將影響收集的質(zhì)量和完整性,也直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

(二)職責(zé)的雙重性導(dǎo)致工作懈怠

兼職檔案員工作職責(zé)的雙重性是指兼職檔案員在做好本職工作的同時,還要做好兼職檔案工作。目前,兼職檔案員往往身兼數(shù)職,并由于缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識,且其時間、精力有限,投入檔案工作的時間精力也就極少,再加上沒有有效的考核、考評制度,這也就導(dǎo)致了兼職檔案員缺乏對檔案工作的積極性和責(zé)任心,進(jìn)而也就給檔案工作造成了較大的影響和損失。

(三)宣傳的局限性導(dǎo)致重視不夠

對各部門負(fù)責(zé)人和廣大干部職工的檔案宣傳工作做得不夠,也就導(dǎo)致了檔案工作沒有得到足夠的重視,單位上下對檔案工作的支持力度也因此不足,這也是導(dǎo)致兼職檔案人員流動性和工作職責(zé)雙重性的一個重要因素。并且,各部門負(fù)責(zé)人和干部職工對檔案工作的不重視也影響了兼職檔案員的工作環(huán)境,缺乏大家的配合,導(dǎo)致工作難度的加大。另外,兼職檔案員由于兼職過多,導(dǎo)致了工作量超負(fù)荷,且又沒有相應(yīng)的待遇,這也影響了兼職檔案員的工作積極性。

三、加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的對策建議

(一)加強(qiáng)宣傳和溝通,提升全員檔案意識

加強(qiáng)宣傳和溝通,可以提高所有干部職工對檔案的了解,促進(jìn)各個職能部門及下屬單位對檔案工作的理解和支持。一方面,通過對檔案知識和《檔案法》的宣傳,使廣大干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性、檔案工作的意義,增強(qiáng)檔案意識,從而能有意識地主動移交各類文件材料,配合檔案的收集等工作,進(jìn)而強(qiáng)化檔案工作環(huán)境建設(shè)。尤其是要通過建立完善的檔案工作激勵機(jī)制和責(zé)任制,督促各部門將檔案工作納入工作計(jì)劃,列入責(zé)任范圍,及時將在工作中形成的文件材料移交兼職檔案人員。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ),但是由于領(lǐng)導(dǎo)工作面廣、量大,同時要涉及單位的方方面面,因此也就難以持久地對檔案工作保持足夠的重視。這就要求我們必須不斷地加強(qiáng)宣傳和溝通,通過自身認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作,不斷地增強(qiáng)檔案工作的查詢利用、服務(wù)性,讓領(lǐng)導(dǎo)充分地認(rèn)識檔案工作對本單位各方面工作的實(shí)際促進(jìn)作用和具體意義,使單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人認(rèn)識到檔案工作是單位整體工作一個不可缺少的部分,是一項(xiàng)非常重要和繁雜的工作,從而在工作安排、經(jīng)費(fèi)等基本條件上給予兼職檔案員充分的支持。

(二)積極開展有效培訓(xùn),提升兼職檔案員業(yè)務(wù)水平

一是注重思想認(rèn)識教育。要做好檔案工作,首先就要提高大家對這項(xiàng)工作的認(rèn)識,端正態(tài)度,使其了解這項(xiàng)工作的重要性,不斷增強(qiáng)兼職檔案員的工作責(zé)任心和主動性,引導(dǎo)大家正確處理檔案工作和其他工作的關(guān)系,妥善安排時間,做好各方面工作。二是開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。要以兼職檔案人員能力建設(shè)為重點(diǎn),抓好兼職檔案員的培訓(xùn)工作,使其具備一定的檔案專業(yè)知識。業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)單位自身特點(diǎn)開展,并將其經(jīng)常化、制度化。三是培訓(xùn)要注重實(shí)效。一方面,培訓(xùn)要以“學(xué)以致用、學(xué)用結(jié)合、注重實(shí)效”為原則,從實(shí)際出發(fā),使大家明確職責(zé),充分了解、熟悉進(jìn)而掌握各類檔案的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔方法,了解文件歸檔整理環(huán)節(jié);培訓(xùn)中,多采用典型案例和互動,使大家能更好地對檔案的相關(guān)知識加以認(rèn)識和掌握,不斷提高其業(yè)務(wù)水平。另一方面,要盡量創(chuàng)造條件讓兼職檔案人員參加上級部門檔案崗位培訓(xùn)或短期培訓(xùn)班,提升兼職檔案人員的歸屬感和責(zé)任感,增長兼職檔案人員才干,同時還要鼓勵兼職檔案員參加學(xué)歷教育。此外,還可以建立QQ群、微信群,加強(qiáng)聯(lián)系,充分發(fā)揮檔案室對各個職能部門檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用。

(三)完善考核制度,建立相對穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍

考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際,依照各職能部門的工作內(nèi)容,以年度歸檔移交情況為重點(diǎn),從各部門的重視程度,其整理、移交檔案的完整性,檔案材料整理質(zhì)量的好壞等方面,分別對部門和兼職檔案員進(jìn)行考核;考核的結(jié)果應(yīng)與評先爭優(yōu)等相掛鉤,能促進(jìn)各部門對兼職檔案員工作的重視,加大支持力度,激勵兼職檔案員的工作積極性,進(jìn)而推動檔案工作的不斷發(fā)展。

[1]杜玉明.檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案工作的優(yōu)劣[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(5).

[2]徐亞群.高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)之我見[J].青海大學(xué)學(xué)報,2001(6).