王茜茜

(溫州市城市建設投資集團有限公司)

國有改制企業(yè)檔案管理存在問題及對策
——以溫州市為例

王茜茜

(溫州市城市建設投資集團有限公司)

本文以溫州市國有改制企業(yè)為例,分析了國有改制企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和存在的主要問題,提出了加強國有改制企業(yè)檔案管理的若干對策。

國有企業(yè) 企業(yè)改制 檔案工作 檔案處置

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史記錄,是國家信息資源體系的組成部分,是重要的國有資產(chǎn)。國有改制企業(yè)檔案主要包括國有改制企業(yè)形成的檔案和改制工作形成的檔案,隨著國有企業(yè)改革工作的進行,國有改制企業(yè)檔案處置問題便成為國有企業(yè)改制工作中必須加以重視和妥善解決的問題。

一、溫州市國有改制企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2010年,溫州市實施國企整合重組改革,共涉及60家國有企業(yè)或企業(yè)化管理的事業(yè)單位,這些單位通過合并重組、優(yōu)化配置,打造成9家具有較強競爭力和較大資產(chǎn)規(guī)模的大企業(yè)大集團,包括市城市建設投資、公用事業(yè)投資、現(xiàn)代服務業(yè)投資、工業(yè)投資、國資投資、交通運輸、交通投資、溫州機場、溫州港等九家集團公司。組建完成后,9家國資營運公司由市委、市政府直接管理。檔案工作是國企改制重組過程中的重要事項。在此次全部的改制企業(yè)檔案中,會計檔案、工程檔案以及民生檔案占較大比例,其中：一部分已移交至溫州市檔案館或城建檔案館,大部分轉交給重組新建企業(yè)保管,未進館的國有改制企業(yè)檔案中,絕大多數(shù)保管條件一般,不少企業(yè)保管條件較差。

二、溫州市國有改制企業(yè)檔案工作的主要問題

在企業(yè)改制的過程中,人們往往過多關注人員的安排、資金的分配以及設備的處置等問題,而對改制企業(yè)的檔案管理重視不夠、處置不當,導致改制企業(yè)檔案管理和服務面臨種種阻礙。如何妥善管理改制企業(yè)檔案成為檔案部門所面臨的新課題,需要我們積極思考和探索改制企業(yè)檔案管理與服務的科學方法,以充分發(fā)揮檔案的社會服務功能,維護企業(yè)及職工的切實權益。

(一)檔案處置缺乏必要的物質和經(jīng)費保障

據(jù)了解,一般一卷檔案的整理費用需30元,很多企業(yè)沒有將檔案處置工作列入改制計劃和經(jīng)費預算。部分企業(yè)改制資金不足,連職工安置費用都沒有著落,落實檔案處置經(jīng)費必然難上加難。另外,檔案作為一種無形資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)評估中沒有一席之地,結果財富變成了包袱,檔案自身的價值無法變現(xiàn),也增加了企業(yè)的負擔。除了企業(yè)改制中形成的文件資料,以及資產(chǎn)權證等與企業(yè)改制直接相關的檔案外,原企業(yè)的其余檔案要么束之高閣,要么隨意處置。

(二)檔案交接環(huán)節(jié)不到位

企業(yè)改制,必定帶來機構和人員的變動。在此過程中有的企業(yè)領導往往忽視檔案工作,兼并檔案機構或者裁減檔案人員,給檔案工作的銜接帶來了危害。由于銜接不力,有關人員責任心不強,造成了大量未整理檔案資料的積壓乃至丟失。例如,某企業(yè)在改制過程中,原檔案人員沒有辦理交接手續(xù)就離崗,而新來的人員由于不了解情況,對大量資料無從下手,給工作造成極大被動,甚至造成了一部分檔案損失。

(三)企業(yè)主管部門和檔案行政部門監(jiān)管力量不足

一方面改制領導小組和改制辦公室中沒有安排檔案部門同志,這些部門的同志多按照各自的職責從職工安置、資料處理、政策咨詢等方面開展工作,檔案的處置卻無人管。加之各級改制辦和企業(yè)主管部門與檔案部門缺少溝通,因此檔案部門無法提出監(jiān)管意見。雖然就國有改制企業(yè)檔案處置有下發(fā)文件,但文件執(zhí)行中存在不少薄弱環(huán)節(jié),文件執(zhí)行力度不夠。

三、加強溫州市國有改制企業(yè)檔案管理的幾點思考

溫州市城投集團是9家國資營運公司之一,該集團綜合檔案室于2014年底通過檔案管理省級良好評定,這在溫州市級國資集團公司中尚屬首家,并且連續(xù)三年獲得檔案年檢優(yōu)秀等級。市城投集團由改制初期檔案數(shù)量龐大、散亂,到如今的檔案管理初具規(guī)范化、標準化,做了不小的努力。筆者對市城投集團檔案管理工作進行調研,做出以下幾點思考：

(一)強化檔案管理體制

領導重視檔案工作,將檔案管理工作列入重要的議事日程,成立檔案管理工作領導小組、檔案鑒定工作領導小組、檔案信息化領導小組,明確分管領導,負責集團檔案管理工作的領導和日常檔案管理。定期召開檔案專題會議,在人員、場地、經(jīng)費等方面給予大力支持和重點保障,并及時解決實際問題。委托相關檔案加工公司協(xié)助檔案室一起整理,并進行數(shù)字化加工;加大投入,配備軟、硬件設施;強化責任,將檔案工作列入部室年度考核目標。

(二)加強檔案隊伍建設

要建立健全相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍,不斷提高檔案隊伍管理水平。市城投集團綜合檔案室正式成立于2013年,歸口于辦公室管理,辦公室主任兼檔案室負責人,配有1名專職檔案員,負責日常管理工作。各部室配備兼職檔案員,負責本部室日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交工作。集團本部建立了由12人組成的專兼職檔案員隊伍,為做好檔案工作打下了堅實的組織基礎。為增強廣大干部職工檔案意識和檔案業(yè)務素質,集團采取多種方式,加強檔案知識學習,一是建立集團檔案信息發(fā)布網(wǎng)站,及時更新政策、法規(guī)等信息內容,加大宣傳力度,使廣大干部職工檔案管理意識不斷提高。二是進一步加強對專兼職檔案員的培訓工作,組織全集團及所屬單位檔案人員積極參加省、市檔案局舉辦的各項檔案業(yè)務學習。三是邀請市檔案局專家上門指導,幫助解決檔案管理工作中遇到的實際問題。

(三)打牢檔案建設基礎

不斷實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化。當前在企業(yè)檔案管理工作中,比較重要的是貫徹落實國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》。10號令在新形勢下對企業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限做了新的規(guī)定,具有很強的指導性和操作性。市城投集團結合各科室意見及市檔案局審核結果,制定了《市城投集團文件材料分類方案、檔案歸檔范圍和保管期限表》,根據(jù)規(guī)定統(tǒng)一向集團各科室收集材料并進行規(guī)范整理歸檔。同時要求各二級單位參照10號令,根據(jù)本單位實際情況制定相應的《企業(yè)文件材料分類方案、檔案歸檔范圍和保管期限表》。

市城投集團根據(jù)上級有關文件精神和集團實際,陸續(xù)編制《檔案庫房安全管理制度》《檔案管理辦法》《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《電子文件和數(shù)據(jù)檔案登記備份制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《檔案工作保密制度》等一系列規(guī)章制度,使工作有章可循,有法可依。

(四)檔案收集完整,整理規(guī)范有序

因場地、人力有限,將分散在各二級單位的改制前文書檔案統(tǒng)一收集至集團綜合檔案室,進行分類整理并進行數(shù)字化加工。督促二級單位對各自歸口的業(yè)務檔案進行規(guī)范管理。市城投集團于2015年對三家二級單位的拆征檔案進行公開招投標,進行統(tǒng)一整理、數(shù)字化及數(shù)據(jù)著錄工作,推進民生檔案的科學管理及有效利用。

總之,改制企業(yè)檔案工作任重道遠,面臨的新問題很多,需要廣大企業(yè)工作者在理論和實踐中不斷探索加以解決。只要我們敢于挑戰(zhàn),開拓創(chuàng)新,企業(yè)檔案工作一定會在企業(yè)改革發(fā)展過程中取得長足的進步。

[1]羅寶勇.2000—2009年國有企業(yè)檔案管理研究綜述[J].檔案學研究,2011 (1).

[2]韓晰宇,于華.國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動中檔案處置問題的實踐與思考[J].山東檔案,2010(4).