田芳容

(杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司)

民營(yíng)企業(yè)檔案收集難的成因及對(duì)策

田芳容

(杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司)

民營(yíng)企業(yè)日益規(guī)模化、科技化、國(guó)際化,成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作不僅要跟上企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐,更應(yīng)努力讓檔案管理工作服務(wù)和助力企業(yè)發(fā)展。收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ),是企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要環(huán)節(jié),同時(shí)也是當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)。筆者從多年工作實(shí)際,分析了民營(yíng)企業(yè)檔案收集工作困難的成因,并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

檔案收集 成因 對(duì)策

民營(yíng)企業(yè)日益規(guī)?；?、科技化、國(guó)際化,成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作不僅要跟上企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐,更應(yīng)努力讓檔案管理工作服務(wù)和助力企業(yè)發(fā)展。在企業(yè)檔案管理諸環(huán)節(jié)中,收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ),處于整理建檔和利用編研的初始階段,是企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要環(huán)節(jié),同時(shí)也是當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)。

一、民營(yíng)企業(yè)檔案收集中存在的問(wèn)題

雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理工作起到了全新的積極的推動(dòng)作用,無(wú)論是企業(yè)OA軟件對(duì)文書檔案的收集,還是PDF研發(fā)系統(tǒng)對(duì)科研材料的匯總收集,都很大程度上提高和保障了文件的收集齊全完整。但總體看來(lái),企業(yè)檔案收集工作仍存在很多問(wèn)題,一是企業(yè)檔案收集移交工作不及時(shí),需檔案部門多次督催,移交收集進(jìn)度緩慢,不能按照規(guī)定時(shí)間完成收集。二是企業(yè)檔案材料收集不齊全,比如同一事件收集不完整,如文書檔案有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示,有會(huì)議講話無(wú)會(huì)議記錄等;包括反映企業(yè)各類活動(dòng)內(nèi)容收集不齊全,如文書材料重視紅頭文件,忽略如公司簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議記錄、非生產(chǎn)性合同以及其他具有原始憑證性等材料的收集;包括類別收集不齊全,如基建檔案重視立項(xiàng)施工驗(yàn)收等各階段文字和圖紙材料收集,忽略了基建照片光盤等聲像檔案收集;包括載體不齊全,如各類重要材料收集了紙質(zhì)原件,忽略了電子檔案同步收集;等等。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案收集難的成因

(一)企業(yè)檔案管理制度未及時(shí)更新或未落實(shí)到位

與企業(yè)實(shí)際相符的檔案管理制度是有效開(kāi)展檔案工作的行動(dòng)指南。企業(yè)檔案部門制度陳舊,不隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化而及時(shí)更新,對(duì)于收集范圍、收集時(shí)間、載體類型等各類工作要求不明確,從而給檔案收集工作的開(kāi)展帶來(lái)困難。另,即使制度下發(fā),而落實(shí)不到位,比如科研檔案的三納入四同步,沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行,那么企業(yè)檔案管理人員對(duì)文件材料的形成心中沒(méi)譜,導(dǎo)致檔案收集工作被動(dòng)。

(二)企業(yè)檔案形成人員或關(guān)鍵崗位人員歸檔意識(shí)淡薄

一是重效益輕檔案,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中,特別是那些從事生產(chǎn)研發(fā)銷售活動(dòng)的關(guān)鍵崗位人員,重視工作過(guò)程中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益,忽略了文件歸檔后利用產(chǎn)生的次效益,認(rèn)為過(guò)時(shí)的文件材料已無(wú)用處或用處不大,不及時(shí)整理移交,忽視歸檔工作。如遇人員調(diào)動(dòng)或工作崗位變動(dòng),對(duì)經(jīng)手或積存的檔案材料未辦移交,極易造成材料的散失。二是部門領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員檔案意識(shí)淡薄或觀念出現(xiàn)偏差,認(rèn)為越是重要的材料越應(yīng)該放在自己手上才放心,為了所謂保密、方便己用而不愿移交。有些研發(fā)人員甚至認(rèn)為自己工作中的研發(fā)成果材料是屬于自己的而不愿意移交,無(wú)知地將企業(yè)資產(chǎn)變成個(gè)人材料。上述這些做法都直接影響企業(yè)文件材料收集工作的有序開(kāi)展。

(三)企業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

民營(yíng)企業(yè)檔案管理人員屬于服務(wù)型輔助性工作崗位,工資薪酬體系有別于一線工作人員,普遍存在工作責(zé)任心不強(qiáng),主動(dòng)性不夠的現(xiàn)象。再者,由于企業(yè)檔案工作人員大多是非檔案專業(yè)人員,沒(méi)有系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)經(jīng)歷,工作中延續(xù)以往的方式方法,缺乏思考和創(chuàng)新,對(duì)收集上來(lái)的文件質(zhì)量驗(yàn)收審核不到位,無(wú)法在收集驗(yàn)收環(huán)節(jié)做到即刻指導(dǎo)和整改收集工作,避免檔案收集問(wèn)題出現(xiàn)。

(四)企業(yè)檔案收集網(wǎng)絡(luò)不健全

達(dá)到一定規(guī)模的民營(yíng)企業(yè),部門機(jī)構(gòu)齊全、下屬分公司較多,而企業(yè)檔案管理工作一般由文書部門領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)檔案管理的收集工作,往往被看成是文書部門分內(nèi)之事,其他部門或人員參與度低,支持和配合力度欠缺,從而使企業(yè)各類文件材料收集歸檔工作力不從心,收集工作效率低下。這是因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有建立有序的檔案管理體系,檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)不健全。

三、做好民營(yíng)企業(yè)檔案收集工作的對(duì)策

針對(duì)實(shí)際情況,企業(yè)可通過(guò)如下幾方面的工作來(lái)保障檔案收集工作的開(kāi)展。

(一)重視企業(yè)檔案制度建設(shè)和信息化管理建設(shè),為各部門分公司收集歸檔提供參考依據(jù)和技術(shù)支持

結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn),按企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位職責(zé)范圍、崗位工作流程等制定出一套適用于本企業(yè)的切實(shí)可行的歸檔制度。制度規(guī)定企業(yè)的績(jī)效考核部門,將企業(yè)各類材料的形成、積累、整理和歸檔工作,納入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍(崗位責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制)和各項(xiàng)管理程序,納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程,并納入行政、生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)和工作計(jì)劃。企業(yè)集團(tuán)的產(chǎn)品定型、鑒定,科研成果鑒定、發(fā)布,設(shè)備開(kāi)箱,基建工程竣工驗(yàn)收,等等,必須有檔案工作人員(部門兼職檔案員)參加。

每年根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際工作修訂歸檔范圍和期限表。企業(yè)檔案室按照以往檔案工作總結(jié)下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)及企業(yè)的年度實(shí)際工作變動(dòng)情況,確定企業(yè)各部門和分公司所要收集的檔案范圍、檔案文件類型、檔案上交時(shí)間等,制定固定的表格形式,通過(guò)公文下發(fā)至企業(yè)各個(gè)部門和分公司。針對(duì)特殊的檔案,如大型活動(dòng)、重大案件、危機(jī)公關(guān)、項(xiàng)目申報(bào)等,則明確要求提交材料的成套性,以保證檔案文件材料收集的及時(shí)完整。

企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入,購(gòu)置檔案管理信息化所需要的軟、硬件設(shè)施,譬如我們企業(yè)1994年集團(tuán)檔案室即配備了電腦、打印機(jī)、掃描儀等常用設(shè)備。2001年集團(tuán)引進(jìn)津科檔案管理系統(tǒng),2009年再次配置了量子檔案管理系統(tǒng),與公司公文管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)行文檔管理一體化,與研發(fā)部門的PDM系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)圖紙網(wǎng)絡(luò)管理,這樣使企業(yè)檔案收集工作更加便捷,檔案管理工作效率大幅度提升。集團(tuán)檔案室同信息化部門共同制定了檔案管理信息化戰(zhàn)略,并納入集團(tuán)工作中心計(jì)劃,為檔案工作信息化提供了堅(jiān)實(shí)后盾與保障。

(二)重視檔案知識(shí)宣貫,讓企業(yè)人員認(rèn)識(shí)檔案重要性,提高檔案收集歸檔意識(shí)

舉行檔案培訓(xùn)會(huì)議,進(jìn)行檔案工作宣貫,提高歸檔意識(shí)。為讓企業(yè)人員從上至下認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展和員工個(gè)人的重要性,集團(tuán)檔案室每年年終制訂次年的檔案培訓(xùn)宣貫計(jì)劃,通過(guò)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、專項(xiàng)培訓(xùn)、實(shí)地培訓(xùn)等多種形式,提高部門兼職檔案員、辦公室主任及骨干員工的檔案歸檔意識(shí)和材料收集水平。通過(guò)與集團(tuán)政治部、工會(huì)等部門聯(lián)合,在企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中,以企業(yè)發(fā)展歷史為主題進(jìn)行企業(yè)文化宣傳,無(wú)論是在新員工入職培訓(xùn)、各地領(lǐng)導(dǎo)視察、參觀旅行團(tuán)來(lái)訪,還是企業(yè)對(duì)外招聘演示、企業(yè)記憶之窗等各類活動(dòng)中,檔案部門都提供了強(qiáng)大的實(shí)質(zhì)的支持。公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層也看到了檔案發(fā)揮的作用并越來(lái)越支持和重視企業(yè)檔案管理工作,企業(yè)檔案收集工作得以順利高效開(kāi)展。

(三)重視檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高企業(yè)檔案工作人員檔案收集能力

企業(yè)對(duì)檔案從業(yè)人員招聘把關(guān),除要求具備認(rèn)真敬業(yè)勤勉踏實(shí)、忠于職守維護(hù)史實(shí)的工作精神外,還要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力,敢于更新觀念,重視檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。企業(yè)對(duì)集團(tuán)新入職檔案人員,要求參加檔案行政主管部門主辦的檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn),做到持證上崗,并鼓勵(lì)檔案人員通過(guò)理論結(jié)合實(shí)踐操作的學(xué)習(xí),取得相應(yīng)的職稱證書。另企業(yè)集團(tuán)檔案室專職人員除送出外面培訓(xùn)外,還定期參加企業(yè)內(nèi)部信息化部門組織的信息化職業(yè)技能培訓(xùn),以主動(dòng)應(yīng)對(duì)和引領(lǐng)日益變化的檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀。企業(yè)檔案工作人員根據(jù)具體材料形成實(shí)際,利用傳統(tǒng)接收方法收集檔案外,還利用檔案信息化技術(shù)做到主動(dòng)收集、全面收集、智能化收集。

(四)重視檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案收集責(zé)任制管理

各部門和分公司是企業(yè)檔案的形成單位和來(lái)源,對(duì)于本部門和本分公司的檔案內(nèi)容、檔案形成背景、檔案利用的查考價(jià)值都有著較直觀的理解和認(rèn)知。因此,檔案工作實(shí)行集團(tuán)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。集團(tuán)設(shè)立檔案室,歸口于集團(tuán)總經(jīng)理辦公室,負(fù)責(zé)全集團(tuán)檔案工作的決策和檢查;各部、分公司建立健全二級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)(部/分公司級(jí)、科室/車間級(jí)),接受企業(yè)集團(tuán)檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。企業(yè)集團(tuán)檔案工作接受上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。由此,形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò),逐級(jí)開(kāi)展檔案管理工作。各部門和分公司設(shè)立的兼職檔案員,負(fù)責(zé)該部門和分公司檔案材料的收集、移交、遞轉(zhuǎn),將該部門收集歸檔質(zhì)量納入辦公室主任的績(jī)效考評(píng)環(huán)節(jié),在月度獎(jiǎng)、半年獎(jiǎng)和年終獎(jiǎng)里均有體現(xiàn),以此措施強(qiáng)制各部門或分公司按時(shí)保質(zhì)收集移交檔案,保障企業(yè)集團(tuán)檔案管理收集工作的高效完成。

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[2]范世清.民營(yíng)企業(yè)檔案工作動(dòng)力機(jī)制研究[J].檔案學(xué)通訊,2006(3).