趙鑫珍

(金華體育彩票銷售中心)

體育彩票檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙鑫珍

(金華體育彩票銷售中心)

文章闡述了體育彩票檔案的含義,分析了體育彩票檔案工作存在的問(wèn)題,提出了體育彩票檔案管理要在“齊”“精”“安”“快”上下功夫的若干對(duì)策。

體育彩票 檔案 問(wèn)題 對(duì)策

隨著現(xiàn)代信息科技的發(fā)展,越來(lái)越多的行業(yè)和部門注重檔案的收集、整理、管理和使用。體育彩票工作作為新行業(yè)和特殊行業(yè),其業(yè)務(wù)內(nèi)容、形式每年有著極大的變化。但體育彩票檔案工作明顯跟不上現(xiàn)代信息技術(shù)和體育彩票工作的發(fā)展,存在著一系列問(wèn)題。體育彩票檔案工作的原則是什么,以及如何尋找解決問(wèn)題的對(duì)策,是我們體彩行業(yè)檔案工作人員的要?jiǎng)?wù)。只有檔案工作規(guī)范了,才能為體育彩票工作保駕護(hù)航,才能為體育彩票工作提供良好的后續(xù)發(fā)展動(dòng)力。

一、什么是體育彩票檔案

體育彩票檔案工作中存在的問(wèn)題亟待我們?nèi)ソ鉀Q,但首先要界定的是體育彩票檔案的內(nèi)涵和外延。筆者在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫(kù)CNKI用“體育彩票檔案”“彩票檔案”主題詞檢索,查到的公開(kāi)期刊中沒(méi)有一篇論文對(duì)“體育彩票檔案”“彩票檔案”的定義進(jìn)行總結(jié)概括,目前,檔案學(xué)界在對(duì)體育彩票檔案的定義研究上還是空白。筆者認(rèn)為,體育彩票檔案指的是各級(jí)體育彩票銷售中心在體育彩票銷售過(guò)程中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。體育彩票檔案主要是指體育彩票銷售中心形成的業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)體育彩票銷售的業(yè)務(wù)工作,現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案主要分為體育彩票銷售網(wǎng)點(diǎn)檔案(如建點(diǎn)檔案、移點(diǎn)檔案、退點(diǎn)檔案、違規(guī)處理檔案、網(wǎng)點(diǎn)獎(jiǎng)勵(lì)表彰檔案等)、兌獎(jiǎng)管理檔案和網(wǎng)點(diǎn)維修檔案。

二、體育彩票檔案工作存在的問(wèn)題

(一)檔案專業(yè)人員缺乏,體育彩票檔案管理規(guī)范缺失

體制內(nèi)的體育彩票行業(yè)招聘人員,其專業(yè)需求主要考慮業(yè)務(wù)工作需要,少有考慮檔案專業(yè)的人才。一個(gè)體彩銷售中心配備一個(gè)檔案專業(yè)的工作人員已經(jīng)很難得,分布在各個(gè)業(yè)務(wù)科室的資料收集員其專業(yè)學(xué)歷也五花八門。缺少檔案專業(yè)素養(yǎng)的基層資料收集員,常會(huì)出現(xiàn)資料收集不齊全,整理、保管和使用方法不到位的情況。而且根據(jù)筆者了解,目前,國(guó)家沒(méi)有制定體育彩票檔案管理的制度和規(guī)范,各地區(qū)的體育彩票檔案都處在各自隨意管理的境地,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上規(guī)范統(tǒng)一地收集、管理和利用體育彩票檔案。

(二)體育彩票業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)筆者了解,體育彩票檔案中最具有行業(yè)代表性的業(yè)務(wù)檔案在全省體彩銷售機(jī)構(gòu)中都主要依靠本行業(yè)的計(jì)算機(jī)內(nèi)部系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)上保存,紙質(zhì)的檔案資料則成了網(wǎng)絡(luò)電子檔案的補(bǔ)充。在實(shí)際工作中,體育彩票銷售各級(jí)人員主要使用內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)利用各類業(yè)務(wù)檔案,這也使體育彩票的業(yè)務(wù)檔案面臨著因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題引起的損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。如筆者所在的金華體育彩票銷售中心成立于1997年5月,2003年建立了彩票銷售計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。至2013年,體育彩票業(yè)務(wù)檔案還處于紙質(zhì)資料零散收集整理的狀況。2014年至2016年,金華體育彩票銷售中心也僅僅是初步規(guī)范了體育彩票業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、管理工作。

(三)檔案設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后

體育彩票是特殊行業(yè),是國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)在全國(guó)發(fā)行的合法彩票。作為國(guó)家“眾籌”的行業(yè),其運(yùn)行資金的使用需要更加的謹(jǐn)慎小心。因此常會(huì)出現(xiàn)彩票樣式、發(fā)行渠道、獎(jiǎng)金份額逐年升級(jí),而體彩中心辦公設(shè)施卻不見(jiàn)變化的情況。作為體育彩票工作附屬的檔案工作,其軟、硬件設(shè)備相對(duì)落后,有的連最基本的庫(kù)房配置和溫濕度監(jiān)控等都很難做到,更不用提配備密集型檔案柜、檔案數(shù)字化等先進(jìn)設(shè)施設(shè)備了。這無(wú)疑讓人員力量薄弱、檔案意識(shí)缺乏的體育彩票檔案工作雪上加霜。

三、加強(qiáng)體育彩票檔案工作的對(duì)策

(一)體育彩票檔案收集要在“齊”字上下功夫

體育彩票檔案人員只有一人兩耳,很難全面地知曉各業(yè)務(wù)科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)。因此需要將體彩檔案收集目錄,充分完整地交到各業(yè)務(wù)科室,必要的話還要進(jìn)行面談。不斷地向科室業(yè)務(wù)人員,強(qiáng)調(diào)哪些資料屬檔案收集范圍。并且要求他們?cè)跈n案資料可收集、可不收集時(shí),以“收集”為原則,將資料最終的去留決定權(quán)交由檔案人員。為保證資料的齊全度,特別是體育彩票檔案員必須關(guān)注科室留在手中所謂的“重要”“常用”資料,從而防止業(yè)務(wù)科室只注重資料的使用,而忽略了檔案的完整性。如體育彩票中心宣傳推廣活動(dòng),要求收集全計(jì)劃、總結(jié)、宣傳海報(bào)、活動(dòng)照片、宣傳報(bào)道等資料。

根據(jù)《金華體育彩票銷售中心規(guī)章制度匯編(2012年修訂版)》部分業(yè)務(wù)檔案確定必備資料,如最重要的建點(diǎn)檔案要求必須包括本人身份證復(fù)印件、擬經(jīng)營(yíng)店面房屋的自有產(chǎn)權(quán)證明或租房意向書、《金華市體育彩票銷售網(wǎng)點(diǎn)建點(diǎn)申請(qǐng)表》、金華市體育彩票銷售網(wǎng)點(diǎn)銷售合同、銷售人員培訓(xùn)合格資料。移點(diǎn)檔案必備資料：移點(diǎn)書面申請(qǐng)、《金華體育彩票銷售網(wǎng)點(diǎn)移點(diǎn)申請(qǐng)表》、移點(diǎn)銷售公告。退點(diǎn)檔案必備資料：退點(diǎn)書面申請(qǐng)、《金華體育彩票銷售網(wǎng)點(diǎn)退機(jī)審核表》、個(gè)人身份證復(fù)印件、終端額度核對(duì)資料、設(shè)備清查資料、退點(diǎn)銷售公告。

(二)體育彩票檔案整理要在“精”字上下功夫

如前文所述,要求各業(yè)務(wù)科室成員,在檔案資料可收集、可不收集時(shí),以“收集”為原則,將資料最終的去留決定權(quán)交由檔案人員。所以檔案人員掌管著業(yè)務(wù)資料去留的生殺大權(quán)。檔案工作人既要保證體育彩票檔案資料收集的“齊”,還要考慮體育彩票檔案整理的“精”,做好整理精細(xì)化、規(guī)范化。按照檔案整理的規(guī)則,結(jié)合體育彩票業(yè)務(wù)的特點(diǎn),對(duì)體育彩票檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理,分類編目,便于保管和利用。

(三)體育彩票檔案保管要在“安”字上下功夫

根據(jù)筆者統(tǒng)計(jì),目前金華體育彩票銷售中心僅銷售網(wǎng)點(diǎn)檔案就有607卷,平均每年遞增遞減數(shù)量相當(dāng),約為30卷,因此體彩檔案管理更要講安全,防火、防潮、防蟲三防要到位,避免因人為原因損壞檔案,以便體育彩票檔案安全地度過(guò)時(shí)光歲月,發(fā)揮自己的價(jià)值。制定具體的檔案室三防要求,專(兼)職檔案員除人手一份外更要張貼上墻,并在年度責(zé)任目標(biāo)中責(zé)任到人,落實(shí)到人。在新辦公樓建設(shè)、舊辦公樓改造工作中,體育彩票檔案工作人員要未雨綢繆,提前一步,遞交檔案室房屋硬件要求。要為檔案室爭(zhēng)取持續(xù)而穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)投入,可以先從檔案管理的基本硬件配備著手,如檔案柜、裝訂機(jī)等,再逐步配備“高、新、尖”的裝備,如數(shù)碼掃描儀、光盤刻錄機(jī)、數(shù)碼一體機(jī)等,為檔案室安全奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

(四)體育彩票檔案利用要在“快”字上下功夫

這里所謂的檔案利用“快”是指在檔案利用的審批程序和借閱手續(xù)方面要做到方便快捷。盡管檔案使用要求有借閱登記制度,但是在基層小型檔案室,經(jīng)常出現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)一句話,檔案原件沒(méi)有辦理任何手續(xù)就出庫(kù)使用”的情況。甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案原件損壞、丟失的情況。特別是一些體彩中心的活動(dòng)、宣傳推廣活動(dòng)的視頻資料、基礎(chǔ)建設(shè)圖紙等特殊材質(zhì)的檔案更要謹(jǐn)慎地外借使用,以免造成嚴(yán)重的不可彌補(bǔ)的損壞。因此檔案使用的“快”字訣要求體彩檔案管理人員能用復(fù)印件的用復(fù)印件,或者使用掃描件,盡量不用原件,而且檔案借閱手工(電腦)記錄要及時(shí)。同時(shí),適時(shí)推出一些體彩中心的老照片、老活動(dòng)、老海報(bào)、老體彩介質(zhì)等檔案,利用展覽讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和同事了解體育彩票事業(yè)發(fā)展的脈絡(luò),總結(jié)興盛的經(jīng)驗(yàn),從而增強(qiáng)其對(duì)體彩事業(yè)的熱愛(ài),并關(guān)注資料收集,真正在內(nèi)心認(rèn)同檔案工作,從而推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

綜上所述,在體育彩票檔案工作中,還有很多問(wèn)題需要我們?nèi)ソ鉀Q。這就要求,從事體育彩票檔案工作人員努力地練好“內(nèi)功”,在管理好體育彩票檔案的同時(shí),做體育彩票為社會(huì)服務(wù)的主力軍。

[1]趙洪芳.檔案的社會(huì)功能和檔案意識(shí)的培養(yǎng)[J].石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011(10).

[2]聶姍姍.論體育彩票檔案管理人員的素質(zhì)[J].黑龍江史志,2015(12).

[3]吳會(huì)福.關(guān)于進(jìn)一步強(qiáng)化地名檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)地名,2011(9).