張榮亮

(浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司)

第一部分 檔案事業(yè)管理

發(fā)電企業(yè)整合后檔案管理一體化問題研究

張榮亮

(浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司)

根據(jù)發(fā)電企業(yè)整合中檔案管理一體化面臨的難題,分析問題的原因,提出企業(yè)檔案管理一體化的思路和模式,并根據(jù)實(shí)際情況提出企業(yè)整合后檔案管理一體化的方法和對(duì)策。

發(fā)電企業(yè) 企業(yè)整合 檔案管理 一體化

嘉興發(fā)電廠是全國大型火力發(fā)電廠之一,由浙江浙能嘉興發(fā)電有限公司和浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司組成,兩家公司屬于兩家獨(dú)立的法人單位,浙江嘉興發(fā)電有限公司管理2臺(tái)30萬千瓦機(jī)組,屬于運(yùn)行維護(hù)單位,浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司管理4臺(tái)60萬千瓦和2臺(tái)100萬千瓦機(jī)組,屬于管理單位。根據(jù)浙江能源集團(tuán)公司的要求,2015年7月,浙江浙能嘉興發(fā)電公司與浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司進(jìn)行了一體化整合,兩公司開始一體化運(yùn)作。檔案管理由兩公司管理轉(zhuǎn)為統(tǒng)一管理,然而在整合過程中,由于管理模式的改變給檔案管理帶來了一些問題,如何解決整合過程中的檔案管理問題是一個(gè)亟待解決的重要問題。企業(yè)檔案在企業(yè)的存續(xù)發(fā)展中起著重要作用,它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中各方面信息的真實(shí)記錄。如何開展企業(yè)整合過程中的檔案管理工作,及時(shí)、有效地對(duì)整合過程中的檔案進(jìn)行收集、整理、接收、保管、利用等成為企業(yè)面臨的重要課題。

一、企業(yè)整合后檔案一體化管理面臨的難題

(一)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)管理體制上存在差異

由于原來浙江浙能嘉興發(fā)電有限公司與浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司管理模式上存在差異,因此兩公司的檔案管理也存在差異。在整合前,二、三期科技檔案委托嘉興發(fā)電公司管理,其他檔案由嘉華公司管理,管理的都是相對(duì)獨(dú)立的檔案資源。整合后,企業(yè)的管理組織發(fā)生了變化,各個(gè)管理職能相近的部門進(jìn)行了合并,人員也進(jìn)行了重新整合,檔案管理部門的人員和管理職能相應(yīng)發(fā)生了變化。

(二)人員管理與思想方面存在差異

由于部門組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化,人員進(jìn)行調(diào)整,管理人員的心理上也會(huì)發(fā)生變化,同時(shí)必然會(huì)帶來日常工作狀態(tài)的改變,在崗位調(diào)整過程中進(jìn)行工作交接時(shí)往往忽視文件材料的完整交接。甚至一些有價(jià)值的檔案未進(jìn)行及時(shí)交接,存在未閉環(huán)項(xiàng)目文件的交接問題。

(三)檔案收集模式存在差異

兩個(gè)單位管理性質(zhì)不同,管理制度不同,檔案收集模式也存在差異。嘉興發(fā)電公司是以紙質(zhì)文件與電子文件收集相結(jié)合的方式進(jìn)行,而嘉華公司基本上按照基建管理模式進(jìn)行收集。兩個(gè)單位的檔案歸檔范圍不一樣,同時(shí)由于部門不同,檔案收集網(wǎng)絡(luò)也存在差異。

(四)檔案整編方式存在差異

因?yàn)閮蓚€(gè)單位存在不同的檔案管理傳統(tǒng),檔案管理方法各異,水平參差不齊,檔案的類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制也不盡相同。整合后企業(yè)的檔案管理需要統(tǒng)一實(shí)體檔案整編等方式。

二、整合后檔案管理一體化的思路和模式

企業(yè)檔案管理模式可以理解為：在管理人性假設(shè)基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出的一套具體的管理理念、管理內(nèi)容、管理工具、管理程序、管理制度、管理方法論體系,并反復(fù)應(yīng)用于企業(yè),企業(yè)在運(yùn)行過程中自覺遵守的管理準(zhǔn)則。檔案學(xué)者宗培玲認(rèn)為企業(yè)檔案管理模式是為達(dá)到完整保存、科學(xué)管理和有效利用檔案的目的所采取的基本思想與方法,具有綜合性、動(dòng)態(tài)性與多元性的特征。結(jié)合嘉興發(fā)電廠一體化整合的實(shí)際情況,筆者認(rèn)為整合后存在以下管理思路和模式。

(一)檔案集中統(tǒng)一管理

按集中統(tǒng)一管理的原則,企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一管理,由綜合檔案室對(duì)兩公司企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用,形成集中統(tǒng)一管理。該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè),充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。一是對(duì)全部檔案實(shí)行集中或相對(duì)集中管理,二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度,便于維護(hù)檔案的完整與安全,有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

(二)文檔一體化管理

企業(yè)內(nèi)對(duì)文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,檔案部門除管理檔案外,作為企業(yè)信息化管理的一個(gè)職能部門對(duì)企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時(shí)予以管理,對(duì)網(wǎng)上傳遞的電子文件實(shí)行邏輯歸檔,相應(yīng)紙質(zhì)文件適時(shí)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行,有利于推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

(三)信息一體化管理

對(duì)企業(yè)檔案、資料、情報(bào)工作實(shí)行一體化管理。除檔案信息外,企業(yè)還需要大量動(dòng)態(tài)的、新穎的市場(chǎng)信息、產(chǎn)品信息、技術(shù)動(dòng)態(tài)信息。檔案部門對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感,想辦法去收集信息,調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求,有針對(duì)性地設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式,有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工,并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品,提供服務(wù)。在信息服務(wù)方式上,建立專門的信息利用平臺(tái)檔案信息網(wǎng),將信息過濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。其優(yōu)點(diǎn)是有利于滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的信息需求。

三、解決企業(yè)整合后檔案管理一體化問題的方法和對(duì)策

(一)加強(qiáng)檔案宣傳,增強(qiáng)檔案意識(shí)

強(qiáng)化檔案意識(shí)是企業(yè)整合后做好檔案工作的前提。在整合過程中,檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足。文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作,它有賴于各部門的配合與全員的支持。因此,檔案部門需加強(qiáng)檔案法的宣傳和學(xué)習(xí),通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳,增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工的檔案意識(shí),使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富,是企業(yè)發(fā)展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源。檔案部門要積極引導(dǎo)各部門職工維護(hù)檔案的完整與安全,從而使整合后散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。

(二)建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度

建立健全檔案工作管理制度,使檔案工作沿程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行,是整合后做好檔案工作的關(guān)鍵。一是要用制度去規(guī)范檔案工作,如建立健全各部門管理工作責(zé)任制,實(shí)行分工負(fù)責(zé)。二是用制度去保障檔案工作。在原有檔案管理模式的基礎(chǔ)上,確定新的檔案管理模式,修訂完善檔案管理制度。通過修訂《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《文件控制程序》等一系列制度,將檔案工作納入企業(yè)各部門日常工作,確保檔案工作的有序開展。為了使整合后的企業(yè)檔案管理達(dá)到統(tǒng)一管理,必須要建立健全相應(yīng)的檔案管理制度,使檔案管理能夠進(jìn)一步規(guī)范化,檔案管理制度是管好檔案、用好檔案的可靠保證。應(yīng)明確各個(gè)部門的檔案管理工作范圍,明確歸檔職責(zé)。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的統(tǒng)一管理

要實(shí)現(xiàn)整合后檔案的統(tǒng)一管理,應(yīng)先考慮檔案實(shí)體的統(tǒng)一管理工作,不僅要對(duì)管理原則、管理方法統(tǒng)一,也要對(duì)存放形式統(tǒng)一。檔案實(shí)體集中保存管理是檔案集中統(tǒng)一的核心要求,一方面,統(tǒng)一檔案管理機(jī)構(gòu),以提供組織保證,對(duì)檔案整體規(guī)劃,對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行管理、監(jiān)督和指導(dǎo),可以實(shí)現(xiàn)全程管理、前端控制和同步管理,有利于檔案及時(shí)收集并完整保存,便于檔案利用。另一方面通過對(duì)檔案庫房的重新設(shè)計(jì),重新規(guī)劃?rùn)n案庫房。將原存放在辦公樓10樓、11樓的檔案搬遷至新辦公樓檔案庫房,將存放在杭州的原嘉華發(fā)電公司檔案也重新搬遷到新辦公樓檔案庫房,實(shí)行集中統(tǒng)一管理。再者,統(tǒng)一檔案全宗號(hào)、類目號(hào)、檔號(hào)的編制原則,實(shí)現(xiàn)檔案的整編方式的統(tǒng)一。

(四)建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

整合后企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)是開展檔案管理工作的根本保證。嘉興發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)在原有浙江浙能嘉興發(fā)電有限公司檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了整合,并利用浙江浙能集團(tuán)在嘉興發(fā)電廠開展OA與檔案管理系統(tǒng)接口試點(diǎn)的契機(jī),對(duì)兩公司檔案系統(tǒng)進(jìn)行了分類整合。增加了系統(tǒng)圖修改流程、竣工圖修改流程、設(shè)備異動(dòng)流程模塊,實(shí)現(xiàn)了圖紙、項(xiàng)目方案的修改、審批的信息化管理、數(shù)字化存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)流程監(jiān)控。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案及檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理,并可通過管理系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱功能,進(jìn)一步提高了檔案信息化管理水平。

企業(yè)檔案是豐富的資源財(cái)富,不僅對(duì)企業(yè)本身有著參考作用,對(duì)社會(huì)的發(fā)展也起一定的作用。企業(yè)通過整合將兩個(gè)單位的檔案信息資源加以統(tǒng)一,這是一項(xiàng)非常復(fù)雜且相對(duì)困難的工作。在檔案信息資源整合過程中要注意檔案實(shí)體的整合與檔案信息的同步效應(yīng)及共享作用,更好地適應(yīng)新工作的需求,為企業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。