田金艷

摘 要：大數(shù)據(jù)時代下信息資源異常豐富，如何能夠從海量信息資源中快速準確的找到有價值的信息，是企業(yè)需要面對以及解決的問題。檔案管理工作是企業(yè)管理中比較重要的一項工作，大數(shù)據(jù)時代，既為這項工作帶來了挑戰(zhàn)，也為這項工作提供了機遇。如何能夠戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，抓住機遇，是企業(yè)做好數(shù)字檔案管理工作需要解決的關鍵性問題之一。本文主要通過對大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)數(shù)字檔案管理工作遇到的困境分析，探討了具體的管理措施，僅供參考借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)；數(shù)字檔案；管理

大型企業(yè)與中小企業(yè)相比，檔案管理工作更為復雜，因此在大數(shù)據(jù)時代，大型企業(yè)對數(shù)字檔案管理工作提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)雖然具有數(shù)據(jù)體量大、類型多、速度快等特點，但是如不加以合理利用，對檔案管理工作未必能夠起到積極作用。所以在大數(shù)據(jù)時代下，要想做好檔案管理工作還需要我們進一步的研究改進數(shù)字檔案管理模式。

1 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)數(shù)字檔案管理工作面臨的困境

1.1 管理工作理論上的困境

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作由紙質(zhì)檔案管理逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，這使得傳統(tǒng)的檔案來源原則、生命周期理論以及其他方面的基礎性理論都發(fā)生了變化?，F(xiàn)如今，很多學者都對檔案的新來源觀、宏觀鑒定理論加以研究，但是在大數(shù)據(jù)時代下，這些新理論同樣受到挑戰(zhàn)，使得企業(yè)數(shù)字檔案管理缺乏理論依據(jù)，不利于工作的有效開展。大型企業(yè)檔案管理工作本身就具有一定的難度，如果沒有一個理論支撐，數(shù)字化檔案管理工作很容易出現(xiàn)錯誤，影響工作進展。

1.2 信息資源管理方面的困境

檔案資源由最開始的紙質(zhì)資源，到信息化的檔案資源，再到現(xiàn)今的大數(shù)據(jù)時代下的檔案資源。這一過程檔案信息資源增長速度非?？?。即便信息化手段已經(jīng)比較先進，但是依然無法達到大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息資源管理需求。大數(shù)據(jù)時代，檔案信息呈現(xiàn)出泛濫的趨勢，因此在信息資源隨處可見的今天，必須要保證檔案數(shù)據(jù)信息資源一直都具有可讀性，而且始終保持安全可靠的狀態(tài)，同時能夠在海量數(shù)據(jù)中找到符合要求的信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供服務，具有一定的難度。大型企業(yè)的工作人員通常都比較多，規(guī)模相對也比較大，因此各類檔案信息資源也會比較多，而大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案信息數(shù)據(jù)數(shù)量進一步增加，因此從眾多的信息中找到有價值的信息，為大型企業(yè)占領別國市場提供幫助，非常關鍵。

1.3 業(yè)務環(huán)節(jié)方面的困境

檔案業(yè)務環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在三個方面，分別為收集、管理與利用。早期企業(yè)檔案管理收集，主要是指向各部門移交，而管理則是指人工管理，人工進行查詢；利用主要是指提供查閱服務，但這種服務通常是被動服務。信息化時代的到來，檔案收集通常是通過部門移交與系統(tǒng)推送有機結合，管理則是借助計算機，不再是手工勞動；利用則是通過信息技術對檔案信息資源進行加工、轉(zhuǎn)換，而后進行二次開發(fā)。大數(shù)據(jù)時代下收集工作主要是指數(shù)據(jù)實時以及自動歸集；管理則是通過云計算平臺對檔案信息資源進行儲存、計算以及深度分析；利用主要是指對檔案資源進行分析、發(fā)現(xiàn)，并且作出相應的預測，以便能夠為企業(yè)發(fā)展提供服務。大型企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理水平，可能并不足以應對業(yè)務環(huán)節(jié)的改變。

2 大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)數(shù)字檔案管理工作方法

大數(shù)據(jù)時代下大型企業(yè)檔案管理要更多的突出智慧化，借助新興技術，最大程度的提升檔案信息價值，以便能夠為企業(yè)員工以及企業(yè)自身發(fā)展提供幫助。大型企業(yè)應該大膽采用大數(shù)據(jù)技術，運用先進的管理方法，同時對原有的管理模式進行改革，以此保證檔案管理工作的有序進行。

2.1 借鑒數(shù)字檔案館模式，構建檔案大數(shù)據(jù)

其一，要嚴格按照“存量數(shù)字化”原則，積極推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。當前，絕大多數(shù)的檔案還處于傳統(tǒng)載體狀態(tài)，其數(shù)量巨大，將其數(shù)字化是一項非常艱巨的任務。這就要企業(yè)檔案管理者充分認識到這一工作的重要性，要注重整體規(guī)劃，循序漸進地推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。其二，要嚴格按照“增量電子化”的原則，全面開展原生電子文件的歸檔與接收工作。目前，在很多企業(yè)與政府單位辦公中，自動化的普及程度正在逐步提升，新增檔案大多有數(shù)字副本，面對這一現(xiàn)狀，須要從源頭上抓起，將新形成的電子文檔及時歸檔，并將其及時地接收進檔案館。

2.2 以企業(yè)需求為準則利用新興技術擴展檔案服務

要嚴格按照“企業(yè)需求”的準則，積極運用新興技術，拓展檔案服務。每個部門每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)各不相同，這就需要檔案管理人員與技術人員，善于運用新興技術，對這些海量數(shù)據(jù)進行深入分析，快速而準確地確定那些最能夠反映該部門專業(yè)的業(yè)務資源及企業(yè)需求的信息資源。要積極改變傳統(tǒng)的“收、藏、借用”的一般性服務，而是對檔案數(shù)據(jù)進行深入挖掘、編輯及研究，開展豐富的、高質(zhì)量的服務活動，進而滿足社會日新月異的需求。

2.3 借助云計算技術評估檔案基礎設施

其一，大數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增長，現(xiàn)有的共享磁盤難以適應其海量數(shù)據(jù)的存儲。其二，海量的大數(shù)據(jù)結構非常復雜，現(xiàn)行的以結構化數(shù)據(jù)為主的存儲方案難以兼容無模式的非結構化數(shù)據(jù)。云計算作為大數(shù)據(jù)時代非常重要的技術，能夠有效解決這類問題。而由于不同檔案業(yè)務之間的硬件需求是不平衡的，這就使得存儲器與服務器常常會出現(xiàn)空閑時段，而將云計算融入其中，對整個檔案行業(yè)的服務器及存儲器進行整合，為企業(yè)提供基礎設施服務，能夠有效地節(jié)約重復性的設施建設成本。

2.4 提高大數(shù)據(jù)技術在檔案智能檢索的運用效率

不同的檔案數(shù)據(jù)具有不同的價值，而在海量的檔案數(shù)字資源中獲取有用的信息對于員工而言是非常具有難度的，因此，如何從這些海量資源中提煉并挖掘有價值的檔案信息，并且將其以人們很容易接受的方式來傳遞給員工，是具有非常重要的現(xiàn)實意義。將大數(shù)據(jù)技術應用在檔案智能檢索中，能夠有效提升傳統(tǒng)檔案利用服務的流程，讓員工能夠更加便捷、快速地查詢檔案資源，對于提升企業(yè)檔案服務能力也具有很大的積極作用。

3 結語

綜上所述，可知大數(shù)據(jù)時代的到來，對大型企業(yè)的檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機遇，但是更多的應該是機遇。由于大型企業(yè)檔案信息資源繁多，大數(shù)據(jù)有關技術的應用，能夠加快檔案信息資源的收集、管理，同時提升價值，因此在大數(shù)據(jù)時代背景下，大型企業(yè)應該抓住機遇，運用先進技術來開展檔案管理工作。

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