馬春娟

摘 要：檔案的收集工作包括兩個部分，其一是負(fù)責(zé)立卷的文書部門或各業(yè)務(wù)部門，分散在個人手中的檔案資料集中起來，組成案卷。其二是指綜合檔案室按照上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各部門的案卷和失散的檔案資料，集中到綜合檔案室。

關(guān)鍵詞：檔案；搜集工作；分析

1 檔案收集工作的內(nèi)容和意義

1.檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作可以概括為兩個方面，即檔案的接收和檔案的征集。檔案的接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動過程。它是整個檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主渠道。檔案的征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動，它是檔案館取得和積累檔案史料的必要補充渠道。

2.檔案收集工作的意義收集工作是檔案工作的起點，是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，對整個檔案工作都具有重要意義。

總之，大量的經(jīng)驗證明，收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。因此，要做好檔案工作首先必須從檔案的收集工作做起。

2 檔案收集的原則

1.要豐富和優(yōu)化館（室）藏，實現(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一

一個檔案館（室）的收藏是否豐富，檔案是否完整，這是衡量檔案館（室）工作做得好壞的一個重要標(biāo)志，也是開展利用工作，特別是檔案館開放歷史檔案、開展編輯研究、出版檔案史料的一個前提條件。檔案館（室）的檔案卷收藏越豐富、越珍貴、年代越久遠(yuǎn)，就越有可能為社會作出更大貢獻(xiàn)，也就越會得到社會的重視。豐富館藏的主要標(biāo)準(zhǔn)和要求，應(yīng)該是：數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化，成分充實，結(jié)構(gòu)合理。

2.加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)，把握全局，統(tǒng)籌兼顧如何把檔案材料從原始的分散狀況變?yōu)榧袪顩r？這不僅要求檔案館（室）要做好自己的接收工作，還要求做好檔案館（室）外的調(diào)查研究和指導(dǎo)管理工作。

首先，要調(diào)查研究，加強(qiáng)指導(dǎo)。收集工作必須做好檔案館（室）外調(diào)查，掌握應(yīng)收入檔案館（室）的檔案分散、流動、管理和使用等有關(guān)方面的信息。檔案館應(yīng)該進(jìn)行全宗調(diào)查，了解有關(guān)機(jī)關(guān)的歷史、建檔情況、保存檔案的數(shù)量及整理、保管等情況，以便統(tǒng)籌安排哪些全宗或哪些部分、何時、有多少檔案應(yīng)該進(jìn)館，即使在工作正常的情況下，加強(qiáng)檔案館外調(diào)查對做好檔案收集工作和各項檔案管理工作以至整個檔案事業(yè)的預(yù)測、規(guī)劃和決策，都具有重大意義。在加強(qiáng)調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，要協(xié)助與指導(dǎo)檔案移交部門作好移交準(zhǔn)備工作，使之符合接收的要求，從而提高檔案的收集工作水平和館（室）藏文件的質(zhì)量。

其次，要把握全局，統(tǒng)籌兼顧。在檔案收集工作中，要注重研究和掌握檔案形成規(guī)律和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性，根據(jù)檔案分散的情況和檔案館的條件，從全局出發(fā)統(tǒng)籌安排，認(rèn)真處理好從文件形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期，把需要集中的檔案當(dāng)作某單位的“小家底”“據(jù)為已有”不愿移交，或者“拒之門外”不愿接收，任其分散甚至遭受損失。應(yīng)該從全局出發(fā)，全面考慮檔案的第一價值、第二價值和檔案在保管、使用方面的現(xiàn)狀以及客觀規(guī)律，使各機(jī)關(guān)具有第一價值和第二價值的檔案都有科學(xué)合理的歸宿，使局部和整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的利用有機(jī)地結(jié)合起來，從而有利于維護(hù)黨和國家歷史文化遺產(chǎn)的安全保管和便于提供利用。

3.堅持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求，實現(xiàn)入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是對檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來。在國際范圍內(nèi)，己成為包括圖書、情報資料和檔案在內(nèi)的文獻(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化的必然趨勢。檔案工作的標(biāo)推化，不僅可為實行電子計算機(jī)管理創(chuàng)造條件，而且有助于提高手工管理的水平。實行檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該從收集工作中開始推行，逐步著手。

4.堅持全宗不可分散的原則，保持全宗和全宗群的整體性全宗是一個機(jī)關(guān)的檔案的整體，因為一個機(jī)關(guān)內(nèi)部，各項活動之間是相互交錯、相互聯(lián)系的，而不是相互孤立的，所以一個機(jī)關(guān)所形成的檔案材料之間存在著固有的內(nèi)在聯(lián)系，它們是一個有機(jī)整體。保持全宗的整體性，是檔案管理的一個基本指導(dǎo)思想，貫穿于檔案管理工作始終。在檔案收集工作中執(zhí)行這一基本原則，是保證以后各個環(huán)節(jié)實行全宗管理的先決條件。如何在收集檔案時執(zhí)行全宗不可分散原則，保持全宗和全宗群的整體性。首先，要把一個機(jī)關(guān)的檔案作為一個全宗集中在一個檔案室或檔案館內(nèi)，而不允許人為地分割一個全宗的檔案。某些單位由于一時需要而把某些檔案從全宗中抽走另行集中，這種作法是不科學(xué)的。如果確實需要集中一些檔案原件使用或存案，應(yīng)以復(fù)制本代替。其次，要注意各個全宗之間的相互關(guān)系。因為，在一定的時間、地點和條件下活動的各個機(jī)關(guān)，它們的工作活動都不是孤立的，而是相互依存的，反映在它們各自形成的檔案上，各個全宗之間就有著密切的聯(lián)系。這種在歷史上形成的有著密切聯(lián)系的若干全宗，稱為“全宗群”。全宗群作為若干個全宗的集合體是自然形成的，不能人為地加以分割，而要集中收集在一個檔案館里，這才有利于反映歷史上一定時間和一定地區(qū)工作活動的全貌。

3 檔案收集工作的特點

1.預(yù)見性與計劃性檔案文件作為人類各種社會活動的伴生物，其產(chǎn)生和形成具有明顯的分散特點。所以，必須在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，科學(xué)地分析和預(yù)測其形成、使用、管理的規(guī)律和特點，才能做好檔案的收集工作。此外，檔案收藏部門還應(yīng)堅持歷史方法的原則，全面地了解和掌握本檔案館（室）主要檔案用戶的利用動向、特點和規(guī)律，使收集來的檔案文獻(xiàn)符合檔案用戶當(dāng)前的和長遠(yuǎn)的利用需要。檔案收集工作要有計劃性并主動地進(jìn)行。

2.針對性與及時性檔案收集工作，必須根據(jù)各級各類檔案館（室）的收集檔案的范圍來進(jìn)行，不能違反國家規(guī)定，擅自收集不屬于本館（室）收集工作范圍的檔案，以保證收集工作能夠有目的、有重點地進(jìn)行。檔案收集工作還具有及時性的特點。它要求檔案人員必須具有明確的時間意識，將應(yīng)當(dāng)接收或征集的檔案及時收集進(jìn)館（室）。檔案部門應(yīng)當(dāng)盡最大的努力，避免拖延遲誤，在掌握有關(guān)信息線索的前提下，采取相應(yīng)的方式，盡快將檔案收集起來。

3，系統(tǒng)性與完整性檔案收集工作的系統(tǒng)性，從橫的方式來講，就是收集來的檔案在種類、內(nèi)容方面應(yīng)齊全完整，同一項社會活動的檔案應(yīng)當(dāng)是一個有機(jī)的整體；從縱的方面說，要保證收集來的檔案能夠歷史地反映出一個地區(qū)、一個部門、一個專業(yè)系統(tǒng)、一個單位的歷史脈絡(luò)。此外，在收集檔案時，應(yīng)充分考慮到檔案的科學(xué)文化的價值及其在當(dāng)前的工作、生產(chǎn)、科研活動中所能起到的積極作用。這樣才能使檔案館（室）真正成為機(jī)關(guān)、單位的參梅與咨詢部門，使檔案館（室）成為社會各方面開發(fā)利用檔案史料的中心。

參考文獻(xiàn)

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