傅奇蕾（聊城大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院，山東 聊城 252000）

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ERP環(huán)境下的茶葉企業(yè)內(nèi)部控制研究

傅奇蕾
（聊城大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院，山東 聊城 252000）

摘要：隨著電子科技的發(fā)展，基于ERP的企業(yè)信息化管理在中國被越來越多的企業(yè)采用。以期通過ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)高效的控制及管理，以規(guī)避潛在風(fēng)險，抓住發(fā)展機會，從而實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。本文從ERP的基本概念出發(fā)，將其與企業(yè)內(nèi)部控制進行有機的整合，在分析了當(dāng)下我國國內(nèi)大部分茶葉企業(yè)存在的共同問題之后，對茶葉企業(yè)的內(nèi)部控制進行了基于ERP環(huán)境的系統(tǒng)完善設(shè)計，通過對ERP環(huán)境下的茶葉企業(yè)內(nèi)部控制的研究，為我國的茶葉企業(yè)內(nèi)部管理提供一定的建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境；茶葉企業(yè)；內(nèi)部控制

自中國加入世界貿(mào)易組織以來，中國經(jīng)濟全球化的大門自此打開。中國不僅從國外引進了產(chǎn)品和技術(shù)，也開始接納國外的一些企業(yè)管理方法和經(jīng)驗。ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制計劃也在這一時期得到發(fā)展，并在國內(nèi)引進和實施。目前，ERP作為企業(yè)整體管理環(huán)境的解決方案，已經(jīng)成為衡量企業(yè)是否做到現(xiàn)代化管理的標桿。針對中國目前茶葉企業(yè)規(guī)模擴大受限、管理方式落后的現(xiàn)狀，在茶葉企業(yè)內(nèi)部實施ERP管理是茶葉企業(yè)生存發(fā)展的必經(jīng)之路。

1　ERP為核心的企業(yè)信息化管理

二十一世紀以來，中央對企業(yè)的發(fā)展提出了“以信息化帶動工業(yè)化”的發(fā)展戰(zhàn)略，科技部也提出了“制造業(yè)信息化工程”建設(shè)，這標志著我國的企業(yè)進入了信息化發(fā)展的新時期，ERP建設(shè)與辦公OA系統(tǒng)建設(shè)以及內(nèi)部網(wǎng)建設(shè)成為了企業(yè)信息化建設(shè)的三大重點。

1.1ERP核心觀

ERP是Enterprise Resource Planning的首字母縮寫，意為企業(yè)資源計劃。ERP就是指利用相關(guān)的信息技術(shù)，對企業(yè)進行內(nèi)部信息及外部供應(yīng)鏈等環(huán)節(jié)進行資源的整合和有針對性有計劃的再分配，從而實現(xiàn)對企業(yè)資源的高效利用以及對企業(yè)各項決策實現(xiàn)分析和支持的系統(tǒng)工具。ERP對企業(yè)實施管理的基礎(chǔ)是由生產(chǎn)和物流管理、財務(wù)管理、人力資源管理及銷售和流通管理四大軟件體系所構(gòu)成的功用數(shù)據(jù)庫，基于這一數(shù)據(jù)庫和一系列的業(yè)務(wù)程序，ERP就能夠?qū)崿F(xiàn)各部門間的信息共享。在對企業(yè)的內(nèi)部管理上，ERP將企業(yè)的整個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)視為一套完整的供應(yīng)鏈，并在此基礎(chǔ)上將企業(yè)內(nèi)部劃歸為幾個支持子系統(tǒng)，其中包括財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)與市場營銷系統(tǒng)等等。通過對這幾個支持子系統(tǒng)互相協(xié)作運行的集成管理，企業(yè)的整個內(nèi)部供應(yīng)鏈才能夠得到良好的控制。

1.2企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控

對于企業(yè)來說，內(nèi)部控制即是企業(yè)為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標而對自身經(jīng)營管理的一種自律行為方法。企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控既不是企業(yè)經(jīng)營的最終目的，也不是單一的行為事件，而是一項經(jīng)過理性分析的綜合，為確保企業(yè)運行安全、提高企業(yè)運行效率和防范風(fēng)險能力的調(diào)控方法。企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控具有以下幾個特點：第一，企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控是由企業(yè)內(nèi)部人員來制定并實施的，并且對企業(yè)中各個部門的人員具有同等的效力，它既是企業(yè)員工的行為規(guī)范，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策的守則；第二，企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控最關(guān)鍵的意義在于其能夠明確企業(yè)的發(fā)展方向，有助于企業(yè)向著發(fā)展目標前進而少走、不走彎路；第三，企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控不僅僅包含企業(yè)的戰(zhàn)略目標，還是對企業(yè)管理、企業(yè)財務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)和企業(yè)經(jīng)營的協(xié)調(diào)和有效性的控制；第四，雖然企業(yè)的內(nèi)部調(diào)控有著對企業(yè)各項行為進行規(guī)范和管理的作用，但不能一味盲從，也要隨著外部環(huán)境的變化對內(nèi)部環(huán)境的控制做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并依據(jù)內(nèi)部調(diào)控的原則進行責(zé)任的細分，這樣才能真正發(fā)揮內(nèi)部調(diào)控的積極作用。

2　茶葉企業(yè)內(nèi)部管理中的風(fēng)險評估

茶葉自古以來就是我國傳統(tǒng)的“國飲”，有著近五千年歷史的茶葉在新時期也得到了新的發(fā)展。然而面對當(dāng)今世界大環(huán)境下的茶葉產(chǎn)業(yè)，我國的茶葉企業(yè)的發(fā)展卻不容樂觀，茶葉品質(zhì)得不到保證、制茶工藝落后、茶葉銷售管理不精細等的問題，仍普遍存在于我國的茶葉企業(yè)中，限制著我國茶葉品牌知名度的提高和茶葉企業(yè)規(guī)模的擴大。

2.1財務(wù)及融資問題

目前，我國茶葉企業(yè)的規(guī)模多以中小型企業(yè)甚至家族式作坊為主，這也決定了這些茶葉企業(yè)的所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)多集于一身，也就是說，大多數(shù)茶葉企業(yè)的經(jīng)營者也是其投資者。又因我國茶葉企業(yè)大多由家族式作坊發(fā)展而來，這些經(jīng)營者對財務(wù)的相關(guān)知識缺乏必要的掌握和理解，這就造成我國的茶葉企業(yè)普遍存在著一些財務(wù)管理及融資方面的問題。例如：財務(wù)多為經(jīng)營者自己或親屬管理，管理松散，業(yè)務(wù)能力不足；融資能力不強，融資渠道過窄，無法獲得大量的資金流動；對財務(wù)的控制能力較弱，對產(chǎn)品產(chǎn)量及存量不能做到調(diào)控和計劃，財務(wù)活動也欠缺長期的計劃性；盲目扎推投資，無法對市場做出正確的判斷，對風(fēng)險的預(yù)測及控制未能做好準備。

2.2產(chǎn)品質(zhì)量及存貨管理

由于茶葉產(chǎn)品的特殊性，不同品級和質(zhì)量的茶葉產(chǎn)品之間的價格差異很大，而造成茶葉質(zhì)量差異不僅僅有茶樹品類的因素，茶園的管理、茶葉采摘的標準、茶葉加工的方法甚至茶葉的包裝、存貯及運輸都會對茶葉最終的銷售品質(zhì)產(chǎn)生重大的影響。我國的茶葉企業(yè)在茶葉加工上仍然存在未形成統(tǒng)一規(guī)范化標準、加工粗糙且以次充好的情況。整個茶葉產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量不容樂觀。茶葉企業(yè)對其生產(chǎn)的產(chǎn)品存貨管理上，也存在較為嚴重的問題，由于茶葉企業(yè)經(jīng)營者管理能力所限，對其產(chǎn)品與存貨的管理的未形成有計劃的買、賣與消耗管理體系。又因一些茶葉品種一經(jīng)存放，其品級嚴重下降，售價嚴重下跌。存貨管理的不協(xié)調(diào)給茶葉企業(yè)帶來的損失也是巨大的。

2.3銷售渠道及市場

傳統(tǒng)的茶葉銷售渠道主要是以網(wǎng)點式銷售為主，這些網(wǎng)點有自設(shè)的也有是別家企業(yè)開設(shè)的網(wǎng)點僅是供貨關(guān)系。這樣的銷售模式對茶葉企業(yè)的發(fā)展深受其限制。在傳統(tǒng)的銷售渠道中，茶葉企業(yè)是十分被動的。

3　基于ERP的茶葉企業(yè)內(nèi)部管理優(yōu)化

對于我國茶葉企業(yè)存在的普遍問題，ERP系統(tǒng)的使用將能夠比較合理有效的將這些問題進行整合和解決，運用ERP系統(tǒng)對茶葉企業(yè)的內(nèi)部管理進行數(shù)字化監(jiān)控，不僅能夠為企業(yè)的經(jīng)營者和決策者提供有效的決策信息，還能夠使這些信息更具直觀性和建設(shè)性。

3.1內(nèi)部控制設(shè)計

3.1.1會計控制系統(tǒng)

對會計控制系統(tǒng)的設(shè)計要保證財務(wù)總賬、庫存、內(nèi)部訂單、以及其他各個項目財務(wù)的收支平衡，這就要求ERP系統(tǒng)應(yīng)建立起一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展情況的現(xiàn)金流管理報表系統(tǒng)。這一系統(tǒng)應(yīng)該滿足實現(xiàn)以下功能：⑴財務(wù)權(quán)責(zé)的明確，財務(wù)權(quán)責(zé)的明確是建立在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)清晰基礎(chǔ)上的，各部門經(jīng)濟業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)分明且互相協(xié)調(diào)監(jiān)督的權(quán)責(zé)明確；⑵財務(wù)決策控制權(quán)明確，既需要對每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來有明確的批準和授權(quán)責(zé)任人的確定，并對重大財務(wù)決策進行審核；⑶對財務(wù)信息的儲存、整理及分析，建立ERP的重要性之一就是在于其對數(shù)據(jù)的整合分析以對決策做出支持；⑷經(jīng)濟業(yè)務(wù)預(yù)算控制，通過對經(jīng)營成本、資本收支與生產(chǎn)預(yù)算的分析和編制，實現(xiàn)對項目的成本收益進行預(yù)測和評估。

3.1.2生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)部控制

ERP對生產(chǎn)系統(tǒng)進行內(nèi)部控制主要是通過對原材料的采購數(shù)量及價格、庫存管理、生產(chǎn)力分配以及產(chǎn)品銷售價格預(yù)估來實現(xiàn)的。對生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)部控制ERP系統(tǒng)的設(shè)計的依據(jù)是整個生產(chǎn)鏈的各個序列環(huán)節(jié)計劃。根據(jù)市場行情的預(yù)估及大宗客戶的訂單制定主生產(chǎn)計劃，再依據(jù)主生產(chǎn)計劃及庫存量對原材料的采購及人力、物力進行需求分配計劃的制定，然后根據(jù)這一計劃實施原材料的采購及后續(xù)的生產(chǎn)。同時，在生產(chǎn)過程中，再根據(jù)銷售訂單數(shù)量的增加，適當(dāng)調(diào)整相應(yīng)產(chǎn)品的產(chǎn)能及產(chǎn)量。

3.1.3銷售系統(tǒng)的拓展

當(dāng)下，一些茶葉企業(yè)已經(jīng)順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的大潮，開拓了自己的網(wǎng)上銷售渠道，但這些茶葉企業(yè)對網(wǎng)絡(luò)的銷售渠道的粗放管理，使這一新興渠道并未發(fā)揮出理想的效果。基于ERP的銷售系統(tǒng)不僅能夠依據(jù)相關(guān)規(guī)則及市場變化幫助銷售價格的制定，還能夠?qū)⒂唵闻c庫存及產(chǎn)能進行比對，防止產(chǎn)能分配不均、盲目接單、無法按期完成訂單等情況的發(fā)生。另外，ERP銷售控制系統(tǒng)還能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)客戶服務(wù)提供支持，可以進行半自動化的呼叫管理和訂單處理等工作，大大減輕了網(wǎng)絡(luò)銷售人工管理的工作量，也使得茶葉企業(yè)的自有網(wǎng)絡(luò)銷售平臺得以充分利用。

3.2完善控制措施

基于ERP環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)，雖然能夠幫助茶葉企業(yè)解決一些現(xiàn)存的問題，但是實施起來還是具有一定挑戰(zhàn)性的。首先，使傳統(tǒng)的茶葉企業(yè)從職能部門管理模式跳轉(zhuǎn)到ERP環(huán)境的業(yè)務(wù)流程管理模式需要一段時間的適應(yīng)，尤其對于領(lǐng)導(dǎo)層來說，長期松散的管理習(xí)慣已經(jīng)形成，要適應(yīng)規(guī)范化、責(zé)任制的管理需要管理層下決心并做出一定的努力；其次，由于ERP系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)自身所處的內(nèi)外部環(huán)境進行量身定制而設(shè)定的，這就需要在其設(shè)定時要有一定的前瞻性和適應(yīng)性，以便后期針對市場變化進行調(diào)整和改進；最后，傳統(tǒng)的茶葉企業(yè)要想實現(xiàn)向現(xiàn)代化大生產(chǎn)的轉(zhuǎn)型，不僅要引進先進的管理手段，還要引進、培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的人才，提高內(nèi)部員工的素質(zhì)才是提高企業(yè)整體管理水平不二法則。

參考文獻

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基金項目：山東省教育廳、財政廳高?？蒲邪l(fā)展計劃資助經(jīng)費項目《ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究》 （編號：J13wG24）。

作者簡介：傅奇蕾（1978-），女，碩士，講師，研究方向：會計統(tǒng)計和經(jīng)濟管理。