許芬麗

摘要：本文分析了高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作現(xiàn)狀、基本原則、基本要求級(jí)辦公室人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、人際關(guān)系處理等問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；辦公室；協(xié)調(diào)工作；人員綜合素質(zhì)；業(yè)務(wù)能力；人際關(guān)系處理

高校圖書(shū)館辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，主要工作是為圖書(shū)館讀者文獻(xiàn)資源服務(wù)、文獻(xiàn)資源日常管理和教學(xué)科研服務(wù)提供支持。由于圖書(shū)館辦公室深入到圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)部門(mén)中，和各類(lèi)事務(wù)都有著密切的接觸，所以對(duì)圖書(shū)館日常管理工作有著更深刻的認(rèn)識(shí)，配合必要的資料搜集和調(diào)查研究能夠?yàn)閳D書(shū)館管理工作提供全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息資料，是圖書(shū)館管理層制定策略的重要依據(jù)。

一、高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作現(xiàn)狀

（一）圖書(shū)館辦公室管理制度有待完善

辦公室工作人員還存在著和其他部門(mén)溝通不到位，缺乏人員交流的問(wèn)題，工作人員之間關(guān)系不密切，沒(méi)有相互配合的合作意識(shí)，團(tuán)隊(duì)協(xié)作協(xié)調(diào)性差，很多工作人員都抱著“各掃門(mén)前雪”的心態(tài)，專(zhuān)注于自己分內(nèi)工作，別人的事情一概不管，尤其是一些權(quán)責(zé)不明的中間工作更是相互踢皮球，對(duì)待工作積極性差，造成了工作量的堆積，影響了圖書(shū)館管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)能力缺乏認(rèn)識(shí)

有些高校對(duì)圖書(shū)館辦公室工作不夠重視，認(rèn)為圖書(shū)館辦公室可有可無(wú)，圖書(shū)館辦公室各項(xiàng)雜務(wù)可能并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)落實(shí)，隨意性大，影響了圖書(shū)館日常事務(wù)的處理速度和質(zhì)量，也有一些高校直接安排教職員工親屬負(fù)責(zé)圖書(shū)館辦公室日常事務(wù)，無(wú)論是其專(zhuān)業(yè)水平還是綜合能力都難以勝任，管理方法陳舊，缺乏服務(wù)精神，沒(méi)有將圖書(shū)館辦公室在日常工作協(xié)調(diào)中的作用充分發(fā)揮出來(lái)[1]。

（三）工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)

高校圖書(shū)館是學(xué)生學(xué)習(xí)和查找文獻(xiàn)資料的重要場(chǎng)所，而圖書(shū)館辦公室人員惡劣的工作態(tài)度將影響學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，引發(fā)讀者的不滿(mǎn)，影響了圖書(shū)館內(nèi)的學(xué)習(xí)氛圍。

二、高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作基本原則

圖書(shū)館辦公室工作人員要形成“管理就是服務(wù)”的理念，將協(xié)調(diào)溝通作為自身職責(zé)的一部分，并將該工作視作對(duì)上級(jí)和讀者服務(wù)，從而有效梳理冗雜的圖書(shū)館日常業(yè)務(wù)，將所有動(dòng)作都統(tǒng)一在同一個(gè)整體目標(biāo)下，為讀者和管理層提供更好的協(xié)調(diào)服務(wù)。

（一）縱向協(xié)調(diào)

在日常管理工作，不同的領(lǐng)導(dǎo)往往分管不同的工作，在日常工作中會(huì)從自身分管工作出發(fā)，向辦公室發(fā)出不同的工作指示，不同領(lǐng)導(dǎo)之間的工作要求可能有所出入，在這種情況下，工作計(jì)劃、會(huì)議和活動(dòng)組織等日常工作都要根據(jù)工作任務(wù)的重要性和緊迫性來(lái)形成明確的先后順序，關(guān)鍵性、全局性的問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)示，根據(jù)管理層的溝通結(jié)果落實(shí)，同時(shí)還要通過(guò)必要的溝通來(lái)消除不同領(lǐng)導(dǎo)之間的誤會(huì)，建立圖書(shū)館全員之間的和諧互助的工作氛圍。

（二）平行協(xié)調(diào)

在平行協(xié)調(diào)工作中，圖書(shū)館辦公室要學(xué)會(huì)多方意見(jiàn)的傾聽(tīng)，站在全局立場(chǎng)上，綜合多方意見(jiàn)，通過(guò)有效的溝通均衡不同部門(mén)之間的利益，以為讀者服務(wù)為基本理念，秉公處理，在處理日常矛盾的同時(shí)注意避免造成部門(mén)之間、不同工作人員之間矛盾的激化，要學(xué)會(huì)通過(guò)多種工作手段疏導(dǎo)并消除部門(mén)和員工的不滿(mǎn)情緒。而在工作權(quán)責(zé)方面，高校圖書(shū)館辦公室要注意協(xié)調(diào)工作的實(shí)效性，要以讀者的日常服務(wù)和圖書(shū)館內(nèi)日常事務(wù)為中心，將精力集中在領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)心的問(wèn)題上，狠抓重大事項(xiàng)，全面提高高校圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量和管理水平[2]。

三、高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作的基本要求

圖書(shū)館辦公室作為綜合管理部門(mén)有著明確的權(quán)責(zé)范圍，作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手，辦公室工作人員要擺正心態(tài)，不能越權(quán)干預(yù)其他部門(mén)內(nèi)部事務(wù)，也不能濫用職權(quán)，要將管理就是服務(wù)的理念銘記心頭，做好本職工作，出謀而不決策，不該知道的事情不要過(guò)問(wèn)，更要注意保護(hù)敏感信息，不要成為流言的源頭。

四、高校圖書(shū)館辦公室人員綜合素質(zhì)的缺失及要求

（一）綜合素質(zhì)的缺失

目前，信息技術(shù)等新型技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，高校圖書(shū)館辦公室也應(yīng)積極引進(jìn)新技術(shù)，以此提高工作效率。但是，很多高校圖書(shū)館辦公室的工作人員沒(méi)有應(yīng)用新技術(shù)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到新型技術(shù)的重要性，不愿意也不會(huì)應(yīng)用新技術(shù)。很多辦公室的工作人員只會(huì)利用word打字，而不會(huì)應(yīng)用其它新技術(shù)去管理辦公室資產(chǎn)、維護(hù)辦公室數(shù)據(jù)庫(kù)等。這樣，就導(dǎo)致高校圖書(shū)館辦公室的工作效率無(wú)法得到提高，辦公室人員的綜合素質(zhì)存在明顯缺失。

（二）綜合素質(zhì)的要求

高校圖書(shū)館辦公室的各項(xiàng)工作都需要辦公室人員具有過(guò)硬的政治素質(zhì)，這樣，才可以確保高校圖書(shū)館的各項(xiàng)工作開(kāi)展與當(dāng)下的政治環(huán)境相適應(yīng)，避免兩者之間嚴(yán)重脫節(jié)。高校圖書(shū)館的辦公室人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的紀(jì)律觀念、組織觀念與政治觀念，還要了解圖書(shū)館內(nèi)部制定好的各項(xiàng)規(guī)章制度，并在紀(jì)律觀念、政治觀念的引領(lǐng)下，解決辦公室工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題。由于高校圖書(shū)館辦公室的工作人員主要負(fù)責(zé)辦公室及圖書(shū)館內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作，還要承擔(dān)大量的內(nèi)部工作與外部工作。因此，圖書(shū)館辦公室人員在處理內(nèi)、外部工作并加強(qiáng)各部門(mén)之間溝通時(shí)就需要過(guò)硬的政治素質(zhì)給予支撐。高校圖書(shū)館辦公室人員只有具備過(guò)硬的政治素質(zhì)，才能確保各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展，保證高校圖書(shū)館的穩(wěn)定運(yùn)行。

五、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力

高校圖書(shū)館辦公室人員還需要具有較強(qiáng)的新技術(shù)應(yīng)用能力，這樣才能確保個(gè)人業(yè)務(wù)能力的全面提高。高校圖書(shū)館辦公室人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)應(yīng)用新型的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可以熟練操作計(jì)算機(jī)，利用新型技術(shù)來(lái)對(duì)辦公室內(nèi)部的檔案、資產(chǎn)、設(shè)備等進(jìn)行管理。與此同時(shí)，辦公室人員還應(yīng)當(dāng)利用新型技術(shù)來(lái)統(tǒng)計(jì)辦公室工作中所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)、相關(guān)信息等，確保各項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性。

六、人際關(guān)系處理

人際關(guān)系的處理，也是高校圖書(shū)館辦公室人員綜合素質(zhì)要求的重要組成部分[3]。一般來(lái)說(shuō)，辦公室人員的人際關(guān)系處理，可以分為與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系及與其它部門(mén)之間的關(guān)系。

在處理與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的時(shí)候，辦公室人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行館長(zhǎng)等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作出的有關(guān)決策，要在所有部門(mén)中起到積極的帶頭作用。對(duì)于那些有異議的上級(jí)決策，辦公室人員不要隨意與其他同事在私下交流，要根據(jù)個(gè)人的判斷力進(jìn)行思考，不要人云亦云，應(yīng)當(dāng)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。但是，如果領(lǐng)導(dǎo)在工作中存在哪些失誤，辦公室人員也要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，保證后續(xù)工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，辦公室人員還應(yīng)當(dāng)在工作中對(duì)相關(guān)問(wèn)題加以總結(jié)、分析，并將基層同事的主要意見(jiàn)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作提供相應(yīng)的科學(xué)依據(jù)。

在處理與其它部門(mén)之間的關(guān)系時(shí)，辦公室人員要集中優(yōu)先解決其它部門(mén)的加急事件，不要發(fā)生推諉責(zé)任的現(xiàn)象與問(wèn)題，也不要在工作中存在嚴(yán)重拖拉的現(xiàn)象。對(duì)于不能及時(shí)解決的事件，辦公室人員一定要及時(shí)與其它部門(mén)的同事進(jìn)行溝通，還要在工作開(kāi)展過(guò)程中多聽(tīng)取其它部門(mén)的相關(guān)意見(jiàn)，發(fā)現(xiàn)自身工作存在問(wèn)題的時(shí)候要及時(shí)加以解決。此外，辦公室人員一定不能對(duì)其它部門(mén)及同事妄加非議，以免引起其它部門(mén)同事的反感，造成辦公室工作難以得到順利開(kāi)展。

辦公室人員只有妥善處理與領(lǐng)導(dǎo)、其它部門(mén)、其他同事之間的關(guān)系，才能保證辦公室各項(xiàng)工作得到順利開(kāi)展，以此確保高校圖書(shū)館的穩(wěn)定運(yùn)行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周建強(qiáng).漫議高校圖書(shū)館辦公室的工作意識(shí)[J].科技文獻(xiàn)信息管理，2014（04）.

[2]林益富.高校圖書(shū)館辦公室主任工作職責(zé)探討[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2014（03）

[3]張揚(yáng)，龍斌.地方高校圖書(shū)館辦公室工作探討[J].河南圖書(shū)館學(xué)刊，2012（03）.