◎北京航天控制儀器研究所 李自梅

全面推進企業(yè)內(nèi)部招標(biāo)管理的實踐

◎北京航天控制儀器研究所 李自梅

企業(yè)為了在激烈的市場競爭中生存并保持優(yōu)勢，必須合理有效地控制資金使用，在經(jīng)營生產(chǎn)的起始環(huán)節(jié)就要充分利用外部資源降低經(jīng)營成本，提高經(jīng)濟效益，以全面提高競爭力。實踐證明，實施招標(biāo)管理是降低采購成本的一項重要措施。

北京航天控制儀器研究所承擔(dān)的航天技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)品目前仍處于初期階段，形成產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟規(guī)模的產(chǎn)品種類較少，核心技術(shù)競爭力還不夠突出，有時為了拓展市場、獲取訂單，甚至采取主動降低報價的方式。2006年，研究所在基建工程維修改造等業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)嵤┝藘?nèi)部招標(biāo)管理。2014年初，為進一步強化經(jīng)營管理監(jiān)督，研究所將型號科研任務(wù)物資采購、生產(chǎn)外協(xié)等全部納入內(nèi)部招標(biāo)范圍，將招標(biāo)起點額度由30萬元降到5萬元，組建了招標(biāo)管理辦公室，并在較短時間內(nèi)組織完成了制度修訂、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、理念宣貫和人員培訓(xùn)等。2年多來，在研究所領(lǐng)導(dǎo)的支持推動和各業(yè)務(wù)部門的密切配合下，通過內(nèi)部招標(biāo)，特別是與中標(biāo)單位的進一步商務(wù)談判，累計節(jié)約采購成本近千萬元，有效提高了經(jīng)營利潤，降低了資金風(fēng)險。在此，筆者對研究所近年來組織開展內(nèi)部招標(biāo)管理的實踐體會進行了總結(jié)提煉，以期與同行進行深入交流與探討。

一、實施內(nèi)部招標(biāo)管理的過程

1.明確招標(biāo)方式和途徑

將物資和設(shè)備采購、對外協(xié)作等納入招標(biāo)范圍，既要確保各項任務(wù)順利進行，又要妥善解決與以往長期合作供應(yīng)商的關(guān)系。為了平衡各方關(guān)系，盡量提前將需要采購的物資和設(shè)備技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量要求、數(shù)量以及外協(xié)要求等進行梳理分類。對于市場上較為通用、標(biāo)準(zhǔn)化的物資和設(shè)備采購、對外協(xié)作等，均可以通過招標(biāo)方式確定供應(yīng)商；對于具有航天技術(shù)產(chǎn)品研制特殊性，或是涉及核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)產(chǎn)品的物資和設(shè)備采購，可以選定1～2家備選供應(yīng)商，并將重點集中到商務(wù)談判。

重復(fù)采購的項目可以組織框架協(xié)議內(nèi)部招標(biāo)。由于單項、小額項目采購對供應(yīng)商的吸引力不大，采購單位也不容易在價格和服務(wù)上獲得更多優(yōu)惠，而框架協(xié)議招標(biāo)不僅簡化了重復(fù)采購的招標(biāo)手續(xù)，而且通過簽署長期合作協(xié)議、建立友好合作關(guān)系的方式也拉近了供需雙方的距離。

整包發(fā)標(biāo)、分包中標(biāo)的方式適用于一次性采購多種類別、不同規(guī)格和技術(shù)指標(biāo)要求的物資及設(shè)備等，既簡化、規(guī)范了招標(biāo)，又可以從不同供應(yīng)商分別選購到質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。

2.規(guī)范編制招標(biāo)文件和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)

明確采購項目需要、合理提出產(chǎn)品性能和技術(shù)指標(biāo)要求，有利于編制完整、準(zhǔn)確的招標(biāo)文件，合理制定評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確的招標(biāo)文件，不僅可以傳遞出采購單位的需要，也可以為投標(biāo)單位設(shè)定了統(tǒng)一的報價標(biāo)準(zhǔn)，為專家評標(biāo)提供依據(jù)。后續(xù)，談判人員還可以通過投標(biāo)文件的對比審核，為商務(wù)談判尋找充分的技術(shù)和報價支撐。

3.擇優(yōu)選定供應(yīng)商

市場調(diào)研既是采購單位豐富和了解采購物資與設(shè)備、對外協(xié)作等有關(guān)內(nèi)容及價格信息的過程，同時也是對供應(yīng)商資質(zhì)和能力等進行綜合考量、尋找可以有效參與競標(biāo)供應(yīng)商的過程。只有在供應(yīng)商之間形成真正有效的競爭，破解供應(yīng)商之間的圍標(biāo)、串標(biāo)行為，采購單位才有可能以相對公平、合理的價格獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和滿意的服務(wù)。無論通過什么樣的方式確定供應(yīng)商，都要對其產(chǎn)品交付情況、價格、質(zhì)量保證和售后服務(wù)等進行定期化、定量化和常態(tài)化的考核，督促其不斷進行質(zhì)量改進、降本增效。

4.做好談判預(yù)案

價格談判是內(nèi)部招標(biāo)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是雙方利益博弈、再分配的重要環(huán)節(jié)。首先，在招標(biāo)文件約定評標(biāo)前進行二次報價，中標(biāo)后進行商討談判；其次，采購與談判人員之間充分的信息溝通和配合、談判技巧的靈活運用等，均有助于獲得預(yù)期的談判效果。采購成本下降、性能指標(biāo)提高、設(shè)備功能增加、付款時間推遲等都是為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益的有效途徑。

對于采購單位而言，招投標(biāo)機制的建立打破了原有的采購模式，但招標(biāo)管理部門的介入，實現(xiàn)了分權(quán)制衡、不相容職務(wù)分離等，減少了采購人員的舞弊風(fēng)險；專家參與評標(biāo)，也是對投標(biāo)單位產(chǎn)品質(zhì)量、報價審核把關(guān)的過程。對于供應(yīng)商而言，投標(biāo)競爭獲得市場訂單的方式，不僅使其獲得了相對公平公開的競爭平臺，也促使其積極采取措施，不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量、控制產(chǎn)品價格。招投標(biāo)機制解決了采購、銷售雙方信息不對稱的問題，促進了交易半徑的擴大，通過相對公平公正的交易平臺，有助于雙方更好地實現(xiàn)各自利益所得。

二、后續(xù)工作建議

新形勢、新要求下，企業(yè)要實現(xiàn)加速發(fā)展、跨越升級，必須與外部市場接軌，按照市場機制進行決策，發(fā)揮市場在資源配置中的基礎(chǔ)性作用。由于采購業(yè)務(wù)直接關(guān)系到企業(yè)利潤、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)能力以及采購戰(zhàn)略的制定等，所以要高度重視采購招標(biāo)，進而提升到戰(zhàn)略的層面抓好落實。結(jié)合前期開展的內(nèi)部招標(biāo)管理實踐體會，筆者提出幾點后續(xù)開展相關(guān)工作的建議。

1.深入推廣招標(biāo)制度

要堅定不移地通過競爭方式來選定合作伙伴，這不僅是加速發(fā)展、實現(xiàn)跨越升級，開源節(jié)流、降本增效的需要，也是有效落實黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任、保護干部職工廉潔從業(yè)的需要，更是體現(xiàn)社會和經(jīng)濟責(zé)任、維護公平公開市場競爭的需要。

2.全面推進內(nèi)部招標(biāo)管理

各單位在經(jīng)營管理中都有很多采購和協(xié)作項目是一致或相近的，各單位之間可以聯(lián)合組織內(nèi)部招標(biāo)，擴大框架協(xié)議采購的范圍，爭取獲得更多的利益空間，同時也可避免少數(shù)供應(yīng)商以維護多方價格體系穩(wěn)定為借口，制約與其中一方的商務(wù)談判。

3.加快信息化手段

近2年，研究所在全面推進內(nèi)部招標(biāo)管理的同時，注重收集且整理建立了供應(yīng)商和采購產(chǎn)品價格數(shù)據(jù)庫，并委托相關(guān)軟件公司完成了內(nèi)部招標(biāo)管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，同時把經(jīng)費管理、合同管理等規(guī)章制度流程納入網(wǎng)上審批流程中。內(nèi)部招標(biāo)管理信息化建設(shè)不僅有助于內(nèi)部招標(biāo)實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程信息化，采購人員也可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢，實時獲取供應(yīng)商和物資設(shè)備等歷史采購數(shù)據(jù)，提高工作效率。后續(xù)，研究所將有針對性地選取幾個部門進行試點，待完善后再進一步進行推廣。

4.規(guī)范內(nèi)部招標(biāo)管理

采購招標(biāo)的目的是為供需雙方搭建一個相對公平公正的交易平臺，所以應(yīng)建立健全完善的規(guī)章制度，明確規(guī)范化、程序化的招標(biāo)流程，并嚴(yán)格按制度、流程執(zhí)行。在內(nèi)部招標(biāo)過程中，前期市場調(diào)研、入圍供應(yīng)商推薦、標(biāo)書編制、專家抽取、評標(biāo)定標(biāo)等都是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)失控都可能影響公開公平地選定中標(biāo)單位，進而影響價格的確定。因此，要定期組織內(nèi)部招標(biāo)管理人員進行自查，組織專門人員對招標(biāo)重點環(huán)節(jié)的實施情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，以確保制度流程完善、制度執(zhí)行到位，最終使內(nèi)部招標(biāo)機制能夠有效運行并達到預(yù)期目的。

5.提升內(nèi)部招標(biāo)管理水平

招標(biāo)管理涉及經(jīng)營管理工作的方方面面，招標(biāo)人員接觸的合作企業(yè)和人員較多，因此要提高招標(biāo)人員的溝通交流和協(xié)調(diào)能力，并持續(xù)對招標(biāo)管理人員進行廉潔從業(yè)教育，強化廉潔自律意識，同時還要不斷提高招標(biāo)管理人員的調(diào)查研究能力、信息收集分析能力、創(chuàng)新能力等，只有全面提高采購招標(biāo)人員的綜合素質(zhì)能力，才能有效提升內(nèi)部招標(biāo)管理工作水平。