◎北京航天控制儀器研究所 李自梅
全面推進企業(yè)內(nèi)部招標(biāo)管理的實踐
◎北京航天控制儀器研究所 李自梅
企業(yè)為了在激烈的市場競爭中生存并保持優(yōu)勢,必須合理有效地控制資金使用,在經(jīng)營生產(chǎn)的起始環(huán)節(jié)就要充分利用外部資源降低經(jīng)營成本,提高經(jīng)濟效益,以全面提高競爭力。實踐證明,實施招標(biāo)管理是降低采購成本的一項重要措施。
北京航天控制儀器研究所承擔(dān)的航天技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)品目前仍處于初期階段,形成產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟規(guī)模的產(chǎn)品種類較少,核心技術(shù)競爭力還不夠突出,有時為了拓展市場、獲取訂單,甚至采取主動降低報價的方式。2006年,研究所在基建工程維修改造等業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)嵤┝藘?nèi)部招標(biāo)管理。2014年初,為進一步強化經(jīng)營管理監(jiān)督,研究所將型號科研任務(wù)物資采購、生產(chǎn)外協(xié)等全部納入內(nèi)部招標(biāo)范圍,將招標(biāo)起點額度由30萬元降到5萬元,組建了招標(biāo)管理辦公室,并在較短時間內(nèi)組織完成了制度修訂、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、理念宣貫和人員培訓(xùn)等。2年多來,在研究所領(lǐng)導(dǎo)的支持推動和各業(yè)務(wù)部門的密切配合下,通過內(nèi)部招標(biāo),特別是與中標(biāo)單位的進一步商務(wù)談判,累計節(jié)約采購成本近千萬元,有效提高了經(jīng)營利潤,降低了資金風(fēng)險。在此,筆者對研究所近年來組織開展內(nèi)部招標(biāo)管理的實踐體會進行了總結(jié)提煉,以期與同行進行深入交流與探討。
1.明確招標(biāo)方式和途徑
將物資和設(shè)備采購、對外協(xié)作等納入招標(biāo)范圍,既要確保各項任務(wù)順利進行,又要妥善解決與以往長期合作供應(yīng)商的關(guān)系。為了平衡各方關(guān)系,盡量提前將需要采購的物資和設(shè)備技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量要求、數(shù)量以及外協(xié)要求等進行梳理分類。對于市場上較為通用、標(biāo)準(zhǔn)化的物資和設(shè)備采購、對外協(xié)作等,均可以通過招標(biāo)方式確定供應(yīng)商;對于具有航天技術(shù)產(chǎn)品研制特殊性,或是涉及核心技術(shù)、關(guān)鍵技術(shù)產(chǎn)品的物資和設(shè)備采購,可以選定1~2家備選供應(yīng)商,并將重點集中到商務(wù)談判。
重復(fù)采購的項目可以組織框架協(xié)議內(nèi)部招標(biāo)。由于單項、小額項目采購對供應(yīng)商的吸引力不大,采購單位也不容易在價格和服務(wù)上獲得更多優(yōu)惠,而框架協(xié)議招標(biāo)不僅簡化了重復(fù)采購的招標(biāo)手續(xù),而且通過簽署長期合作協(xié)議、建立友好合作關(guān)系的方式也拉近了供需雙方的距離。
整包發(fā)標(biāo)、分包中標(biāo)的方式適用于一次性采購多種類別、不同規(guī)格和技術(shù)指標(biāo)要求的物資及設(shè)備等,既簡化、規(guī)范了招標(biāo),又可以從不同供應(yīng)商分別選購到質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。
2.規(guī)范編制招標(biāo)文件和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)
明確采購項目需要、合理提出產(chǎn)品性能和技術(shù)指標(biāo)要求,有利于編制完整、準(zhǔn)確的招標(biāo)文件,合理制定評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確的招標(biāo)文件,不僅可以傳遞出采購單位的需要,也可以為投標(biāo)單位設(shè)定了統(tǒng)一的報價標(biāo)準(zhǔn),為專家評標(biāo)提供依據(jù)。后續(xù),談判人員還可以通過投標(biāo)文件的對比審核,為商務(wù)談判尋找充分的技術(shù)和報價支撐。
3.擇優(yōu)選定供應(yīng)商
市場調(diào)研既是采購單位豐富和了解采購物資與設(shè)備、對外協(xié)作等有關(guān)內(nèi)容及價格信息的過程,同時也是對供應(yīng)商資質(zhì)和能力等進行綜合考量、尋找可以有效參與競標(biāo)供應(yīng)商的過程。只有在供應(yīng)商之間形成真正有效的競爭,破解供應(yīng)商之間的圍標(biāo)、串標(biāo)行為,采購單位才有可能以相對公平、合理的價格獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和滿意的服務(wù)。無論通過什么樣的方式確定供應(yīng)商,都要對其產(chǎn)品交付情況、價格、質(zhì)量保證和售后服務(wù)等進行定期化、定量化和常態(tài)化的考核,督促其不斷進行質(zhì)量改進、降本增效。
4.做好談判預(yù)案
價格談判是內(nèi)部招標(biāo)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是雙方利益博弈、再分配的重要環(huán)節(jié)。首先,在招標(biāo)文件約定評標(biāo)前進行二次報價,中標(biāo)后進行商討談判;其次,采購與談判人員之間充分的信息溝通和配合、談判技巧的靈活運用等,均有助于獲得預(yù)期的談判效果。采購成本下降、性能指標(biāo)提高、設(shè)備功能增加、付款時間推遲等都是為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益的有效途徑。
對于采購單位而言,招投標(biāo)機制的建立打破了原有的采購模式,但招標(biāo)管理部門的介入,實現(xiàn)了分權(quán)制衡、不相容職務(wù)分離等,減少了采購人員的舞弊風(fēng)險;專家參與評標(biāo),也是對投標(biāo)單位產(chǎn)品質(zhì)量、報價審核把關(guān)的過程。對于供應(yīng)商而言,投標(biāo)競爭獲得市場訂單的方式,不僅使其獲得了相對公平公開的競爭平臺,也促使其積極采取措施,不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量、控制產(chǎn)品價格。招投標(biāo)機制解決了采購、銷售雙方信息不對稱的問題,促進了交易半徑的擴大,通過相對公平公正的交易平臺,有助于雙方更好地實現(xiàn)各自利益所得。
新形勢、新要求下,企業(yè)要實現(xiàn)加速發(fā)展、跨越升級,必須與外部市場接軌,按照市場機制進行決策,發(fā)揮市場在資源配置中的基礎(chǔ)性作用。由于采購業(yè)務(wù)直接關(guān)系到企業(yè)利潤、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)能力以及采購戰(zhàn)略的制定等,所以要高度重視采購招標(biāo),進而提升到戰(zhàn)略的層面抓好落實。結(jié)合前期開展的內(nèi)部招標(biāo)管理實踐體會,筆者提出幾點后續(xù)開展相關(guān)工作的建議。
1.深入推廣招標(biāo)制度
要堅定不移地通過競爭方式來選定合作伙伴,這不僅是加速發(fā)展、實現(xiàn)跨越升級,開源節(jié)流、降本增效的需要,也是有效落實黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任、保護干部職工廉潔從業(yè)的需要,更是體現(xiàn)社會和經(jīng)濟責(zé)任、維護公平公開市場競爭的需要。
2.全面推進內(nèi)部招標(biāo)管理
各單位在經(jīng)營管理中都有很多采購和協(xié)作項目是一致或相近的,各單位之間可以聯(lián)合組織內(nèi)部招標(biāo),擴大框架協(xié)議采購的范圍,爭取獲得更多的利益空間,同時也可避免少數(shù)供應(yīng)商以維護多方價格體系穩(wěn)定為借口,制約與其中一方的商務(wù)談判。
3.加快信息化手段
近2年,研究所在全面推進內(nèi)部招標(biāo)管理的同時,注重收集且整理建立了供應(yīng)商和采購產(chǎn)品價格數(shù)據(jù)庫,并委托相關(guān)軟件公司完成了內(nèi)部招標(biāo)管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作,同時把經(jīng)費管理、合同管理等規(guī)章制度流程納入網(wǎng)上審批流程中。內(nèi)部招標(biāo)管理信息化建設(shè)不僅有助于內(nèi)部招標(biāo)實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程信息化,采購人員也可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢,實時獲取供應(yīng)商和物資設(shè)備等歷史采購數(shù)據(jù),提高工作效率。后續(xù),研究所將有針對性地選取幾個部門進行試點,待完善后再進一步進行推廣。
4.規(guī)范內(nèi)部招標(biāo)管理
采購招標(biāo)的目的是為供需雙方搭建一個相對公平公正的交易平臺,所以應(yīng)建立健全完善的規(guī)章制度,明確規(guī)范化、程序化的招標(biāo)流程,并嚴(yán)格按制度、流程執(zhí)行。在內(nèi)部招標(biāo)過程中,前期市場調(diào)研、入圍供應(yīng)商推薦、標(biāo)書編制、專家抽取、評標(biāo)定標(biāo)等都是關(guān)鍵環(huán)節(jié),任何一個環(huán)節(jié)失控都可能影響公開公平地選定中標(biāo)單位,進而影響價格的確定。因此,要定期組織內(nèi)部招標(biāo)管理人員進行自查,組織專門人員對招標(biāo)重點環(huán)節(jié)的實施情況進行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,以確保制度流程完善、制度執(zhí)行到位,最終使內(nèi)部招標(biāo)機制能夠有效運行并達到預(yù)期目的。
5.提升內(nèi)部招標(biāo)管理水平
招標(biāo)管理涉及經(jīng)營管理工作的方方面面,招標(biāo)人員接觸的合作企業(yè)和人員較多,因此要提高招標(biāo)人員的溝通交流和協(xié)調(diào)能力,并持續(xù)對招標(biāo)管理人員進行廉潔從業(yè)教育,強化廉潔自律意識,同時還要不斷提高招標(biāo)管理人員的調(diào)查研究能力、信息收集分析能力、創(chuàng)新能力等,只有全面提高采購招標(biāo)人員的綜合素質(zhì)能力,才能有效提升內(nèi)部招標(biāo)管理工作水平。