◎北京航天控制儀器研究所 李自梅
全面推進企業(yè)內(nèi)部招標管理的實踐
◎北京航天控制儀器研究所 李自梅
企業(yè)為了在激烈的市場競爭中生存并保持優(yōu)勢,必須合理有效地控制資金使用,在經(jīng)營生產(chǎn)的起始環(huán)節(jié)就要充分利用外部資源降低經(jīng)營成本,提高經(jīng)濟效益,以全面提高競爭力。實踐證明,實施招標管理是降低采購成本的一項重要措施。
北京航天控制儀器研究所承擔的航天技術應用產(chǎn)品目前仍處于初期階段,形成產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟規(guī)模的產(chǎn)品種類較少,核心技術競爭力還不夠突出,有時為了拓展市場、獲取訂單,甚至采取主動降低報價的方式。2006年,研究所在基建工程維修改造等業(yè)務領域實施了內(nèi)部招標管理。2014年初,為進一步強化經(jīng)營管理監(jiān)督,研究所將型號科研任務物資采購、生產(chǎn)外協(xié)等全部納入內(nèi)部招標范圍,將招標起點額度由30萬元降到5萬元,組建了招標管理辦公室,并在較短時間內(nèi)組織完成了制度修訂、業(yè)務流程優(yōu)化、理念宣貫和人員培訓等。2年多來,在研究所領導的支持推動和各業(yè)務部門的密切配合下,通過內(nèi)部招標,特別是與中標單位的進一步商務談判,累計節(jié)約采購成本近千萬元,有效提高了經(jīng)營利潤,降低了資金風險。在此,筆者對研究所近年來組織開展內(nèi)部招標管理的實踐體會進行了總結提煉,以期與同行進行深入交流與探討。
1.明確招標方式和途徑
將物資和設備采購、對外協(xié)作等納入招標范圍,既要確保各項任務順利進行,又要妥善解決與以往長期合作供應商的關系。為了平衡各方關系,盡量提前將需要采購的物資和設備技術指標、質量要求、數(shù)量以及外協(xié)要求等進行梳理分類。對于市場上較為通用、標準化的物資和設備采購、對外協(xié)作等,均可以通過招標方式確定供應商;對于具有航天技術產(chǎn)品研制特殊性,或是涉及核心技術、關鍵技術產(chǎn)品的物資和設備采購,可以選定1~2家備選供應商,并將重點集中到商務談判。
重復采購的項目可以組織框架協(xié)議內(nèi)部招標。由于單項、小額項目采購對供應商的吸引力不大,采購單位也不容易在價格和服務上獲得更多優(yōu)惠,而框架協(xié)議招標不僅簡化了重復采購的招標手續(xù),而且通過簽署長期合作協(xié)議、建立友好合作關系的方式也拉近了供需雙方的距離。
整包發(fā)標、分包中標的方式適用于一次性采購多種類別、不同規(guī)格和技術指標要求的物資及設備等,既簡化、規(guī)范了招標,又可以從不同供應商分別選購到質優(yōu)價廉的產(chǎn)品。
2.規(guī)范編制招標文件和評標標準
明確采購項目需要、合理提出產(chǎn)品性能和技術指標要求,有利于編制完整、準確的招標文件,合理制定評標標準。內(nèi)容完整、表述準確的招標文件,不僅可以傳遞出采購單位的需要,也可以為投標單位設定了統(tǒng)一的報價標準,為專家評標提供依據(jù)。后續(xù),談判人員還可以通過投標文件的對比審核,為商務談判尋找充分的技術和報價支撐。
3.擇優(yōu)選定供應商
市場調研既是采購單位豐富和了解采購物資與設備、對外協(xié)作等有關內(nèi)容及價格信息的過程,同時也是對供應商資質和能力等進行綜合考量、尋找可以有效參與競標供應商的過程。只有在供應商之間形成真正有效的競爭,破解供應商之間的圍標、串標行為,采購單位才有可能以相對公平、合理的價格獲得優(yōu)質的產(chǎn)品和滿意的服務。無論通過什么樣的方式確定供應商,都要對其產(chǎn)品交付情況、價格、質量保證和售后服務等進行定期化、定量化和常態(tài)化的考核,督促其不斷進行質量改進、降本增效。
4.做好談判預案
價格談判是內(nèi)部招標過程中的關鍵環(huán)節(jié),也是雙方利益博弈、再分配的重要環(huán)節(jié)。首先,在招標文件約定評標前進行二次報價,中標后進行商討談判;其次,采購與談判人員之間充分的信息溝通和配合、談判技巧的靈活運用等,均有助于獲得預期的談判效果。采購成本下降、性能指標提高、設備功能增加、付款時間推遲等都是為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益的有效途徑。
對于采購單位而言,招投標機制的建立打破了原有的采購模式,但招標管理部門的介入,實現(xiàn)了分權制衡、不相容職務分離等,減少了采購人員的舞弊風險;專家參與評標,也是對投標單位產(chǎn)品質量、報價審核把關的過程。對于供應商而言,投標競爭獲得市場訂單的方式,不僅使其獲得了相對公平公開的競爭平臺,也促使其積極采取措施,不斷提高產(chǎn)品質量、控制產(chǎn)品價格。招投標機制解決了采購、銷售雙方信息不對稱的問題,促進了交易半徑的擴大,通過相對公平公正的交易平臺,有助于雙方更好地實現(xiàn)各自利益所得。
新形勢、新要求下,企業(yè)要實現(xiàn)加速發(fā)展、跨越升級,必須與外部市場接軌,按照市場機制進行決策,發(fā)揮市場在資源配置中的基礎性作用。由于采購業(yè)務直接關系到企業(yè)利潤、產(chǎn)品質量、服務能力以及采購戰(zhàn)略的制定等,所以要高度重視采購招標,進而提升到戰(zhàn)略的層面抓好落實。結合前期開展的內(nèi)部招標管理實踐體會,筆者提出幾點后續(xù)開展相關工作的建議。
1.深入推廣招標制度
要堅定不移地通過競爭方式來選定合作伙伴,這不僅是加速發(fā)展、實現(xiàn)跨越升級,開源節(jié)流、降本增效的需要,也是有效落實黨風廉政建設責任、保護干部職工廉潔從業(yè)的需要,更是體現(xiàn)社會和經(jīng)濟責任、維護公平公開市場競爭的需要。
2.全面推進內(nèi)部招標管理
各單位在經(jīng)營管理中都有很多采購和協(xié)作項目是一致或相近的,各單位之間可以聯(lián)合組織內(nèi)部招標,擴大框架協(xié)議采購的范圍,爭取獲得更多的利益空間,同時也可避免少數(shù)供應商以維護多方價格體系穩(wěn)定為借口,制約與其中一方的商務談判。
3.加快信息化手段
近2年,研究所在全面推進內(nèi)部招標管理的同時,注重收集且整理建立了供應商和采購產(chǎn)品價格數(shù)據(jù)庫,并委托相關軟件公司完成了內(nèi)部招標管理信息化建設的基礎工作,同時把經(jīng)費管理、合同管理等規(guī)章制度流程納入網(wǎng)上審批流程中。內(nèi)部招標管理信息化建設不僅有助于內(nèi)部招標實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程信息化,采購人員也可以實現(xiàn)網(wǎng)上查詢,實時獲取供應商和物資設備等歷史采購數(shù)據(jù),提高工作效率。后續(xù),研究所將有針對性地選取幾個部門進行試點,待完善后再進一步進行推廣。
4.規(guī)范內(nèi)部招標管理
采購招標的目的是為供需雙方搭建一個相對公平公正的交易平臺,所以應建立健全完善的規(guī)章制度,明確規(guī)范化、程序化的招標流程,并嚴格按制度、流程執(zhí)行。在內(nèi)部招標過程中,前期市場調研、入圍供應商推薦、標書編制、專家抽取、評標定標等都是關鍵環(huán)節(jié),任何一個環(huán)節(jié)失控都可能影響公開公平地選定中標單位,進而影響價格的確定。因此,要定期組織內(nèi)部招標管理人員進行自查,組織專門人員對招標重點環(huán)節(jié)的實施情況進行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,以確保制度流程完善、制度執(zhí)行到位,最終使內(nèi)部招標機制能夠有效運行并達到預期目的。
5.提升內(nèi)部招標管理水平
招標管理涉及經(jīng)營管理工作的方方面面,招標人員接觸的合作企業(yè)和人員較多,因此要提高招標人員的溝通交流和協(xié)調能力,并持續(xù)對招標管理人員進行廉潔從業(yè)教育,強化廉潔自律意識,同時還要不斷提高招標管理人員的調查研究能力、信息收集分析能力、創(chuàng)新能力等,只有全面提高采購招標人員的綜合素質能力,才能有效提升內(nèi)部招標管理工作水平。