李長江

（長治學(xué)院院長辦公室，山西長治046011）

高校檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化

李長江

（長治學(xué)院院長辦公室，山西長治046011）

在高等教育不斷深化改革的背景下，高校檔案管理工作也面臨了一系列的新問題，迫切需要進(jìn)行治理體系現(xiàn)代化的探索和研究。作為最能直接反映高等教育教學(xué)工作質(zhì)量和水平的檔案管理工作，是高校做好頂層設(shè)計以及制定發(fā)展規(guī)劃和確定重點工作的重要參考資源，也是廣大師生信息管理和維護(hù)自身權(quán)益的重要渠道。高等教育發(fā)展需要大力開發(fā)教育教學(xué)檔案資源，合理利用館藏檔案中的積極元素，充分發(fā)揮館藏檔案的教育教學(xué)信息能量，才能更好地服務(wù)高等教育又好又快發(fā)展。

檔案；檔案管理；治理體系；現(xiàn)代化

按照中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》要求，完善和發(fā)展檔案管理制度，推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化，是目前高校全面深化教育改革的目標(biāo)。結(jié)合高校發(fā)展現(xiàn)狀，高校檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化是當(dāng)前高等院校工作的一項重要任務(wù)，也是檔案管理學(xué)必須深入研究的一個重大課題。

一、高校檔案工作的新常態(tài)

（一）以科學(xué)理念驅(qū)動高校檔案工作發(fā)展

科學(xué)的理念能夠指導(dǎo)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展，也能提升檔案治理體系的現(xiàn)代化水平。在高等教育發(fā)展的新階段，高校檔案工作者要與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思維，以科學(xué)發(fā)展觀為引領(lǐng)，以現(xiàn)代化的檔案管理學(xué)專業(yè)知識為依托，樹立創(chuàng)新、先行、網(wǎng)絡(luò)、合作和人本觀念，按照檔案工作之能力體系現(xiàn)代化需求，以改革創(chuàng)新的勇氣和理念大力驅(qū)動高校檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化。

1、創(chuàng)新理念。創(chuàng)新是高校檔案工作明確的發(fā)展方向和持續(xù)不竭的內(nèi)在動力。高校檔案工作要創(chuàng)新，就是要堅持“用戶至上的服務(wù)理念”，“構(gòu)建高校、社會、個人綜合平臺理念”，“滿足高校、社會需求的經(jīng)營理念”、“體現(xiàn)高校以人為本的發(fā)展理念”。通過理念的創(chuàng)新，為高等教育發(fā)展提供強(qiáng)大的動力來源，因此，要充分認(rèn)識高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要作用，要以創(chuàng)新的理念和實踐不斷開創(chuàng)和引領(lǐng)高校檔案工作的新局面。[1]

2、先行理念。傳統(tǒng)高校檔案管理工作中存在問題的主要原因之一就是沒有先進(jìn)理念的支撐[2]，對高等教育發(fā)展的新問題和新機(jī)遇缺乏敏銳的嗅覺和及時調(diào)整的能力，因此，要貫徹先行理念的要求，指引高校檔案工作加速發(fā)展。要正確面對和及時處理新形勢下高校檔案工作的現(xiàn)實問題，加大調(diào)研力度和改革舉措，先行入手、主動作為，充分利用檔案發(fā)展的潛在機(jī)遇，精心謀劃，科學(xué)介入，提前準(zhǔn)備，將先行理念貫穿于高校檔案工作治理體系現(xiàn)代化全過程。

3、網(wǎng)絡(luò)理念。網(wǎng)絡(luò)化是影響高等教育發(fā)展的重要因素之一，同時也是檔案工作發(fā)展的快捷通道。在存儲數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的作用下，高校檔案工作的現(xiàn)代化水平大大加深。按照信息化建設(shè)要求，牢固樹立網(wǎng)絡(luò)理念，積極實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，通過建立信息化檔案平臺和網(wǎng)絡(luò)社交平臺，積極拓展和豐富高校檔案管理系統(tǒng)的模塊和功能，將網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的最新成果應(yīng)用于高校檔案管理工作，具有深遠(yuǎn)的意義和影響。

4、合作理念。合作是現(xiàn)代社會的主流價值觀念，也是高校檔案工作發(fā)展的強(qiáng)大助力?；诟咝n案建設(shè)起點低、資金少、信息交流不通暢等問題，各高校之間、高校與有關(guān)檔案部門之間加強(qiáng)合作，將合作理念作為一個要素貫穿檔案工作始終，深化檔案收集、搶救、數(shù)字化、異地異質(zhì)備份領(lǐng)域中的合作，減少投入，提高檔案利用效率，以較小的成本來吸收和共享最先進(jìn)的檔案技術(shù)，才能加強(qiáng)資源整合，形成推動高效檔案工作發(fā)展合力。

5、人本理念。立德樹人是高效工作的基本目標(biāo)，以人為本是高校檔案工作發(fā)展的出發(fā)點和落腳點。要結(jié)合高校檔案發(fā)展實際，深刻理解以人為本的內(nèi)涵，將檔案的服務(wù)功能貫穿于高校檔案管理工作的始終。通過建立健全師生檔案數(shù)據(jù)庫，努力提高檔案治理體系現(xiàn)代化水平，盡心竭力滿足廣大師生的需求。同時，切實從廣大師生的需求出發(fā)，簡化和優(yōu)化檔案管理手續(xù)和流程，充分運用信息化手段，努力滿足高校廣大師生職工的檔案需求。

（二）以創(chuàng)新模式撬動發(fā)展

創(chuàng)新模式是高校檔案工作發(fā)展的一個新的有力支點。因此，要結(jié)合高校發(fā)展實際，以高校特色專業(yè)為依托，對高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新要實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變：一是服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的檔案數(shù)量向檔案質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變，將檔案管理工作納入到高校的十三五規(guī)劃和重點工作中，提升檔案的內(nèi)涵質(zhì)量。其中，尤其要加強(qiáng)檔案安全設(shè)施建設(shè)[3]，將檔案安全納入到高校綜合治理的體系中，實行一票否決制；二是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，充分提升檔案意識，提高依法管理檔案、依法保護(hù)檔案、依法利用檔案水平；三是服務(wù)手段的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，以新時期計算機(jī)、電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科技手段為依托，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，提高館藏檔案信息利用水平和效能，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

（三）以完善制度鞏固發(fā)展

高校檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)需要制度的約束和規(guī)范，因此，高校要從制度建設(shè)出發(fā)，建章立制，推動檔案管理工作走向規(guī)范化和制度化。堅持以檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度為綱領(lǐng)，從高校檔案工作實際出發(fā)，逐步建立和完善檔案管理有關(guān)制度，確保高校檔案工作有章可循，推動依法治校工作在檔案管理方面的開展，用制度來規(guī)范和約束檔案管理工作，提高檔案利用的安全使用。與此同時，不斷強(qiáng)化檔案管理制度的落實和責(zé)任的追究，切實將檔案管理制度落到實處。

二、新時期高校檔案工作的內(nèi)在要求

（一）提高認(rèn)識，切實增強(qiáng)做好高校檔案工作的責(zé)任感和使命感

對檔案工作缺乏重視是檔案工作發(fā)展各階段主要問題存在的根源。各級各類高校對檔案工作同樣缺乏有效的認(rèn)可和重視程度，因此，要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感和使命感，加深對檔案工作地位和作用的認(rèn)識，只有在認(rèn)識上得到提升，高校檔案管理工作水平才能獲得提升。習(xí)總書記曾提出，檔案工作要做到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，必須由封閉走向開放，由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變。按照年度目標(biāo)工作的總體要求，要把檔案信息化納入教育信息化總體規(guī)劃，研究和摸索檔案工作發(fā)展的根源性問題，從全局出發(fā)，結(jié)合高等教育發(fā)展的新特點，堅持以人為本，以高校發(fā)展大局、師生權(quán)益和社會發(fā)展為檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點，科學(xué)利用檔案資料，提高高校檔案工作的現(xiàn)代化水平。

（二）把握重點，不斷提高高校檔案工作信息化水平

高校檔案工作信息化是指各級各類高校根據(jù)信息化的要求，利用信息系統(tǒng)改造傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，然后通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存和傳輸檔案信息，實現(xiàn)高校檔案資源的科學(xué)化管理、合理配置與社會共享[4]。實踐已經(jīng)證明，信息化建設(shè)是高校檔案管理的必然趨勢，能切實提升高校檔案工作科學(xué)化水平，克服傳統(tǒng)檔案人工操作的弊端，利用計算機(jī)檢索、傳真、掃描和網(wǎng)絡(luò)等科技手段，極大地提高檔案工作效能，推進(jìn)文檔一體化管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)條件，積極吸收信息化建設(shè)成果，將高校檔案機(jī)構(gòu)打造成為信息處理和供應(yīng)中心。

（三）強(qiáng)化保障，努力為高校檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境

高校檔案工作的正常開展需要良好的發(fā)展環(huán)境。因此，要不斷優(yōu)化高校檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，為檔案事業(yè)健康發(fā)展創(chuàng)造有利條件。一是探索建立既符合高?，F(xiàn)實又著眼長遠(yuǎn)的高校檔案工作制度保障機(jī)制。積極爭取教育部門黨委、行政將高校檔案工作納入高等教育十三五發(fā)展規(guī)劃之中，明確納入各級各類高校年度重點工作計劃和目標(biāo)責(zé)任制考核之中，把檔案事業(yè)經(jīng)費納入本級財政預(yù)算之中，實現(xiàn)檔案工作與高校發(fā)展同步籌劃、協(xié)調(diào)發(fā)展。二是各級檔案部門不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。破除安于現(xiàn)狀、消極依賴、閉門自守的思想，樹立以“利用者需求為中心”的思想，既面向社會、面向公眾依法推進(jìn)檔案資源開放、開發(fā)和利用，也善于借助社會力量推動工作。通過組建檔案專家?guī)?、組織檔案學(xué)會，定期開展各部門檔案管理人員培訓(xùn)等，積極整合校內(nèi)檔案人才資源，匯聚相關(guān)部門力量，形成檔案部門與業(yè)務(wù)部門齊抓共建的長效機(jī)制，形成聯(lián)手推動高校檔案工作的良性機(jī)制，逐步實現(xiàn)檔案工作全面化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化。三是不斷加深對肩負(fù)的“為黨管檔、為校存史”重要職責(zé)的認(rèn)識。切實加強(qiáng)自身建設(shè)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入基層一線指導(dǎo)建檔工作，不斷提高服務(wù)能力和水平。同時，為高校檔案工作提供人才支撐和智力支持，要大力開展檔案工作專門人才師資隊伍建設(shè)，千方百計引進(jìn)和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，提高檔案工作人員的工作待遇，靈活采用外出培訓(xùn)、交流輪崗、崗位和掛職鍛煉等多種形式，努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，培養(yǎng)成為既精通檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、既熟悉檔案文化知識又具備專業(yè)技能的復(fù)合型、高素質(zhì)人才。[5]同時加強(qiáng)人才的分層分類管理，提高人才管理水平，提升工作條件和待遇，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任心和榮譽(yù)感。

高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展必須靠政府的投入作堅強(qiáng)的后盾。因此，教育主管部門在高校檔案工作上要做好頂層設(shè)計，加大檔案專項資金投入，特別是在預(yù)算安排中要單列出高校檔案資金支出項目，尤其是要重點保障高校檔案的保護(hù)和搶救，檔案信息化建設(shè)，檔案綜合室建立等方面的經(jīng)費支出，同時，要給予政策支持，要求各級各類高校按標(biāo)準(zhǔn)按要求建立規(guī)范綜合檔案機(jī)構(gòu)，要建立健全各種硬件設(shè)施和各類配套措施。在力爭經(jīng)費支持的前提下，適時建立高校檔案文件檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)高校檔案歷史資料和動態(tài)檔案信息化進(jìn)程，提供更加全面和科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)，更好實現(xiàn)為學(xué)校決策提供信息服務(wù)和參考數(shù)據(jù)的基本功能。

三、高校檔案工作治理體系現(xiàn)代化

一是擴(kuò)大宣傳，提升高校檔案參謀服務(wù)能力。同時，結(jié)合高校實際，適時舉辦“檔案日”宣傳活動，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的影響力。此外，針對目前高校大力開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實際，同時結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理中缺乏對基建檔案的收集和整理，要及時歸納總結(jié)高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基本資料和信息，按照信息化要求進(jìn)行加工處理，提高檔案利用率和檔案利用效能。

二是不斷加大投入，加強(qiáng)檔案館庫等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視，將高校檔案館建設(shè)列為重點工程，想方設(shè)法從學(xué)校預(yù)算中專門檔案建設(shè)經(jīng)費，安排檔案管理專家對有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行專項驗收，改善基礎(chǔ)設(shè)施條件，為檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)基礎(chǔ)和后勤保障。

三是強(qiáng)化依法行政，加強(qiáng)檔案工作法治建設(shè)。按照國家有關(guān)檔案管理統(tǒng)一要求，不斷擴(kuò)大黨政管理的存檔事項，對校內(nèi)的規(guī)范性文件進(jìn)行系統(tǒng)清理，并按照信息公開制度利用校園媒體進(jìn)行公開發(fā)布。另一方面，邀請上級部門和安排學(xué)校專業(yè)人員定期不定期進(jìn)行檔案檢查，對各種問題要求及時整改，對整改不力的部門和責(zé)任人要進(jìn)行通報和批評，增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性，同時，建立健全高校檔案管理規(guī)章制度，推動檔案工作法制化、規(guī)范化。

總之，要抓好高校檔案管理工作定位，協(xié)調(diào)處理好與教學(xué)行政之間的關(guān)系，切實推進(jìn)高校檔案管理工作治理體系現(xiàn)代化進(jìn)程。

［1］米軍.高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化［J］.中國管理信息化.2015，（02）:177-178.

［2］姜波.高職院校檔案管理的問題與對策—以LZ職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例［D］.西南財經(jīng)大學(xué).2014.

［3］曾憲力.學(xué)校三維檔案安全管理體系構(gòu)建與實施［J］.湖北檔案.2015，（04）:20-21.

［4］陳云峰.提高檔案信息化水平提升檔案服務(wù)能力［J］.四川檔案.2013，（01）:22.

［5］董燚、劉昆鵬.信息化背景下的高校檔案人才建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù).2013，（17）:144-145.

（責(zé)任編輯 王建華）

G278.6

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1673-2014（2016）04-0102-03

2016—04—13

李長江（1965—），男，山西武鄉(xiāng)人，館員，主要從事檔案管理研究。