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        糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)淺析

        2016-03-28 04:12:44■/王
        財會研究 2016年9期
        關(guān)鍵詞:出庫糧油盤點(diǎn)

        ■/王 巖

        糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)淺析

        ■/王巖

        存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分,糧食存貨活動通常貫穿于企業(yè)的整個生產(chǎn)與經(jīng)營活動過程,健全存貨內(nèi)部控制制度,不僅能夠降低舞弊行為的可能性,避免存貨業(yè)務(wù)記錄出現(xiàn)錯誤,同時幫助企業(yè)降低存貨管理成本,提高管理效率,促進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)既定的生產(chǎn)與經(jīng)營目標(biāo)。

        糧油倉儲企業(yè)存貨內(nèi)部控制

        一、糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)控的現(xiàn)狀及問題

        (一)收購入庫業(yè)務(wù)控制程序不完善

        入庫檢斤程序執(zhí)行不嚴(yán)格,入庫檢斤一般由司磅員一人負(fù)責(zé),缺乏必要的監(jiān)督;抽樣程序不規(guī)范,糧食屬于大宗商品,入庫前存在扦樣人員執(zhí)行扦樣程序不嚴(yán),扦樣點(diǎn)及扦樣分層不合規(guī),導(dǎo)致樣品不具代表性,檢化驗(yàn)的等級結(jié)果與糧食實(shí)際品質(zhì)不一致;檢驗(yàn)手段落后,糧食品質(zhì)檢驗(yàn)的主要指標(biāo)有容重、水分、雜質(zhì)、不完善粒、生霉率等,從檢驗(yàn)手段上看,只有容重和水分是儀器自動檢測的,其余三個指標(biāo)均靠人工分揀后稱重計算。人工檢化驗(yàn)方式,誤差相對較大,存在人為操作的可能性;入庫數(shù)量缺少二次確認(rèn),保管員審核每日計量檢驗(yàn)部門出具的卸車磅單、化驗(yàn)單、理貨員出具的調(diào)入原始記錄簿內(nèi)容,入倉結(jié)束后,統(tǒng)計員、保管員、會計員核對糧食數(shù)量,以核對一致后的數(shù)據(jù)確定最終入庫數(shù)量,缺少對實(shí)際庫存數(shù)量與賬面數(shù)量的二次確認(rèn)。

        (二)倉儲管理監(jiān)督控制不到位

        糧食儲備企業(yè)存貨倉儲管理所存在問題主要存在于監(jiān)督活動中,具體如下:

        外租及代儲庫點(diǎn)選擇不嚴(yán)謹(jǐn)。部分糧食儲備企業(yè)對選點(diǎn)事宜未履行集體決策制度,上級單位對外租庫點(diǎn)審核不嚴(yán),未建立外租及代儲庫點(diǎn)黑名單制度及備選庫點(diǎn)公示制度,導(dǎo)致選點(diǎn)過程中出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象頻發(fā)。外租和代儲庫點(diǎn)選擇不規(guī)范為儲糧安全埋下安全隱患。

        存貨盤點(diǎn)制度不健全。多數(shù)糧食儲備企業(yè)未建立多部門參與的存貨盤點(diǎn)小組,僅在年末由財務(wù)人員及倉儲人員對存貨數(shù)量進(jìn)行抽盤,只重視財務(wù)方面的盤點(diǎn)、缺乏對糧油存貨品種的合理分析與評測,可能造成品質(zhì)已嚴(yán)重下降的糧油存貨價值被高估現(xiàn)象,這就會導(dǎo)致企業(yè)所采集的財務(wù)信息問題失真的問題。

        (三)銷售出庫環(huán)節(jié)審批控制不嚴(yán)

        出庫通知單未經(jīng)有效審批,導(dǎo)致糧油擅自動用。對于依據(jù)政策文件的糧油出庫,存在出庫業(yè)務(wù)缺少政策性出庫計劃,出庫時間早于計劃下達(dá)時間的問題。

        未按照出庫通知單出庫,由于出庫檢斤程序執(zhí)行不嚴(yán),檢斤缺乏相應(yīng)的監(jiān)督,部分企業(yè)以手工方式開具檢斤單,導(dǎo)致實(shí)際出庫數(shù)量大于出庫通知單數(shù)量的問題。質(zhì)量檢驗(yàn)員未對出倉糧食進(jìn)行檢驗(yàn),出具檢驗(yàn)報告存檔備查,填寫出庫登記檢質(zhì)檢斤單。

        (四)存貨損耗過程記錄及審批程序缺失

        糧油存貨計量不規(guī)范。糧油存貨具有非標(biāo)準(zhǔn)化特征,從農(nóng)戶收購的每一車糧食的水分、雜質(zhì)、容重、不完善粒、生霉粒等指標(biāo)值都不一樣,在執(zhí)行發(fā)改委、糧食局、財政部和國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局《關(guān)于執(zhí)行糧油質(zhì)量國家標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)問題的規(guī)定》進(jìn)行扣水扣量時。由于核算細(xì)則缺失,財務(wù)及統(tǒng)計均未對扣水、扣量及整理業(yè)務(wù)形成統(tǒng)一的賬務(wù)處理,導(dǎo)致實(shí)際過磅數(shù)量,扣水扣雜數(shù)量,整理篩下物數(shù)量,賬面確認(rèn)數(shù)量等數(shù)據(jù)沒有規(guī)范的記錄,有的企業(yè)直接以過磅數(shù)量為賬面確認(rèn)的收購數(shù)量,導(dǎo)致糧油入庫數(shù)量按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)折算后不足。在出庫過程中,沒有按照國家統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行增扣量,導(dǎo)致?lián)p耗過大。

        糧油存貨報損程序不嚴(yán)密。目前糧食儲備企業(yè),沒有對存貨損耗處理的程序建立嚴(yán)格的制度規(guī)范,也未通過完善的決策制度和嚴(yán)格的審批制度對內(nèi)部管理問題進(jìn)行有效控制,導(dǎo)致相關(guān)問題的草率處理,從而導(dǎo)致企業(yè)利益受損。

        糧油存貨責(zé)任追究機(jī)制不健全,目前企業(yè)將糧油實(shí)際出庫數(shù)量與賬面數(shù)量的差額,全部認(rèn)定為損耗,有企業(yè)直接承擔(dān)。沒有準(zhǔn)確計區(qū)分損耗產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),認(rèn)定損耗產(chǎn)生的原因,沒有區(qū)分正常損耗及超額損耗,并對超額損耗追究有關(guān)人員責(zé)任。

        二、存貨內(nèi)部控制制度改進(jìn)目標(biāo)及原則

        (一)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)目標(biāo)

        (1)服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略。存貨是糧食儲備企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)宗旨的基礎(chǔ),通過改進(jìn)內(nèi)部控制制度,強(qiáng)化糧食儲備企業(yè)對糧油存貨的管控力,降低存貨毀損滅失、短缺變質(zhì)的風(fēng)險,降低購、銷、調(diào)、運(yùn)、存等各個環(huán)節(jié)的商品損耗,提高存貨流轉(zhuǎn)及創(chuàng)效能力,提升糧油倉儲物流方面的核心競爭力,服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略。

        (2)降低存貨風(fēng)險。通過優(yōu)化存貨內(nèi)部控制:一是降低存貨經(jīng)營風(fēng)險。降低出現(xiàn)保管不善發(fā)生被盜、毀損、事故等,造成存貨資產(chǎn)流失。二是降低財務(wù)風(fēng)險,減少由于財務(wù)賬目記錄錯誤,造成存貨數(shù)據(jù)失真、管理失控的風(fēng)險;避免存貨計價計量錯誤,導(dǎo)致成本不準(zhǔn)、效益不實(shí),賬、實(shí)不符給企業(yè)帶來潛虧(盈)。

        (3)優(yōu)化信息溝通。優(yōu)化現(xiàn)有信息溝通模式,使存貨相關(guān)的內(nèi)部信息及時、通暢進(jìn)行傳遞;避免溝通的方式不恰當(dāng)、內(nèi)容不完整或?qū)ν鉁贤ú患皶r的情況發(fā)生,提高信息傳遞效率,為各級管理層決策提供有力的信息支持。

        (4)降低保管成本。通過有效的內(nèi)部控制,強(qiáng)化員工責(zé)任心,提高人員整體素質(zhì),強(qiáng)化制度執(zhí)行,優(yōu)化糧食出入庫、儲存環(huán)節(jié)流程,準(zhǔn)確計量核算糧油數(shù)量,在保證糧食安全的前提下,減少糧食損耗和搬倒的費(fèi)用增加;必須通風(fēng)時,要根據(jù)具體情況,制定通風(fēng)方案,嚴(yán)格按照通風(fēng)操作規(guī)程執(zhí)行,降低糧油損耗,降低糧油存貨保管成本。

        (二)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)原則

        對糧食儲備企業(yè)存貨內(nèi)部控制的改進(jìn)主要遵循以下原則:

        (1)合法性原則。糧食行業(yè),一方面涉及保護(hù)農(nóng)民利益,一方面涉及國計民生,國家每年都會針對糧油購銷行為出臺不同的政策,糧食企業(yè)必須在符合糧油收購政策及國家有關(guān)法律法規(guī)的前提下開展業(yè)務(wù)。

        (2)有效性原則。在修訂了內(nèi)部控制管理制度之后,應(yīng)注重對全體員工行為的引導(dǎo),促使其自覺維護(hù)與遵守該項(xiàng)制度,從而有效發(fā)揮內(nèi)控管理制度的作用。此外,企業(yè)管理者還需要實(shí)時監(jiān)控內(nèi)控制度的執(zhí)行情況,一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題,則需要采取措施加以解決。

        (3)成本效益原則。在建立了有效的內(nèi)部控制管理制度之后,應(yīng)當(dāng)將其落到實(shí)處,對成本進(jìn)行有效權(quán)衡,在確保內(nèi)部控制管理制度作用得到充分發(fā)揮的情況下,盡可能地降低控制管理工作過程所耗費(fèi)的資金成本。

        三、存貨管理內(nèi)部控制改進(jìn)建議

        (一)存貨收購入庫環(huán)節(jié)改進(jìn)

        (1)規(guī)范存貨入庫檢斤程序。糧油存貨進(jìn)入庫區(qū)大門后,檢斤環(huán)節(jié)必須全部通過業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動檢斤,自動生成檢斤單據(jù),杜絕司磅員員手工開票,嚴(yán)禁手動修改檢斤數(shù)據(jù)。同時檢斤環(huán)節(jié)加裝圖像采集設(shè)備,同時抓拍每一車入庫糧油的檢斤環(huán)節(jié)的圖像檔案,作為付款依據(jù)并存檔。

        (2)嚴(yán)格執(zhí)行糧油存貨抽樣及檢驗(yàn)程序。入庫糧油的扦樣工作應(yīng)由倉儲人員與質(zhì)檢部門人員共同組成,確保扦樣工作的內(nèi)部控制,避免扦樣點(diǎn)位及深度不規(guī)范,樣品代表性不足。同時應(yīng)盡量采取具備自動檢化驗(yàn)功能的機(jī)器設(shè)備,減少檢化驗(yàn)環(huán)節(jié)手工操作可能帶來的誤差及舞弊的可能性。提高糧油質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果精確度,確保糧油數(shù)量的計量相對準(zhǔn)確。

        (3)嚴(yán)格入庫數(shù)量的確認(rèn)。統(tǒng)計、財務(wù)、倉儲部門要根據(jù)入庫單及時準(zhǔn)確的處理賬務(wù),并定期進(jìn)行核對,對入庫前整理導(dǎo)致的數(shù)量減少要如實(shí)處理賬務(wù),確保賬實(shí)相符。一倉或者一批次糧食入庫結(jié)算后,統(tǒng)計、財務(wù)、倉儲、質(zhì)檢等部門要對糧油存貨的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行二次確認(rèn),出現(xiàn)因水分、雜質(zhì)等原因?qū)е聰?shù)量不實(shí)的,盈余的要及時進(jìn)行賬務(wù)處理,數(shù)量不足的要予以補(bǔ)足。

        (二)存貨倉儲管理環(huán)節(jié)改進(jìn)

        (1)強(qiáng)化安全管理。嚴(yán)格執(zhí)行《安全生產(chǎn)管理暫行辦法》及《糧油儲存技術(shù)規(guī)范》的要求,確保糧油存貨儲存地點(diǎn)符合安全規(guī)范,不管是在糧油儲存區(qū)內(nèi)組織開展各項(xiàng)活動,還是存放相關(guān)物品,都不得污染糧油或者威脅糧油的儲存安全。強(qiáng)化責(zé)任追究,出現(xiàn)糧油儲存事故,需要依法給予相應(yīng)的處罰。

        (2)完善外租庫選點(diǎn)制度。目前的外租庫點(diǎn)及代儲點(diǎn)的選擇主要采取企業(yè)內(nèi)部決策加上級單位審批(或備案)的方式,建議在確定需求后,采取公開招標(biāo)的形式選擇外租或代儲庫點(diǎn)。同時建立黑名單制度,將信用低、倉儲條件差、出現(xiàn)過安全事故的企業(yè)納入黑名單,嚴(yán)禁進(jìn)入租庫及代儲范圍。

        (3)落實(shí)巡查和盤點(diǎn)制度。落實(shí)盤點(diǎn)制度,盤點(diǎn)小組由倉儲、購銷、財務(wù)、質(zhì)檢等部門組成盤點(diǎn)組,每月對租倉及代儲庫點(diǎn)糧油存貨進(jìn)行盤點(diǎn),每季度要對所有糧油存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn),對數(shù)量、質(zhì)量、糧情、安全等各項(xiàng)存貨情況進(jìn)行認(rèn)定,并形成盤點(diǎn)記錄及盤點(diǎn)報告。健全巡查制度,在嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部巡查的同時,要建立上級單位不定期巡查制度,不對下通知具體時間、地點(diǎn)及貨位,采取突擊檢查的方式開展糧油巡查。

        (三)存貨銷售出庫環(huán)節(jié)改進(jìn)

        (1)改進(jìn)存貨出庫的管理與審批制度。實(shí)行不相容職務(wù)分離制度,明確糧油存貨出庫管理人員以及審批人員的職責(zé)。在手續(xù)符合相關(guān)政策文件要求的情況下,才能允許存貨出庫。銷售出庫當(dāng)由購銷以及財務(wù)等部門聯(lián)合審批,倉儲管理人員應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對出庫單的審核,檢查糧食質(zhì)量,以簽字形式進(jìn)行確認(rèn)。

        (2)嚴(yán)格實(shí)物出庫控制,改進(jìn)出庫檢斤程序,避免人為更改檢斤數(shù)據(jù),采取業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動檢斤并產(chǎn)生數(shù)據(jù)的方式,加強(qiáng)實(shí)物出庫監(jiān)督。

        (3)出庫數(shù)量確認(rèn),一筆合同結(jié)束后,應(yīng)與購買方簽訂結(jié)算協(xié)議,對糧油發(fā)出數(shù)量,合同確定的價格,費(fèi)用、損耗承擔(dān)等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn),保證銷售出庫的存貨得到準(zhǔn)確計量。

        (四)降低存貨損耗管理改進(jìn)

        (1)建立規(guī)范的糧油存貨計量制度。企業(yè)財務(wù)和統(tǒng)計準(zhǔn)確記錄和核算糧食在收購過程中過磅數(shù)量、扣水扣雜量、折算后的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量,以及實(shí)際水分、雜質(zhì)率等;如果進(jìn)行烘干和整理的,要記錄烘干的水分減量以及整理篩下物的數(shù)量;糧油出庫時,按檢化驗(yàn)的水分、雜質(zhì)指標(biāo),和實(shí)際過磅數(shù)量折算為標(biāo)準(zhǔn)出庫數(shù)量。這樣就可以準(zhǔn)確的區(qū)分糧油損耗的原因,判定責(zé)任,避免入庫前應(yīng)計入成本的損耗順延到保管環(huán)節(jié),保管環(huán)節(jié)損耗無法合理計量,從而形成大額損耗無法追責(zé)的問題。

        (2)實(shí)行嚴(yán)密的糧油存貨報損程序。建立糧油存貨報損程序,糧油存貨損耗處理必須提供上述的分環(huán)節(jié)計量數(shù)據(jù),區(qū)分是符合糧油儲存規(guī)范的正常損耗還是超額損耗。如果出現(xiàn)超額損耗,必須提出責(zé)任追究的具體措施,企業(yè)履行內(nèi)部決策后,上報上級部門審批,審批通過后,方可處理損耗。

        [1]樊行健,肖光紅.關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制本質(zhì)與概念的理論反思〔J〕.會計研究,2014(02).

        [2]楊羽宇.我國糧食儲備管理制度建設(shè)研究〔D〕.成都:西南財經(jīng)大學(xué),2014.

        ◇作者信息:中國儲備糧管理總公司蘭州分公司

        ◇責(zé)任編輯:張力恒

        ◇責(zé)任校對:張力恒

        F275

        A

        1004-6070(2016)09-0068-03

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