◎麻麗

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機(jī)關(guān)檔案工作中存在的問題與對(duì)策

◎麻麗

在國家檔案資源中，機(jī)關(guān)檔案是重要的組成部分，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展有著相當(dāng)重要的價(jià)值與意義。當(dāng)前，國家對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作高度重視，機(jī)關(guān)檔案事業(yè)也取得了長足的進(jìn)步，但是各級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作仍然存在一些需要進(jìn)行改進(jìn)的問題。在文中主要就機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題以及對(duì)策進(jìn)行探討。

機(jī)關(guān)檔案對(duì)行政機(jī)構(gòu)行政管理工作的整個(gè)過程進(jìn)行了真實(shí)的記錄，其中包含了各個(gè)行政機(jī)構(gòu)行使行政管理職能的各種法律法規(guī)依據(jù)，還包含了在開展行政管理之后通過總結(jié)所得出的各種經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，這些內(nèi)容都可以作為行政機(jī)關(guān)對(duì)各種行政事務(wù)進(jìn)行處理、制定與修改各種法律法規(guī)時(shí)的參考與借鑒依據(jù)。通過對(duì)機(jī)關(guān)檔案的運(yùn)用可以讓行政機(jī)關(guān)的工作效率以及管理水平都得到有效的提升，還能夠有效保證行政決策的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性以及連續(xù)性。為此，我們需要做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作。

機(jī)關(guān)檔案工作的主要內(nèi)容與重要性

機(jī)關(guān)檔案工作的主要內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作，主要是指機(jī)關(guān)檔案室以及檔案人員運(yùn)用科學(xué)的原則與方法，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行管理，為其余各項(xiàng)事業(yè)的開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作于檔案行政部門的檔案工作存在有一定的差別，機(jī)關(guān)檔案工作主要包括了單位檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、檔案信息的利用、檔案移交等諸多內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案工作的重要性。機(jī)關(guān)檔案作為機(jī)關(guān)開展行政公關(guān)活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄，是機(jī)關(guān)單位的重要財(cái)富，同時(shí)也是國家檔案資源的重要部分，為機(jī)關(guān)管理效率的改善、推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展、維護(hù)機(jī)關(guān)部門職工根本利益提供了重要的依據(jù)。機(jī)關(guān)檔案工作隊(duì)員保存機(jī)關(guān)中有價(jià)值的資料，為機(jī)關(guān)工作的開展提供了重要的憑證與參考作用。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案工作還是整個(gè)機(jī)關(guān)工作中的重要基礎(chǔ)性工作，是不可或缺的部分，做好檔案工作是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要使命與職責(zé)。

機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題

沒有樹立起正確的檔案工作觀念，檔案工作質(zhì)量較低。一是重視程度存在著較大差異。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)沒有樹立起正確的檔案工作觀念，認(rèn)為檔案工作不能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位帶來效益，也不能夠獲得明顯的政績，因此不重視。還有的則只是口頭上重視而沒有在議事日程中安排檔案工作，不能夠?qū)n案工作制度舉措落到實(shí)處。二是在單位年度考核中沒有將檔案工作納入其中，沒有對(duì)檔案工作進(jìn)行硬性的規(guī)定。在檔案的歸檔分類上也沒有根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，沒有準(zhǔn)確的保管期限，單位上對(duì)于歸檔范圍不夠明確，或者出現(xiàn)凡文必檔的情況，使得檔案內(nèi)容過于龐雜，或者是僅僅只收集“紅頭”文件，對(duì)于業(yè)務(wù)資料不進(jìn)行收集，使得檔案資料出現(xiàn)缺漏與遺失。

檔案管理的方法較為落后。當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)單位在檔案管理上仍然使用的是傳統(tǒng)的管理方法，也缺少各種現(xiàn)代化的管理設(shè)備，并且檔案資料的歸檔較為繁亂，不能夠有序、分類的歸檔。這些情況的存在都不利于檔案資料的提取與查閱，導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案管理工作不夠準(zhǔn)確，同時(shí)還使得機(jī)關(guān)檔案的完整性、真實(shí)性受到影響。

機(jī)關(guān)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高。當(dāng)前在機(jī)關(guān)單位中的很多檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)都存在不足，缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)的更新，不了解現(xiàn)代化的檔案管理方法，特別是對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件、電子檔案等相關(guān)知識(shí)認(rèn)識(shí)不足，這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案工作水平的提升。

改善機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策

提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識(shí)。一是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，將檔案工作提上日常議事日程，做好對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案工作納入到機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃以及領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍之中，同時(shí)要對(duì)檔案工作所需要的人財(cái)物上的支持問題進(jìn)行解決，并對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的考核。二是，要做好檔案工作宣傳，對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行大力的宣傳，讓檔案工作的影響力得到提升，有效提高依法治檔的水平。三是要形成檔案工作匯報(bào)制度，及時(shí)了解檔案工作存在的困難與問題，并及時(shí)解決，特別是要做好檔案人員的思想工作，提高檔案人員的待遇水平，讓他們可以安心的投入到檔案工作中。四是機(jī)關(guān)內(nèi)的職能科室與全體人員的檔案意識(shí)需要提升，讓他們能夠在日常的工作中主動(dòng)將那些需要?dú)w檔保存的文件資料移交到檔案室進(jìn)行歸檔。

對(duì)管理手段進(jìn)行改進(jìn)。建立并完善崗位責(zé)任制，將具體責(zé)任落實(shí)到檔案管理人員、科室中，做好規(guī)范管理。增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，例如檔案人員必須要仔細(xì)檢查其他科室所移交的檔案目錄是否進(jìn)行了詳細(xì)、正確的填寫，是否還存在有遺失與漏交的情況，在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂的時(shí)候需要嚴(yán)格的根據(jù)裝訂規(guī)范進(jìn)行操作，機(jī)關(guān)的檔案人員要積極的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，學(xué)會(huì)在檔案管理中使用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，有效地推動(dòng)檔案管理的信息化。要做好監(jiān)督檢查工作，讓檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化。必須要構(gòu)建起覆蓋整個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作信息安全保障機(jī)制，讓檔案數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)變得更加的可靠、安全，有效地防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄密以及失密問題的出現(xiàn)。

做好培訓(xùn)工作，提高機(jī)關(guān)檔案人員綜合素質(zhì)。要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化與規(guī)范化，有效提高機(jī)關(guān)檔案管理的整體水平，需要不斷地對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。為此，機(jī)關(guān)單位必須要構(gòu)建起專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，并安排專人對(duì)檔案部門的成員開展定期培訓(xùn)，通過培訓(xùn)幫助他們掌握最新的檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)他們的工作技能。同時(shí)，還想應(yīng)該開展專門的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，讓檔案人員能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，讓他們能夠熟練的運(yùn)用各種相關(guān)軟件完成一定的工作，為檔案處理的高效準(zhǔn)確提供支持，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位整體工作效率的提升。

總之，機(jī)關(guān)檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其功在當(dāng)代、利在千秋，而并非是那種沒有經(jīng)濟(jì)效益、不能創(chuàng)造政績的工作。為此，需要機(jī)關(guān)對(duì)此進(jìn)行高度重視，改善保障措施，完善管理體系。從當(dāng)前情況來看，機(jī)關(guān)檔案正在逐步的實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化，為此我們需要對(duì)未來的機(jī)關(guān)檔案工作充滿信心。

（作者單位：新疆北屯地方稅務(wù)局）