楊　勇

（中國(guó)航天空氣動(dòng)力技術(shù)研究院　北京　100074）

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利用VB與Word宏編程實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)輸出

楊勇

（中國(guó)航天空氣動(dòng)力技術(shù)研究院北京100074）

摘要針對(duì)機(jī)關(guān)部門(mén)公文編輯時(shí)經(jīng)常需要大量排版操作，繁瑣且具重復(fù)性的問(wèn)題，提出了一種利用編程實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)輸出的方法。利用Word宏編程的便捷性優(yōu)勢(shì)，并采用VB編寫(xiě)程序界面，設(shè)計(jì)良好的人機(jī)界面。文章給出了工程實(shí)現(xiàn)的示例，并對(duì)核心架構(gòu)進(jìn)行了介紹。試用結(jié)果表明，此方法滿足了公文自動(dòng)輸出的要求，提高了公文處理效率。

關(guān)鍵詞公文宏Word VB

Automatic Official Document Outputting Method with Word Macro Programming by VB

Yang Yong
（China Academy of Aerospace Aerodynamics Beijing 100074）

Abstract According to the problems of document editing of cumbersome and repetitive in the department, which it often requires a large number of typesetting operations, puts forward a method of using programming to realize the automatic output of official documents. Use of VB programming with the convenience of the word macro advantages. This paper gives an example of engineering realization, and introduces the core architecture. The results show that this method can meet the requirements of automatic document outputting.

Keywords Documents Macro Word VB

一、引言

機(jī)關(guān)部門(mén)根據(jù)公文處理工作規(guī)定和機(jī)關(guān)公文格式的要求，公文排版要嚴(yán)格執(zhí)行模板設(shè)計(jì)，而Word中很多格式調(diào)整步驟繁瑣，而文秘工作者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力有限[1]，公文編排工作量較大?？紤]到這種現(xiàn)狀，開(kāi)展了基于Word編程的公文處理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與研究。通過(guò)設(shè)計(jì)公文收發(fā)等模版，利用VB結(jié)合宏編程開(kāi)發(fā)出符合公文處理規(guī)則的軟件，提高工作效率。

二、軟件功能分析

機(jī)關(guān)部門(mén)公文主要有來(lái)文、發(fā)文兩類，收文辦理指上級(jí)外文的登記、擬辦、轉(zhuǎn)發(fā)等過(guò)程；發(fā)文辦理指向其他部門(mén)或上級(jí)的發(fā)文的擬稿、審核、簽發(fā)、印發(fā)等過(guò)程。

針對(duì)軍工企業(yè)，機(jī)關(guān)公文中常見(jiàn)的內(nèi)容有緩急程度、密級(jí)、擬稿單位、擬稿日期、簽發(fā)人、主送單位、正文、打印份數(shù)、附件名稱、主題詞、會(huì)議時(shí)間等等。

機(jī)關(guān)部門(mén)均有專用的打印稿紙，主要有上級(jí)下發(fā)的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)、意見(jiàn)類公文、向上級(jí)請(qǐng)示類公文、黨委請(qǐng)示類公文、部門(mén)下發(fā)的公文、團(tuán)委下發(fā)的公文、工會(huì)下發(fā)的公文、紀(jì)委下發(fā)的公文、黨委會(huì)議紀(jì)要、專題辦公會(huì)議紀(jì)要、信函式公文等幾種類型。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)排版將所輸入的內(nèi)容添加到稿紙中所對(duì)應(yīng)的位置，將稿紙放入打印機(jī)中，這樣軟件打印出來(lái)就是一篇完整的排版正確的公文。

系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)有良好的人機(jī)交互界面，具有密碼登錄功能和可視化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。

三、軟件設(shè)計(jì)

機(jī)關(guān)公文管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心是公文管理設(shè)計(jì)。公文管理全過(guò)程包含了數(shù)據(jù)的輸入、整理、儲(chǔ)存和收集、查詢利用，是管理信息系統(tǒng)的一種形式[2]。

1、功能設(shè)計(jì)

根據(jù)功能分析，提出軟件的主要功能的框圖如圖1所示：

2、UI設(shè)計(jì)

（1）主界面設(shè)計(jì)

選擇使用Visual Basic 6.0設(shè)計(jì)程序UI。設(shè)計(jì)主界面分為菜單欄、工具欄、操作區(qū)和狀態(tài)欄等部分，如圖2所示。

在主界面設(shè)計(jì)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出“公文錄入”、“公文查詢”、“類目管理”三項(xiàng)快捷操作，可以完成公文的錄入、查詢以及類目的修改等操作。

（2）用戶登錄與管理

不同等級(jí)的用戶擁有對(duì)軟件功能和公文內(nèi)容操作的不同權(quán)限。通過(guò)工具欄和菜單欄都可以實(shí)現(xiàn)管理員的添加、修改、查看等操作。如果管理員權(quán)限為guest，則不能修改密碼、不能添加、修改、刪除公文；System權(quán)限則擁有全部功能。

（3）公文管理

①發(fā)文管理

發(fā)文管理通過(guò)菜單欄和工具欄都可實(shí)現(xiàn)。其中公文的輸入、修改、刪除、打印等操作均可在“公文錄入”、“公文修改”子菜單中實(shí)現(xiàn)，設(shè)計(jì)界面如圖4所示。

在發(fā)文管理界面，可輸入新的公文記錄，或編輯數(shù)據(jù)區(qū)的任何一條數(shù)據(jù)完成修改公文內(nèi)容。凡是在需要輸入日期時(shí)間的文本框中，雙擊即可自動(dòng)填入當(dāng)前時(shí)間。

按下“打印”按鈕，新的公文記錄會(huì)自動(dòng)保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，且自動(dòng)生成word文檔在“word”文件夾中，文件名為用戶輸入的文檔的標(biāo)題名。若以后另需打印此文檔，也可直接查找到此word文件，修改其內(nèi)容，或者打印。

②收文管理

收文管理為簡(jiǎn)單的將信息存儲(chǔ)下來(lái)的快捷公文處理方式，其包含的項(xiàng)目較少，方便查閱存檔，工程實(shí)例如圖5所示。

③公文查詢

通過(guò)選擇“查詢方式”來(lái)實(shí)現(xiàn)公文查詢操作，點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕即可調(diào)用OFFICE EXCEL程序打開(kāi)工作表，設(shè)計(jì)界面如圖6所示。

④數(shù)據(jù)庫(kù)管理

為了數(shù)據(jù)安全，用戶可定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)；當(dāng)數(shù)據(jù)讀取故障時(shí)，可選擇從已備份的數(shù)據(jù)中恢復(fù)。

3、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是信息系統(tǒng)的核心組成部分。機(jī)關(guān)公文管理系統(tǒng)軟件包含公文信息、收文操作員、發(fā)文操作員等數(shù)據(jù)模型，主要數(shù)據(jù)有收文日期、來(lái)文單位、文件編號(hào)、文件題名、文件日期、附件、主題詞、提要、份數(shù)、頁(yè)數(shù)等等。數(shù)據(jù)庫(kù)使用Access設(shè)計(jì)，便于修改與功能擴(kuò)充。

4、關(guān)鍵代碼

VB對(duì)word文檔的處理，是軟件編程中的核心部分之一。將輸入的公文信息直接添加到word文檔中的實(shí)現(xiàn)方式為：

Private Sub NewAdd_Click（）

Dim WordApp As New Word.Application‘定義word對(duì)象

Dim WordDoc

Dotname = "/Dots/黨委下發(fā)類公文.doc"‘選擇本地公文模板

Set WordApp = CreateObject（"Word.Application"）

WordApp.Visible = True‘激活word對(duì)象

Set WordDoc = WordApp.Documents.Open（App.Path & Dotname）‘打開(kāi)并顯示

If WordDoc.Bookmarks.Exists（"標(biāo)題"）Then

WordDoc.Bookmarks（"標(biāo)題"）.Range.Text = Text1.Text

End If

‘依次填充“標(biāo)題”等公文元素

Adodc1.Recordset.Update‘更新數(shù)據(jù)庫(kù)記錄

四、總結(jié)

作為一種高效的公文處理應(yīng)用，機(jī)關(guān)公文管理系統(tǒng)軟件適用于各單位的機(jī)關(guān)辦公室或者經(jīng)常需要存儲(chǔ)大量電子公文文件的部門(mén)，可以很方便的查詢檔案的存檔情況，并調(diào)用WORD的打印功能來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。此應(yīng)用對(duì)行政公文處理的作用和影響都是非常顯著的，但仍需從制度上加強(qiáng)保障和創(chuàng)新，并結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)從技術(shù)上加以改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]盧臺(tái)生.基于免編程的公文處理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與研究[J].辦公自動(dòng)化，2013.6（256）：37.

[2]李紹偉，徐剛，李紅育.基于高校公文處理及文件管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].辦公自動(dòng)化，2010.7，（174）：20.作者簡(jiǎn)介

楊勇，男，1984年生，山東青州人,高級(jí)工程師，碩士學(xué)位，研究方向?yàn)楫a(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。

中圖分類號(hào)TP311.5; TP317.1

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

文章編號(hào)160112-7189