姜平波

（東南大學 校長辦公室，江蘇 南京 210018）

新形勢下高校辦公室督辦工作的思考與建議

姜平波

（東南大學 校長辦公室，江蘇 南京 210018）

督查督辦是高校辦公室的一項重要工作職能，高等教育深化綜合改革的新形勢新任務，對高校辦公室督辦工作提出了新的更高要求。從事督查工作的人員要有較強的協(xié)調(diào)能力，在督查過程中要善于利用現(xiàn)代信息技術，督查效果要有效體現(xiàn)學校決策執(zhí)行力，切實保障各項改革舉措和創(chuàng)新要求的貫徹落實。

新形勢；辦公室；督辦；思考與建議

黨的十八屆三中全會做出了“深化教育領域綜合改革”的重要部署，吹響了全國高校深化綜合改革的號角。深化綜合改革是一項復雜的系統(tǒng)工程，學校面臨的改革任務繁重而艱巨。因此，必須進一步強化辦公室的督辦工作，以保障一系列的改革與創(chuàng)新舉措得以貫徹落實。高等教育改革發(fā)展的新形勢，對高校辦公室督辦工作提出了新的更高要求。

一、督辦人員素質(zhì)要重點突出協(xié)調(diào)能力

督辦工作既強調(diào)政策性、嚴肅性，同時又要具備科學性，需要全面了解高等教育管理方面的各項業(yè)務，講究工作技巧和工作藝術。這就要求督辦人員必須具有較高的綜合素質(zhì)，重點要具備較強的協(xié)調(diào)能力和服務意識，甚至要成為掌握運用高校各職能部門辦事規(guī)則及各項辦事流程的“多面手”。

（一）明確協(xié)調(diào)者的角色定位

高校辦公室的工作性質(zhì)和所處的位置決定了它必須承擔整個學校的綜合性、整體性協(xié)調(diào)。因此，作為辦公室一員的督辦人員必須具備較強的協(xié)調(diào)能力?！岸睫k工作具有較強的權威性、嚴肅性、政策性，受校領導授權‘奉公辦事’。但這不是權利，而是一種責任和義務。這就要求督辦工作一定要以為各單位和領導服務為出發(fā)點，督辦工作人員要擺正位置?！盵1]雖然督辦人員代表學校行使督查督辦職權，但從根本上來看，其角色定位依然是一名協(xié)調(diào)者。

督辦人員在做協(xié)調(diào)督辦工作時，要有大局觀念，圍繞學校中心任務和重點工作，理順各方關系，化解各方?jīng)_突和矛盾，平衡各個局部之間的利益，增進大家的理解與信任，促進相互之間的支持與配合。而且還要具有擔當精神，克服畏難情緒，“努力做到遇事不回避，不推脫，主動、大膽地協(xié)調(diào)一些棘手的問題，注意協(xié)調(diào)的公平性與正確性，盡力為工作的順利開展創(chuàng)造寬松的環(huán)境，實現(xiàn)高校內(nèi)部與外部之間的各種關系的和諧發(fā)展，最終達到全局利益上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一”[2]。

堅持督辦與服務的統(tǒng)一，以服務推動督辦工作的開展，才能取得令人期望的良好效果。協(xié)調(diào)本身也是一種服務，督辦的過程就是提供服務的過程。在承辦單位辦理過程中出現(xiàn)困難，諸如歷史遺留問題、觸及相關利益、涉及外部環(huán)境等方面，督辦人員一定要認清形勢，設身處地為承辦單位著想，不能一味地督促，要攜手承辦單位一起深入調(diào)查研究，分析問題，想出辦法，為他們做好服務工作，最終使得督辦事項順利完成。

（二）提升“多面手”的崗位要求

高校機關各部門編制限制一般都比較嚴，人手相對緊張，高校辦公室也不例外。而且隨著高等教育事業(yè)的改革發(fā)展，需要構建一支專業(yè)化、知識化、職業(yè)化的精干高效的管理隊伍。這就對機關工作人員的素質(zhì)提出了更高要求，特別是辦公室督辦人員，要與機關各部處、相關院系、直附屬單位等各個部門打交道，工作業(yè)務涉及學生、人事、教務、科研、留學生、后勤等教育管理的多個領域，因此，在督辦工作崗位上工作的人員既要熟悉國情校情、高等教育發(fā)展規(guī)律和高校管理的各項業(yè)務，又要能把握大局、協(xié)調(diào)各方、樂于服務、善于調(diào)研，熟練地運用現(xiàn)代化管理手段和信息化技術，成為一個業(yè)務素質(zhì)全面、辦事效率高的“多面手“。

一個“多面手”的成長，需要加強各方面的學習，不斷提高自己的思想認識和精神境界，增進原有的知識結(jié)構，提升創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，掌握適應高校辦學規(guī)律的各種技能。首先要加強政治理論學習，不斷提高政治敏感性和鑒別力。其次要加強各個方面的業(yè)務學習，不僅要了解新時期高校辦公室職能的轉(zhuǎn)變，而且還要知曉新形勢下高校督辦工作的發(fā)展趨勢和

職責要求，以及當前存在的問題及今后的對策。要加強相關業(yè)務學習，熟悉高校各職能部門的業(yè)務范圍、職責規(guī)范、辦事流程、崗位設置等方面的內(nèi)容。這樣在開展督辦工作時才能左右逢源、考慮周全，不至于顧此失彼?！耙煜じ叩冉逃l(fā)展的基本規(guī)律與政策法規(guī)，認清改革的大趨勢、大形勢，明晰學校發(fā)展理念、思路和主要措施，從學校全局出發(fā)開展督查督辦工作，做到政策透、情況熟、思路清、方法實，為領導決策當好參謀和助手，為服務師生發(fā)揮‘綠色通道’的作用。”[3]

二、督辦過程要善于借力“數(shù)字化”

“如果督辦工作仍沿用傳統(tǒng)方式和方法，那么信息的獲取可能嚴重滯后于形勢的發(fā)展，所獲取的信息流于淺顯乃至片面，無法達到圍繞大局抓督辦所預期的效果”[4]。因此，在新的形勢下，高校辦公室督辦工作亟需改進工作模式，充分利用現(xiàn)代信息技術改進傳統(tǒng)的督辦工作方式。

（一）在OA中增設督辦功能模塊

當前，高校數(shù)字化校園建設如火如荼，日常辦公的信息化程度日益提高，開發(fā)設計了許多功能模塊，職能部門的工作大多轉(zhuǎn)換為數(shù)字化流程來推進。督辦工作作為協(xié)調(diào)各方的一項日常工作，更應推進信息化建設?？山Y(jié)合學校實際，在OA（辦公自動化系統(tǒng)）中增設督辦功能模塊，建立及時、便捷、高效的督辦工作機制。合理設置網(wǎng)絡流轉(zhuǎn)程序，將立項登記、領導審批、承辦單位、事項辦結(jié)、情況通報、總結(jié)歸檔等內(nèi)容一一設定，上下銜接、自動運轉(zhuǎn)。明確每一個環(huán)節(jié)的責任主體，避免因人為因素造成督辦延誤。督辦人員可以通過功能模塊，清楚地查看每個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關部門或相關人員進行溝通。在流程中，還可以設定督辦提醒，在進展到事項辦結(jié)和情況通報等關鍵環(huán)節(jié)之前，對督辦人員和承辦單位同時進行提醒，促進督辦工作的有序推進。在OA中增設督辦功能模塊，還可將督辦工作人員從繁雜的具體事務中解脫出來，極大地提高工作效率。同時，通過網(wǎng)絡公開督辦流程和相關進展，增加了督辦工作的規(guī)范性和透明度，無形之中也起到了一定的監(jiān)督作用。特別是在情況通報環(huán)節(jié)，可放開閱覽權限，讓廣大師生都可看到立項事項的辦理結(jié)果，接受群眾的監(jiān)督。

（二）強化與信息公開工作的互動

當前，教育主管部門在推進高校信息公開工作上的力度越來越大，從某種程度上看，強化高校信息公開有利于督辦工作的開展，通過推動信息公開，讓全體師生甚至是全社會來監(jiān)督學校各項事業(yè)的改革發(fā)展，特別是一些重大決策、招生就業(yè)、財務管理、招投標工作等重要信息的及時公開，就是對相應工作的公開的督查督辦。在上級部門的要求下，各高校均在學校主頁顯著位置設立了信息公開專欄，很多高校甚至建設了信息公開網(wǎng)站。相關高校要積極有效地利用這一平臺，推動信息公開工作與督查督辦工作相結(jié)合，強化與信息公開網(wǎng)的網(wǎng)上互動。公開的信息從不同的角度反映了各部門單位工作開展情況，特別是一些重要工作的推進情況，督辦人員可以從中獲取與立項督辦事項相對應或關聯(lián)的信息，及時了解督辦事項的進展，甚至可以發(fā)現(xiàn)辦理過程中出現(xiàn)的問題，即時與承辦單位進行溝通，需要其他部門協(xié)同的事項及時做好協(xié)調(diào)，從而盡早解決問題，增強督辦工作的主動性、持續(xù)性、時效性。

三、督辦效果要有效體現(xiàn)決策執(zhí)行力

各項規(guī)章制度的執(zhí)行、改革任務的落實，以及各部門和相關人員履職盡責情況，體現(xiàn)了學校決策執(zhí)行力。而高校從其本身特性來講更像一個學術組織，是知識分子匯集的地方，行政管理效率偏弱。這就迫切需要強化督查督辦工作力度，促使學校整體運轉(zhuǎn)效率和決策執(zhí)行力的提升。

（一）建立上下聯(lián)動的工作體系

從內(nèi)容上看，督辦工作要確保學校改革發(fā)展的重大決策、重要工作部署及時、全面、準確地貫徹落實，對師生員工反映強烈的熱點、難點問題加以協(xié)調(diào)解決，這些事都很急迫、很突出，也會很復雜；從空間上看，很多高校都建立了新校區(qū)或分校，多校區(qū)管理增加了辦學成本，也給督辦工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，立項督辦的事項按照一般的工作模式和辦事流程可能一時難以解決，依靠督辦辦公室或一兩個督辦人員的力量亦偏于薄弱，必須要建立上下聯(lián)動的工作體系，形成推進合力。首先要建立健全督辦工作制度，規(guī)范督辦行為，針對不同的督辦內(nèi)容，制定不同的督辦工作程序和方法。其次要建立完備的督辦工作格局，除了設立專門的督辦機構，配備專職督辦人員外，各部門及基層單位還要指派相關人員作為兼職督辦員，負責本部門單位的督辦聯(lián)絡工作。各部門及基層單位信息公開聯(lián)絡員可以兼職督辦員，既方便信息共享、提高效率，又節(jié)約人力資源成本。這樣就可形成上下聯(lián)通、縱橫成網(wǎng)的工作格局，層層抓落實，有力地推進督辦工作的實施。

（二）強化辦理成效的評估考核

辦理成效是督查督辦工作能否如期收到實效的重要體現(xiàn)，辦理效果的好壞直接影響到學校的管理效能和水平，其是否嚴謹、高效、成效明顯，需要通過評估考核來檢驗。督辦事項經(jīng)常是作為一項單獨的工作提出來的，具有臨時性，往往未列入學校的年度工作任務中，也就沒有納入考核體系，作為落實責任主體可能存在著落實任務積極性不高、主動性不夠的問題。因此，加強對督辦工作及其成效的評估考核，從機制上解決主動性不足和管理不順暢的問題，對于提高督辦工作水平和推進學校中心工作非常重要。在督辦工作體系中，有不同的責任主體，各責任主體要杜絕拖拉、松懈的現(xiàn)象，明確各自的工作目標和工作職責，針對督辦事項認真主動地開展工作，及時將落實或執(zhí)行情況及辦理結(jié)果報告督辦辦公室，督辦辦公室進行審核并根據(jù)督查事項的具體情況進行評估。然后將評估結(jié)果報給組織人事部門，作為相關責任主體績效考核、職務晉升、評獎評優(yōu)等的重要依據(jù)，同時也作為責任主體部門單位作風建設的評價指標，切實提高各責任主體的積極性和主動性，確保督辦工作執(zhí)行有力、富有成效。

[1]巨維博援高校辦公室督辦工作的實踐與思考[J]援西北工業(yè)大學學報（社會科學版），2001（1）：89援

[2]陳葉斐援淺談高校校長辦公室職能與隊伍建設[J]援中國電力教育，2011（23）：23援

[3]周旭，等援做好高校辦公室督查督辦工作的理論思考[J]援安徽農(nóng)業(yè)大學學報，2011（6）：67援

[4]汪克強，等援關于做好新形勢下高校督辦工作的思考[J]援合肥教育學院學報，2001（4）：89援

Supervision is an important function of college offices,and the new situation in and new task of com原prehensively deepening reform in higher education puts forward new higher requirements to office supervisory work in colleges and universities.Personnel engaged in the work of supervision should have a strong ability of coordination and be good at using modern information technology in the process of supervision,and the supervision work should effectively reflect universities'decision-making and execution and ensure the implementation of all reform measures and innovation requirements.

new situation;office;supervision;thinking and suggestions

G647

A

2096-000X（2016）23-0148-02

姜平波（1970，02-），男，湖南寧遠人，漢族，本科，單位為東南大學校長辦公室，研究方向為高等教育管理、思想政治教育。