梁 莉

(和田師范?？茖W校黨政辦，新疆 和田 848000)

創(chuàng)新和田師范?？茖W校檔案管理的幾點思考

梁 莉

(和田師范?？茖W校黨政辦，新疆 和田 848000)

民族地區(qū)高校圖書館建設在新時期需要創(chuàng)新檔案管理理念，是做好新形勢下檔案工作的前提條件；創(chuàng)新檔案管理機制，是提升學校檔案工作的中心環(huán)節(jié)；創(chuàng)新檔案管理手段，是提高學校檔案利用效率的重要途徑。

檔案管理；創(chuàng)新手段

和田師范?？茖W校作為南疆地區(qū)重要的師范類高校，已經(jīng)走過近80年的光輝歷史，為南疆地區(qū)培養(yǎng)了一大批各行各業(yè)的優(yōu)秀的人才。由于歷史悠久，學校檔案工作日益成為我?，F(xiàn)代化高校建設中的瓶頸。大批的紙質檔案堆積如山，計算機應用技術還沒有普及到檔案工作中來去。管理人員思想觀念陳舊，管理手段落后，檔案的業(yè)務量卻不斷增加，業(yè)已使檔案工作不負重負，改革創(chuàng)新學校檔案管理工作是解決當前檔案工作存在的問題的必由之路，為此，結合自己多年的檔案管理經(jīng)驗，提出幾點創(chuàng)新田師范專科學校檔案管理工作的幾點思考。

一、創(chuàng)新檔案管理新理念，是做好新形勢下檔案工作的前提條件

學校檔案是學校歷史發(fā)展的真實紀錄，擔負著紀錄歷史、服務現(xiàn)實，創(chuàng)造未來神圣使命。要摒棄諸如 “檔案無用”、“可有可無”、“舊紙堆里飛不出金鳳凰”，等錯誤觀點。檔案管理工作者要與時俱進，思想觀念不能“濤聲依舊”，止步不前。搞好學校檔案工作，必須加強自身建設，學習先進的檔案管理經(jīng)驗和必要的技術手段，提高對檔案工作重要性認識，從思想上抵制和消除不良思想的影響。檔案工作者要站在服務于黨和人民事業(yè)的大局是檔案工作的特征和根本職責高度，“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識，堅持極端負責的工作作風，堅持無怨無悔的奉獻精神，堅持廉潔自律的道德操守”。任勞任怨，默默奉獻從服務學校的各項工作出發(fā)，創(chuàng)新思路，更新觀念，改進工作，牢固樹立“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”的發(fā)展理念，要有“螺絲釘”的精神，黨把我們擰在哪里，就在那里發(fā)揮作用， “不忘初心，繼續(xù)前進”。

二、創(chuàng)新檔案管理機制，是提升學校檔案工作的中心環(huán)節(jié)

檔案管理創(chuàng)新，必須有領導方式創(chuàng)新，管理者的視野開闊，檔案工作引進競爭機制，才能有效地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(一)領導要重視檔案工作

檔案工作與其它工作一樣，加強領導是關鍵。多年來，學校檔案工作領導小組及下設的辦公室做了不少工作，取得一定的成效。但是，臨時領導機構往往是應付上級的檢查，流于形式，在實際工作中作用不夠明顯。全國《普通高等學校檔案管理辦法》和自治區(qū)《實施意見》都明確要求學校及所屬各部門都要有一名領導分管主管檔案工作，學校分管領導直接召集有關人員開會研究解決檔案工作的困難和實際問題，這就是要明確領導者的責任，“一桿子插到底”，不搞掛虛名，“大家負責”。既要突出領導的責任擔當，又要重視發(fā)揮館(室)專職和兼職人員的作用，調動他們的積極性。檔案工作不是孤立的，而是學校各工作中的一項，必須由學校黨政統(tǒng)一領導，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一考核，做到上下動手，齊抓共管，才能開創(chuàng)工作的新局面。

(二)檔案工作者的視野要開闊

新形勢下檔案工作者不僅要完成本校的教學、科研和學校各種會議和重大活動的文件、資料的收集、整理歸檔的任務，而且要落實自治區(qū)的《實施意見》的要求，創(chuàng)新思維，開闊視野，動員各部門花大力量廣泛收集具有新疆、和田及本校特色檔案資料，包括文字、圖表、錄音、照片、錄像等檔案資料。如：“反恐維穩(wěn)”方面的檔案資料，“去極端化”教育的檔案資料，加強民族團結的檔案資料，反映“一帶一路”建設成就的檔案資料，內地援疆和成效的檔案資料，以及本校歷史發(fā)展進程和成就的檔案資料，開展雙語教學，聯(lián)系農(nóng)村基層群眾開展“訪惠聚”活動的檔案資料等。這些檔案資料具有鮮明的時代性和政治性，是和田地區(qū)和學校的寶貴財富，是對校內師生和校外群眾進行形勢教育和社會主義、愛國主義教育的保貴資料?？稍诔浞譁蕚涞幕A上，把這些檔案資料在校內公開展示，對師生員工反對暴力恐怖，維護社會穩(wěn)定，促進各民族團結進步，推動教學和思想政治工作，必將起到積極的作用。檔案的核心價值在于利用。學校檔案不僅要對校內開放，也要有選擇地對校外開放，便于師生和有關人員查閱。還可以與地、市有關部門配合，每年在和田公共場所舉辦幾次專題性檔案資料展覽，這不僅對人民群眾教育意義重大，而且對擴大學校的影響，樹立和田師專的良好形象將產(chǎn)生明顯的效果。

(三)檔案工作引入競爭機制

自治區(qū)的《實施意見》中明確提出，要支持社會力量參與檔案管理事務，引入競爭機制。這是檔案管理的重大突破。學校要在近期內做到這一點是困難的，但這是未來的方向，可以考慮在條件成熟時向社會購買有特殊價值的檔案資料，在人員不足的情況下，部分檔案業(yè)務可由社會組織保管；要有條件地支持家庭和教師保管展示其收藏的檔案。

(四)建立健全檔案管理制度

建立和完善各項規(guī)章制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的可靠保證。雖然學校已制訂了一套檔案管理的規(guī)制章制度，基本上做到部門有職責、歸檔有規(guī)范、立卷有標準 、借閱有規(guī)定，保密有條例，安全有措施，使檔案工作比較順利地開展。但是，這些制度都是幾年前甚至十幾年前制訂的，不一定完全適應變化了形勢，因此，要對照自治區(qū)《實施意見》，由學校組織一定力量進行必要的審查，適用的要堅持，不適用的要修改，不足的要補充。從事檔案工作的人員要經(jīng)常學習《中華人民共和國檔案法》和自治區(qū)有關法規(guī)，增強法律法規(guī)意識，遵紀守法，一切按規(guī)章制度辦事，做到精準收集整理，精細立卷歸檔，精心開發(fā)利用。

三、創(chuàng)新檔案管理手段，是提高學校檔案利用效率的重要途徑

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的動力源泉，信息化建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。按照自治區(qū)《實施意見》和“十三五”規(guī)劃，檔案工作要堅持信息化發(fā)展戰(zhàn)略，加快數(shù)字化檔案館(室)的建設，實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化。為此，我校的檔案工作需要考慮解決以下幾個實際問題：首先，要增加資金投入，建設或調劑解決獨立的數(shù)字檔案室和獨立的檔案庫房，不能與機要、文書工作、打印等搞“大雜燴 ”；其次，購置信息化建設的相關設備，實現(xiàn)電子文件歸檔管理和數(shù)字化標準管理；再次，適當增加檔案工作人員，目前從事檔案室工作人員大都是非專業(yè)出身，業(yè)務不熟。學校在今后的招聘工作中，應該招聘檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，進一步強化專業(yè)隊伍，實現(xiàn)專業(yè)化管理。同時各部門、學院要指定兼職檔案員，并分期分批地選派他們到區(qū)內外高校學習進修，提高他們的文化知識和業(yè)務水平；學校專職檔案員要參與組織并指導各部門、各學院文件材料立卷歸檔工作，對兼職檔案員的業(yè)務知識宣傳和指導工作，并及時解決工作中出現(xiàn)的各種問題，為使檔案較好地為學校教育教學和社會服務。最后，要進一步做好安全防范工作，數(shù)字檔案室和檔案庫房要安裝電子監(jiān)控和防火、防盜、防蟲設備，保證檔案工作管理保密、安全。

總之，我們的檔案事業(yè)要有所創(chuàng)新，有所前進?！叭駝?chuàng)業(yè)，大眾創(chuàng)新”，經(jīng)濟工作是如此，各項工作包括學校檔案工作也是如此。只要黨政加強領導，各部門緊密配合，走共同創(chuàng)新之路，和田師專檔案工作這塊綠地一定能夠開花結果，造福人民。

2016-10-10

梁麗(1972-)，女，漢族，和田師范專科學校檔案室主任，研究方向：檔案管理。