林芝怡

廣州松田職業(yè)學院

?

Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用研究

林芝怡

廣州松田職業(yè)學院

教務管理工作是學校教育工作中的一項重要工作內(nèi)容，它是保證學校教育教學機制正常合理運行的樞紐，是學校教學秩序穩(wěn)定、教學質(zhì)量提高及教學改革推進等多方面工作的重要保障，是學校管理的基礎工作。本文主要從Excel對教務基礎信息數(shù)據(jù)的管理和Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析在教務管理中的應用方面進行了闡述。

EXCEL；教務管理；圖形

在我們的日常教務管理工作中會遇到很多的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計起來也比較復雜，這無疑給我們帶來了更大的工作量，因此，我們就必須依靠計算機來解決問題，Excel在數(shù)據(jù)處理方面具有很強大的能力而且功能也豐富，除此之外還具有排序，查詢，統(tǒng)計等功能。存儲和處理大量的信息一般都是通過Excel實現(xiàn)的，Excel易于理解，也方便實用，是我們辦公的好助手。

一、Excel對教務基礎信息數(shù)據(jù)的管理

Excel在教務管理信息數(shù)據(jù)庫中主要用于在校學生的學籍信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業(yè)課程和相關檔案的管理。

目前幾個比較大的軟件平臺和數(shù)據(jù)網(wǎng)絡平臺，如果想在其數(shù)據(jù)庫中輸入大量的信息工作量是相當大的，所以大部分平臺都提供了一個數(shù)據(jù)的導入和導出接口。Excel與大多數(shù)軟件相比，具有相對方便，易于理解等優(yōu)點，所以經(jīng)常為這些平臺提供數(shù)據(jù)的導入和導出。

1 數(shù)據(jù)檔案的錄入和編輯管理

Excel中具有多種單元格數(shù)據(jù)類型，如會計專用，分數(shù)，科學計數(shù)，特殊等，但實際在Excel中只保存三種類型的數(shù)據(jù)，文本（標簽），公式和數(shù)值3種類別：（1）數(shù)值型數(shù)據(jù)，可以按照用于計算中的數(shù)值數(shù)據(jù)進行分類，包括數(shù)字，日期和時間等（2）文本（標簽），我們將其歸類為單詞，字母，字符串和其他數(shù)據(jù)，他們只能被用來修改和編輯，不能為數(shù)字；（3）公式：Excel中的公式和函數(shù)。學生注冊信息，班級管理信息，和其他任課老師的綜合信息以及專業(yè)課程和相關檔案的管理，是教務信息管理的基礎管理。而在excel中輸入和編輯信息的時候可能會遇到一些問題，如輸入身份證和一些長字符串等，有可能會錯誤顯示或者是數(shù)字顯示不全等情況。在這種情況下，需要轉(zhuǎn)換成文本格式輸入此信息，以確保不會因為這種小問題而影響數(shù)據(jù)輸入的正確性。

2 數(shù)據(jù)檔案中數(shù)據(jù)的查找功能

在大量的教務基礎信息數(shù)據(jù)中，如果人工查找我們所需要的個別信息是非常困難的；Excel提供了查找的功能，它可以快速通過所定義的內(nèi)容搜索到我們所需要查找的信息并定位。

3 數(shù)據(jù)檔案中的復制、粘貼功能

在日常教務信息管理過程中，有時候人們需要對一些數(shù)據(jù)進行復制，粘貼操作。然而，在遇到復制公式，函數(shù)，或者設置了某些特定格式的數(shù)據(jù)時，從而就不能很好地使用復制粘貼操作了，如需要復制通過公式計算出來的每個科目的平均成績。Excel通過“復制性粘貼”功能就能解決此問題，可以在粘貼的位置點擊右鍵，選擇“選擇性粘貼”命令，然后在需要的地方粘貼選項（如“數(shù)值”選項）選中，然后點擊“確定”按鈕。最后我們就能通過“選擇性粘貼”來計算出每個科目的平均成績。

二、Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析在教務管理中的應用

所謂的數(shù)據(jù)統(tǒng)計就是基于研究目標和要求，運用科學的方法，對客觀事物活動進行數(shù)據(jù)調(diào)查，整理，分析。這個過程是教務管理工作中的重中之重，如何能夠達到對數(shù)據(jù)進行快速，方便，準確的統(tǒng)計分析，從而使對管理和教學中產(chǎn)生的問題能夠快速地得到解決，這是體現(xiàn)學校教學管理水平的標準。

1 常用數(shù)據(jù)分析在教務管理工作中的應用

在一般情況下，排序、篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視圖等在excel中都是屬于比較常用的數(shù)據(jù)分析方式。教務管理員可以按照不同的字段進行分類，對在數(shù)據(jù)表中的相應數(shù)據(jù)單個或多個字段進行篩選，從而可以快速地找到我們所需要的信息。如當我們想要了解不同專業(yè)的同一課程的成績時，我們就可以按照從高分到低分進行排序，這樣我們就能夠很容易且準確地了解成績排列情況。在日常教務管理過程中我們經(jīng)常會遇到一大堆的數(shù)據(jù)，當我們想要從這一大堆的數(shù)據(jù)中找到我們想要的某個數(shù)據(jù)時，我們就可以按照我們所需要的信息在表格中進行篩選，當篩選結(jié)束以后我們就可以找到我們所需要的數(shù)據(jù)信息，而其他數(shù)據(jù)信息就會被隱藏起來，這樣可以讓管理者更加清晰明了地對數(shù)據(jù)進行直觀數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計。同時，excel中的高級篩選功能還可以對更多更為復雜的數(shù)據(jù)進行按照不同的條件篩選分析，從而得到我們所需要的信息。

在Excel的篩選功能中，我們可以從大量的數(shù)據(jù)中找到我們所需要的數(shù)據(jù)信息，但在對相同數(shù)據(jù)進行處理時其功能相對較弱。然而，這時我們就可以使用分類匯總功能了，分類匯總可以對相同數(shù)據(jù)段進行求平均值和求和等操作。數(shù)據(jù)透視表是一種交互式報表，可以按照不同的數(shù)據(jù)進行合并且可以快速地對表中的數(shù)據(jù)進行對比，從而可以使教務管理員迅速直觀對數(shù)據(jù)進行分析。

2 圖表圖形在教務管理中的應用

一些比較復雜的數(shù)據(jù)在Excel圖表中，可以使數(shù)據(jù)看起來更加醒目，便于解讀和理解。教務管理員可以使用各種不同類型的圖形圖表來對不同的數(shù)據(jù)信息進行更直觀的數(shù)據(jù)分析?？梢杂弥螆D分析每個專業(yè)人數(shù)的分布情況，可以用折線圖分析課程中各分數(shù)段所占比例，還可以用餅分圖來分析最近幾年招生率和就業(yè)率等情況。雖然這些圖表生動，容易理解，但如果在繪制過程中操作不當，很容易產(chǎn)生幻想，造成失誤。因此，我們在對這些數(shù)據(jù)進行設置和繪制時，一定要明確數(shù)據(jù)的來源以及對數(shù)據(jù)進行分析的目的。

3 利用分析工具庫進行數(shù)據(jù)分析

Excel不僅提供了一個非常強大的公式計算功能還提供了強大的統(tǒng)計分析模塊，分析工具庫模塊。通過它的擴展可以添加分析工具庫模塊，它是Excel中的插件模塊。通過此模塊的分析可以快速方便地為我們分析方差、標準差和相應的回歸統(tǒng)計。如不同老師對相同課程的成績進行分析?？梢允菇虅展芾韱T快速，輕松地對教學質(zhì)量等相關信息進行分析，以便做出更好的管理和決策。

三、結(jié)束語

綜上所述，雖然Excel操作簡單、易學易用，但是我們不能停留在Excel簡單應用上，不能只盯在技巧或者單個問題的解決方法上面，而應自覺深入學習、與時俱進，系統(tǒng)掌握Exce，與教務管理的實際相結(jié)合，靈活運用。只有這樣，才能提高教務管理人員數(shù)據(jù)處理和信息管理能力，從而適應教務管理信息化發(fā)展的要求。

［1］馮陳芙.EXCELVBA在高校教務管理中的應用［J］.辦公自動化，2015，03：57-60.

［2］周雙戀，劉遠芳，陳秀蘭.Excel中利用VBA進行學院教務管理研究［J］.電腦知識與技術，2015，18：211-214.

［3］許敏.基于數(shù)據(jù)挖掘的綜合教務管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)［D］.湖南大學，2014.

［4］劉遠芳，周雙戀，陳秀蘭.基于Excel的學院教務管理自動化［J］.中外企業(yè)家，2015，21：107-109.