李厚偉，周靜，鄧龍，溫燕夢(mèng)，陳明麗，梁紹強(qiáng)（肇慶市氣象局，廣東肇慶 526060）

肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規(guī)范化
——以防雷行政許可檔案管理為例

李厚偉，周靜，鄧龍，溫燕夢(mèng)，陳明麗，梁紹強(qiáng)（肇慶市氣象局，廣東肇慶 526060）

主要介紹了從2012年開始至今肇慶氣象行政許可檔案工作從不成熟逐步走向規(guī)范化管理發(fā)展的探索過程，針對(duì)氣象行政許可檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了解決的措施：強(qiáng)化行政審批材料的收件處理，使用專門的申請(qǐng)材料印章提高行政審批工作效率；強(qiáng)化防雷裝置施工圖紙的后期制作，使其更加規(guī)范化、專業(yè)化；規(guī)范案卷內(nèi)的卷宗封面、目錄和封底內(nèi)容等項(xiàng)目，科學(xué)立卷，規(guī)范案卷裝訂；規(guī)范案卷入盒和統(tǒng)一管理。以防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收行政許可審批事項(xiàng)立卷歸檔工作為主線，展現(xiàn)了肇慶氣象行政許可檔案工作的方法。

氣象檔案；氣象行政許可；檔案管理；依法行政；防雷；肇慶市

氣象行政許可工作是氣象主管機(jī)構(gòu)依法行使對(duì)社會(huì)的管理職能、保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是依法行政、建設(shè)法治型社會(huì)、政府依法行政的重要內(nèi)容之一。氣象行政許可檔案是氣象部門依法實(shí)施氣象行政許可事項(xiàng)申請(qǐng)、受理、審查、許可決定、許可送達(dá)的過程中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等形式的記錄，是遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的原則進(jìn)行收集、整理所形成的檔案［1-3］。它能真實(shí)、客觀地反映出氣象行政許可工作的質(zhì)量和水平，更是日后在面對(duì)不可預(yù)知的行政復(fù)議和行政訴訟中需要提呈的最基本法定佐證材料，因此規(guī)范行政許可檔案很有必要。

2012年廣東省氣象局下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范我省防雷裝置設(shè)計(jì)審核、跟蹤檢測(cè)和竣工驗(yàn)收等有關(guān)工作的通知》，進(jìn)一步規(guī)范廣東省區(qū)域內(nèi)防雷裝置的設(shè)計(jì)審核、跟蹤檢測(cè)和竣工驗(yàn)收等有關(guān)工作，統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)規(guī)程，它標(biāo)志著廣東省防雷減災(zāi)工作全面進(jìn)入規(guī)范化管理年代，同時(shí)也對(duì)氣象行政許可工作中防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收提出了更高的要求。縱觀肇慶氣象行政許可工作，特別在行政許可檔案工作上，當(dāng)時(shí)正處于亟需完善階段，工作開展壓力巨大。肇慶行政許可工作者通過不斷摸索，制定制度、建立標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐操作、積極推廣等環(huán)節(jié)逐步建立起了具有肇慶特色的氣象行政許可檔案管理工作模式，促進(jìn)氣象行政許可工作朝科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

1 規(guī)范化氣象行政許可檔案

1.1 強(qiáng)化對(duì)行政審批材料的收件處理

一份完整、符合法定形式、高質(zhì)量案卷的呈現(xiàn)，首先是從對(duì)申請(qǐng)材料的處理開始的，強(qiáng)化其完整性、合法性是必須首要考慮的問題。初期我們到消防、建設(shè)、規(guī)劃等部門學(xué)習(xí)對(duì)行政許可申請(qǐng)材料的處理方法和規(guī)則，總結(jié)他們的成功經(jīng)驗(yàn)，然后根據(jù)氣象部門的實(shí)際情況，不斷完善收件和審件程序，優(yōu)化辦事流程。由于完備的證明文件材料是行政許可流程不可或缺的要素，所以須在確保不違反《行政許可法》和《防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收規(guī)定》的前提下增加證明文件的收取。例如在收取授權(quán)證明材料環(huán)節(jié)中增加了組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（可提供工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或是證明函等方式）的收取，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位及單位負(fù)責(zé)人的真實(shí)合法資料進(jìn)一步核查核實(shí)；在設(shè)計(jì)審核階段，通過收取《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》復(fù)印件，確定建構(gòu)筑物的合法性和建構(gòu)筑物準(zhǔn)確的占地面積、建筑面積和高度等數(shù)據(jù)信息。

在對(duì)申請(qǐng)材料收取、審查過程中，為了提高行政審批工作效率，創(chuàng)新制作一批用于處理申請(qǐng)材料的印章，也強(qiáng)化了對(duì)這些印章的使用。同時(shí)，在辦理行政許可審批中，采用了一些有效措施確保申請(qǐng)材料的規(guī)范化，加強(qiáng)了對(duì)申請(qǐng)材料完整性和合法性的確認(rèn)。例如除提交材料為原件外，其他申請(qǐng)材料均須嚴(yán)格要求加蓋建設(shè)單位公章，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行確認(rèn)；對(duì)提交的復(fù)印件材料全部加蓋使用用途印章或由申請(qǐng)人親筆注明用途，保障申請(qǐng)人單位的合法權(quán)益和強(qiáng)化對(duì)案件辦理人的保護(hù)作用；對(duì)申請(qǐng)人身份證復(fù)印件及防雷施工單位資質(zhì)復(fù)印件、施工人員資格證復(fù)印件必須雙方當(dāng)面核對(duì)原件后加蓋專門設(shè)計(jì)的核對(duì)章，由申請(qǐng)人和案件辦理人簽名確認(rèn)，確保核件程序的合法性。

1.2 強(qiáng)化防雷裝置施工圖紙的后期制作

制作防雷裝置施工圖紙檔案是在立卷過程中占據(jù)時(shí)間最多、工作量最大、難度極高的環(huán)節(jié)。由于提交的圖紙資料大部分都是形狀不一、零散雜亂、美觀性差，所以不利于立卷歸檔和查閱。通過對(duì)圖紙進(jìn)行邊緣裁切和標(biāo)準(zhǔn)折疊等處理，制成圖紙案卷，便于存檔查閱。為了使圖紙檔案更加規(guī)范化、專業(yè)化，結(jié)合本單位檔案室容量管理的要求，決定對(duì)防雷裝置施工圖紙同時(shí)采取不裝訂折法和裝訂折法2種方式，標(biāo)準(zhǔn)為10張圖紙以內(nèi)的采用裝訂折法立卷裝訂成冊(cè)；超過10張圖紙的采用不裝訂折疊法，附于主案卷后形成一體。

1.3 科學(xué)立卷和案卷裝訂

立卷和案卷裝訂環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案規(guī)則進(jìn)行科學(xué)操作，在意見書送達(dá)之后，嚴(yán)格規(guī)定了必須在5個(gè)工作日內(nèi)完成立卷歸檔工作。案卷總體順序遵循文件的形成時(shí)間規(guī)律，申請(qǐng)材料在前面，申請(qǐng)材料受理和意見書制作所產(chǎn)生的文件在后面。案卷加入卷宗封面、卷內(nèi)目錄表和封底內(nèi)考表內(nèi)容項(xiàng)目，使案卷符合完整、統(tǒng)一的要求。

案卷制作主要依照以下步驟：第一，要制作卷宗封面和封底內(nèi)考表，其中卷宗封面，內(nèi)容包括檔案號(hào)、卷名、行政許可審批事項(xiàng)、編號(hào)、設(shè)定依據(jù)、實(shí)施機(jī)關(guān)、申請(qǐng)單位、申請(qǐng)內(nèi)容、受理日期、辦結(jié)日期、辦案人、審核人員、立卷日期和保管期限等。第二，歸檔文件逐件按次序編目錄，目錄內(nèi)容設(shè)置審批事項(xiàng)基本信息、件號(hào)、件名、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。對(duì)入卷文件材料，必須去除一切金屬物和鉛筆痕跡，對(duì)于破損文件須進(jìn)行必要修復(fù)，大型紙張材料折疊成豎向A4尺寸，橫向紙張材料頂端對(duì)齊裝訂線，程序完成后進(jìn)入案卷裝訂環(huán)節(jié)。第三，案卷裝訂時(shí)須對(duì)齊右端及底端，裝訂所用封皮和封底內(nèi)考表用無酸紙標(biāo)準(zhǔn)封脊類型A4紙張，整體案卷采用三點(diǎn)一線打孔標(biāo)準(zhǔn)裝訂法，線材使用標(biāo)準(zhǔn)卷裝蠟棉線，符合永久性保管期限檔案要求。對(duì)于采用裝訂折疊法的圖紙，參照城建檔案館圖紙入卷方法，獨(dú)立裝訂成冊(cè)，案卷左端須加入圖紙裝訂墊條，加量至與右端保持同等厚度為宜，為符合實(shí)際需要及兼顧美觀性，圖紙案卷封面和封底加入250 g無酸A4紙進(jìn)行加固，使案卷整體達(dá)到均勻平整穩(wěn)固，方便入盒存檔和日后查閱。

1.4 規(guī)范案卷入盒和統(tǒng)一管理

盡最大可能采用了高質(zhì)量和符合檔案制作規(guī)定的檔案用品進(jìn)行檔案的后期制作。為最大限度保證檔案整齊美觀及符合單位檔案室容量管理要求，統(tǒng)一采用50 mm厚度盒脊的標(biāo)準(zhǔn)無酸紙檔案盒存放案卷，為保證質(zhì)量，從專業(yè)檔案用品供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)，確保檔案可以永久保管。盒脊和檔案盒封面貼條采用無酸紙打印、整齊裁切后用白乳膠粘貼，盒脊貼條內(nèi)容包括全宗號(hào)、類別、檔案號(hào)、保管期限、盒號(hào)等；檔案盒封面包括入盒案卷的一些基本信息，如檔案號(hào)、事項(xiàng)編號(hào)、建設(shè)單位、建設(shè)項(xiàng)目、施工單位、實(shí)施行政許可機(jī)關(guān)、檔案編制日期等。制作完成后的案卷，按照案卷自然產(chǎn)生先后順序入盒，滿盒后入裝次盒，依此類推，同時(shí)編定盒號(hào)，整齊排列。

當(dāng)全年度檔案全部完成后，編制當(dāng)年行政許可檔案目錄清單，同時(shí)形成電子檔案清單，并逐盒逐卷檢查登記完畢后，由立卷人、檢查人、移交人、接收人簽名確認(rèn)，在次年3月份前整體移交局檔案室分類編號(hào)入柜存放，進(jìn)行妥善保管和供日后的查閱使用。

2 討論

在行政許可檔案工作探索歷程中，除了學(xué)習(xí)和融合專業(yè)檔案工作知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)外，還總結(jié)出適合現(xiàn)階段的工作模式，不斷改善檔案管理工作中的不足，并對(duì)加強(qiáng)氣象行政許可檔案工作有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。

2.1 提高對(duì)行政許可檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

長(zhǎng)期以來，由于防雷工作的粗放式發(fā)展，造成一些基層單位對(duì)行政許可檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)防雷行政許可檔案的內(nèi)容、格式、管理等沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各地防雷行政許可審查內(nèi)容不一致，檔案管理模式也不盡相同。有的缺少完善的管理制度，有的檔案存放條件不符合要求，有的檔案沒有固定的管理人員，從而不能全面、完整記載和反映行政許可的全部?jī)?nèi)容［4］。因此，亟需提高對(duì)行政許可檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)，盡快制定完善的行政許可檔案管理工作制度，確保氣象行政許可工作的健康有序開展。

2.2 切實(shí)提高行政許可檔案的質(zhì)量

行政許可檔案質(zhì)量反映了氣象行政許可工作的質(zhì)量，關(guān)系到行政復(fù)議、行政訴訟的法律佐證的真實(shí)與否。因此，氣象行政許可工作人員要具有高度的責(zé)任心，做好申請(qǐng)資料的審查工作，做到資料齊全、完整，符合法定形式，確保審批文書適用于法律依據(jù)，符合法定程序［4］。因此應(yīng)通過制定嚴(yán)格規(guī)范的行政許可審批辦理流程、檔案實(shí)施規(guī)則和案卷評(píng)比考核辦法等制度和形式，對(duì)行政許可檔案的內(nèi)容、格式、管理、人員、考核等各方面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理，并嚴(yán)格執(zhí)行到位，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)行政許可案卷的質(zhì)量提升。

2.3 加強(qiáng)對(duì)行政許可工作人員專業(yè)培訓(xùn)

提高行政許可工作人員防雷專業(yè)知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)、專業(yè)工作素養(yǎng)水平，這是提高行政許可檔案質(zhì)量的前提條件。行政許可檔案管理工作要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)手段來保證，沒有扎實(shí)、全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，就很難對(duì)實(shí)際工作中遇到的問題進(jìn)行全面客觀的判斷和分析，也無法制作出高質(zhì)量的檔案。因此，加強(qiáng)行政許可工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，打造學(xué)習(xí)型的行政許可工作隊(duì)伍，是提高行政許可檔案管理工作的精兵強(qiáng)將之路。

2.4 著眼未來盡快建立行政許可電子檔案

在未來的檔案工作中，電子檔案全面或部分取代紙質(zhì)檔案的時(shí)代必然來臨，而電子檔案在保護(hù)環(huán)境、減少資源浪費(fèi)、占用空間小等方面有突出優(yōu)點(diǎn)，在保存、查閱和使用方面的便利性更是紙質(zhì)檔案無法比擬的，應(yīng)盡早制定計(jì)劃，開展行政許可電子檔案建設(shè)工作，為未來多元化的檔案工作奠定基礎(chǔ)。

從2012年開始至今，在短短3年的氣象行政許可檔案工作探索過程中，肇慶氣象行政許可工作者深入學(xué)習(xí)研究檔案法、檔案規(guī)則，同時(shí)不斷與檔案工作先進(jìn)單位、檔案工作專業(yè)人士加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，尋找適合于現(xiàn)階段的檔案工作管理模式，以人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短，不照搬他人的模式，而是另辟蹊徑，在大家認(rèn)為枯燥無味的檔案工作中，開拓創(chuàng)新，給肇慶氣象行政許可檔案工作注入新鮮活力，制作出了不一樣的氣象行政許可檔案。嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、統(tǒng)一、美觀，高標(biāo)準(zhǔn)，高要求是我們行政許可檔案工作的目標(biāo)和要求，也是我們得以堅(jiān)持并為之付出不懈努力的基本理念所在。

［1］中華人民共共和國(guó)檔案法（1988-01-01）［S］.

［2］中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則［S］.（2001-01-01）.

［3］林常青，李嘉，林春.防雷裝置設(shè)計(jì)審核和竣工驗(yàn)收行政許可檔案管理的思考［J］.氣象與減災(zāi)研究，2011，34（3）：68-71.

［4］張豐.水務(wù)行政許可檔案管理模式和方法探討［J］.上海水務(wù)，2009，25（2）：50-52.

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A

10.3969/j.issn.1007-6190.2016.05.013

2015-09-01

李厚偉（1979年生），男，本科，工程師，主要從事應(yīng)用氣象和行政服務(wù)審批等工作。E-mail：103380243@qq.com

李厚偉，周靜，鄧龍，等.肇慶氣象行政許可檔案管理工作的規(guī)范化［J］.廣東氣象，2016，38（5）：54-56.