盧志文
護(hù)理人員電子檔案的應(yīng)用分析
盧志文
目的 探析護(hù)理人員電子檔案的應(yīng)用效果。方法 分析2006年1月~2016年1月電子檔案在南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院的使用情況。結(jié)果 電子檔案利于護(hù)士個(gè)人檔案資料的保存、利于精準(zhǔn)查詢每位護(hù)士的信息、能夠及時(shí)更新護(hù)士的各種信息、方便護(hù)理管理者查詢各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、利于護(hù)理管理者開展工作。結(jié)論 電子檔案能夠有助于醫(yī)院護(hù)理人員管理工作的開展,值得大力推廣。
護(hù)理人員;電子檔案;醫(yī)院;管理
1.1 基本信息
1.1.1 一般情況 姓名、性別、出生年月、身份證號(hào)碼、政治面貎、婚姻狀況、身體狀況、外語(yǔ)水平、參加工作時(shí)間、調(diào)入本單位時(shí)間、家庭地址、聯(lián)系電話、編制、鞋碼、最高學(xué)歷、科室、職稱、醫(yī)院編號(hào)、注冊(cè)證號(hào)、首次注冊(cè)時(shí)間、在職情況、在讀學(xué)歷等。
1.1.2 可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)增加內(nèi)容的項(xiàng)目 學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、職務(wù)、技術(shù)職稱、工作簡(jiǎn)歷、考核成績(jī)、護(hù)理缺陷登記、好人好事、獎(jiǎng)懲情況、論文情況、進(jìn)修情況、參加學(xué)術(shù)會(huì)議情況、年度考核情況、繼續(xù)教育考核、課題(科研情況)等。
1.2 基礎(chǔ)信息錄入 基礎(chǔ)信息錄入中包含科室信息維護(hù)一項(xiàng),即全院各護(hù)理單元的名稱可以隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大及時(shí)增加[6]。2011年醫(yī)院新住院大樓投入使用后,臨床科室大量增加,護(hù)理單元也從原來(lái)的26個(gè)增加至51個(gè)。在護(hù)士檔案中也相應(yīng)增加了新的護(hù)理單元。方便護(hù)理人員調(diào)整崗位時(shí)及時(shí)更新。
1.3 查詢分析
1.3.1 個(gè)人信息查詢 在護(hù)士檔案程序的基本信息查詢中輸入護(hù)士姓名或護(hù)士醫(yī)院編號(hào)即可查詢?cè)撟o(hù)士所有資料,包括一般情況和所有基本信息中包含的內(nèi)容。
1.3.2 護(hù)士花名冊(cè)查詢 通過(guò)花名冊(cè)查詢,可以將全院護(hù)理人員的信息匯總成一份表格,再將表格導(dǎo)出,就可以進(jìn)行相關(guān)的統(tǒng)計(jì)和分析工作。
1.3.3 組合信息查詢 通過(guò)選擇性字段查詢,可以將符合相關(guān)條件的人員篩查出來(lái),還可以將查到的信息導(dǎo)出、打印。
1.3.4 其它查詢分析 內(nèi)容較多,包括護(hù)士成績(jī)查詢、護(hù)士科室查詢、論文查詢、課題成果查詢、缺陷登記查詢、好人好事查詢、鞋碼查詢、年度考核查詢、進(jìn)修情況查詢、各項(xiàng)比例分析等,可根據(jù)需要進(jìn)行查詢,并可將查詢結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)出、打印等[7]。
1.4 系統(tǒng) 系統(tǒng)中包括系統(tǒng)密碼修改和數(shù)據(jù)備份。用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行密碼修改。護(hù)士電子檔案在使用一定時(shí)間以后要將數(shù)據(jù)備份,以防數(shù)據(jù)遺失[8]。
2.1 個(gè)人信息的增減 增加了護(hù)士注冊(cè)證號(hào)和護(hù)士層級(jí) 為準(zhǔn)確保存護(hù)士相關(guān)信息,在信息科工程師的幫助下,修改了護(hù)士電子檔案程序,將護(hù)士注冊(cè)證號(hào)、護(hù)士層級(jí)加入了護(hù)士檔案。2012年國(guó)家衛(wèi)計(jì)委開展優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動(dòng)后,要求對(duì)護(hù)士要進(jìn)行崗位管理,在此基礎(chǔ)上本院實(shí)行了護(hù)士分層級(jí)管理培訓(xùn),護(hù)理人員根據(jù)相應(yīng)的條件分為N0、N1、N2、N3、N4五個(gè)等級(jí),并在護(hù)士電子檔案中增加了護(hù)士所屬層級(jí)項(xiàng)目。
2.2 人員的增減 2009年以前護(hù)士電子檔案錄入的是已注冊(cè)的護(hù)士信息,2009年起本院開始招聘規(guī)范化培訓(xùn)護(hù)理人員,招聘條件是高中起點(diǎn)大專以上學(xué)歷,身高160cm以上,體檢合格,還須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的考試和面試。從2009年開始,規(guī)培護(hù)士的信息也納入護(hù)士電子檔案。
2.3 科室的增減 2011年醫(yī)院新大樓投入作用以后,本院護(hù)理單元從26個(gè)增加至51個(gè),科室增加后,護(hù)理人員工作科室全部更新到了新的科室。
2.4 減少了理論和操作考試成績(jī)的登記 由于護(hù)理人員從2016年的四百余人猛增至一千兩百余人,護(hù)士每年進(jìn)行兩次理論考試,一次操作考試,且規(guī)范培訓(xùn)護(hù)理人員每季度理論考試一次。如果將成績(jī)?nèi)夸浫霗n案,工作量非常大,故2011年起檔案程序中不再登記理論和操作考試成績(jī)。所有護(hù)理考試成績(jī)均以excel的形式保存在護(hù)理部相關(guān)的資料夾中。
3.1 護(hù)士電子檔案使用過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題
3.1.1 護(hù)士同名同姓的較多 如目前本院有三個(gè)李珍、三個(gè)胡婷、兩個(gè)劉婷、兩個(gè)范麗娟等,為區(qū)分她們,將她們按年齡大小順序分為胡婷1、胡婷2、胡婷3和劉婷大、劉婷小等。
3.1.2 電腦運(yùn)行過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)中毒、死機(jī)等現(xiàn)象 為防止護(hù)士電子檔案中資料的遺失,電子檔案程序設(shè)計(jì)時(shí)設(shè)置了一個(gè)備份的功能。護(hù)理部每個(gè)月要對(duì)護(hù)士電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行備份,以防信息遺失。
3.1.3 護(hù)士電子檔案信息系統(tǒng)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)登錄不了、信息錄入不準(zhǔn)確等情況 這時(shí)候就要立即聯(lián)系信息科的工程師來(lái)解決難題。
3.2 體會(huì) 護(hù)士電子檔案系統(tǒng)運(yùn)用近十年,為護(hù)理部對(duì)護(hù)理人員的信息管理提供了很多方便。護(hù)士電子檔案在使用過(guò)程中,不斷更新改進(jìn),對(duì)于需要增加的內(nèi)容及時(shí)添加,對(duì)于不適合發(fā)展需要的內(nèi)容進(jìn)行刪減,與時(shí)俱進(jìn),適合時(shí)代發(fā)展的需要。
3.2.1 利于護(hù)士個(gè)人檔案資料的保存 利用電子信息系統(tǒng)可以存儲(chǔ)大量的人員信息,目前本院有1200余名護(hù)理人員,如果用紙質(zhì)材料制作檔案,將是一個(gè)非常龐大的工程。
3.2.2 利于精準(zhǔn)查詢每位護(hù)士的信息 通過(guò)護(hù)士電子檔案,只要輸入護(hù)士的姓名,該護(hù)士的所有信息立即出現(xiàn)在界面上,一目了然,節(jié)約了人力物力和時(shí)間。
3.2.3 及時(shí)更新護(hù)士的各種信息 如工作科室的調(diào)整、外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的時(shí)間和內(nèi)容、學(xué)歷的提升、護(hù)士層級(jí)的提升等。
3.2.4 方便護(hù)理管理者查詢各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 本院每年均會(huì)給護(hù)士發(fā)放一雙護(hù)士鞋,在購(gòu)買護(hù)士鞋前,只要在查詢分析中選中“鞋碼查詢”,再選中“數(shù)據(jù)導(dǎo)出細(xì)明”或“數(shù)據(jù)導(dǎo)出匯總”,導(dǎo)出護(hù)士鞋的信息,再稍加整理,護(hù)士鞋的總數(shù)量、各種鞋碼的數(shù)量立即可以統(tǒng)計(jì)出來(lái),包括每位護(hù)士的鞋碼,每個(gè)護(hù)理單元的總數(shù),每個(gè)護(hù)理單元各種鞋碼的數(shù)量均統(tǒng)計(jì)了出來(lái),節(jié)省了護(hù)士長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)本科室護(hù)士鞋碼上交護(hù)理部,再由護(hù)理部統(tǒng)計(jì)總數(shù)上報(bào)給鞋廠廠家的時(shí)間。節(jié)約了大量人力和物力,節(jié)約了大量的時(shí)間。
3.2.5 利于護(hù)理管理者迅速掌握第一手資料,為護(hù)理人才的選拔、培養(yǎng)和使用提供依據(jù)。
[1] 楊慧莉.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013,19(10):26-27.
[2] 李桂英.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用于護(hù)士績(jī)效考核體會(huì)[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2013,19(3):13-14.
[3] 劉維維,郭秀英,趙海珍,等.護(hù)理人員能力進(jìn)階分層培訓(xùn)與資質(zhì)認(rèn)定考核檔案的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].中華現(xiàn)代護(hù)理雜志,2014,49(17):2049-2051.
[4] 劉英霞,賈麗娜.探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J].中國(guó)病案,2012, 13(2):68-69.
[5] 王嵐,何琳,趙岳.電子健康檔案研制及其在連續(xù)護(hù)理模式中的應(yīng)用[J].中國(guó)護(hù)理管理,2009,9(7):54-56.
[6] 盧志文,郭梅清,劉海燕.運(yùn)用信息系統(tǒng)建立和科學(xué)管理護(hù)士電子檔案的探討[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新,2008,5(31):19.
[7] 黃炯,馮志仙,謝瓊,等.基于JCI標(biāo)準(zhǔn)下的護(hù)士檔案信息系統(tǒng)軟件的構(gòu)建和應(yīng)用[J].中華醫(yī)院管理雜志,2013,29(9):712-713.
[8] 徐湘,李玉龍,郭朝利.持續(xù)改進(jìn)與細(xì)節(jié)管理在護(hù)士檔案管理中的應(yīng)用評(píng)價(jià)[J].中華現(xiàn)代護(hù)理雜志,2010,16(11):1331-1332.
江西省衛(wèi)生計(jì)生委科技計(jì)劃 (20155264)
10.3969/j.issn.1009-4393.2016.29.005
江西 330006 南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院護(hù)理部 (盧志文)
醫(yī)院護(hù)理是醫(yī)院開展醫(yī)療衛(wèi)生工作不可或缺的重要組成部分,也可以說(shuō)是醫(yī)院工作的半壁江山[1]。從醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的成分構(gòu)成上看,醫(yī)院的護(hù)理人員約占醫(yī)院總?cè)藬?shù)的1/3,更是占到醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的約半數(shù)[2]。根據(jù)2008年5月12日開始施行的《中華人民共和國(guó)護(hù)士條例》,以及衛(wèi)生部《中國(guó)護(hù)理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要2005-2010》的規(guī)定,醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員總數(shù)的一半應(yīng)為護(hù)理工作崗位的人員,接受過(guò)專業(yè)教育和培訓(xùn)的護(hù)理人員要達(dá)到全部護(hù)理人員的70%以上[3]。由此可見(jiàn),醫(yī)院護(hù)理人員在醫(yī)院中所占比重和地位是非常重要的。因此,護(hù)理人員檔案建設(shè)與研究就成為重要內(nèi)容[4]。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用,檔案管理呈現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化、管理規(guī)范化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展,電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)采用文檔電子化、影象數(shù)字化、辦公無(wú)紙化以及信息網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)技術(shù),與紙質(zhì)檔案的利用相比,具有更快捷、更方便,存儲(chǔ)空間小的特點(diǎn),且對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高[5]。電子檔案在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用很廣,并取得了良好的效果。
南昌大學(xué)第二附屬醫(yī)院于2006年1月開始正式啟用護(hù)理人員電子檔案,到2016年1月,已經(jīng)過(guò)十年的運(yùn)行,取得了一定的經(jīng)驗(yàn),仍存在一些不足,為我們今后改進(jìn)工作程序和工作方法提供了依據(jù)。